條形碼在會計檔案管理中的應用

馬新林

摘要：當今，我們的會計檔案管理還是延續著人工管理，極少利用軟件或者新技術進行管理，甚至我們的會計檔案的入庫、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時間，也增加了差錯率。在現行的會計檔案管理模式下，將商品流動行業流行的條形碼管理引入至會計檔案的管理，使其在未來物聯網成熟階段，得到更有利的發展。

關鍵詞：會計檔案；條形碼；物聯網

中圖分類號：F235 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國財政部會計司聯合國家檔案局頒發了《會計檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關單位建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。在以上條款中，規定了會計人員要這么去做，但未涉及通過何種方法如何去執行。

在手工做賬、登賬的傳統方法下，我們延續了傳統的會計檔案管理方法。憑證、賬簿等會計資料裝訂成冊，在封面書寫各類要素。在過往的會計生涯里，我們會計人的主要精力是放在如何做好賬務，往往忽視了會計檔案的管理。究其原因，我們的會計檔案的利用率不高，極少再去翻閱會計檔案，并且有些檔案在規定期間內是可以銷毀的。

在會計電算化普及的時代，我們從手工做賬時代解放出來。是適應了時代的要求，我們的企業單位的發展受到國家管理部門，如：工商管理、稅務、審計等監督部門，股東、供應商、客戶等等相關群體的關注，在必要的時候，我們的企業單位會及時準確地公布會計資料。對其會計資料數據的準確性，國家部門或者社會團體組織會對其進行檢查或者審計確認工作。面對繁多的會計資料檢查工作，標準高的企業單位也是簡單的應用excel處理或者簡單的一些開發軟件進行會計檔案管理。但是，會計檔案管理方法上還未跟得上先進的賬務處理系統。或者，我們有些單位，雖然成立了會計檔案室，或者掛靠在財務的分支部門下，在財務管理過程中，往往將過多的精力、重心放在賬務處理及賬務分析中，年度財務總結中，也是極少涉及會計檔案管理問題。

那么，我們會計檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會計人員一直追求的源泉和動力。如果說，我們的賬務處理、會計資料立卷、會計檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業的原材料的加工制造、半成品深加工成產成品、產品入庫、商品流轉等，如果實現動態化管理我們的會計檔案，我們就會發現一個共性的產物：條形碼技術！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個黑條和空白，按照一定的編碼規則排列，用以表達一組信息的圖形標識符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡稱條）和白條（簡稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標出物品的生產國、制造廠家、商品名稱、生產日期、圖書分類號、郵件起止地點、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號、書號或商品號，以便于計算機管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統等許多領域都得到廣泛的應用。

既然，條形碼技術可使實現許多信息的集中表達，主要通過數字、字母辨識所表達的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會計檔案資料是否可以通過這種形式來表達呢？筆者認為是可以的，在會計信息中，我們是主要講各類會計要素通過數字的形式來表達的，那么我們是可以實現條形碼管理會計檔案的。

企業單位財務部門實現條形碼管理會計檔案需要配置如下設備：電腦、條碼打印機、數據采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財務賬務處理系統集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨立的條碼管理程序；耗材方面：標簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會計資料通過數字等手段進行辨識，比如。

例：某會計人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊，我們是如何通過條形碼講憑證冊的封面信息表達出來呢？我們暫時通過條形碼軟件輸入所要辨識的信息，得出如下條形碼圖形：那我們如何解讀這個條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會計憑證冊，本月共10本，憑證號：50號至78號，由01號會計裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會計資料的身份識別，而且，我們也能通過一串條形碼號識別出諸多的會計資料信息。所以，在條形碼技術日漸成熟的階段，我們需要的是簡單的、易懂的符號，所以一維的條形碼技術能夠更好的被應用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們如何實現會計檔案管理中的應用呢？在我們會計業務日常處理過程中，最先是審核原始憑證，生成會計憑證，每一號會計憑證我們自動生成打印出一個條形碼，如條形碼號0100 20130210 50。每月我們將會計憑證裝訂成冊后，在條形碼管理軟件中輸入當月的總冊數，然后按序用條碼槍掃描本冊的起始頁和終止頁條形碼，通過條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標簽。其他會計資料以此類推。

