淺談紙質(zhì)文件與電子文件的管理

朱燕

摘 要：現(xiàn)如今，社會在不斷進(jìn)步，辦公自動化越來越普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已不能與最新技術(shù)接軌，在紙質(zhì)文件的管理經(jīng)驗(yàn)上及信息技術(shù)促進(jìn)了電子文件管理的完善。作為一名檔案管理者，面對技術(shù)的變化及檔案管理的要求，必須有清晰的頭腦，無論是紙質(zhì)文件還是電子文件都要進(jìn)行有效的管理，這就需要我們分清兩種文件形式的不同特點(diǎn)，在重視現(xiàn)代化電子文件管理的基礎(chǔ)上還有重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理。本研究中，筆者在介紹紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)及分析兩者在管理上存在的差異的基礎(chǔ)上，對不同介質(zhì)受技術(shù)壽命差異的影響、信息保護(hù)的差異對不同介質(zhì)的影響及雙重管理紙質(zhì)、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了闡述，以供讀者參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)文件；電子文件；管理

隨著網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)在使用紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上已開始使用電子文件，并且管理形式不斷翻新。由于電子文件具有傳遞快捷、操作方便、存儲空間較小等特點(diǎn)，給檔案管理工作帶來了極大的方便。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比具有極大的優(yōu)勢，紙質(zhì)文件與電子文件使檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都發(fā)生了較大的變化，那么在傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式中進(jìn)行比較，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)結(jié)合，是目前檔案管理所面臨的一個重要課題。

一、紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)

隨著電子文件的誕生，在很長的一段時間里電子文件與紙質(zhì)文件都會處于共存的狀態(tài)，必然會對兩種文件形式分別進(jìn)行管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。當(dāng)兩個文件管理系統(tǒng)在同一個機(jī)構(gòu)中共存時，相互之間會不斷的調(diào)整自己的特點(diǎn)、角度，并在不斷磨合過程中產(chǎn)生一定的依賴性，但是又是相互獨(dú)立的；既互相影響，又各自發(fā)展；既共同承擔(dān)著又各自分擔(dān)的責(zé)任。在一定環(huán)境下，兩種不同的文件形式之間的相互影響也具有一定的積極作用，不僅能夠進(jìn)一步加強(qiáng)各自的功能，還能夠更大的發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

二、紙質(zhì)文件與電子文件在管理上存在的差異

（一）紙質(zhì)文件與電子文件管理流程不同

紙質(zhì)文件整理活動是紙質(zhì)文件管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理目的主要在于使檔案組成一個有機(jī)體系從而為方便利用提供有效的條件。紙質(zhì)文件在進(jìn)行系統(tǒng)化管理時，首先需要對文件資料進(jìn)行立卷歸檔，例如：分類、排序并編號等等，之后按照卷宗目錄順序?qū)⑦@些卷宗進(jìn)行固定，這樣有利于紙質(zhì)檔案后期的進(jìn)一步管理，同時也方便使用者能夠快速找到需要的卷宗。

電子文件管理主要是從計算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)和檔案管理的基本規(guī)律出發(fā)，制定一個歸檔電子文件管理系統(tǒng)軟件。其主要包括了電子文件的形成、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計及保護(hù)等內(nèi)容的管理。對于電子文件，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)帶動下有多種不同的儲存方式，如：磁帶、硬盤、光盤等等，電子文件與紙質(zhì)文件相比，其最大的優(yōu)勢在于便于保存，記錄采取非接觸式，搜索引擎快速搜索，存儲量比較大，數(shù)據(jù)讀取、傳輸速度比較快等。

（二）電子文件與傳統(tǒng)檔案整理方式不同

紙質(zhì)文件管理需要有機(jī)聯(lián)系實(shí)體系統(tǒng)固定文件，建立檔案實(shí)體的科學(xué)秩序，并能支持和實(shí)現(xiàn)檔案檢索。紙質(zhì)文件與電子文件特性不同，所以兩者管理的方法和原則也有一定的不同。電子文件管理是將收集積累的電子文件按照一定的原則和方法進(jìn)行分門別類整理。管理過程中主要包括兩個層次：一是進(jìn)行分類、排序。將計算機(jī)載體中雜亂、零散的電子文件按照電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、標(biāo)引及組合等，使電子文件能夠處于有序的狀態(tài)；二是建立數(shù)據(jù)庫。通過計算機(jī)系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行分類編號，并進(jìn)行迅速、多角度的整序。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件的價值鑒定不同

