高校特殊載體檔案管理策略研究

孫琳

一、高校特殊載體檔案的概念和研究必要性

特殊載體檔案是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。她記錄的信息更立體，相比紙質檔案更直觀、生動，在還原事件和現場細節上具有獨特作用，在辦展、編研中尤顯突出，能提升檔案產品的文化性、趣味性，宣傳、教育作用強。本文所研究的高校特殊載體檔案是高校所保存的相對于紙質檔案而言的其他各種載體檔案的總稱。

二、高校特殊載體檔案管理現狀

2013年筆者對20家在京高校進行了調查，85%的高校檔案機構館藏中涉及特殊載體檔案，其中75%的高校涉及聲像檔案，85%涉及到各類實物檔案，僅有10%的高校設有特殊載體檔案的專門庫房；年均數字化存儲量500-1000G的占10%；但80%無備份標準、備份工作未正常開展；30%的高校有校史館，15%的高校辦展時由檔案機構負責實施。高校特殊載體檔案主要集中在影音聲像檔案，縮微膠片，印章，獎杯、錦旗、標牌，對外交流中的紀念品，校友捐贈物品，書畫作品，教學或科研標本，電子檔案等。

（一）現行管理方式和理念與當前檔案工作發展趨勢不相協調

特殊載體檔案在校園文化傳播、校史校志展陳、國內外交流、學生德育教育、學校信息資源產品開發中發揮的作用越來越重要。文書檔案的歸檔工作通常相對規范，被調查的高校中有90%使用相應的檔案管理軟件進行管理，但特殊載體檔案還存在“意識不強、重視不夠”和“管理制度體系不健全、落實力度不夠”，想用時急找、平時全面系統收集難等問題。有些聲像檔案未及時歸檔，待歸檔時已難以準確著錄，有些部門或個人將特殊載體檔案據為己有。很多學校沒有專門的特殊載體檔案管理制度，缺乏必要的章法或是落實力度，沒有形成有效的監督和保障措施，檔案的標準化、規范化管理程度與當前發展趨勢不相協調。

（二）專業保管條件不足

1.經費不足，缺乏保管設備、專門庫房

由于載體類型眾多，技術、環境等保管條件的要求高于紙質檔案，經常需要借助設備才能利用，管理和傳播的成本相對較高；實物檔案形態各異、尺寸不一，保管條件要因質地不同而區別對待。雖然國家檔案局2011年第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》中提出：“檔案館在收集檔案時，應同時收集有助于了解檔案內容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必須的專用設備。”但實際工作中大部分高校專用設備接收長期沒被列入收集計劃，專用設備的不足會影響檔案的保管和提供利用。專門庫房、專業設備的缺乏影響檔案實體的安全保管，有時也制約了特殊載體檔案的收集工作，影響檔案人員的收集積極性和相關部門的移交熱情。除一些專業學校（如戲劇、影視學院），各高校特殊載體檔案的數量相對有限，一些影音、電子檔案的生成或播放設備既沒有按要求同步歸檔，也未按需求購買或升級。

2.人員技術問題

產生特殊載體檔案的部門很多，非檔案人員的歸檔意識和技能有限，而檔案人員中懂得特殊載體檔案生成、管理技術的人也有限——在調查對象中高校檔案機構管理特殊載體檔案的工作人員45%為檔案專業畢業，只有10%接受過特殊載體檔案管理的專門培訓。45%的高校在進行數字化備份時出于技術、設備、人員的綜合因素會選擇外包。

三、高校開展特殊載體檔案管理工作策略建議

針對上述調查，筆者建議以切實保護特殊載體檔案原件為基礎，以開展數字化建設為抓手，系統開展特殊載體檔案管理建設工作：

（一）加強宣傳、強化意識，制度立檔、有范有綱

特殊載體檔案管理需要領導重視，全員參與，是一項全局性工作，要借助重大校園活動、檔案節日（如檔案館日）、利用檔案為學校解決重大實際問題等有利時機，搭車展示與專門展示相結合，提升宣傳水平，引起全員重視，爭取各方支持，開門辦檔案。檔案工作制度，不只是檔案部門的工作制度，是包括整體規劃、部門協作、團隊建設、資金投入、具體操作規范及工藝流程等內容的集成化、立體化概念集。管理工作必須邏輯清晰、制度明確，要充分考慮到程序性、前置性和相互關聯性，每個環節都應根據本校實際嚴格規范。規范體系中要包含歸檔范圍、保管期限、組織確立、制度保障、技術支持、安全保管、提供利用、修復、銷毀、人才培養等各個環節；建立考評體系，對部門領導、兼職檔案員以及檔案工作人員嚴格考核，落實獎懲。

