淺析到期檔案的鑒定

戴敬彬

無論是綜合檔案館還是檔案室都保存著一定數量達到保管期限的檔案。這部分檔案早已過了保管期限，如何對他們進行鑒定，已經成為檔案界普遍關注的焦點。一些到期檔案未能及時鑒定而長期積壓，使得已失去保存價值的文件材料與檔案共處一室，擠占有限的檔案庫房空間，耗費不必要的人力、物力、財力，不符合重要檔案應得到重點保護原則，妨礙檔案信息化建設，直接影響檔案信息資源的開發與利用等問題，不利于檔案部門自身的發展，應當引起檔案同仁的重視。

檔案鑒定工作被動滯后的原因是多方面的。結合實際工作，筆者認為主要有以下幾方面的原因：

一、對檔案鑒定工作不夠重視

普遍認為檔案鑒定是牽一發而動全身的工作，不僅費時費力，還冒一定的風險。如果檔案鑒定不準確，或者錯誤地銷毀了有用的檔案，就會給檔案工作造成難以彌補的損失，需要承擔歷史責任。在這種思想的支配下，要么不開展檔案鑒定工作，任到期檔案長期積壓；要么在庫房爆滿無法接收檔案入庫情況下，不得已才開展，以清理庫房為主要目的檔案鑒定活動。基于這種認識，檔案鑒定工作的被動、不規范在所難免。

二、缺少檔案鑒定工作計劃

由于缺乏具體周密的檔案鑒定工作計劃，對檔案鑒定事項及相關人員沒有明確、具體的要求，造成不能事先安排人力和物力，使檔案鑒定工作陷入斷斷續續進行或者不得不草草收場的局面。這種不規范的鑒定活動不僅達不到預期的效果，還擾亂了原有的工作秩序，對檔案的統計利用工作影響很大。

三、檔案鑒定標準模糊，操作性不強

檔案鑒定是工作人員按照一定的原則和標準，對檔案進行鑒別、判斷和處置的一種主體活動。但鑒定原則和標準中諸如“全面的”、“歷史的”、“重要的”、“一般的”、“效益的”等概念比較籠統、抽象，在實際工作中不易把握，導致工作人員普遍存在畏難情緒，擔心萬一操作不當給檔案工作帶來不可挽回的損失而承擔歷史責任，以致不能正常開展檔案鑒定工作。

四、檔案鑒定工作人員能力不足

檔案鑒定工作是一項較為復雜又存在一定風險的工作，要求鑒定人員不僅要有較強的責任心和嚴謹細致的工作作風，具有檔案鑒定工作的知識、技能和相關學科的知識，熟悉檔案鑒定標準，還要有較好的文化基礎和較強的分析判斷能力，能對鑒定對象的現行效用和潛在價值做出較為準確的評估。但具備上述條件的檔案鑒定人員較為緊缺，從而成為檔案鑒定工作難以正常開展的原因之一。

對保管期滿檔案的價值重新進行甄別和鑒定，確定檔案室留存還是銷毀，其結果會使一部分檔案的實體消亡。它是關系到檔案“生死命運”的一項責任重大的工作，要求檔案員必須做好大量的前期準備工作。結合以上檔案鑒定工作被動滯后的原因分析，筆者認為應從以下幾個方面入手，不斷提高檔案鑒定工作。

1、加強學習，提高認識

檔案鑒定是檔案管理工作的重要組成部份，認真做好檔案鑒定工作是《檔案法》和《檔案法實施辦法》賦予檔案工作者的神圣職責。檔案人員要充分認識檔案鑒定工作的重要性，把檔案鑒定工作列入檔案工作發展規劃，提到企業管理的重要議事日程，扎扎實實做好檔案鑒定工作。

檔案鑒定是通過“去粗取精”提高管理效益的一項重要工作。通過對庫藏檔案進行鑒定，正確判定檔案價值，剔除已失去保存價值的材料，有利于提高庫藏檔案的質量；有利于緩解檔案庫房緊張、設備短缺、經費不足等方面的壓力，使人、財、物得到合理安排和有效利用；有利于重要檔案的重點保護，若意外發生，重點檔案能得到迅速搶救，最大限度地減少檔案損失。更重要的是，通過檔案鑒定工作，能使檔案管理人員進一步熟悉掌握庫藏狀況，發現檔案收集、整理、保管、統計、編目等工作環節中的缺陷和不足，采取相應的措施加以補救和完善，能夠更及時、準確地提取檔案材料服務用戶，實現檔案鑒定工作帶動其他環節工作向前發展，促進檔案管理工作的良性循環。

