淺談民營企業(yè)的檔案管理模式

南曉敏

當民營企業(yè)在經(jīng)濟社會發(fā)展中的所占比重越來越大的時候，民營企業(yè)的檔案就必然會引起社會有關方面的重視。

民營企業(yè)檔案是什么？民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在其經(jīng)營活動中直接形成的、具有保存價值的、各種形式、各種載體的文件材料。是民營企業(yè)各項活動和歷史沿革的真實記錄和反映，是民營企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的重要依據(jù)和重要參考。

民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)的文化資產(chǎn)，是企業(yè)信息資源的重要組成部分，是企業(yè)的寶貴財富。民營企業(yè)的檔案工作是科技研發(fā)、生產(chǎn)管理、市場營銷等各種活動的基礎，完善的企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積淀，有利于企業(yè)的知識儲備和技術儲備，有助于保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和維護企業(yè)形象，是企業(yè)生產(chǎn)力發(fā)展的橋梁和紐帶，是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障，也是促進社會經(jīng)濟繁榮的不可或缺的重要資源。

一、民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

改革開放幾十年來，民營企業(yè)的發(fā)展規(guī)模勢頭迅猛，諸多優(yōu)秀的民營企業(yè)規(guī)模裂變式擴大，已經(jīng)或正在步入全球500強。而民營企業(yè)的數(shù)量更是呈幾何級數(shù)增長。民營企業(yè)的規(guī)模和管理水平?jīng)Q定著企業(yè)檔案的管理水平，民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展很不平衡。由于民營企業(yè)發(fā)展規(guī)模不一樣，其檔案管理水平也不相同。在民營企業(yè)陣營中，由民間資本生成的民營企業(yè)中有一定規(guī)模者，檔案工作都比較規(guī)范；由國有或集體企業(yè)轉制而成的民營企業(yè)，大多沿用著原有的檔案管理模式；而大量的小型民營企業(yè)的檔案管理狀況不是很樂觀。由于民營企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模相差懸殊，其經(jīng)濟狀況不同，信息化建設水平不同，企業(yè)的檔案管理水平就不同。大多數(shù)的中小民營企業(yè)尚處于“抽屜式”的管理階段。而在經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，相當一部分現(xiàn)代化民營企業(yè)，其信息化發(fā)展水平較高，企業(yè)高層注重企業(yè)文化建設，企業(yè)的檔案管理已實現(xiàn)了信息化管理。

隨著社會信息化程度的快速提高，隨著民營企業(yè)的規(guī)模和數(shù)量的迅猛發(fā)展，隨著國內(nèi)外競爭的日益激烈，隨著信息資源的生產(chǎn)力屬性的逐步展現(xiàn)，檔案這個信息資源的重要性越來越被民營企業(yè)家們重視，大部分民營企業(yè)內(nèi)部的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)自覺建檔和規(guī)范管理；而檔案管理部門的行政監(jiān)督和業(yè)務指導也在推動著民營企業(yè)檔案工作不斷規(guī)范和發(fā)展。

目前，在民營企業(yè)的檔案管理中存在的問題主要有：一是還有相當一部分規(guī)模較小的民營企業(yè)對檔案的資源性認識不足，對企業(yè)檔案管理的模式理解不透；二是民營企業(yè)檔案管理的人才缺乏、人員缺位，檔案管理的水平較低，檔案服務的能力弱；三是照搬或沿用國有企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應不了現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。

二、民營企業(yè)檔案管理模式及其特點

（一）三種檔案管理模式

通過調查研究諸多優(yōu)秀民營企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，可以總結出我國目前民營企業(yè)檔案管理常見的三種管理模式有：分散式、集中式和寄存式三種管理模式。

分散式，是指企業(yè)將生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類別檔案按類別分散保管在形成檔案的各職能部門，各部門設立有兼職檔案管理員，綜合檔案室按照統(tǒng)一的規(guī)范指導和監(jiān)督各部門的檔案收集歸檔工作，并集中保管所有類別檔案的目錄。

集中式，是指由企業(yè)綜合檔案部門將生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類別檔案按照統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范要求收集歸檔，集中管理，形成檔案的各部門也設兼職檔案管理人員，只負責收集和整理本部門形成的檔案，并按時移交企業(yè)綜合檔案室。

寄存式，是指民營企業(yè)將生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類別檔案寄存到檔案中介機構或地方檔案館，按時交納寄存和管理費用。

