試論機關文件的歸檔工作

希吉爾

一、歸檔的含義與意義

在正常情況下，機關檔案的收集工作是通過執行一定的歸檔制度來完成的。歸檔是指各機關的文書處理部門或業務部門及文書工作者，將工作、生產活動中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程。簡單的說，歸檔就是按照我國規定把檔案交給機關檔案部門集中保存的過程。歸檔是文件向檔案的轉化標志，是文書處理的終點，檔案管理的起點。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度，即歸檔制度。

機關文件的歸檔，是機關文書或文件工作的最后一環，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個重要關口。因此，為了保證歸檔文件的齊全、完整，必須建立本機關或單位的歸檔制度。

歸檔制度是個機關，單位的文件處理部門或業務部門做好文件歸檔工作，及時科學地移交檔案的重要依據，同時也是機關檔案室（部門）取得檔案、監督、指導、檢查本機關，單位文件歸檔工作的必要手段。

二、歸檔范圍

根據國家檔案局2006年2月18日頒發的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的規定，凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本單位負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。下面說說機關文書材料的歸檔范圍。

（一）機關文件材料歸檔與不歸檔范圍

1、機關文件材料歸檔范圍

一般來說，本機關形成的文件材料是歸檔的主題和核心。本機關制發的文件，即發文，也是歸檔的收集重點。依據國家檔案局2006年第8號令規定，機關文件材料歸檔范圍如下：

（1）反應本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作，國家建設和歷史研究具有有利用價值的文件材料；

（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

（3）本機關需要貫徹執行的上級機關，同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料；

（4）其他對機關工作具有查考價值的文件材料；

以上歸檔范圍的文件材料，主要由以下幾方面的來源和內容。

①本機關形成的文件材料，包括：本級召開的黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議、工會、共青團、婦聯代表大會的文件材料；本級黨委、人大、政協、共青團、工會、婦聯等黨政機關的常委會、執委會、主席團會議、全體委員會會議、政府常務會、辦公會議的文件材料；本機關黨組（黨委、黨支部）會議和行政辦公會議的紀要、記錄；本機關召開工作會議、專題會議的文件材料；本機關制發的各種業務文件、請示、批復、工作計劃、總結等文件材料；本機關聯合主辦、協辦召開會議的文件材料；本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料；本機關編寫的大事記、組織沿革、簡報、情況反映、規章制度；本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作形成的文件材料；本機關事務管理工作形成的文件材料等。

②上級機關執法的文件材料，包括：上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料；上級機關制發的屬于非本機關主要業務但需貫徹執行的文件材料；上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料。

③同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。

④下級機關報送的報告、計劃、總結、統計材料

2、機關文件材料不歸檔的范圍

依據國家檔案局2006年第8號令規定，機關文件材料不歸檔的材料主要有；

（1）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料、任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

（2）本機關的文件材料中的重份文件、無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿，各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需要辦理一般性人民來信，電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料及有關工作參考的文件材料；

（3）同級機關的文件材料中，不需要貫徹執行的文件材料，不需要辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報，情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

三、歸檔方式

（一）嚴格登記

可以采用計算機登記，也可以采用收發文登記薄登記。登記的內容包括來文的文件題名、責任者、密級、收文編號、收文時間等。

（二）平時歸類

文書人員在公文辦理完畢后，及時把文件歸入有關類目，就是文件的平時歸類工作。做好平時歸類工作，有利于提高文件收集的齊全完整；有利于提高檔案的整理質量；有利于公文的查找利用和安全保密；有利于提高文書管理水平和機關工作效率。

需做好平時歸類工作，首先需編制好平時歸類的類目。平時歸類的類目是在年初公文還沒有形成以前，根據機關工作活動和文件形成的規律，對一年內可能產生的文件按照歸檔需求和方法預擬分類方案。常用的分類方法有兩種：一是按問題分類，即按文件內容所反映的問題分類；二是按組織機構分類，即按機關內的組織機構分類，有幾個機構就有幾類；機構的名稱就是類的名稱。

其次，確定了文書的歸類類目之后，文書人員在公文辦理完畢后，要及時把文件歸入有關類目。

（三）及時檢查

及時對歸類文件進行檢查，包括檢查文件內容是否完整，文件歸類是否正確，文件收集是否齊全等。

四、歸檔時間

根據規定，屬于文書檔案的文件材料一般應在第二年上半年歸檔。根據單位的具體情況也可以隨辦隨歸檔，即把辦理完的文件即時歸檔。但隨辦隨檔可能造成期限不準確，無法認為排序，同一事由文件過于分散，件號隨機等問題。對此可分兩步走；平時錄入、整理、但暫不定件號；次年集中統一編制件號。

五、歸檔需求

概括地說，文書檔案的歸檔要求是：齊全完整、系統科學、優質精煉、及時迅速、手續完備。具體而言，對文書檔案進行歸檔時應注意以下事項。

（一）歸檔的文件種類，份數以及每份文件的份數均應齊全完整。有文件發文稿紙，文件處理單的，應與文件正本定稿一并歸檔。已破損的文件應于修整，字跡模糊或易褪色的文件應于復制。

（二）遵循文件形成的規律，保持文件之間有機聯系，因分不同價值，便于保管和利用。

（三）歸檔文件應為原件，機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件應由主辦機關歸檔，其它機關以復制件或副本歸檔。

（四）歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。例如：字跡材料需符合耐久性的需求；文件尺寸大于A4規格的，需按A4規格進行折疊或裁減，小于16開規格的需進行托裱；會生銹的金屬物，歸檔時都必須去掉，用線或對紙張無損害的材料裝訂。

（五）認真履行歸檔手續。文書處理部門或業務部門移交檔案時，移交雙方應根據案卷目錄詳細清點，經過認真核對后，如確認無誤，雙方即可履行簽字手續，并將案卷目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。必要時移交單位須編寫歸檔文件簡要說明，交接雙方還應填寫交接清單或移交清單。

（作者單位：內蒙古人口宣傳教育中心）endprint