網絡環境下的文檔管理工作芻議

王文蓮

在網絡環境下，文檔管理對象由原先的紙質文檔為主逐步向紙質文檔、電子文檔并存，甚或是電子文檔獨領風騷的電子時代轉變，如果仍固守傳統的管理模式與框架，必將影響文件與檔案在網上功能的擴展。適應時代要求，運用網絡信息技術實現對傳統文檔管理工作的催化和改造，是拓展文檔信息的生存價值和發展空間的必由之路。

一、網絡環境下文檔管理工作面臨的新變化

1.文檔信息對設備的依賴性。電子文檔的數字化信息形態，對設備的依賴性顯而易見。而計算機設備及其網絡遇到的諸如病毒侵害、黑客騷擾、硬件失靈等意外破壞，決定了電子文檔面對意外事件表現出來的脆弱；互聯網的開放性，又決定了在保密技術不成熟的環境下，電子文檔的安全將時刻面臨考驗；隨著時間的推移，電子文檔的可讀性能，同樣存在著對設備的高度依附。

2.更加重視對信息的貯存與轉換。紙質文檔，由于其信息與載體是統一的，存貯與讀取都相對穩定；電子文檔不同，在沒有閱讀工具的情況下，文檔信息就無法獲取，此外，由于存貯形式（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，外表看來保存完好的電子載體（以數碼形式存放于磁盤、磁帶、光盤等載體），信息也不能讀取，因此，電子文檔對信息的存貯方式和轉換方式有著更高的技術層面和管理方面的要求。

3.發文程序網絡化對信息的憑證性、真實性、安全性產生深刻影響。不少單位發文程序在網上進行，因此各種文件的生成、運行和歸檔、借閱等已不再局限于傳統的面對面的工作模式，這樣將帶來一系列的問題：其一，由于文件生成過程中初稿、定稿、歸檔文稿界線模糊，當重要決策、重大事項出現問題時，面對事后責任，無法通過電子歸檔文稿反映出當事人的權責；其二，由于收文單位和個人，均可將電子圖章取出進行單獨保存以備用（即使是加密文件，只要能看到，電子圖章也可取出），一旦有人需要冒用公章以謀利，就成為輕而易舉的事。其三，由于制度的約束與控制力較差，一些重要公文未經歸檔就被從服務器中刪除，造成其安全性受到挑戰。

4.網絡系統核心技術的開發缺乏“本土化”實力。當前，信息管理普遍以Internet為核心，以Web技術為基礎，以Browser作為軟件集成環境。控件技術或網絡對象連接技術、多媒體文檔結構以及跨越多種操作系統和多種數據庫平臺的應用系統，是檔案信息網絡生成不可或缺的條件，然而目前檔案信息網絡的系統定位、軟硬件配置等核心技術絕大部分來自于國外企業，我國自主研發的成果很難占一席之地，芯片數據被國外系統開發人員破解，只是時日問題。自2009年以來，美國已針對中國網絡發動了大規模的入侵活動。2013年的斯諾登棱鏡門事件暴出，受到美國國安局信息監視的主要有10類信息：電郵、即時消息、視頻、照片、存儲數據、語音聊天、文件傳輸、視頻會議、登錄時間和社交網絡資料。該事件的發生，應當給我們再次敲響警鐘。

二、網絡環境下文檔管理工作的應對策略

電子時代，是社會發展的必然趨勢。極大的存儲、海量的信息給人類帶來便捷、愉悅的同時，也迫使我們思維方式、工作方式的轉型。文檔管理工作要獲得長足的發展，就必須尋找到躋身網絡社會的路徑。

1. 服務至上，創新文檔管理理念

管理理念對管理的影響是深層次的，不僅決定著管理模式和管理手段，而且決定著管理結果。網絡環境下，網絡技術以其所提供的信息知識和技術手段不斷沖擊著傳統的文檔管理理念，服務理念已滲透到文檔管理的架構、過程、方式等各個方面。也就是說，既然網絡提供了新的數字管理工具，而且強化了一切有利于檔案管理的設施，那么文檔工作就有責任借助網絡更便捷、更迅速、更直接、更全面地為社會公眾提供服務。從2008年5月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》即以政府行為的方式助推了文檔“服務至上”理念的快速發展。也由于服務理念的更新，很大程度上推動了我國信息化建設的步伐，在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，“實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造‘一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務”被提上日程。

