企業檔案數字化管理中的問題與對策

馬雨薇

摘 要：數字化的檔案管理已經發揮了它的優勢，成為企業管理不可或缺的網絡管理形式。但是在檔案信息數字化進程中還存在許多問題，阻礙了檔案信息數字化管理的發展，現就檔案數字化管理中存在問題與對策探討如下：

關鍵詞：檔案；數字化；管理

一、檔案數字化管理概述

檔案信息一般用紙質文檔存儲在檔案室里，查找檢索起來非常費時費力，存儲空間大，維護不方便。檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機儲存檔案信息，它的好處是檢索快捷方便，容易實時同步備份，存儲空間小，維護方便。

二、企業檔案數字化管理中存在的問題

（一）檔案數字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數字化主要需要三類設備：一類是信息采集設備，一類是信息存儲設備，一類是信息利用設備。存儲設備在設備選購方面主要以數字化對象的種類和數量、數字化速度、數字化質量為依據。信息利用設備一般包括計算機、因特網、打印機、復印機等。但由于當前基層財力緊張，各地檔案館、室這些設備嚴重不足。有的只有少數價值不高的簡易設備，很難滿足檔案數字化的需要。[1]

（二）檔案數字化軟件開發滯后。現今檔案部門所使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發、購置的軟件不能亂用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。

（三）檔案工作缺少規范化標準。檔案材料的標準化、制度化和規范化是檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數據的“機械性”對檔案數字子化建設的標準和規范提出了更高要求。

（四）缺乏新型檔案管理人才。目前我國現有的檔案管理人員無論在意識上或者是技術上都和國際的標準相差很遠。實現檔案資源信息化，首先要有檔案管理人員素質的現代化。

三、企業檔案數字化建設的重要性

檔案數字化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會信息化的重要基礎性工作，積極開展檔案信息化建設，是檔案事業適應社會發展需要的必由之路。同時檔案數字化建設是數字化、網絡化發展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化網絡化的大潮中求生存求發展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發揮作用，這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。[2]

四、解決檔案數字化問題的基本對策

（一）加大檔案數字化硬件投資力度。檔案數字化首先是硬件現代化。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）加強檔案數字化信息資源建設。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。

（三）加強檔案數據庫建設。檔案數據庫是數字檔案信息的組織形式，是一種特定方式組織起來、存儲在計算機內、使用某種數據庫管理系統組織管理的檔案目錄數據集合，是檔案信息管理系統的核心。企業檔案管理部門要建立數字檔案館就必須加數據庫的建設。

（四）配備新型檔案管理人員。檔案數字化最根本的還是檔案管理人員素質的現代化，再先進的設備最終還是要靠人來操作。企業檔案管理的能動因素是承擔檔案管理、開發和服務職能的檔案管理工作人員，是否擁有充足的、高素質的檔案管理人才資源已成為檔案事業能否持續健康，積極發展的關鍵所在。首先應當適當增加承擔檔案管理的專職人員，明確其崗位指責和工作要求，使他們能安心在檔案管理崗位上建功立業；其次是要加強對檔案管理人員的專業知識和技能培訓，提高他們的專業素質。

結束語：檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷知識，逐步掌握數字化技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

參考文獻：

[1] 陳文英；當前檔案數字化存在的問題及對策[A]—科技信息，2007年第1期