加強內部控制強化材料物資成本管理

王萍

摘要：加強內部控制管理，來提高港口材料采購管理水平，是企業改革與發展的要求，是提升港口綜合市場競爭能力的要求，需要我們在工作實踐中科學運用，不斷完善和提升內控的管理水平。

關鍵詞：內部控制 材料物資 成本管理

港埠分公司材料是指在港口裝卸中，裝卸機械維修消耗所用的機械、電器、工具、燃料等。隨著港口經營的不斷發展，生產規模的日益擴大，所產生的材料物資消耗量也會成倍的增加。若港埠分公司內部在信息共享、及時反饋、關聯控制等方面缺乏統一的協調管控，在原材料采購計劃、入庫、保管、出庫等環節間將會出現管理脫節現象，使物資管理出現混亂。原材料物資管理的強化是企業生產經營管理中重要的一環。本文從原材料管理工作的實際出發，談談如何加強聯合港埠分公司內部控制、強化原材料物資管理降低成本。

一、原材料成本管理存在的問題

2012年港埠分公司內控領導小組在對原材料成本管理的調研中發現主要存在以下問題：

制度環節：各項物資管理制度和職責范圍未依據現有環境的變化及時修改。

計劃環節：材料出入庫手續辦理不規范，無法準確統計材料庫存量；材料物資管理信息未完全共享，物料需求、計劃崗位間協調不暢，產品的實際用料信息未能及時反饋傳遞，庫存信息欠缺準確性。

管理環節：材料的入庫后的相關數據模糊，造成采購發票管理混亂，嚴重影響相關稅費抵扣，造成經濟損失；材料盤點工作落實不到位，流于形式。

二、應對措施

在結合聯合港埠分公司內部控制實施細則試運行的過程中，從以下幾方面進行了整改。

（一）全面加強物資內控體系建設

1、修訂物資管理制度和流程

修訂工作以內部控制體系建設領導小組為主導，不再由物資管理部門牽頭。修訂過程中，技術設備科和計劃財務科協同物資站等相關基層單位修訂了招標管理、物資采購管理、勞動防護用品管理、倉儲物資管理、燃油管理、生產備品使用管理的內部控制流程，明確管理制度和職責范圍。

2、強化材料采購的內部控制流程

物資采購計劃按制度規定由使用單位提出申請，物資站根據庫存情況及年度預算及實際生產情況編制計劃由技術設備部審查，經審批后，由物資站根據采購計劃編制采購方案，物資站采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。從檢查采購方案是否經物資站負責審核，是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限環節進行管理控制。

（二）強化物資采購前預算、供應商管理

1、計劃環節和信息共享

在生產系統和物資管理系統中，著重解決物料信息共享問題；根據產品計劃，編制有指導意義的物資年度預算。在信息通信中心物資管理云平臺中，根據港埠公司碼頭生產散、雜的特點，設計專用統計報表；創新性的增設合同臺帳及比質比價統計表，通過結合年度預算，有效的增強了年度預算落實情況。

2、建立供應商檔案及評價制度

供應商的選擇與管理，決定著采購活動的成功實現，良好的采購工作能夠促進雙方互利共贏，從而有效的維護企業利益。

（三）采購工作中成本及風險管理

1、確定供應商與價格

該環節是采購管理控制工作的重點，可使公司的采購預算資金得到有效的使用。首先，物資站根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格；其次，招標小組（由紀委、使用單位、物資站、計劃財務科等相關人員組成）組織評標評選供應單位。并定期核查該過程是常規供應采購否經過詢比價，詢比價記錄是否完善；對大宗、重要物資的采購是否采取招標方式，招標過程是否合理規范；應集中采購的材料是否有違規自行采購的現象，相關審定是否符合權限。

2、合同簽訂與管理，規避采購風險，維護合法權益

由港埠分公司辦公室負責合同的審查及管理，規范合同管理工作，降低合同風險；通過資質信用管理，建立供應商誠信檔案體系，降低了履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平。同時，在港埠分公司財務部門實行購貨合同不合規不付款的制度規定，以進一步加強物資采購的內控管理。