2、切實做好檔案鑒定工作計劃

一個合理完整的檔案鑒定工作計劃，不僅要規定什么時間由什么人用什么方法完成什么內容和達到什么目的，還必須有相應的監督管理措施，明確由什么人在什么階段履行什么職責，承擔何種責任。只有這樣，檔案鑒定工作才能有組織、有步驟、有落實的穩步向前推進，最終達到預期的目標。在實際工作中，必須全面掌握被鑒定對象的基本情況，確定需要共同參與工作的部門及相關人員，明確鑒定標準和鑒定方法、工作流程及時間安排、具體工作內容及責任人等，從總體到細節對檔案鑒定工作進行統籌安排，從而形成具體詳實的檔案鑒定工作計劃。一般來說，期滿檔案鑒定工作計劃應包含以下基本內容：待鑒定檔案的形成時間、數量、來源及構成；檔案鑒定工作的依據、標準和方法；鑒定委員會成員名單和參加鑒定工作人員名單；鑒定工作內容、責任者及日程安排；檔案鑒定后的處置、應銷毀文件的專題審批報告及附列清單、檔案鑒定工作總結、鑒定工作材料的歸檔保存等事項的規定和說明。

3、制定完善檔案鑒定標準

檔案鑒定的實質，是主體對客體的一種價值評價活動，即作為主體的工作人員以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的過程。由于參與評價的工作人員存在著學識水平、分析問題能力等方面的差異，加上檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，因此在對檔案進行價值鑒定時，如果作為主要評價尺度或標準的檔案保管期限表存在條款過于簡練，用語寬泛、含糊、籠統，操作性不強等問題，就容易出現不同的鑒定意見或結果，造成不必要的重復勞動。

在具體制定檔案保管期限表時，可將上級機關的檔案保管期限表作為技術性參照，結合本單位實際情況并充分考慮檔案的來源、內容、職能、歷史、相對價值、特殊年代、利用率等方面的因素，制定出合乎規范、切合實際、條款細致、用語準確、可操作性較強的檔案保管期限表，以增強鑒定過程的科學性。盡量避免因個人主觀性的局限而對檔案鑒定造成損害，盡量弱化因鑒定的時代局限性給后世檔案利用所造成的不良影響，最大限度地實現檔案鑒定工作的科學性及鑒定結果的準確性。

4、培養和充實檔案鑒定工作人員

檔案價值鑒定是一項關系“檔案存亡”的重要工作，是鑒定人員在認識檔案客觀屬性的基礎上，對檔案滿足未來利用需要的預測和評價。與其他環節的檔案管理工作相比，具有主觀性，決斷性和不可逆性的特點。這種預測難以完全準確，但又必須力求準確，因此，培養“博而專”的檔案鑒定人員顯得尤為重要。結合煙草行業的特點和現狀，筆者認為可以從以下途徑來緩解當前鑒定工作人員緊缺的壓力：一是在檔案工作人員中大力開展檔案鑒定知識的教育培訓工作，如：崗位培訓、專業人員繼續教育、遠程網絡學習等，使檔案人員真正從思想上重視檔案鑒定工作，理論上系統掌握檔案鑒定原理和鑒定方法，在工作中能夠應用檔案鑒定理論指導實踐，并善于分析、總結，不斷提高檔案鑒定工作水平。二是建議在天津市檔案學會建立檔案鑒定專家庫，據需要承擔不同專業、不同級別的鑒定評審和業務指導以及業務咨詢等工作。特別是檔案鑒定工作中的一些“疑難雜癥”能夠得到專家的診治，對于增強檔案鑒定人員信心，鼓勵開展規范有序的檔案鑒定活動有重要的意義。

檔案鑒定是檔案管理工作的重要組成部份，與發達國家相比，目前我國檔案鑒定理論相對薄弱。為改變這種狀況，我國檔案學界始終不懈努力并取得了可喜的進步。我們要在現有檔案鑒定理論和方法的指導下，做到有組織，有計劃，統籌兼顧，積極穩妥地推進檔案鑒定工作，不斷探索檔案鑒定工作規律，逐步提高檔案鑒定工作水平，竭力提供優質高效的檔案信息服務，才是檔案工作者應有的態度和作風。筆者堅信，只要大家共同努力，檔案鑒定工作健康蓬勃發展的春天已不遙遠！

（作者單位：天津市東麗區煙草專賣局）endprint