鑒定紙質(zhì)文件與電子文件的保存價值，其中紙質(zhì)文件主要是依據(jù)文件的憑證、參考應(yīng)用等，而電子文件則是以自身的可讀性所決定的。但隨著社會的不斷發(fā)展，兩者的鑒定標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及方式等均會隨之發(fā)生變化，例如：電子文件的保存價值除了原來的可讀性，現(xiàn)在還增加了其內(nèi)容涵蓋的范圍。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的制作更為方便，而且還可以根據(jù)用戶需求對其中的數(shù)據(jù)、文字、圖片等相關(guān)信息進(jìn)行修改或者完善，但是到目前為止，電子文件的價值在法律上仍然無明確的定義或者概述，因此電子文件的保管價值需根據(jù)用戶需求而定。

（四）紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔方式不同

紙質(zhì)文件歸檔立卷工作比較簡單，一般根據(jù)紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)程序和相關(guān)要求進(jìn)行。但是電子文件在歸檔時需要面臨很多問題，很多人對電子文件認(rèn)識還存在誤區(qū)，認(rèn)為電子文件中許多東西都是無用的，因此為了減少工作量而隨意增減電子文件的歸檔內(nèi)容；電子文件歸檔需要依靠計算機(jī)輸入，在實(shí)際操作中有些人對計算機(jī)操作技能不熟悉，在電子文件的歸檔過程中產(chǎn)生畏難思想。

（五）紙質(zhì)文件與電子文件在保管方式上存在差異

紙質(zhì)文件的表現(xiàn)和存儲形式簡單直觀明了，具有方便閱讀和保存的特點(diǎn)。紙質(zhì)文件形成后，一般由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一編目、分類保管，但在保管過程中必須注意紙質(zhì)文件是否有發(fā)黃、蟲蛀、字跡褪變、霉變等現(xiàn)象，以避免影響到文件的長期可讀性，這也是檔案部門在紙質(zhì)文件保管工作中的重要環(huán)節(jié)。對于電子文件而言，對其長期的可讀性具有一定影響的因素主要是新媒體產(chǎn)生與推廣應(yīng)用以及新型的存儲工具等。為了有效避免上述問題，一般檔案管理部門在收到電子文件時，普遍采取紙質(zhì)文件與電子文件共同保存方式，或者將不同的電子文件統(tǒng)一格式，從而提高了電子文件的高效利用率。

三、不同介質(zhì)受技術(shù)壽命差異的影響

當(dāng)紙質(zhì)文件形成之后，影響其保存時間的因素主要涉及檔案室溫度、濕度以及存儲方式等等。電子文件的保存時間除了受到保存環(huán)境因素、方式的影響之外，與當(dāng)時的存儲設(shè)備等也有一定關(guān)聯(lián)性。電子文件是通過計算機(jī)操作軟件將相關(guān)信息輸入，因此讀取這些資料需要依靠計算機(jī)技術(shù)。但是由于現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息存儲技術(shù)等不斷的更新?lián)Q代比較快，若存儲電子文件的設(shè)備未及時更新，則無法有效讀取相關(guān)信息。電子文件存儲技術(shù)落后的主要表現(xiàn)為：一方面是無法及時找到相匹配的產(chǎn)品，主要是某些電子存儲產(chǎn)品生產(chǎn)廠商停止生產(chǎn)；另一方面則是由于現(xiàn)代電子讀取技術(shù)更新而當(dāng)初的存儲方式無法識別。在常規(guī)情況下，影響電子文件的安全性的因素主要現(xiàn)代電子技術(shù)革新，其與自身存儲設(shè)備硬件損壞相比更為嚴(yán)重。endprint

四、信息保護(hù)的差異對不同介質(zhì)的影響

在檔案管理中，紙質(zhì)文件管理的最重要的目的是最大限度延長檔案的保存時間，紙質(zhì)文件最佳的優(yōu)勢在于其信息與載體是融為一體的，若紙質(zhì)文件的載體能夠很好的保存，那其所記載的信息也就能夠長久的保存下去。電子文件與紙質(zhì)文件相比，雖然都是記載信息與載體融為一體的，但是最大的缺點(diǎn)是其中的信息可以被隨意更改、刪除或者盜竊等，另外近幾年來計算機(jī)病毒對于電子文件的保護(hù)也產(chǎn)生了嚴(yán)重威脅，若存儲電子文件的計算機(jī)系統(tǒng)被病毒入侵，其內(nèi)部存儲的文件則可能受到損失。

