高職院校二級檔案管理的探索與實踐

陳新　張宇華

在經歷了高校擴招之后，高職院校大多已發展到以萬人計的規模。隨著規模化發展的置頂，加強內涵建設成為擺在高職教育工作者面前的重要而迫切的課題。作為內涵建設中的重要方面甚至是關鍵保障，管理顯得尤為重要。其中檔案管理是管理之中的基礎性課題，唯其基礎，更要完善、穩固、順暢、有效，才能起到基礎的支撐與保障作用。

高職院校的規模與架構需要實施檔案二級管理模式。高職院校的在校生規模大多以萬計，更有二萬人以上的超大規模的高職院校，由于管理的需要尤其是教學管理的需要，大多采取三層級管理模式，相近的專業或系（部）組成專業群或是二級學院，由教學處、學生處（團委）、就業指導處等部門負責對各專業群或二級學院進行業務管理或協調。各專業群或二級學院無論在教學團隊、專業設置乃至財務管理、招生就業等方面相對獨立。為保證各專業群或二級學院各項工作的連續性和有序開展，很有必要對專業群或二級學院的檔案實行相對獨立的管理。

自2002年起，國家教育部對高職院校進行每五年一輪的人才培養工作水平評估。為配合此項工作，國家教育部又出臺實施了高等學校人才培養工作狀態數據采集平臺填報制度，每年要填報一次數據平臺，以便于對高職院校人才培養工作進行有效的動態監督。這就在一定意義上把評估工作常態化并進一步規范化了。人才培養工作評估是對高職院校的全面評估，重點是教學工作，需要準備必要又充分的評估指標支撐材料，考察的是對于日常教學工作的規范化以及創新特色所在，同時也考察對于日常教學資料管理的完整性、系統性、規范性與科學性。為此，有必要對專業群或者二級學院的檔案實施二級管理，在一定時期內把相關檔案保存在專業群或二級學院內部，利于對評估工作及時有效地提供支撐材料。

因此，在高職院校實施二級檔案管理模式非常必要，符合實際工作的要求。

高職院校實施二級檔案管理，需要安全必備的配套設施設備作保障。按照檔案管理的規定，檔案室應該是一個獨立設置的空間，單獨存放，獨立使用，而且要達到“八防”的要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）。要實現“八防”，就要配備相應的防護設備，其中“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜）更是必不可少。按照高職院校現有條件，為二級檔案管理配備相應的檔案室及檔案設備是完全可能的。

高職院校實施二級檔案管理，需要安排檔案管理專（兼）職工作人員。檔案管理是一項政治性、業務性要求都比較高的工作，對檔案管理人員的綜合素質要求相應也比較高。檔案管理人員要求思想覺悟高、工作責任心強，還要具備認真、細致、踏實、嚴謹的工作習慣與工作作風。因此，對于二級檔案管理的專兼職工作人員的選配應該嚴肅認真，嚴格標準，嚴格審核。

因為檔案管理有較強的業務性，因此需要對二級檔案管理人員進行必要的業務培訓。主要有以下兩種方式：一是校外培訓，即參加市級以上檔案職能部門組織的業務培訓。二是組織校本培訓，或由參加第一種培訓的人員擔任講師，為全院檔案管理人員進行培訓；或由學院檔案室負責人和經驗豐富的檔案管理人員擔任講師，對全院檔案管理人員進行培訓。因為第一種培訓往往因為種種限制因素，參加培訓人數總是有限，因此對于二級檔案管理人員的培訓主要采用第二種培訓方式。校本培訓的方式亦可多樣化，并且應著重培訓效果，或采用講座方式，或采取座談交流方式，或以會代訓方式，將業務培訓與工作安排部署、檢查督導等相結合，在有限的時間內取得更多更佳的效果。

