加強節能減排檔案管理的一點思考

李偉旭

隨著京津冀區域一體化進程建設的加速推進，我省在大力發展經濟的同時，對節能減排也提出了更高、更嚴的要求。節能減排檔案管理工作作為節能減排的基礎性工作，對于掌握節能減排工作推進情況，加強節能減排工作的監督指導，及時記錄推廣節能減排工作中的先進技術、經驗、做法及重要成果，進一步推進節能減排事業發展發揮著越來越重要的作用。

一、節能減排檔案管理工作現狀

近幾年來，相比節能減排工作的卓有成效，節能減排檔案管理并非同步進行，而是滯后，主要存在以下問題：

（一）缺乏統一要求，節能檔案管理與節能工作脫節。

目前，節能減排工作主要由各級發改、建設、機關事務管理等三個節能主管部門的節能科室負責，各級檔案管理部門沒有出臺節能減排檔案管理工作的具體要求。造成有些主管部門單位領導及節能主管科室對節能減排檔案管理沒有清楚的認識，重視程度不夠，不能將節能減排檔案及時收集、整理、歸檔、交存，從而導致節能減排檔案管理與節能減排工作要求相脫節，很多寶貴的資料并未保存下來。

（二）重視程度不夠，節能檔案管理流于形式。

有些節能主管科室雖然設立了節能資料文件柜，但并不是放置檔案用，而是為單純迎接上級業務檢查所準備的資料，資料整理流于形式，資料的保管并不符合檔案要求，個別單位把節能減排檔案的收集與整理當作一種累贅與負擔，甚至存在嚴重的虛構問題，更談不上發揮檔案作用推動節能減排工作。

（三）人員專業性不強，節能檔案管理信息化程度低。

多數節能主管單位的節能檔案管理工作由兼職人員負責，這些人員沒有經過專業的檔案培訓，缺乏檔案管理工作應有專業知識結構和管理技能，因此導致節能檔案管理工作僅限于存放資料，不能實現檔案的分類、查詢、文件檢索等基本功能，更談不上實現業務檔案數字化管理等更高要求。

二、關于加強節能減排檔案管理的思考

針對目前節能減排檔案管理工作現狀，結合各級檔案部門及節能主管部門實際情況，提出如下加強節能減排檔案管理的思考。

（一）統一認識，明確職能，層層落實責任

為了扎實有效地推進節能檔案管理工作，首先應統一認識，把節能減排檔案管理納入整個檔案管理體系，節能檔案的管理、指導、檢查與監督職能由各級檔案部門履行，節能檔案的形成、收集、立卷、歸檔、利用主要由各級節能部門來完成。各級檔案主管部門，要定期到節能主管部門進行節能檔案的檢查指導工作，提供技術支持。各節能主管部門要高度重視節能檔案管理工作，將其作為節能工作的基礎部分，采取有效措施，切實抓緊抓好。一是落實責任到人。要做到三個明確：“明確節能主管科室為節能檔案專職管理責任科室、明確分管領導、明確專職檔案員”。二是加強監督考核。將節能檔案管理作為節能工作中的基礎內容，納入節能考核評先工作，節能檔案管理不達標的單位，影響其節能考核排名，從而起到督促各級單位規范節能檔案管理的作用。

（二）健全制度，明確要求，規范節能檔案管理

針對節能減排工作形勢和檔案管理的有關要求，要從健全制度、完善管理著手，注重抓好節能檔案管理的規范化建設。一是建立健全節能檔案管理辦法及業務規范。各級檔案部門要制定下發節能減排檔案的管理方法及業務規范等，明確節能減排工作中檔案材料的形成、收集、整理、歸檔、利用等各項業務標準和要求。二是完善節能檔案管理制度。各級節能主管部門要從節能工作實際出發，明確本部門節能檔案的收集、整理、立卷的有關要求和程序，確立節能檔案歸檔范圍及保管期限，使節能檔案管理工作有章可循。三是規范節能檔案管理程序。在節能減排工作中形成的文件材料，應由各形成部門按要求收集、整理、立卷，定期向檔案部門移交。對于承擔節能減排重點產品、重大技術創新項目、重點建設工程項目和重大技術裝備研發和建設的各級單位，在進行項目鑒定或驗收之前，應通過檔案管理部門的項目檔案專項驗收。