2. 流程重組，改革文檔管理模式

電子文件產生于各機關、企業、部門、團體實施管理、履行職能的工作中，文檔管理只有與業務工作實現對接，才能將電子文件真正引入到文檔管理的范圍內。因此，文檔管理領域要“前延后伸”，前與業務工作接軌，后與檔案向特定對象的服務和向社會的開放服務相連接；文檔管理工作不僅要構成自身完整的生命歷程，還要與社會互聯網實現融合和統一。對此，有學者借鑒由美國管理學家于1993年提出的“業務流程重組”，即對整個業務過程進行重新定義和設計，“其核心是過程管理思想或過程再造思想，即通過業務流程的重組把原來以職能分工的運作體系改變為以作業流程為基礎的組織形式，實現組織結構扁平化，提高組織的效率和效能。”這種業務流程重組，能充分體現網絡環境下以信息服務為中心、以用戶需求為導向的思想，它重新考慮設計了業務流程，從管理理念到組織機構，從業務內容到人員資源，從服務內容到服務方式都進行了全方位、深層次的變革。

3. 跨越時空，推行信息智能服務

網絡信息技術的飛速發展，為人們渴求快捷有效地利用檔案資源提供了可能。與傳統檔案服務受時空、地域和服務方式等因素制約相比，以利用網絡化、數字化為重要特征的“利用者自我服務”模式應當成為今后服務的主旋律。2009年12月18日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在全國檔案工作會議上提出，“要充分運用我國目前正在推進的電信、計算機、電視‘三網融合這一機遇，把已上和可上計算機網絡的檔案信息，向手機、電視等媒體擴展，更大限度地實現檔案遠程服務。”《數字檔案館建設指南》的宣貫，也在這次會議上提出 。一個檔案從“物的傳遞”轉變為“信息和知識的傳遞”的時代已經到來。

4. 安全第一，建立技術防范體系

電子文檔有兩種形式的“生命”：借助載體而存在的“物理生命”和以特定編碼格式構成的“信息生命”，其安全問題，也關系到電子文檔的“物理生命” 與“信息生命”。保護“物理生命”，從防機械損傷、防磁、控制環境溫濕度等方面入手，解決起來相對容易。保護“信息生命”則應重視：（1）保證持續可讀性。國家檔案管理部門應當與IT部門合作，討論與研制絕對電子版（絕對電子版即不可能產生硬拷貝的電子公文）的長期保存問題，因為許多電子公文不一定都可能產生硬拷貝供檔案館長期管理。對于用電子載體保存的數據，應經常進行檢測，判定被檢載體是否需要重寫或更新，以防止電子文檔突然損壞造成數據丟失；（2）防范電腦病毒。應對連接網絡的每臺計算機進行病毒掃描，不僅要對各文件的讀寫和執行操作進行病毒掃描，還要對所有文件類型進行病毒掃描。從網絡邊界、網絡傳輸和計算機主機不同層次建立病毒控制制高點，建立縱深的病毒防御體系，實現全面防御病毒；（3）控制非法存取。通過用戶合法身份的確認和檢驗，用防火墻將沒有使用和管理權限的用戶擋在系統之外。在此基礎上，確定每一用戶的不同使用權限，將其分為基本存取權限、數據檢索權限、數據處理權限、獨立于數據值與數據值有關的存取權限、與時間或地點有關的存取權限等，使檔案信息系統的安全得到保證；（4）合理進行數據備份。除了運用硬磁盤保存、磁帶保存、光盤保存等進行簡單數據備份，還可以運用磁盤陣列、雙機熱備份、雙機異地熱備份方式等進行數據備份。

5. 人才保障，提升隊伍業務素質

當前，無論是檔案資源加工的數字化，還是檔案信息傳輸的網絡化，都是以計算機技術、通訊技術為基礎，離不開信息技術的應用，檔案工作者要努力學習相關知識，盡可能多的熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描與加工等現代化技術，并在檔案信息加工及傳播技術、網絡信息檢索技術方面有所側重。

總之，只有用發展的眼光，遵循創新突破的原則開展文檔管理工作，才能贏得利用者的滿意，才能讓文檔工作在現代化建設中展現出獨特的魅力。

（作者單位：大同市第五人民醫院）

參考文獻：

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[4]電子文件對檔案管理的挑戰.http：//blog.sina.com.cn/u/1825398601endprint