（二）規劃以數字化為核心的特殊載體檔案管理模式

高校檔案數字資源包括教學、教務、思政、人事、財務管理等專業數據庫直接生成的數字資源以及館藏檔案的數字化成果，涉及到高校管理的各個領域，其他載體檔案相應實現數字化管理應該是大勢所趨。高校檔案管理部門應與時俱進，制定相關發展規劃，制定標準參數、建立數據中心，做好基礎工作。

標準的制定非常關鍵，各校在進行檔案數字化或數字化資源庫建立時要充分以檔案數字化地方標準或行業標準為依據，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《北京市國家機關電子文件歸檔工作規定（試行）》、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）、《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）等，主動了解行業內的通行做法，確保避免要求過低達不到需求效果、過高增加許多無謂成本的局面。

設計數據存儲中心時要注意根據高強度、長時間，并發訪問多和高讀/寫穩定性的數據處理特點進行選擇，做好頂層設計，充分體現發展性、系統性、長效性，對特殊載體檔案管理系統的有效建設與持續發展起到重要的保障作用。磁盤陣列是直接附加存儲（DAS）的主流設備，但受服務器擴展能力的限制，不可能無限擴容，容量受一定限制；網絡附加存儲（NAS）將存儲設備從服務器上脫離開來，完全獨立于網絡中的主服務器，通過網絡共享方式給各用戶機體提供網絡數據資源服務。無論采用何種載體安全備份都要進行，有條件的學校要做好異質、異地備份。endprint

（三）建立標準化的流程，切實保障特殊載體檔案的實體安全

流程控制是管理的重要手段。由于不同載體的載體性質各異，若想集成管理，要以數字化為引擎、以統一的流程控制作為支撐。各類載體檔案管理的主要環節不外乎接收、核驗、入庫——接收時對聲像檔案通過采集設備采集視音頻文件，其他載體檔案通過掃描、拍照手段進行數字化；核驗時著錄或補充檔案相關信息以及進行必要的格式轉化、轉移存儲；入庫時不僅原件要入，數字化備份副本也要虛擬入庫（進入數據庫）管理。原件入庫要根據不同載體對溫濕度、磁干擾等具體保管要求選擇適宜的方式集中管理。沒有專用庫房可采用購買恒溫恒濕膠片柜等單體設備的方式進行解決。由于有了數字化版本，既能看到檔案原貌，檔案原件也能減少使用，既安全又方便、節約管理時間和成本。

（四）以提供增值服務、提升服務水平為抓手，開展多種形式的收集工作，不斷擴充檔案資源

數字化管理為核心、信息化管理為手段的管理方式，可進行跨載體查詢、更全面的進行檢索；同時可以根據利用程序和權限賦予情況及時取得數字資源或根據著錄的存址便捷查找，減少人工環節；使檔案資源開發更易系統、便捷的實現，有助于更好地落實“檔案十二五規劃”中“以人為本、服務先行、安全第一”的三大戰略，由簡單服務向“增值服務”提升，不斷提升服務水平：比如為文書檔案和特殊載體檔案建立互見號，互為佐證；為利用者所查的某張照片進行“專題圖片”編研；為某件事、某張照片尋找親歷者，彌補照片、證書等實物檔案的說明不詳盡等問題。擴大了檔案工作影響，有利于開展檔案的收集工作。在向各部門正常接收外，要注意向重點部門和重點人物（攝錄人員、著名學者及優秀學生等）特殊收集，收檔對象、時間、形式上要打開思路、不拘一格。

（五）創造管理條件、注重人才培養，安全、經濟的進行管理。

就高校的特殊載體檔案數量和資產管理制度而言，將各種配套設備一一歸檔不易操作也不經濟，一些特殊載體檔案的生成軟件歸檔可能還會涉及到版權問題。檔案人員既要創造條件，不斷積累、擴充檔案設備，也要探索既安全又經濟的手段，尋找適合本單位的道路——如利用業務部門的相對閑時進行特殊載體檔案的定期檢查、備份、編研，在不違法保密和安全規定的情況下租賃設備或外包業務進行檢查、備份等來降低保管成本、提供保管條件。

（作者單位：北京聯合大學應用文理學院）endprint