（三）部門協作，整合資源，加強節能檔案信息化建設

節能減排工作中，各級發改部門負責本區域內節能減排全面管理，各級建設部門負責建筑節能，各級機關事務管理部門負責公共機構節能，這三大部門掌握本地區節能減排工作的主要情況，部門間存在著職能重合區域。比如建設部門的建筑節能也包括機關事務管理部門的公共機構辦公建筑節能改造；發改部門的節能考核，也涉及建設部門和機關事務管理部門的節能工作開展情況。因此，節能部門之間，要增強節能檔案管理工作的協作配合，以檔案為紐帶，定期溝通交流，這樣即可以全面收集節能檔案、規范管理，同時也促進了節能主管部門全面掌握節能工作情況，整合資源，信息互補，使節能檔案充分發揮信息指導作用，更好地為節能減排工作服務。

在節能檔案的管理中，要結合節能工作涉及面廣、專業性強、省內橫向聯系較多等特點，利用現有辦公條件，加強信息化管理，便于檔案利用及資源共享。一是充分發揮現代化辦公設備的優勢，加強電子檔案的收集、保管和利用。二是對檔案實行數字化和紙質化管理，利用計算機直接查詢，保證數字檔案利用的便捷性。三是有條件的地區，可利用網絡自動化辦公系統，完成檔案數據的收發、登記、信息傳遞等功能，努力實現節能檔案與辦公系統一體化管理。

（四）創新機制，突出服務，有效利用節能檔案資源

檔案資源保管是前提，利用是目的。用好節能檔案，對節能工作起到引導、推動、促進的重要作用。例如：在節能形勢的分析中，年度節能數據檔案是主要支撐；在節能技術、產品、材料等的推廣應用中，節能示范點的建設經驗及節能技術檔案具有高度的參考性及指導性；在落后企業的關停并轉中，檔案記載了企業的歸屬與流向，同時也見證了經濟發展的歷史腳步。因此，各級節能主管部門要根據節能工作特點，發揮節能檔案價值，積極開展節能減排檔案利用工作，做到節能減排開展到哪里，檔案信息就服務到哪里。一是創新服務機制，建立節能檔案協作機制。檔案管理部門定期召開由節能檔案人員參加的節能系統檔案協作會議，整合各部門節能檔案資源，對各部門節能檔案管理工作進行自查及互查，為各節能相關單位互通有無、資源共享創建平臺。二是完善服務手段，定向提供節能檔案利用服務。各節能主管部門可從節能工作特點出發，將節能技術檔案主要索引予以發布，定向為所需單位提供查詢服務。三是拓展利用渠道，實現節能檔案資源廣泛共享。加大節能檔案網絡化遠程利用力度，結合政府信息公開工作，開展節能信息遠程查閱服務。

（五）加大宣傳，強化培訓，提高節能檔案人員素質

節能檔案管理是一項政策性、業務性都很強的工作，現有的節能檔案管理人員，多數為節能管理科室的兼職人員，加大對此類人員的節能檔案宣傳力度，強化檔案專業技能培訓，將會對節能檔案管理的規范化、科學化起到重要促進作用。檔案部門應按照節能檔案管理相關規范，結合節能工作特點，對節能檔案管理中的各個環節進行示范性培訓，提高節能檔案管理人員的實踐操作能力，將節能檔案人員納入檔案系統人員的統一管理，做到節能檔案管理人員持證上崗，參加年度檔案工作的評先評優，調動工作積極性。各節能相關單位要做好節能檔案管理工作的宣傳教育，加強節能檔案管理規章制度的交流學習，增強相關人員的檔案意識。同時，要強化節能檔案人員的保密教育，使節能檔案管理人員能夠正確處理檔案利用與信息保密的關系，努力培養節能科室的專業檔案工作人員。

（作者單位：秦皇島市機關事務管理局）endprint