（四）采購款項往來核查管理

公司財會部門應依據采購合同、入庫單、發票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據，經采購部門負責人審核簽字，公司分管領導審批后送財會部門審核，財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續，采購款支付應經總會計師審批后辦理。該環節的重點是檢查財務入賬手續是否齊全，暫估入賬是否及時合理；檢查采購款支付的依據是否齊全，與合同約定是否相符，發票是否符合稅務機關的要求相關審批是否符合權限。

在日常的付款中采用先對帳后付款的方法實現對往來款項時時核對，年末對每一往來款項實行全面核對。

2013年8月，港埠分公司開始統一繳納增值稅，增值稅在繳納過程中可以獲得以成本為依據的進項稅抵扣。這就使得對原材料采購稅費籌劃顯得尤為重要。

通過提前對供應商進行一般納稅人的情況調查并與簽訂了協議（開局增值稅發票價格不變，及部分商價格浮動的范圍），實現了營改增管理的平穩過渡。

掌握市場信息動態，降低燃油成本。燃油價格隨市場波動極大，為避免多頭采購提高采購業務效率減低采購成本。通過與中國石油化工總公司山東煙臺石油分公司簽訂了長期供貨合同，在享受會員待遇的同時，還可以得到價格變動的信息預報。在預計價格上調的前一兩天，調集資金集中采購。2013年40%的燃油是在價格上調前購買的，按平均每噸上調60元算，全年僅燃油款一項估計節約十萬元。endprint

（五）整合加快沉淀資金的運用

通過全面的倉庫清查工作，對庫存物資進行清查、盤點、做到準確及時地反映真實庫量。按照內部控制的要求聯合港埠分公司物資站重點做了以下工作：

2013年5月在“三壓縮”、“二減少”、“一加快”物資清查的基礎上，將港埠公司劃撥出去的980C、980F裝載機的配件，價值70余萬的閑置配件轉給了集團內維修中心，既盤活資產準確又反映庫存量。

利用物資管理系統及時查找庫存信息。通過及時了解庫存動態，并且根據物資系統的統計，每月進行盤點，每半年進行清查，做到帳物卡相符，及時糾正所發現的問題。

針對燃油等管理的高風險領域，權衡成本效益之后，采取控制措施將風險控制在可控范圍。例如，使用IC卡加油系統使燃油庫存日清月結，能夠對燃料實行動態管理。

建立了存貨盤點制度，每年末開展全面的盤點清查。由物資站、技術設備科、安全質量科、商務科、綜合服務站等基層單位分別組成清查小組由各部門負責人任組長，每個小組成員中有一名財務人員，按照內控制的要求清查結果形成涵蓋清查人員、時間、過程、物資明細、盤盈、盤虧的原因及處理意見等內容的書面文件。

（六）建立分析與考評制度

財務部部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析，并及時向公司領導報告。同時，嚴格的考核是使規章制度落到實處的重要保障，港埠公司一方面需加強考核工作本身的精細化，另一方面，需維護考核的嚴肅性，對查出的問題及時提出，獎罰分明，并竭力協助二級單位解決，尤其在降低主材消耗上嚴格考核，把消耗降到最低。針對材料消耗超標的單位，共同查找原因研究解決辦法，并將考核結果與獎勵進行掛鉤。

（七）切實提升控制管理的執行效率

在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執行便成為關鍵環節。在提升執行效率方面，一方面，延伸監督過程，由以往的事后監督向事前、事中的監督進行轉變；另外拓寬監督管理渠道，充分發揮群眾監督，督促和約束采購部門的效率和質量，提升內控的有效運行。制定內部控制管理考核及責任追究制度，明確相關部門及員工在內部控制管理中承擔的責任，并進行執行情況的考核。追究因工作責任心不強造成嚴重損失后果的人員的責任，并通過必要的處罰以警醒各級管理人員的履職意識，減少因機關內部冗余拖沓而造成的不必要的內控浪費。

本文所述的原料物資成本管理，只是在加強內部控制管理工作實際中的一些嘗試和摸索。建立全面的增強內部管理控制，迎合市場競爭，提升企業的價值，需要我們不斷的從工作實踐中加以科學總結，相互交流共同提升。

參考文獻：

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[2]趙秀坤，王立波.港口集團企業內空體系建設的理論與實踐[J].交通財會，2013endprint