會計資料入庫階段，我們將所有會計資料信息按類按序用掃描設備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯網技術，采用定位設備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計等過程中，方便快捷定位到所需要的會計資料，給每一份會計資料相當于一個身份識別號，也實現了動態管理的一個要求。

會計檔案的借閱歸還環節，相當于商品的流轉環節，我們所需要的會計檔案在經過單位負責人或者會計主管領導的批準下，借閱人員可以先通過賬務處理人員運用財務集成管理軟件查找相關所需的會計資料，再通過內部財務集成管理軟件將要調閱的資料的條碼號發送至會計檔案室。會計檔案管理人員通過所需會計檔案資料的身份識別號即條形碼號，運用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會計檔案。甚至，我們還可以運用物聯網技術定位到檔案室范圍之外，所借出會計檔案所處位置。歸還過程反方向操作，形成了一個動態的會計檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會計檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會計資料，我們可以發現那一類的會計資料或者那些經濟業務被重點關注過，我們的會計人員對此類的經濟業務可以進行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會計檔案形成借閱歸還等環節的應用，基本解決了人工管理或者簡單輔助電腦設備管理會計檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯想，在物聯網充分利用的未來，我們會計人員最先獲取的原始憑證，這些標準化的票據都可以在物聯網中依據電子標簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據真偽，而且我們可以直接獲取票據電子格式。經過我們會計人員的加工處理，將會形成一系列的會計資料，這些會計資料被我們會計人員也付諸一個新的身份識別號，并且在會計網絡中保存電子數據，那么所有的會計資料將會是電子數據形式出現，我們的會計檔案在一切允許授權的環境下，可以實現足不出戶的借閱、檢查、審計各類會計資料等工作。

參考文獻：

[1] 葉 靖.物流條碼技術應用[M].北京：清華大學出版社，2011.

[責任編輯：方 曉]

摘要：當今，我們的會計檔案管理還是延續著人工管理，極少利用軟件或者新技術進行管理，甚至我們的會計檔案的入庫、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時間，也增加了差錯率。在現行的會計檔案管理模式下，將商品流動行業流行的條形碼管理引入至會計檔案的管理，使其在未來物聯網成熟階段，得到更有利的發展。

關鍵詞：會計檔案；條形碼；物聯網

中圖分類號：F235 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國財政部會計司聯合國家檔案局頒發了《會計檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關單位建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。在以上條款中，規定了會計人員要這么去做，但未涉及通過何種方法如何去執行。

在手工做賬、登賬的傳統方法下，我們延續了傳統的會計檔案管理方法。憑證、賬簿等會計資料裝訂成冊，在封面書寫各類要素。在過往的會計生涯里，我們會計人的主要精力是放在如何做好賬務，往往忽視了會計檔案的管理。究其原因，我們的會計檔案的利用率不高，極少再去翻閱會計檔案，并且有些檔案在規定期間內是可以銷毀的。

在會計電算化普及的時代，我們從手工做賬時代解放出來。是適應了時代的要求，我們的企業單位的發展受到國家管理部門，如：工商管理、稅務、審計等監督部門，股東、供應商、客戶等等相關群體的關注，在必要的時候，我們的企業單位會及時準確地公布會計資料。對其會計資料數據的準確性，國家部門或者社會團體組織會對其進行檢查或者審計確認工作。面對繁多的會計資料檢查工作，標準高的企業單位也是簡單的應用excel處理或者簡單的一些開發軟件進行會計檔案管理。但是，會計檔案管理方法上還未跟得上先進的賬務處理系統。或者，我們有些單位，雖然成立了會計檔案室，或者掛靠在財務的分支部門下，在財務管理過程中，往往將過多的精力、重心放在賬務處理及賬務分析中，年度財務總結中，也是極少涉及會計檔案管理問題。

