應依法加強勞動工資檔案管理

張葉敏

《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的一個顯著特點，是將勞動工資類檔案列為永久保存。加強勞動工資檔案管理對于維護員工退休權益，糾正歷史錯案等，具有重要作用，也是全面深化檔案工作改革的需要。

一、什么是勞動工資檔案

（一）勞動工資檔案概念

長期以來保存于干部、勞資、財務等相關部門的本單位員工工資結算登記簿；各類工資通知單。如企業人員錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤、安置、獨生子女證明等；從系統外單位調入系統內單位的調動登記批準手續；養老保險繳費個人對帳單；調動人員的黨員和團員組織關系介紹信等，應列為勞動工資檔案管理范疇。

（二）工資結算簿的功能

工資結算登記簿是依據人事勞資部門制發的勞動工資通知單執行的，它是一個單位在冊職工登記的真實歷史記錄，是法律意義上的職工名冊，應永久保存。而山西省電力公司1969年以前的工資結算簿就沒有了。一般的人們感覺不到工資結算簿的重要作用，認為工資發完就沒用了，其實不然。正如“我們過去的遺產是帶來未來收獲的種子。”工資結算簿具有重要的功能：

1、單位和部門全部在冊職工最真實名單，因為有本人領取工資的簽字，所以，它代表企業與職工勞動工資關系。工資是職工的命根子，有工資登記，可證明此人在單位上班。

2、早期的工資結算簿標注有職工何時參加工作、何時調入本單位的勞動工資通知單的編號。這對于查找相關檔案很有幫助。

3、它是解決職工歷史工資糾紛的證明（依據）。

4、它是職工收入演變的真實歷史記錄。歷史是最好的教科書，改革開放前30年，職工月工資長期徘徊在40元左右；改革開放后30多年，職工月工資收入達到5千元以上。這些巨大變化，都可以通過工資結算簿得到證明。

（三）各類工資通知單的特點

1、各類工資通知單的制發和保存一般包括干部、勞資、計劃生育等部門專工手中。財務部門的會計檔案也有保存。并不像紅頭文件那樣納入辦公室文書處理和檔案部門有效監督和管理軌道。這樣，各類工資通知單就存在著極大的安全隱患。

2、它一般是以內部文件形式，由本單位一把手審批（如，從系統外單位調入系統內單位的員工的調動登記批準手續），在相關組織、干部、勞資、財務等部門流轉，而不是以紅頭文件形式制發。由于是內部文件，內部流轉，且面目較為神秘，時間長了，隨著機構改革、人員變動，這類勞動工資類檔案容易被上述部門的人們隨意銷毀。例如山西省電力公司1958年以前的勞動工資通知單就沒有得到保存。

3、它一般不同職工本人見面，也不發給職工本人保存。因為是有關部門個人保存，并缺乏有效的監督和管理，容易出現檔案損毀情況。

4、它涉及員工何時參加工作，工齡工資等最重要的切身利益。

案例1：

1983年，原省公司機關黨委干事張守根，將1979年～1982年，省局機關“五七工廠”知青就業登記和批準手續檔案，進行系統收集整理，并向機關檔案室歸檔。這卷檔案，為后來這批青年解決工資、住房待遇等切身利益問題，特別向省勞動廳提供這批知青退休工齡連續計算證明方面，發揮重要依據作用，為這批青年造福。不知情的人們，往往感謝省公司檔案室，其實他們最應該感謝的恰恰是30年前（1983年）有意識地自覺地將這卷檔案進行系統收集整理歸檔保存的張守根同志（張守根同志已經逝世）。我想，歷史將永遠銘記張守根同志可貴的檔案心。相反，太原第二熱電廠原知青工廠因為沒有保存知青職工檔案，因而損害了這部分職工經濟利益。

案例2：

2013年12月20日，晉盛達物業公司職工申同志，辦理退休手續，因本人檔案中缺乏該同志何時從太原幼師畢業分配省電力局，以及缺乏申同志具備幼兒園師高級教師職稱文件，山西省社會保障廳不予為其辦理退休手續。申同志到山西省電力公司檔案館求助檔案證明，經查證1983年省公司本部勞動工資通知單證明：“申同志于1981年12月從太原幼師畢業分配省電力局上班；1983年2月見習期滿，按期轉正定級。”據此，省社保廳同意為申同志辦理退休手續。并查到，1996年申同志具備幼兒園師高級教師職稱文件。據此，省社保廳同意申同志退休后可享受相應職稱工資待遇。

二、為什么要加強勞動工資檔案管理

（一）加強勞動工資類檔案管理的原因

簡言之，一是企業員工將來辦理社會保險退休手續的需要；二是糾正企業職工歷史工齡工資錯誤的需要。

（二）“為未來做準備的最好辦法就是塑造未來。”

這句名言，正好適用于勞動工資類檔案的歸檔，即我們今天把勞動工資類檔案歸檔工作做好，就是為未來30年以后本企業員工辦理退休手續做好了準備；就是為將來解決企業職工歷史工齡工資遺留問題做好了準備。反之，臨渴掘井，悔之晚矣。

