淺談血站實物檔案的管理

張沁霞

摘 要：隨著血站工作的不斷發展，留下了許多記錄著血站的發展史和光榮史的珍貴物品，它們是更直觀、更具真實性的資料， 由此形成了血站檔案管理工作中的實物檔案，做好血站實物檔案的管理將是一項非常有意義的工作。

關鍵詞：血站 實物檔案 管理

隨著檔案事業的快速發展，實物檔案管理作為檔案工作的一個重要分支正日益受到社會各界的廣泛重視。血站在自己多年的發展歷程中，各項工作不斷創新，不斷進步，獲得了諸多的榮譽和獎勵，取得了許多榮譽證書、獎牌、獎杯等，同時，血站在開展的各項社會活動中特別是一些重大對外交往活動中，也留下了許多珍貴的宣傳品、紀念品等，以上物品大多非常珍貴，從某種程度上體現著血站的發展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用，同時還將成為撰寫站史、大事記、年鑒等的依據和憑證。做好血站實物檔案的規范化管理，將是一項非常有意義的工作。

一、血站實物檔案相關概況

（一）血站實物檔案的概念

血站實物檔案是指收集整理的以便于保管的物質實體為載體，反映血站采供血業務、科研、管理、對外服務及社會交往等活動的歷史真實面貌，對血站和社會有珍藏和利用價值的特定物品。 如榮譽證書、停用的印章、名人字畫、各種宣傳品、紀念品等。它是血站檔案的延伸和重要補充形式。

（二）血站實物檔案的重要性

首先，實物檔案直觀生動，富有說服力，是血站文書檔案很好的補充，同時也豐富了室藏，具有很高的收藏價值。同時還將成為撰寫站史、大事記、年鑒等的依據和憑證。其次，利用上級領導、社會各界人士、兄弟單位等來站參觀之際，進行實物檔案的展覽，使更多的人能及時了解血站，支持血站的事業，從某種程度上體現著血站的發展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用。最后，實物檔案還能不斷激發全體職工的工作熱情，增強職工熱愛集體，服務人民的信心，樹立良好的血站形象。因此，做好血站實物檔案的規范化管理，將是一項非常有意義的工作。

（三）血站實物檔案當前的管理現狀

血站檔案部門當前檔案藏品的主要形式是紙質的文書檔案，許多單位對實物檔案的收集管理工作不夠重視，比如有的單位將歷年獲得的榮譽物品雜亂無序的堆放在庫房或會議室的一角；有些隨便找個木柜擺放起來；還有些榮譽物品散放在各科室或個人手中，長期無人過問，時過境遷，不是被污染了，就是遭到損毀或丟失，有的單位甚至給獻血者發放的具有時代特點的宣傳品、紀念品不予留存，從而使實物檔案這種形象、直觀的信息記錄未能象其它門類檔案那樣得到系統的規范化管理，造成了檔案管理工作的缺失。

二、血站實物檔案管理的經驗之談

為了使實物檔案收集管理工作做到有章可循，筆者認為，血站應出臺實物檔案管理辦法或細則。明確實物檔案的收集、 整理、歸檔、保管和利用等方面的相關要求，使實物檔案的管理做到制度化、規范化。

（一）實物檔案的收集

1、遵循的原則

實物檔案的收集范圍不能過大過濫，要注意數量與質量的統一。要本著“藏以致用”的原則，以將來需求利用為導向，與已有室藏檔案相協調，對血站發展歷程中有重大歷史影響、有深遠意義的、有典型代表性的、有特殊個性的實物進行收藏。對于只有一般意義、沒有保存價值的實物不必收集。

2、收集范圍

根據血站自身的特點和實物檔案工作實踐的具體做法，筆者認為血站實物檔案的收集范圍應包括：

（1） 血站從事采供血業務、科研、管理和對外服務活動（包括各種文體比賽）中獲得的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗及各種榮譽證書等。