那么，我們會計檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會計人員一直追求的源泉和動力。如果說，我們的賬務處理、會計資料立卷、會計檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業的原材料的加工制造、半成品深加工成產成品、產品入庫、商品流轉等，如果實現動態化管理我們的會計檔案，我們就會發現一個共性的產物：條形碼技術！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個黑條和空白，按照一定的編碼規則排列，用以表達一組信息的圖形標識符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡稱條）和白條（簡稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標出物品的生產國、制造廠家、商品名稱、生產日期、圖書分類號、郵件起止地點、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號、書號或商品號，以便于計算機管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統等許多領域都得到廣泛的應用。

既然，條形碼技術可使實現許多信息的集中表達，主要通過數字、字母辨識所表達的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會計檔案資料是否可以通過這種形式來表達呢？筆者認為是可以的，在會計信息中，我們是主要講各類會計要素通過數字的形式來表達的，那么我們是可以實現條形碼管理會計檔案的。

企業單位財務部門實現條形碼管理會計檔案需要配置如下設備：電腦、條碼打印機、數據采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財務賬務處理系統集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨立的條碼管理程序；耗材方面：標簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會計資料通過數字等手段進行辨識，比如。

例：某會計人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊，我們是如何通過條形碼講憑證冊的封面信息表達出來呢？我們暫時通過條形碼軟件輸入所要辨識的信息，得出如下條形碼圖形：那我們如何解讀這個條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會計憑證冊，本月共10本，憑證號：50號至78號，由01號會計裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會計資料的身份識別，而且，我們也能通過一串條形碼號識別出諸多的會計資料信息。所以，在條形碼技術日漸成熟的階段，我們需要的是簡單的、易懂的符號，所以一維的條形碼技術能夠更好的被應用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們如何實現會計檔案管理中的應用呢？在我們會計業務日常處理過程中，最先是審核原始憑證，生成會計憑證，每一號會計憑證我們自動生成打印出一個條形碼，如條形碼號0100 20130210 50。每月我們將會計憑證裝訂成冊后，在條形碼管理軟件中輸入當月的總冊數，然后按序用條碼槍掃描本冊的起始頁和終止頁條形碼，通過條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標簽。其他會計資料以此類推。

會計資料入庫階段，我們將所有會計資料信息按類按序用掃描設備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯網技術，采用定位設備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計等過程中，方便快捷定位到所需要的會計資料，給每一份會計資料相當于一個身份識別號，也實現了動態管理的一個要求。

會計檔案的借閱歸還環節，相當于商品的流轉環節，我們所需要的會計檔案在經過單位負責人或者會計主管領導的批準下，借閱人員可以先通過賬務處理人員運用財務集成管理軟件查找相關所需的會計資料，再通過內部財務集成管理軟件將要調閱的資料的條碼號發送至會計檔案室。會計檔案管理人員通過所需會計檔案資料的身份識別號即條形碼號，運用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會計檔案。甚至，我們還可以運用物聯網技術定位到檔案室范圍之外，所借出會計檔案所處位置。歸還過程反方向操作，形成了一個動態的會計檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會計檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會計資料，我們可以發現那一類的會計資料或者那些經濟業務被重點關注過，我們的會計人員對此類的經濟業務可以進行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會計檔案形成借閱歸還等環節的應用，基本解決了人工管理或者簡單輔助電腦設備管理會計檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯想，在物聯網充分利用的未來，我們會計人員最先獲取的原始憑證，這些標準化的票據都可以在物聯網中依據電子標簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據真偽，而且我們可以直接獲取票據電子格式。經過我們會計人員的加工處理，將會形成一系列的會計資料，這些會計資料被我們會計人員也付諸一個新的身份識別號，并且在會計網絡中保存電子數據，那么所有的會計資料將會是電子數據形式出現，我們的會計檔案在一切允許授權的環境下，可以實現足不出戶的借閱、檢查、審計各類會計資料等工作。

參考文獻：

[1] 葉 靖.物流條碼技術應用[M].北京：清華大學出版社，2011.

