論高校檔案管理信息化建設

趙志宏

摘 要：檔案管理作為現代高校教育管理系統的一個重要組成部分，要逐步跟上現代化的腳步，一改往日的舊制度，盡早實現信息化管理。

關鍵詞：高校 檔案工作 信息化 人員業務素質

檔案管理作為現代化高校教育管理系統的一個重要組成部分，不僅僅是對教育信息的收集，整理，更應發掘出其更多的價值，為高校發展打下更好的基礎。然而，在應用技術現代化的驅使之下，信息技術的發展為檔案管理提供了前所未有的優越條件，其信息化的實現也逐步普遍開來。作為檔案工作者，我們更應積極加入到檔案信息化建設中來，讓檔案信息利用率實現最大化，價值實現最高化。

一、當前存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視

一直以來檔案管理工作都被視為保管教育資料，抄抄寫寫的工作，因此無論是高校本身還是檔案工作人員，都對檔案管理的工作重視不夠，這直接導致了工作效率不高，埋沒了檔案本身為高校帶來更大效益的潛力。

（二）檔案管理缺乏應有體系

首先，從高校檔案人員素質來看，多數都是沒有經過太多專業的知識培訓，檔案工作對高校的意義認識太淺。多是由經驗辦事兒，很多細節也都沒注意到。并且很多檔案工作人員都身兼多職，根本無法全身心的投入到檔案工作中去。其次，多數高校對檔案工作不夠重視，設備簡陋，辦公地點狹小，幾乎都是手工調檔，直接導致工作效率低。

（三）檔案整理不規范

由于高校本身的不重視及檔案人員在意識上的偏差，導致檔案無法及時收集，整理，加工，以及檔案分類不夠明確，收集整理程序簡化，檔案保管期限劃分不明確等等問題，因而使后繼工作產生了許多不必要的麻煩。

二、檔案管理信息化建設的意義

通過網絡手段一改往日傳統整理檔案的方式，實現檔案收集，整理的一體化，更有利于實現檔案信息對高校的實際意義。檔案信息是所有高校的基礎性資源，檔案信息化建設是當前的必然趨勢。從另一方面來看，檔案信息化目前也是社會資源共享的最好方式。所以，我們必須從自身，從外部都進行努力，盡快實現信息化。

（一）檔案信息化建設促進社會發展

檔案信息化就是一種快捷高效簡便的新型檔案管理系統模式。通過這種模式，來更加方便簡易的獲取檔案信息資源，從而提高了檔案工作的效率，增大其效益，并更好地實現資源共享。亦有利于高校檔案管理的規范化，標準化，讓檔案資源能夠更好的服務于高校。

（二）檔案信息化建設是規范高校檔案管理工作的必然選擇

隨著系統信息化的普及和電子技術的發展，高校檔案也開始逐步向信息化系統化靠近。將收集好的檔案直接輸入預設系統，既方便以后的查閱，又能夠在系統中直接讀出相關統計數據。即實現了對檔案的全程電子化管理，極大的提高了工作效率和工作質量，這是電子技術發展對檔案工作的重大意義所在。因此，也是規范高校檔案管理工作的必然選擇。

（三）檔案信息化建設更有利于實現資源共享

通過電子信息技術和專業設備，利用科學的管理方式實現對高校檔案信息的對比和剖析，通過對檔案信息的深度了解，實現對其的充分利用，讓檔案信息更好的服務于高校建設。同時，網絡化的實現也讓高校檔案透明度大幅增加，實現對外開放，更好的走向社會。

除此之外，檔案工作人員的專業素質提高也是很重要的，工作人員必需用自身的專業素質對整個信息化系統進行操作控制，才能進一步加快檔案管理信息化建設的腳步。

三、檔案管理信息化建設的策略

（一）必須建立高質量的檔案信息網絡系統

目前檔案現代化管理工作仍不夠嚴謹，比較松散，檔案管理應用的軟件程序各不相同，標準化，專一化程度低。因此，應盡快規范檔案現代化管理系統，使其逐步有序化，集中化，統一化使檔案現代化管理工作健康、有序地發展。

檔案信息網絡系統就如一個集合，將系統化的信息收納其中，目前各大高校的檔案信息管理主要有兩個來源，其一：源于現有的檔案儲存，并利用數字化技術將以不同形式存儲的檔案數據信息，通過手動記錄，電子掃描等形式，轉化為數字記錄方式儲存到各類存儲器中，如：光盤，磁盤等，此方式是檔案儲存信息向數字化的轉化；再者，通過收集各類電子文件，并利用數字化管理系統將其存檔，整理為數字形式的數字檔案，建立相應的數字化檔案管理系統。