（二）各種檔案管理模式的特點

不同的檔案管理模式具有不同的特點。

1. 檔案分散式管理也就是誰形成誰保管誰利用。其優(yōu)點是分工明確，方便利用。即成即存，隨用隨拿。例如企業(yè)的會計檔案保存在財務部門，合同檔案保存在經(jīng)營管理部門，文書檔案保存在辦公室，人事檔案則保存在人事部門。這種檔案管理模式在民營企業(yè)中占有很大的比例，企業(yè)不用專設檔案人員，都是各部門人員兼做。不足之處是缺乏整體的檔案管理規(guī)范，在檔案的收集保存上往往會出現(xiàn)重復或者空白，在具體的檔案管理方法上也不盡相同。這種方式在企業(yè)發(fā)展初期還可以應付，當企業(yè)規(guī)模逐步擴大，企業(yè)檔案數(shù)量增加，信息需求加大時，檔案管理混亂的弊端就會越來越顯現(xiàn)，最大的缺陷是制約企業(yè)檔案資源信息共享。

2. 檔案集中式管理就是由企業(yè)的檔案部門對企業(yè)的所有類別檔案進行集中統(tǒng)一管理。該模式的優(yōu)點是能夠保證民營企業(yè)檔案的完整和安全，并利于形成統(tǒng)一的檔案信息資源管理模式，便于企業(yè)信息資源共享，能夠充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，有利于企業(yè)的科技研發(fā)、產(chǎn)品設計、生產(chǎn)運營及領導決策。不足之處是這種管理模式的管理難度相對較大，往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制的制約，而且檔案人員的文化素養(yǎng)和專業(yè)素質直接影響著企業(yè)檔案的管理水平，影響企業(yè)檔案的服務效能。

3.檔案寄存式管理模式民營企業(yè)委托檔案館或者檔案中介機構來管理企業(yè)檔案，這是現(xiàn)代社會專業(yè)分工明細、現(xiàn)代企業(yè)制度下的一種新型的檔案管理模式。其優(yōu)點是檔案管理專業(yè)規(guī)范，能確保企業(yè)檔案有效地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務，而且能減低民營企業(yè)設立檔案管理體系的成本。但令人擔憂的是目前檔案中介機構的發(fā)展還是初步階段，真正能讓企業(yè)放心選擇的、資質過硬的檔案中介機構還是鳳毛麟角，而不少地方的檔案館還存有官僚傾向，沒有開展或者沒有深度開展檔案寄存服務，民營企業(yè)挑選放心、適合的檔案寄存機構還不是十分順暢。檔案寄存式管理往往讓企業(yè)顧慮的是怎樣確保企業(yè)檔案中涉及知識產(chǎn)權和商業(yè)機密的檔案安全的問題。

（三）民營企業(yè)的檔案管理模式該如何選擇

民營企業(yè)的規(guī)模大小不一，經(jīng)營模式也是各有特點，所以各個企業(yè)的檔案管理模式也會各不相同。那么，民營企業(yè)如何選擇適應企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式？

傳統(tǒng)的國企檔案管理往往過分依賴于行政辦法，偏重運用條例制度，檔案工作的自我發(fā)展動力弱，檔案工作的效率不高。在經(jīng)濟發(fā)展迅猛的當今，在經(jīng)濟發(fā)展迅猛的當今，探討民營企業(yè)檔案管理模式，必須建立數(shù)據(jù)化管理的思維模式，制定與現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理制度。民營企業(yè)選擇檔案管理模式的關鍵是要與企業(yè)的實際需求相適應。endprint

1.檔案管理模式要與企業(yè)需求及發(fā)展規(guī)模相適應。一種現(xiàn)象是民營企業(yè)出于即時效益的考慮，只顧眼前需求，忽略檔案管理體系的長遠規(guī)劃建設，只是簡單保存檔案，以致于未來的檔案欠賬太多，造成無法彌補的遺憾。另一種現(xiàn)象是沒有制定合理的歸檔范圍和保管期限，或者為了追求規(guī)模效應，過多過久地保存檔案，造成管理成本浪費，檔案管理效率低下。所以，民營企業(yè)選擇企業(yè)檔案管理模式既要適應企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，更要著眼于企業(yè)的發(fā)展前景，要有前瞻性和全局性。檔案管理的階段目標要和企業(yè)發(fā)展步伐相適應，依照國家檔案局10號令以及相關專業(yè)的規(guī)定，編制科學合理的歸檔范圍和保管期限，保存好需要保存的檔案，及時鑒定銷毀無效檔案，把檔案資源建設的重點放在企業(yè)的有效需求上。