[責任編輯：方 曉]

摘要：當今，我們的會計檔案管理還是延續著人工管理，極少利用軟件或者新技術進行管理，甚至我們的會計檔案的入庫、借閱都是手工登記，增加了管理成本以及消耗更多的人員時間，也增加了差錯率。在現行的會計檔案管理模式下，將商品流動行業流行的條形碼管理引入至會計檔案的管理，使其在未來物聯網成熟階段，得到更有利的發展。

關鍵詞：會計檔案；條形碼；物聯網

中圖分類號：F235 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）08-0123-02

1998年，我國財政部會計司聯合國家檔案局頒發了《會計檔案管理辦法》，并且多次修訂，辦法中要求相關單位建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。在以上條款中，規定了會計人員要這么去做，但未涉及通過何種方法如何去執行。

在手工做賬、登賬的傳統方法下，我們延續了傳統的會計檔案管理方法。憑證、賬簿等會計資料裝訂成冊，在封面書寫各類要素。在過往的會計生涯里，我們會計人的主要精力是放在如何做好賬務，往往忽視了會計檔案的管理。究其原因，我們的會計檔案的利用率不高，極少再去翻閱會計檔案，并且有些檔案在規定期間內是可以銷毀的。

在會計電算化普及的時代，我們從手工做賬時代解放出來。是適應了時代的要求，我們的企業單位的發展受到國家管理部門，如：工商管理、稅務、審計等監督部門，股東、供應商、客戶等等相關群體的關注，在必要的時候，我們的企業單位會及時準確地公布會計資料。對其會計資料數據的準確性，國家部門或者社會團體組織會對其進行檢查或者審計確認工作。面對繁多的會計資料檢查工作，標準高的企業單位也是簡單的應用excel處理或者簡單的一些開發軟件進行會計檔案管理。但是，會計檔案管理方法上還未跟得上先進的賬務處理系統。或者，我們有些單位，雖然成立了會計檔案室，或者掛靠在財務的分支部門下，在財務管理過程中，往往將過多的精力、重心放在賬務處理及賬務分析中，年度財務總結中，也是極少涉及會計檔案管理問題。

那么，我們會計檔案還有更好的管理方法嗎？高效、快捷、方便是我們會計人員一直追求的源泉和動力。如果說，我們的賬務處理、會計資料立卷、會計檔案歸檔、查閱、銷毀比擬成我們制造行業的原材料的加工制造、半成品深加工成產成品、產品入庫、商品流轉等，如果實現動態化管理我們的會計檔案，我們就會發現一個共性的產物：條形碼技術！

條形碼（bar code），如圖所示，是將寬度不等的多個黑條和空白，按照一定的編碼規則排列，用以表達一組信息的圖形標識符。常見的條形碼是由反射率相差很大的黑條（簡稱條）和白條（簡稱空）排成的平行線圖案。條形碼可以標出物品的生產國、制造廠家、商品名稱、生產日期、圖書分類號、郵件起止地點、類別、日期等許多信息。通常印在卡片、書籍封面或商品包裝物 上，用以表示各種證件號、書號或商品號，以便于計算機管理。因而在商品流通、圖書管理、郵政管理、銀行系統等許多領域都得到廣泛的應用。

既然，條形碼技術可使實現許多信息的集中表達，主要通過數字、字母辨識所表達的信息。那我們的憑證、賬簿等多樣化的會計檔案資料是否可以通過這種形式來表達呢？筆者認為是可以的，在會計信息中，我們是主要講各類會計要素通過數字的形式來表達的，那么我們是可以實現條形碼管理會計檔案的。

