加強鄉鎮檔案工作 提高檔案服務效能

劉艷平

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業不可缺少的環節。隨著國家檔案事業的不斷發展，人們對檔案工作的重視程度不斷增強，鄉鎮基層檔案室作為基層檔案工作的重要組成部分，也應該引起人們的足夠重視，使其充分發揮在鄉鎮工作中的重要作用。以下是我對鄉鎮檔案工作的幾點認識和建議：

一、鄉鎮檔案工作中存在的問題：

1、鄉鎮領導檔案工作意識差。鄉鎮中部分領導存在“重效益、輕管理”的思想。認為檔案工作不像其他工作那么起眼，不能在短期內帶來經濟效益，因此存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。可是，檔案是不可再生的資源，有些有價值的檔案一旦損毀就再沒有復制再生的可能。例如我們海興縣小山火山地貌，二十年前滿山都是金黃色的沙土，下面有一層一層的巖石，土地肥沃，果樹滿山。由于不注意保護以及人為破壞，再加上氣候變化等自然災害的影響，現在已面目全非只剩下一個小土堆。并且當時也沒有留下一些規范的音像檔案資料，使得美麗的小山火山地貌只剩下一些冷冰冰的文字記載。

2、人員配備不足。鄉鎮基本不配備專職檔案員，檔案員都是身兼數職，而且部分人員文化水平低，業務生疏，很少經過檔案專業知識的培訓。有時候上級培訓時正趕上鄉鎮其它工作太忙，或者機關財政緊張，就沒有辦法參加培訓；其次，檔案管理人員更換頻繁。有的檔案員經過了幾次縣、市舉辦的培訓，業務也基本熟練了，干不了多長時間又換人了。這些情況使得鄉鎮機關檔案得不到及時、規范的整理，使得檔案收集不齊全、整理編目不規范、檔案散存甚至丟失現象發生，導致鄉鎮檔案利用率低，檔案的作用和價值無法充分體現。

3、鄉鎮檔案室資金投入少，檔案基礎設施薄弱。鄉鎮的檔案室用房比較簡陋，幾乎沒有配備“八防”設施設備，溫濕度根本達不到要求，檔案裝具簡陋，甚至還有木質櫥柜，不能有效預防蟲叮鼠咬。消防設施更是形同虛設，多年不更換，遇到突發事件或自然災害極易造成檔案的損毀。

4、鄉鎮檔案管理水平相對較低，無法發揮檔案“資政惠民”的作用。總體來說，鄉鎮檔案管理與縣直單位相比現代化程度較低。一方面在檔案的收集、整理、編目、檢索上仍采用手工操作，較少使用電腦和檔案管理系統，導致查找速度慢、查全率、查準率低，無法最大限度的開發檔案資源，使之服務于黨和政府的中心工作，發揮檔案“資政惠民”的作用。另一方面檔案室目前只注重文字檔案的收集，卻忽視電子、聲像、實物檔案資料的收集，影響了鄉鎮檔案的系統性和完整性。同時鄉鎮檔案室利用服務方式單一，在檔案的管理上，只注重被動利用，卻忽視了主動服務，不愿或不習慣通過檔案資料主動為鄉鎮各項工作提供服務，以提高工作效率，降低工作成本，從而造成大量信息資源閑置。

二、針對以上幾種情況，我對加強鄉鎮檔案工作有以下幾點建議：

1、加大宣傳力度，增強檔案意識，適當增加對鄉鎮檔案工作投入。要通過開會、培訓、宣傳等方式使各級領導和從事檔案工作的人員在思想上充分認識到檔案工作的重要性。領導們重視了才會考慮到基層檔案工作的項目建設和經費投入問題，經費解決了，檔案室的硬件設施才能落到實處。

2、加強崗位培訓，提升檔案人員綜合素質。首先是選用年輕且具備一定政治覺悟和文化水平的人員擔任專職檔案員，增強穩定性并提高其積極性。要讓新任職的檔案員積極參加市、縣各級舉辦的培訓班和業務交流會，以快速提高業務水平。其次在職檔案員都應積極工作，努力學習，增強責任感和使命感，爭取成為精通檔案業務的專業人才。

3、建立健全檔案工作規章制度，使鄉鎮檔案工作制度化、規范化。鄉鎮檔案工作綜合性強、涉及面廣，為了保證鄉鎮檔案工作的正常規范開展，必須建立健全規章制度。對機構設置、管理體制、崗位職責管理范圍、收集、鑒定、整理、保管、借閱等各項工作做出明確規定，以使檔案管理的全過程達到規范化、制度化。

4、加強鄉鎮檔案的開發利用，強化服務功能。首先是擴大檔案的征集工作。不斷地擴大鄉鎮檔案征集范圍，特別是對一些具有歷史參考價值的古跡原貌，應及時進行考察、取證，留取音像資料，整理歸檔并妥善保管，既完善了室（館）藏結構，又為日后查考利用提供了豐富詳實的資料。其次是鄉鎮檔案的利用工作是檔案業務工作的中心環節，在檔案工作中占有極為重要的地位。我認為在鄉鎮檔案利用過程中應該注意以下幾個問題：一是鄉鎮檔案室應該及時開放可以開放的檔案，以提高檔案利用效率。二是要積極推廣檔案與電子文件登記備份制度，對檔案和電子數據進行常態化、動態化備份，確保檔案安全。三是鄉鎮也要建立檔案網站以便于群眾方便及時地了解檔案信息動態，利用電子信息檢索方便查閱檔案，更好地提高檔案利用效率。四是在鄉鎮檔案利用工作中，不應只滿足于等待利用者上門的被動服務方式，應該變被動為主動，積極地為利用者提供熱情、周到的服務。五是進一步增強檔案服務意識，提升服務能力。為了滿足基層群眾對檔案的利用需求，檔案工作人員要靈活機動地拓寬服務范圍，積極將檔案資料分門別類，圍繞黨和政府的中心工作從利用者角度出發，搞專題檔案匯編，并裝訂成冊，讓寶貴的歷史資料更好地發揮它的重要作用，為鄉鎮的發展提供更優質高效的服務。

總之，鄉鎮檔案工作在鄉鎮機關工作中還是一個比較薄弱的環節，希望能夠引起領導足夠的重視，把檔案工作列為重要業務之一。不斷地改進和提高業務水平，切實加強鄉鎮檔案開發利用工作，提高檔案工作服務效能，使檔案工作在鄉鎮建設中發揮其應有的作用。

（作者單位：海興縣小山鄉政府）endprint