供電企業基層檔案管理模式的探究

于宏

檔案資源作為企業核心資源，越來越受到各級領導重視。供電企業基層檔案室是縣級供電公司的檔案室，記錄著每個縣的供電發展歷程，走近千家萬戶，是最接近人民群眾的檔案。在實現一強三優的國家電網公司目標下，農村電網的優質、穩定被提到首要位置，農網工程做為一項惠民工程成為國家關注的重點。要想實現這些目標，公司下大力氣加強農網改造工程，創新推出農網改造現場安全管理，首先應以檔案管理為抓手，把檔案工作納入企業發展規劃中，納人領導議事日程和企業管理體制，各直屬基層單位的行政一把手要直接分管檔案工作。各級黨政領導要認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和上級機關的指示、規定，定期召開會議研究檔案工作，解決存在問題。各縣（區）公司和各直屬單位要設立專（兼）職檔案員；機關各科室要配備—名兼職檔案員，管理本部門各類文件材料的組織歸檔工作；上述專兼職檔案員業務上隸屬公司檔案室，各部門要保證檔案人員相對穩定，需更換或變動時，要征得公司檔案室的同意，方可進行調整。

一、全員增強檔案意識

檔案作為企業實踐活動的真實記錄，延續企業的記憶，是企業發展的基石，對傳播、弘揚企業文化，推動各項事業發揮著獨特作用。作為企業多方面工作的第一手原始材料，檔案是企業維護權益的有效憑證，是保障企業安全生產、可持續穩定發展的重要基礎。

（一）基層檔案現狀

1、企業檔案室的生產力主要決定于是否能接收有價值的基層一線檔案。不同部門都會產生有利于企業的記錄，有些重要批復性文件，產權證、重大獲獎證書等等，這些對于部門和當事人很重要，經常面臨檢查，他們為工作便利不愿意將這些重要資料歸檔，隨著時間、崗位人員的變動，這些重要資料很容易發生短缺，給企業造成一定損失。這就需要基層每個部門的兼職檔案人員發揮作用，廣泛宣傳，提高和改善全員檔案意識。保障有價值檔案的收集、歸檔。

2、檔案員的業務素質高低直接影響到檔案的質量。檔案管理人員要加強對檔案工作的指導、監督、檢查，使各部門形成的具有保存價值的各類文件都能齊全完整的立卷歸檔。建立以檔案室為核心輻射各職能部門的網絡組織機構，明確基層兼職檔案員職責，形成企業從上至下歸檔的有機檔案管理整體。

3、企業基層兼職檔案管理人員專業水平不等，對檔案工作重要性認識不夠，有待進一步加大培訓力度。從思想上需要有高度的責任心，全心全意為企業發展服務和熱愛檔案工作的事業心，兢兢業業干好檔案工作。學習檔案政策法規，對企業檔案安全負責，嚴守企業秘密，不給企業造成無法挽回的損失。特別是涉及企業經濟利益、合法權益的債權、產權、房屋所有權證、土地證等法律文書。做到安全保管和正確利用。

（二）加強業務培訓，提高檔案人員業務素質

1、供電企業檔案涉及面廣，專業性強，有一定行業特點，這就要求檔案人員要有多方面、多領域的文化知識。我們供電企業的檔案人員要了解電力安全生產、變電站、輸電線路等方面知識，還要學習檔案知識，隨著檔案載體變化，計算機網絡技術知識成為我們面臨新的挑戰。檔案的現代化對檔案工作者提出更高的要求，只有全面提高，跨專業學習，才能更好的從事檔案工作，滿足企業發展需求。

2、以點帶面，逐步規范縣級供電企業檔案工作。目前我們縣級供電企業管理相對滯后，建議市級供電檔案部門抓重點，先在規模較大且人力資源豐富的縣，選拔有較好管理基礎，有規范檔案管理愿望的重點指導，做好檔案材料的收集、保存、積累規范農網工程檔案，以達到帶動其它縣公司共同進步的效果。

3、組織培訓學習，走出去請進來。組織各基層單位、各處室兼職檔案員、參建單位，學習相關檔案管理制度、規范，加強對檔案專業知識及檔案管理系統的應用培訓，達到勝任檔案工作要求。