如今高校檔案主要以信息化為主體，通過檔案的收集管理來達到便利地獲取信息的目的。現在網絡遍布各地，檔案的管理工作可通過網上發布、電子郵件的傳遞、公共目錄的查詢、光盤遠程服務，這樣用戶便可以用網絡來獲得自己的信息。現代信息技術的利用在一定程度上可以提供高效的服務，便于用戶可以定向，定期咨詢信息，加強檔案管理工作的經濟效益和社會效益，實現檔案信息化建設的發展，使高校領導和系、處領導在查閱信息時可以快捷、準確的了解各系處工作情況以及各學生的狀況，以便提高服務效率和管理效率。

（二）必須加強隊伍建設，培養檔案管理人才

高校檔案工作既有管理的性質，又有業務性。管理人員需要從文件收集，整理，保存，分析，后期利用等方面進行工作。因此，對檔案人員的專業要求就有了進一步提高，扎實的業務水平，豐富的檔案知識的信息化系統管理技術都是必不可少的，同時也不能忽略了管理能力以及服務意識的加強。高校檔案工作具有政治性和服務性，這也決定了從事檔案工作的人員必須要提升自身政治素養、培養良好的職業道德以及愛崗敬業的精神。

專業人員也是高校檔案信息化建設的一大重點，通過提高從業人員素質，來更好地實現檔案管理現代化的建設。其素質的提高，應在全面推進高校黨的思想建設、組織建設、作風建設、圍繞高校改革發展，教學科研學科建設，培養新人目標的過程中進行。高校管理者的素養是一個以政治素養為核心，由知識素養，能力素養等多種因素構成的整體素養。因此，高校檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，樹立社會主義榮辱觀，牢固樹立全心全意為人民服務的宗旨。在具體的檔案管理工作中，首先要更新立卷制度，在工作手段上進行改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。endprint

（三）必須加強基礎設施建設

要想使高校檔案信息化發展到一個更高層次，必須加強基礎設施建設，這就體現在它的硬件設施上，目前高校仍存在資金匱乏的問題，所以硬件比較短缺，但是為了實現檔案管理高效性，高校要將檔案局域網、校園網、互聯網三者共同發展，實現自動化管理、檔案資源共享。

當我們無法解決資金匱乏問題時，要想盡一切辦法，讓高校領導對檔案信息化建設的重要性有一個全面的認識，明白檔案信息化的建設是時代進步不可或缺的一部分。這樣我們就要摒棄以前陳舊的管理模式，僅將檔案部門作為安置，分流檔案管理人員場所，這些陳舊觀念必須拋棄。取而代之的是配備高技能的檔案管理人員以及高質量的硬件設施，實現檔案管理的信息化，讓檔案信息化建設納入學校的發展規劃中。

（四）加強標準化，規范化體系建設，建立電子檔案的保護措施

檔案信息化管理的標準和規范是目前檔案管理工作的發展前景，具體分為以下三方面：首先，體現在數字化的發展，在檔案收集上，盡量利用數字化整理和分化，對檔案進行條形編碼，便于查找。在文件歸檔時，條理明了，高校只需檔案工作人員通過網絡查詢即可，大大縮短了查找和編輯網絡的時間。紙質檔案再利用起來就比較繁瑣，可以將其轉換成電子文檔進行保存；還有一些圖片和視頻之類的可以將其刻制成光盤，這樣既可減小存儲空間而且提高了檔案的利用效率。其次，指的是對數字化檔案的保管，雖然檔案信息改為數字化形式，但在一定程度上還是存在危險性，所以必須采取有效措施和技術手段，一些電子檔案要及時進行備份保存，檔案文件夾要設置密碼，管理人員不得泄露，并采用身份認證技術和防止非法訪問手段。從而保證檔案信息的安全、真實、和完整性，但是隨著社會的發展，網絡仍存在一些安全隱患，因此要建立安全保障體系，加強檔案信息的保障。再次，是對數字化檔案信息的應用，隨著經濟技術的發展、計算機網絡的普遍使用，我們已生活在信息時代。檔案的管理不僅是體現在信息的存儲和數字計劃的發展上，信息的利用也是不可或缺的一部分，如將文件制作好之后，要把它利用起來就得與檔案管理相結合，二者采用統一軟件系統，這樣在查找信息時就可以更系統、更條理。所以，要使數字化的發展、保存和應用全面體現，高校就需建立一套完整體系，即標準化、規范化體系，實現高校檔案管理的高效利用率。

（作者單位：山西醫科大學汾陽學院學生處）

參考文獻：

【1】趙金鳳. <淺談檔案管理現代化與檔案信息化建設>

【2】徐凱歌. <高校檔案信息化建設與管理探索>[j]2010

【3】韓香蘭. <高校檔案信息化建設謅議>[j]2010

【4】王記坤. <高校檔案管理辦法>[j].蘭臺世界，2009endprint