2. 檔案管理的核心任務要適應企業(yè)的經(jīng)營形態(tài)。民營企業(yè)的經(jīng)營形態(tài)形形色色，經(jīng)營形態(tài)不同其文件材料的種類不同，檔案的構成也不同，核心檔案就不同。檔案管理的重心無疑是要放在核心檔案上。比如，加工型企業(yè)的核心檔案是產(chǎn)品檔案和銷售檔案，服務型企業(yè)的核心檔案是客戶檔案，研發(fā)型企業(yè)的核心檔案是知識產(chǎn)權和科研項目檔案。不同的經(jīng)營形態(tài)需要不同的檔案管理模式，所以，企業(yè)的檔案管理模式是要適應企業(yè)的經(jīng)營形態(tài)，但也不能生搬硬套一種模式，要因地制宜，靈活高效，制定與之相適應的檔案管理體系，科學制定企業(yè)檔案管理制度。抓好企業(yè)核心檔案的管理，是企業(yè)檔案工作服務企業(yè)運營最直接的任務，是企業(yè)檔案工作的重中之重。

三、提升民營企業(yè)檔案管理水平的關鍵要素

（一）在民營企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中，一定要有企業(yè)檔案工作的設計。

企業(yè)的高層、中層管理人員，一定要樹立檔案資源意識，從戰(zhàn)略的高度，重視和加強民營企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的健康生存與長遠發(fā)展，做好信息資源的建設。

（二）民營企業(yè)檔案工作體系的設置要與企業(yè)規(guī)模相適應，檔案崗位要選配合適人選。

建立與企業(yè)規(guī)模相適應的檔案管理體系，選配合適的檔案人員，是民營企業(yè)有效推動民營企業(yè)檔案工作開展的最基本的條件。檔案工作是一項系統(tǒng)的管理工作，檔案人員不僅需要具備檔案管理理論知識，還要熟練掌握管理檔案的技術手段，還必須懂得企業(yè)所需要的專業(yè)技術知識，既懂檔案又懂企業(yè)專業(yè)，還要掌握數(shù)據(jù)化、信息化技術，才能收集全面、歸檔科學、管理規(guī)范、高效服務。

（三）建立規(guī)范化的民營企業(yè)檔案管理制度。

企業(yè)檔案管理機構的設置依賴于企業(yè)的管理形態(tài)。民營企業(yè)規(guī)模和管理形態(tài)各不相同，檔案的管理模式就不同，檔案管理制度也會有區(qū)別。遵照國家檔案管理制度的總要求，結合企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和管理形態(tài)制定適合本企業(yè)的檔案管理制度，用制度規(guī)范管理；健全與企業(yè)發(fā)展規(guī)模相適應的檔案管理網(wǎng)絡，通過企業(yè)自律、行政監(jiān)督、業(yè)務指導相結合，保證和促進民營企業(yè)檔案管理工作的有序發(fā)展。

（四）提升檔案的服務效能，推動民營企業(yè)檔案管理制度高效運行。

企業(yè)檔案是本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，直接為本企業(yè)的領導決策、各項管理和生產(chǎn)經(jīng)營活動服務。一為企業(yè)領導層的決策服務。二為企業(yè)各部門工作服務。三為廣大企業(yè)員工服務。只有提升企業(yè)檔案的服務效能，才能引起各方面的關注和重視。企業(yè)領導對檔案工作的重視和檔案人員的專業(yè)素質，推動企業(yè)檔案工作正常運行。企業(yè)檔案部門要準確把握政策大局和企業(yè)的動態(tài)，及時為領導層提供方針政策和法規(guī)文件，發(fā)揮檔案和檔案工作在科學決策中的參謀作用。檔案部門還要積極了解各部門所需的檔案信息，及時為各個部門提供檔案服務，還要為企業(yè)員工提供涉及個人切身利益的相關文件材料。

（五）民營企業(yè)檔案工作要與民營企業(yè)的文化建設同步發(fā)展。

在文化繁榮、經(jīng)濟轉型的大環(huán)境下，民營企業(yè)發(fā)展迅猛，企業(yè)文化建設步子加快，民營企業(yè)的檔案管理一定要與企業(yè)文化建設相同步，才能提升檔案服務企業(yè)發(fā)展的效能，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案的社會價值最大化。

（作者單位：山西省清徐縣房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍監(jiān)理所）endprint