二、基層檔案資源收集、整理標準

（一）合理整合檔案資源

基層兼職檔案員加強檔案接收工作，把屬于接收范圍的檔案及時接收，并根據利用情況，定期移交至檔案室，實現檔案資源的集中、合理配置，發揮檔案最優效應。

（二）基層科技檔案的收集利用

供電企業基層科技檔案直接關系千家萬戶，變臺、10千伏及以下線路等施工資料，這些農網工程點多面廣工程資料管理難度大，歸檔困難等疑難問題，為規范工程資料使其科學合理歸檔，提高檔案管理水平，省公司制定統一模板，要求各地縣級農網資料收集、整理標準化、規范化，確保工程資料從立項到投運每一個環節不出漏洞，不發生短缺。盡可能讓紙質資料和電子文件一并歸檔。檔案收集逐漸形成龐大的供電網絡檔案，集中開發利用，實現遠程控制，充分發揮電網地圖的作用。

施工單位資料員要按檔案整理要求，保證每一道施工工序的資料真實有效，原件歸檔。農網檔案最終移交各縣供電公司辦公室的檔案室。

1、檔案員要根據有關文件的要求給每一條線路、每一座變電站進行編號，就是所為的工程代號，并且工程代號不能重復。從根本上理解所有的工程代號統計的是這個縣的線路條數、變電站的座數。所以工程代號不得重復。

舉例：000001-824-1、2、3……。

10千伏單項工程代號為000002、000003……。并不得重復。

2、按照模板要求排列每一卷順序，卷內每一件文件右上角加蓋檔號章，用鉛筆填寫檔號。每一件用鉛筆在右下角從1開始編寫頁碼。如果有電腦生成的頁碼不需重復編寫頁碼。

3、進入協同辦公檔案管理模塊，設好參建單位、項目名稱、代號按順序錄入，完成后打印卷內目錄、備考表、移交清單、全引目錄。所有在檔案平臺錄入的數據，應該與紙質檔案一一對應，以備日后快速檢索。

4、縣級農網工程的特殊性，涉及歸檔的參建單位多，有建設管理單位、勘測設計單位、物資部門、監理單位、施工單位等。農網工程含線路改造和新建、低壓線路及臺區改造、戶表配套、路燈亮化及35千伏變電站等工程。每一項工程所需歸檔的文件材料，從工程前期立項一直到竣工交付運行，再到工程決算形成的所有文字材料、聲像材料一并歸檔，直至數據上傳，這對基層縣供電公司的檔案員是一種考驗。需要農電、營銷部門、生產各部門加大監管力度，與檔案部門共同配合完成。

三、加強基層檔案數字化管理

檔案數字化是檔案工作發展的目標，建成科學而適用的數字檔案室。這是一項系統工程，基層檔案數字化尤為重要。

1、現在基層員工多數還停留在習慣性去檔案室借紙質檔案，沒有達到運用網絡現代手段借閱檔案，檔案管理模式要從傳統的檔案保管向信息數字化存儲的過程，實現檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化發展的必須要求。檔案信息化是一個以信息網絡技術為主導，以檔案信息資源為核心，以網絡為基礎，以信息人才為依托的一個全新的管理體制，推進企業快速發展。

2、提高企業領導對檔案資源信息化認識水平，把企業現存檔案進行掃描備份、數據錄入，全部用光盤存儲，完成檔案從紙質載體到新型載體的轉變。讓企業檔案信息化為全體員工共享。增加經費投入，配置數字化加工的設備，為今后一段時期檔案工作提供技術支持。

3、企業基建工程類的施工檔案，由施工單位移交，為加強電子文件收集和積累工作，紙質文件和電子文件一并移交檔案室。工程設計圖紙，設計院上傳電子版圖紙，電子版數據上傳，都應簽定保密協議，確保數據的唯一性，做好安全保密工作。應納入工程款結算考核中，保障檔案數字化全面開展。

四、建立健全基層檔案管理規章制度

逐步完善基層檔案規章制度體系。明確檔案分管領導，責任落實到位，分級負責。公司檔案工作由公司經理直接分管，各縣（區）公司、各直屬單位的行政一把手要直接分管檔案工作。各級黨政領導要認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和上級機關的指示、規定，定期召開會議研究檔案工作，解決存在問題，嚴格執行上級單位的有關管理辦法、制度，確保檔案工作有章可循。

規范各項工作流程，結合縣級供電企業實際情況，制定適合自身檔案收集、整理、利用等工作細則，更好服務企業，保障安全生產、提高供電可靠性，使檔案真正做到為人民服務。

（作者單位：國網山西省電力公司朔州供電公司）endprint