（2） 血站及各科室停用的各種印章。

（3） 血站在開展的各種重大活動（包括采供血過程）中形成的宣傳品、紀念品、紀念章等。

（4） 上級領導及社會知名人士的題詞和贈送的字畫。

（5） 兄弟單位贈送的禮品、禮物等各種有價值的物品。

（二）實物檔案的整理歸檔

1、分類

實物檔案的分類要根據其形成規律和特點合理分類，一般按其制成材料和載體類型分為：一是獎品類，包括獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、榮譽證書等。二是題名類，包括上級領導、社會知名人士的題詞、贈送的字畫等。三是印章類，包括血站、各科室停用的各種印章等。四是紀念品類，包括采供血過程中形成的宣傳品、紀念品、紀念章，兄弟單位贈送的禮品、禮物等有價值的物品等。

2、排列及編號

實物檔案分類后，以“件”為單位進行整理，如一個獎杯為一件，一張獎狀為一件，一份紀念品為一件，成套的實物以一件計。同一類中再按歸檔時間順序排列，編流水號，一件一號，并在不影響實物品相的合適位置貼上標簽，填寫年度（形成時間）、編號、保管期限。實物檔案的編號由類別號、件號組成，類別號按本單位分類方案編制。如：用“S”表示實物檔案，如果實物檔案類別下再按物品類型分類的可以用“S1”表示獎杯類，“S2”表示獎牌類等，件號是按歸檔時間順序給的流水號，那么“S1—5”即表示該單位獎杯類第5件歸檔實物。

3、編目

實物檔案按編號順序，將內容輸入電腦，編制實物檔案目錄。實物檔案目錄可設置編號、物品名稱、年度（形成時間）、數量、保管期限、存放地點、責任者、互見號、備注等項目。在編目時要注意：獎杯、獎牌、獎狀等榮譽性實物在編寫題名時要寫明獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級；紀念品、宣傳品等實物要在題名中寫明實物名稱、公務活動名稱；題詞、字畫等應具體到個人，如有需要還應注明該人的職務和單位，備注欄中填寫字畫、題詞的規格；印章要在年度一欄填寫印章使用起止時間。重要實物檔案一般要編寫實物檔案內容簡介或事跡摘要。

此外，實物檔案目錄可按類別以活頁形式裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目。

（三）實物檔案的保管

1、保管方法

實物檔案載體形態各異、大小規格不一，小的有獎章、證書，大的有獎杯、錦旗，由于裝具不統一，因此保管方法也不盡相同。可折疊的或小于A4幅面的實物檔案，如證書、獎狀、錦旗等，在貼好標簽后分類別按順序放入實物檔案盒中保管，這樣，既外觀排列整齊又方便利用；較大實物檔案，如獎牌、獎杯、紀念品、字畫等，由于規格不統一，無法入盒保管，可在貼好標簽后放在陳列柜或專用柜中保管；停用的歸檔印章應先蘸紅印泥蓋在白紙上，并在紅色印模下方填寫與實體相同的編號，再將印章清洗干凈，裝在特制的木格盒子里，印模向上，將印有印模的紙一同歸檔。上訴所有包裝外要標示清楚包裝內實物檔案的類別和起止件號。

2、保管要求

對貴重的實物檔案，我們要采取相應措施確保安全，移出檔案室時，要履行簽字手續；對實物檔案要定期清點，做到帳物一致；平時檔案工作者還要注重實物檔案的整潔，做到定期除塵，避免褪色，確保實物檔案完好無損。存放錦旗、證書等易蟲蛀的陳列柜，要投放防蟲劑；實物檔案還應使用數碼相機數字化，并將形成的數碼照片收入實物檔案的電子文本中，為單位撰寫站史、大事記、年鑒等提供方便。

（四）實物檔案的利用

1、利用實物檔案必須嚴格履行登記手續。

2、利用實物檔案原則上只能使用實物照片，如確需使用實物檔案原件，須寫明利用目的，經站領導批準方能利用。

3、歸還實物檔案時，檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢查，核查無誤后方可簽字注銷。如發現損壞，應立即追究責任。

此外，要想切實做好血站實物檔案的管理，檔案工作者還必須在站內主動溝通協調，積極耐心宣傳，真正獲得單位領導重視，取得廣大職工支持，進而使實物檔案的管理實現制度化、規范化。如此，血站實物檔案管理才能真正步入科學管理、有效利用的良性軌道。

（作者單位：晉城市中心血站）

參考文獻：

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[2] 江中蘭.加強“實物檔案”管理和利用 [J].四川電力技術.2002.（5）endprint