企業單位財務部門實現條形碼管理會計檔案需要配置如下設備：電腦、條碼打印機、數據采集（條碼槍、激光槍、條碼掃描槍等）；軟件支持：財務賬務處理系統集成軟件中帶有條形碼管理程序及獨立的條碼管理程序；耗材方面：標簽打印紙等。

編碼原則，我們將檔案管理中所要求的各類會計資料通過數字等手段進行辨識，比如。

例：某會計人員將某期間某序列的憑證裝訂成冊，我們是如何通過條形碼講憑證冊的封面信息表達出來呢？我們暫時通過條形碼軟件輸入所要辨識的信息，得出如下條形碼圖形：那我們如何解讀這個條形碼呢？這是某單位（168111）2013年2月10日至15日裝訂的第3本會計憑證冊，本月共10本，憑證號：50號至78號，由01號會計裝訂人員裝訂。條形碼能反映出會計資料的身份識別，而且，我們也能通過一串條形碼號識別出諸多的會計資料信息。所以，在條形碼技術日漸成熟的階段，我們需要的是簡單的、易懂的符號，所以一維的條形碼技術能夠更好的被應用。

條形碼的制作以及信息解讀我們了解了，那么我們如何實現會計檔案管理中的應用呢？在我們會計業務日常處理過程中，最先是審核原始憑證，生成會計憑證，每一號會計憑證我們自動生成打印出一個條形碼，如條形碼號0100 20130210 50。每月我們將會計憑證裝訂成冊后，在條形碼管理軟件中輸入當月的總冊數，然后按序用條碼槍掃描本冊的起始頁和終止頁條形碼，通過條形碼軟件生成打印所需的上圖條形碼標簽。其他會計資料以此類推。

會計資料入庫階段，我們將所有會計資料信息按類按序用掃描設備采集至電腦，分別碼入檔案柜。我們甚至可以利用物聯網技術，采用定位設備或者軟件定位至每一份檔案文件，這是方便在今后的檢查審計等過程中，方便快捷定位到所需要的會計資料，給每一份會計資料相當于一個身份識別號，也實現了動態管理的一個要求。

會計檔案的借閱歸還環節，相當于商品的流轉環節，我們所需要的會計檔案在經過單位負責人或者會計主管領導的批準下，借閱人員可以先通過賬務處理人員運用財務集成管理軟件查找相關所需的會計資料，再通過內部財務集成管理軟件將要調閱的資料的條碼號發送至會計檔案室。會計檔案管理人員通過所需會計檔案資料的身份識別號即條形碼號，運用條形碼管理軟件輕易定位到所需的借閱的會計檔案。甚至，我們還可以運用物聯網技術定位到檔案室范圍之外，所借出會計檔案所處位置。歸還過程反方向操作，形成了一個動態的會計檔案借閱歸還記錄。并且，在繁多的會計檔案管理記錄中，頻繁被抽取的或者被利用的會計資料，我們可以發現那一類的會計資料或者那些經濟業務被重點關注過，我們的會計人員對此類的經濟業務可以進行歸納整理工作。

以上，就是條形碼管理在會計檔案形成借閱歸還等環節的應用，基本解決了人工管理或者簡單輔助電腦設備管理會計檔案繁雜的工作。我們甚至可以聯想，在物聯網充分利用的未來，我們會計人員最先獲取的原始憑證，這些標準化的票據都可以在物聯網中依據電子標簽查找到源頭，這樣不僅可以辨別票據真偽，而且我們可以直接獲取票據電子格式。經過我們會計人員的加工處理，將會形成一系列的會計資料，這些會計資料被我們會計人員也付諸一個新的身份識別號，并且在會計網絡中保存電子數據，那么所有的會計資料將會是電子數據形式出現，我們的會計檔案在一切允許授權的環境下，可以實現足不出戶的借閱、檢查、審計各類會計資料等工作。

參考文獻：

[1] 葉 靖.物流條碼技術應用[M].北京：清華大學出版社，2011.

[責任編輯：方 曉]