（三）正如“種瓜得瓜，種豆得豆”，過去——現在——未來，存在因果關系

今天的文件——明天的檔案；今天的檔案——過去的歷史；全部的歷史——企業的未來。這正如“我們過去的遺產是帶來未來收獲的種子”。檔案是歷史記錄，而歷史是現實的一面鏡子。以史為鏡，可以知得失，長智慧。正如中國佛教六祖惠能所說：“世人若修道，一切盡不妨，常自見己過，與道即相當。” 人應該也能夠從正反兩方面認識真理。例如：錯誤，其反面就是真理；真理，其反面就是錯誤。可以說，發揚成績，糾正錯誤，檔案工作，道在其中。圣哲黑格爾告訴我們：“人類唯一能從歷史中吸取的教訓就是，人類從來都不會從歷史中吸取教訓！”歷史上，在勞動工資類檔案管理方面，各單位犯過的錯誤已經足夠多，今天應該亡羊補牢。

案例：

隨著退休職工工資待遇轉向省社會保障廳管理，有關職工出生年齡、參加工作記錄、勞動工資轉移記錄、社會保險繳費記錄等檔案審查走向嚴格規范，近年來，由于歷史原因造成的職工人事檔案的殘缺，山西省電力公司原山西省電力局機關知青工廠職工（1979年～1982年）、省公司本部有關員工，以及下屬單位有關員工，紛紛走進省公司檔案館求助檔案證明。檔案館為廣大退休職工提供他們20、30年前參加工作、調動工作、工資登記、獨生子女、職稱、職務證明等檔案，為他們解決退休社會保險待遇問題，發揮重要憑證作用。勞動工資檔案關系到員工將來的退休待遇，這就使廣大員工、人資部門和檔案部門提高了對員工勞動工資檔案的重要性的認識。endprint

2013年11月1日，國網山西省電力公司發展策劃部員工楊同志，因辦理退休手續存在缺失相關檔案記錄問題，來到省公司檔案館求助檔案證明。原因是山西省人力資源和社會保障廳在審查楊同志退休相關檔案記錄時，發現楊同志本人檔案中沒有她何時插隊、何時參加工作、何時調入山西省電力公司本部的檔案記錄，因此，省社保廳不同意為楊同志辦理退休手續。楊同志聞訊后心急如焚，吃不香，睡不著。她憂心忡忡地來到省公司檔案館求助檔案證明。檔案館急利用者所急，想利用者所想，連續幾天時間，經過對多年來大量相關“勞動工資通知單”和“工資結算登記簿”的反復查證，終于找到了1983年6月9日，山西省電力工業局勞資處制發的關于楊同志工齡工資問題的勞動工資“通知單”。該“通知單”明白記錄：“楊同志于1979年5月8日參加電建三公司，為學徒工，參加工作前插隊三年（1976年3月至1979年4月），學徒期三年，應在1982年5月轉正，后于1982年4月調來局工作，現經辦公室審定評議，同意自1982年5月1日起，轉定為二級工，月工資40元5角（因轉正最后一年已拿一級工待遇）請予補發。”檔案館復印該“通知單”并加蓋檔案館公章。2013年11月4日，人事部專工李同志借該檔案原件請省社保廳查看。并反饋：“此件檔案管用，省社保廳已經給楊同志辦理了退休手續。”檔案大功告成，楊同志心里一塊石頭落地了，她終于可以心安理得地享受自己的退休工資權益了。

這件事說明，檔案的價值，特別是關于人的勞動工資檔案，它并不像一輛汽車，時間越長，價值越低，相反，這件沉睡了30年的檔案，正是因為其時間久遠，反而是更有價值，它在楊同志辦理退休手續的關鍵時刻發揮了重要作用。這正是“一張故紙，價值萬千；事端既出，雄辯競爭；空口無憑，山重水復；檔案作證，柳岸花明”。這件事也讓我們進一步理解國家主席習近平的諄諄教導：“規律得以認識，經驗得以總結，歷史得以延續，離不開檔案和檔案工作。”以及2013年7月國家檔案局方鳴老師在蘭州檔案干部培訓班上的諄諄教導：“檔案工作者是保管歷史的人，檔案工作者的地位十分重要和崇高。”

三、怎樣依法加強勞動工資檔案管理

（一）應按照10號令規定，修改本單位檔案歸檔期限表，將各相關組織、人事、勞資和財務管理部門保存的勞動工資檔案類檔案納入按期歸檔制度范圍。明確歸檔部門、歸檔文件材料內容、歸檔責任人、歸檔時間等。并組織好相關人員的學習、領會10號令相關規定。并不允許相關部門擅自銷毀這類檔案。

（二）開展勞動工資檔案專項清理歸檔活動，集中組織力量，將相關部門積存的大量勞動工資檔案開展集中清理活動，并對勞動工資檔案進行立卷、編目和歸檔。

（三）建立勞動工資檔案專門類別。過去保存在會計檔案中的工資結算登記簿和各類工資通知單，應從會計檔案中分離出來，列入文書檔案歸檔范圍，并歸入勞動工資檔案專門類別管理。

（四）勞動工資檔案應列入檔案數字化加工范圍，并遷入檔案信息資源管理數據庫管理，實行網上共享服務。

（五）在勞動工資檔案提供利用中，開展檔案信息記錄和整理，以方便快捷地為利用者服務，并加強該類檔案利用效果編纂工作。

（作者單位：國網山西省電力公司辦公室文檔處（檔案館））endprint