對于電子文件的安全防護(hù)，在現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的影響下產(chǎn)生了多種不同防御措施或者技術(shù)，如：防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印法、訪問權(quán)限設(shè)置等方式，這樣可以最大限度避免電子文件被計算機(jī)病毒入侵而泄漏、刪除或者修改。其中，數(shù)據(jù)加密法是對未經(jīng)加密的信息進(jìn)行加密處理，使其信息有密碼保護(hù)，輸入正確密碼后才能進(jìn)行識讀；數(shù)字水印法是將作者的印簽、花紋等標(biāo)志通過某種利用技術(shù)方法將其隱藏于電子文件中，這些標(biāo)志在電子文件被拷貝的情況下也不會被拷貝的，這種保護(hù)方法確保了電子文件信息的唯一屬性。

由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，對于一些具有法律效力和憑證作用的文件保存必須為紙介質(zhì)形式。由于電子信息技術(shù)與文件載體具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，并且電子檔案容易被修改，為確保電子文件數(shù)據(jù)的安全性，對電子文件制成拷貝存檔是很有必要的。目前，紙質(zhì)文件、電子文件通常采用“雙軌制”轉(zhuǎn)化為檔案，檔案內(nèi)容以磁、光介質(zhì)與紙介質(zhì)兩種文件進(jìn)行歸檔，即“兩套制”，形成兩套內(nèi)容相同的檔案。在歸檔過程中使用不同的存貯裝具和編目方法。在紙質(zhì)文件與電子文件保護(hù)中，紙質(zhì)文件需要在相對應(yīng)的卷宗中備注電子文件的編碼，而在電子文件中也需要在相應(yīng)位置備注紙質(zhì)文件中的卷宗號，這樣有利于在文件使用時相互參照、補(bǔ)充。

五、雙重管理紙質(zhì)、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于提高工作效率

根據(jù)《規(guī)則》中關(guān)于文件的整理要求提出了可以采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行操作。由于計算機(jī)管理系統(tǒng)中有檢索項(xiàng)，當(dāng)工作人員需要調(diào)取檔案卷宗時，可利用檢索項(xiàng)快速搜索其需要的卷宗。在企業(yè)、事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)中，可以通過上述措施迅速搜索到相關(guān)資料，不僅提升了檢索速度，也節(jié)約了大量時間，給企業(yè)、事業(yè)單位的工作節(jié)約了大量的時間。由此可知，《規(guī)則》中最大的特點(diǎn)是增加了工作效率。

（二）方便檔案統(tǒng)計與專題工作

在檔案管理中，檔案的統(tǒng)計與專題工作是其中最重要的組成部分。在很多企、事業(yè)單位中，對于機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、職稱評定以及重要事項(xiàng)決策等等都屬于檔案專題，而檔案的統(tǒng)計工作中需要檔案人員具備良好的責(zé)任心以及長時間工作才能夠完成。在計算機(jī)電子文件中，可以根據(jù)檔案的不同類型進(jìn)行分類、存儲，一方面計算機(jī)技術(shù)可以在短時間內(nèi)完成人工需要幾年或者幾十年才能完成的工作量，提高了檔案的統(tǒng)計效率；另一方面則是檔案管理人員可以利用檢索項(xiàng)對檔案的卷宗快速搜索，為開展專題工作提供了資料支持。

（三）簡化了檔案工作環(huán)節(jié)

在《規(guī)則》中關(guān)于檔案整理的程序方面，我們可以以件為單位，對所有的檔案資料進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、上架。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理中，我們需要對檔案資料進(jìn)行分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標(biāo)題、編好文件頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄及案卷目錄、填寫案卷封面、歸檔號、案卷號等，而現(xiàn)代電子文件則可以省去其中很多環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的工作效率。

總之，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的影響下，辦公設(shè)備的自動化進(jìn)程也逐漸推廣應(yīng)用，計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)入現(xiàn)代辦公文書、檔案管理已經(jīng)成為一個必然趨勢。在文書、檔案的制作、處理、統(tǒng)計中逐漸普及計算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書、檔案的電子化，從而極大的減輕了檔案人員的工作量，進(jìn)一步簡化了文書、檔案的管理程序，提升了使用效率與質(zhì)量。電子文書的出現(xiàn)，促進(jìn)我國企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動化發(fā)展進(jìn)程，且在以后的發(fā)展中的應(yīng)用范圍將更加廣泛。

（作者單位：國網(wǎng)山西省電力公司芮城縣供電公司）

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