科技檔案形成與管理工作中的難點與對策

孫越

企業科技檔案管理的好壞直接關系到企業的整體建設。作為檔案管理人員應充分認識到檔案管理工作的重要性，認真履行職責，在檔案的形成和管理的各個環節中充分發揮主觀能動性和工作積極性，使企業科技檔案更好的為企業服務。然而一些經常性出現的問題常常制約著檔案的質量、安全和利用價值。

一、收集階段落實責任

企業檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等六項工作。收集工作是檔案工作的起點和基礎。只有把應歸檔的資料收集起來，才能保證檔案材料的完整性和系統性。收集質量的好壞，收集的齊全與否，直接關系到檔案的利用價值。收集工作是一項很復雜的工作，涉及方方面面，不但需要檔案人員的辛勤勞動，還需要有關單位和個人的積極配合。

以基建檔案為例，基層企業中由于項目多，環節復雜，建設周期長，參與建設的施工單位多，施工單位人員更換頻繁，以及本單位相關部門歸檔意識差，工作方法陳舊等人為因素，導致歸檔渠道不暢，嚴重影響檔案的安全、保存和利用，從而影響檔案工作的發展。

每一個建設項目都會涉及諸多部門，環節較復雜，因此在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。應落實好檔案收集責任，如果基建是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項目由甲方分別向幾個單位發包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項目監理階段由監理單位負責收集、整理和監理有關的檔案資料。在工藝設備階段由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料，涉及到安裝調試階段還是應由施工單位負責收集、整理檔案資料。投產準備、試生產、竣工驗收階段及科研攻關階段都是由本單位相關部門負責收集、整理。

二、做好檔案安全工作

檔案安全在檔案工作中處于極端重要的位置，檔案安全重于泰山，是檔案工作的生命線。在檔案安全工作中一旦災難發生，無論自然災害、人為災害對檔案所造成的破壞都是巨大的，甚至是毀滅性的，它是檔案安全最大的威脅。但是由于資金困難、安全意識不強、從業人員經驗不足、領導不夠重視等等原因，人們有意無意的忽視了這個問題。但是災難發生的不確定性以及不可抗拒性，使很多人不愿意在此花費過多的精力和金錢。

災難重在預防，充分合理的預防工作對災難管理意義重大。首先，要對館藏有充分了解，按照重要程度劃分等級，明確災難發生時搶救的重點；其次，明確職責分工，專人頂崗定位，制定嚴格的災難管理責任制度；再次，針對可能遭受的各種安全威脅做好防災預案；最后，在日常工作中做到經常檢查電路，注意防災工具的有效性。在硬件上，要配有防火、防水、防盜、溫濕度監控調節裝置以及錄像監控等安全措施。不僅如此，重要的檔案還要進行數據備份，加裝容錯系統，以防止網絡內部某些子系統出現故障。這些點滴細節就有可能避免一場真正的災難。

在檔案的安全工作中，技術防范固然重要，但代替不了人的積極作用。充分利用各種手段和渠道，提高檔案管理人員的安全意識，加深他們對檔案災難和安全管理的認識，并將這種意識融入、轉化到日常的具體工作中。使之在災前預防中積極準備，災難發生時臨危不亂，災后恢復時搶救有序。總之，人在檔案的安全管理中發揮著核心作用，調動人的積極性對進行合理有效的災難管理十分必要。

三、積極爭取領導支持

檔案管理是一項與業務發展、歷史文化傳承緊密聯系的基礎性重要工作。檔案資料匱乏，基礎薄弱，利用率低，時間久了，檔案工作在人民心中的地位、社會存在價值就會大打折扣，在經濟發展、工作任務繁重、講究快節奏、高效率工作的新形勢下，只有加強檔案管理，為單位、為社會提供有效利用，才能適應社會發展需求。

很多人包括一些領導認為檔案部門收集、整理檔案是輕而易舉的事，誰都能干，無需多少學問；或者認為檔案工作的好壞對單位的發展影響不大，不予過多考慮，從而在思想上未引起總夠的認識和重視。因此，檔案管理人員要注意經常主動地向領導匯報檔案工作管理情況，宣傳國家檔案法律法規和有關重要文件會議精神。檔案工作不是可有可無，而是非常重要，必須做好不可。引起領導思想重視，把檔案工作納入工作議事日程之中，切實加強對檔案工作的督導和對財力、物力、人力方面的支持。

四、加強硬件建設

隨著社會經濟的發展，現代科技辦公手段在檔案管理中得到廣泛應用，工作效率大為提高，但也給檔案管理加強硬件建設提出了更高的要求。特別是隨著進入無紙化辦公時代，在電子文檔規范化的今天，現代化設備已經成為檔案管理的必備工具和手段，這已經不是僅僅改善辦公條件的需要，而是新時期做好檔案工作的必要條件。

但是由于電子文檔涉及的技術環境較復雜，對設備有很強的依賴性，而計算機軟硬件設備技術的發展優勢日新月異。當前，電子文件管理無標準可依。使得拷貝成軟盤的電子文檔散落在各類人員手中，沒有系統地收集整理，常常處于自生自滅、可有可無的散亂狀態，隨時間的流失而逐漸丟失，電子文檔的快速檢索、傳遞及同時滿足多用戶等優越性得不到充分體現，造成極大浪費，又由于電子文檔的可刪改性使得電子文檔的權威性很低。

根據這種情況，可以采用紙質文件與電子拷貝雙重備份的管理，將電子文件用可脫機保存的載體備份下來，紙質與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但保持一定聯系。目的是：利用紙質文件將電子文件的內容固定，解決電子文件的易變動、易修改的問題；利用磁盤光盤將機上的電子文件轉換格式，或改變結構進行必要組盤，以保留電子文件在檢索、傳輸、存儲方面的優點，從而高效、方便地滿足對文件信息的利用。這種方式可以對電子文件的信息起到很好的保護作用，在目前不失為一種較好的解決辦法。

檔案工作平凡具體而且繁雜瑣碎，在外人看來平淡無奇，工作上干不出什么名堂，事業上難有作為和發展。然而只要端正態度，踏實敬業，檔案工作一樣可以做出成績。

（作者單位：河北港口集團港口工程有限公司）endprint