高職院校實施二級檔案管理，應該建立和完善相應的管理制度。

一是要建立與學院檔案管理相配套的檔案整理歸檔、檔案查閱、檔案利用開發等管理制度。檔案的歸檔范圍應該根據實際工作需要及時進行修訂、補充、完善，以期做到二級檔案應收盡收、真實完整、系統規范。二級檔案在服從服務于學院檔案歸檔范圍的基礎上，應該根據新的工作內容，及時就擴充歸檔范圍、劃分歸檔類別、檔案保管期限等內容與學員檔案室溝通協商，以便對學院的檔案歸檔范圍進行及時的修訂完善。二級檔案的歸檔范圍應該是一個動態的管理范疇，因此需要建立相應的管理制度，以保證動態管理的科學縝密。檔案歸檔范圍的確定，是檔案管理最基礎的工作，對于歸檔范圍的研究、補充、完善，也應該是檔案管理校本培訓的一項基礎性的必須的基本培訓、交流和研討內容。

二是要建立檔案工作人員培訓制度。檔案業務培訓工作是提高從業人員業務素質的基本途徑和關鍵保障，要保證培訓工作的常態化、科學化和有效性，就必須建立嚴格、嚴謹的培訓制度。如果二級檔案管理人員的變動性比較大，則常態化的檔案業務培訓則顯得尤為重要而迫切。檔案培訓制度的制定應該充分考慮從業人員檔案意識的強化、培訓內容的明確、培訓紀律的嚴格以及培訓效果的考核等關鍵要素，以保證培訓制度的嚴肅性與權威性，避免業務培訓流于形式，形同虛設。

三是要建立檔案管理的日常督導制度。建立檔案管理的日常督導制度，可以將學院檔案室與二級檔案管理部門（專業群或二級學院）的檔案管理業務有效銜接起來，利用檔案室相對專業的人力資源，有效指導和提高二級檔案管理水平。為了職責明確和有利考核，可以采用分片包干的形式，將檔案室工作人員合理分工，擔任二級檔案管理的督導員，負責二級檔案管理的檢查、指導和督導工作。督導員根據檢查督導情況，及時向檔案室和二級檔案所在部門反饋存在問題及整改意見。

四是建立二級檔案管理的日常巡查制度。由檔案室主任和學院檔案室歸屬部門負責人擔任巡視員。針對督察員反饋問題和意見進行重點巡查，一方面全面掌握二級檔案實際管理情況，實地了解督察員對于二級檔案的督導工作，為檔案管理人員的考核工作提供翔實的第一手材料；一方面可以更有針對性、更直接有效地幫助二級檔案所在部門檔案管理中存在的實際問題。

五是建立二級檔案移交制度。檔案最終要由檔案室統一歸檔管理，二級檔案的保管具有明確的期限性。高職院校學制一般為三年（招收初中起點的學制為五年，一般所占比例很小），原則上應該以在校生的屆別為一個周期，畢業生離校之后一段時間內，二級檔案管理部門應該將該屆期間的相關檔案移交檔案室統一歸檔保存。為此，需要建立二級檔案的移交制度，保證檔案移交的完整、規范。

六是建立二級檔案管理的考核制度。考核制度對于工作的開展及結果具有約束力和評價衡量的權威性。對于二級檔案管理的考核，一方面要納入二級檔案所在部門的考核范圍，作為一項重要的考核指標，考核其基礎管理工作水平；一方面要納入二級檔案管理人員的考核指標，考核其崗位履職情況和檔案開發利用情況；一方面更要納入檔案室檔案管理人員（督導員）的考核指標，切實發揮考核這一“指揮棒”的作用，督促檔案管理人員注重二級檔案的管理、督導、移交和歸檔工作。

高職院校二級檔案管理是一項業務性比較強的具體工作，在做好檔案基礎設施配備的基礎上，應該著力加強人員培訓與制度建設，常態管理應該不斷完善，常抓不懈，才有可能保證檔案管理的完整、規范、系統與有效利用。

（作者單位：石家莊信息工程職業學院）endprint