高校檔案管理創新芻議

范成寶　劉義青

做好高校檔案管理工作既是真實記載、反映各級各類高等院校教學、科研、管理、服務工作的現實需要，又是一所高校發展史的真實呈現，更是高校自身進行改革創新的重要依據。因此，認真、嚴謹、科學地做好高校檔案管理工作是每一所高校都必須高度重視、自覺遵循、嚴格落實的事情。

認真分析和研究當前高校檔案管理工作中存在的一些普遍性問題不難發現，檔案管理工作之所以不到位、不規范，利用的效率不高，歸結起來主要有以下幾方面原因：一是領導重視不夠。有的高校沒有把檔案管理工作作為日常管理工作的一項重要內容，抓得少、議得少、問得少，更是很少進行研究和討論，還停留在有人做這項工作就行上。二是支持力度不夠。有的高校沒有設置專門的檔案管理部門，沒有配備專門的檔案管理人員，也沒有專門的檔案管理經費。三是開發利用不夠。檔案成為了一種形式或擺設，完成了收繳、整理、歸檔后就無人問津，檔案的價值被一同鎖進了檔案柜。

而要從根本上解決這些問題，就必須從檔案管理創新上入手，更新觀念、提高認識、加大投入、加強研究，真正使檔案管理工作從“旁門”走向“正門”。

一、創新管理思維

高校管理者要像重視教學科研、管理服務、招生就業一樣重視檔案管理工作，充分認識到認真做好檔案管理工作是對高等教育發展的現在負責、未來負責的重要意義。同樣需要有規劃、有制度、有目標、有措施、有評比。真正將檔案管理工作列入學院黨委的議事日程、進入領導分管的范圍，做到有人牽頭、有人負責、有人落實。首先，高校管理層要有重視檔案管理的意識，該研究的要研究，該部署的要部署，該檢查的要檢查。其次，要教育引導全校師生員工認識到檔案管理工作的重要性，要使檔案管理工作成為大家的工作，在日常工作中人人都自覺注意收集、匯總、保存檔案資料，徹底克服有多少算多少、找不到了臨時補、丟了忘了無所謂的思想。只有高校上下都能真正認識到檔案管理工作的重要性，才能自覺為檔案管理工作出主意、想辦法、做貢獻。

二、創新管理模式

各高校要在自身職權范圍內或在爭取上級主管部門支持下，成立專門的檔案管理機構，配備專門的檔案管理人員，配套專門的檔案管理設施，建立檔案管理的長效機制。避免有的高校設一兩個兼職檔案管理員臨時負責檔案管理工作、臨時找幾間庫房作為檔案存放點、每年定期收繳一次檔案資料的做法。而是要根據學校的規模等實際，成立專門的檔案館或檔案室，任命專門的負責人，培養選配相對穩定的檔案管理隊伍，配套相對固定的檔案辦公、存儲用房和必備設備設施，設立專門用于檔案管理的經費預算，建立健全檔案管理工作規章制度和考核評比辦法，開展具有針對性的檔案管理、利用等方面研究。特別是在檔案管理和研究人員的選拔和培養上，要徹底改變那種把學歷低、年紀大、素質差的人員選派到檔案管理部門的做法，從形式上給人造成檔案管理工作不重要、無所謂、混日子的想法。而是要把那些真正熱愛檔案管理和研究事業、責任心強、具有較強的管理和研究能力的人員選配到檔案管理工作崗位上，給他們提供同樣的進修培訓、學習交流、職稱評聘、職務晉升機會，從而打造一支過硬的檔案管理隊伍，使檔案管理工作從“游擊隊”真正成為“正規軍”，讓從事檔案管理工作和研究的人員覺得有價值、有地位。

三、創新管理手段

當前，雖然科學技術在迅猛發展，特別是信息技術進入了千家萬戶，走進了尋常百姓身邊，但從檔案管理的現實來看，還存在著辦法比較老套、形式比較單一、手段比較落后的現象。特別是從高校的檔案管理工作來看，利用了一些現代科技手段，引進了一些信息技術產品，但還遠遠落后于信息技術的發展和數字化的需求。當然，在檔案資料無論在什么時候都必須保持其真實性、原始性，那些最原始的、真實的資料才是檔案真正的價值所在。但從開發、利用、永續保存的角度來看，更多地采用現代信息技術無疑是必要的，更是大勢所趨。作為處于文化前沿、科技前沿、思想前沿的高校來說，在創新檔案的管理手段和形式方面更應該首當其沖、責無旁貸。一是要建立數字化檔案館（室）。所謂數字化檔案館（室）不僅是指將所有的檔案資料通過文字錄入、掃描拍照、建立電子檔案編號等，而是要充分利用網絡技術、新媒體技術，將實體檔案館（室）通過3D形式展現出來，通過強大的數據庫支撐，形成一個與實體檔案館（室）相一致的電子檔案館（室），實現一臺電腦就能反映整個檔案館（室）的全貎。二是要實現自動化分級管理。檔案管理有不同的分級要求，數字化檔案管理系統要具備自動分級功能，能夠根據不同的檔案資料類型進行自動分級分類，并自動入庫，而不需要在電腦系統進行人工分檢選庫，從而有效避免因人工操作失誤造成檔案歸類分級混亂。三是要設置嚴格的管理權限。檔案資料既要便于管理和利用，同時更要做好保密措施。因此，在創建數字檔案館（室）的過程中，必須設置嚴格的管理權限，做好防范和保密工作。四是要方便查閱和利用。通過設置科學、合理、嚴謹的管理權限后，還要考慮到檔案查閱和利用的便捷性。對于哪些檔案資料可以網上查閱、誰能查閱、如何審批等進行系統設計。如何使數字化檔案館（室）既方便快捷、利于操作、便于保存，又確保檔案資料的安全，各高校應根據實際情況進行研究和論證。

做好檔案管理工作是一件功在當代、利在千秋的工作，高校檔案管理工作的好壞將對我國高等教育事業的發展與研究起到不可忽視的作用，今天多留一份檔案資料，明天可能就是一筆寶貴的財富。因此，做好檔案管理工作必須從現在開始、從每一個教職工開始，不斷加強檔案管理工作研究，不斷進行檔案管理工作創新，不斷探索檔案管理工作新路子，不斷提高檔案管理與研究工作水平。

（作者單位：石家莊信息工程職業學院）endprint