政務(wù)網(wǎng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用淺析

郭運(yùn)濤

山西省電子政務(wù)外網(wǎng)項(xiàng)目是中辦[2002]17號(hào)文件提出的我國(guó)“十五”期間電子政務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)工程之一，建設(shè)電子政務(wù)外網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)上聯(lián)國(guó)家電子外網(wǎng)管理中心，下聯(lián)11個(gè)市級(jí)網(wǎng)管中心，橫向聯(lián)接60個(gè)省直廳局；建設(shè)山西省電子政務(wù)外網(wǎng)管理中心，建設(shè)全面的安全保障體系，對(duì)政務(wù)外網(wǎng)各應(yīng)用業(yè)務(wù)提供服務(wù)。建設(shè)總目標(biāo)是建設(shè)覆蓋全省各級(jí)政務(wù)部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、應(yīng)用支撐平臺(tái)、信息交換平臺(tái)、安全保障體系和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門(mén)的互聯(lián)互通、信息共享、數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)互動(dòng)。

根據(jù)《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理暫行辦法》、《國(guó)家發(fā)展改革委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的通知》和《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》。山西省電子政務(wù)外網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理參照已經(jīng)驗(yàn)收的國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文檔進(jìn)行了管理工作。

在政務(wù)外網(wǎng)工程的建設(shè)過(guò)程中，省政務(wù)外網(wǎng)工程辦前后制定了《山西省電子政務(wù)外網(wǎng)工程辦檔案管理工作》、《政務(wù)外網(wǎng)工程辦公文流轉(zhuǎn)管理辦法》，這些管理制度逐步建立并完善了適用于本工程的檔案管理辦法和工程過(guò)程中文件的流轉(zhuǎn)制度。

工程文檔管理工作主要依照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》等國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，依據(jù)這些規(guī)定，做好文檔的分類(lèi)收集和積累工作。同時(shí)省政務(wù)外網(wǎng)工程辦責(zé)成工程監(jiān)理組織承建商，協(xié)助綜合組對(duì)工程文檔進(jìn)行收集、管理。

工程文檔按照文檔的作用劃分為工程建設(shè)過(guò)程中文檔和工程管理文檔。其中工程建設(shè)過(guò)程文檔（如，需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)/設(shè)計(jì)方案、設(shè)備到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試等）主要由各承建商負(fù)責(zé)收集、整理。這些文檔經(jīng)過(guò)各承建商整理自審后，報(bào)監(jiān)理對(duì)文檔進(jìn)行質(zhì)量審核，待承建商所負(fù)責(zé)的工程初驗(yàn)后再向外網(wǎng)工程檔案組提交。

工程管理文檔主要由政務(wù)外網(wǎng)工程辦各工程組負(fù)責(zé)收集、管理。由監(jiān)理對(duì)工程管理文檔的格式、流轉(zhuǎn)過(guò)程及簽署權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，輔助工程個(gè)階段的管理。

按照工程分項(xiàng)的原則，將整個(gè)工程按機(jī)房及VOD視頻教室改造分項(xiàng)工程、網(wǎng)絡(luò)與安全分項(xiàng)工程、綜合門(mén)戶(hù)網(wǎng)站及軟件分項(xiàng)工程、RA中心等劃分，管理方的相應(yīng)工作組、工程監(jiān)理、承建單位對(duì)文檔分別進(jìn)行分類(lèi)收集、整理。文件按照工程管理流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)是邏輯順序進(jìn)行排列。

建設(shè)單位收集的資料包括：綜合資料、招投標(biāo)資料、合同文件。承建單位收集的文件主要包括設(shè)計(jì)文件、實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施記錄和各類(lèi)工程申請(qǐng)表格，以及設(shè)備到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試、測(cè)試驗(yàn)收等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志等。

所有對(duì)外報(bào)送文檔均由監(jiān)理認(rèn)可、確認(rèn)后發(fā)出，并由相關(guān)人員簽字。借閱文檔統(tǒng)一由文檔管理員受理并填寫(xiě)借閱記錄。

省電子政務(wù)外網(wǎng)工程辦對(duì)每個(gè)分項(xiàng)工程初驗(yàn)和終驗(yàn)都進(jìn)行了安排，并就檔案整理進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)部署，要求承建單位收集、積累工程文件的基礎(chǔ)上，按照《國(guó)家政務(wù)外網(wǎng)一期工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》和《國(guó)家政務(wù)外網(wǎng)一期工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分工負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好各自的文件梳理個(gè)歸檔工作。

檔案工作組具體負(fù)責(zé)工程檔案驗(yàn)收的組織和準(zhǔn)備工作。檔案工作組參照國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在現(xiàn)有文檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)行文檔的查漏補(bǔ)缺和分類(lèi)整理，以實(shí)現(xiàn)工程文檔的完整性、關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。

省政務(wù)外網(wǎng)工程的每個(gè)分項(xiàng)工程建設(shè)任務(wù)完成后，在省電子政務(wù)外網(wǎng)工程辦的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案工作組組織有關(guān)人員開(kāi)展了各分項(xiàng)工程檔案初步驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，對(duì)工程建設(shè)形成的歸檔文件的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性和有效性進(jìn)行了自檢。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，檔案工作組對(duì)工程檔案再次進(jìn)行了梳理和整理，并完成立卷、編目等工作。

各分項(xiàng)工程初步驗(yàn)收后，由檔案工作組陸續(xù)補(bǔ)齊初步驗(yàn)收資料，形成建設(shè)工程初步驗(yàn)收檔案。工程最終驗(yàn)收時(shí)，由最終驗(yàn)收機(jī)構(gòu)對(duì)提交的建設(shè)工程最終驗(yàn)收檔案的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性和有效性進(jìn)行審核并簽署意見(jiàn)。終驗(yàn)合格后，由檔案組補(bǔ)齊工程最終驗(yàn)收資料，形成建設(shè)工程檔案并移交綜合檔案室保存。

政務(wù)網(wǎng)檔案是在政務(wù)網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中形成的歷史記錄，它不僅是已有政務(wù)外網(wǎng)設(shè)施維護(hù)管理和改建擴(kuò)建的重要科學(xué)依據(jù)，也是政務(wù)網(wǎng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展中的寶貴資源。開(kāi)發(fā)利用政務(wù)網(wǎng)檔案信息資源，充分發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

一、開(kāi)發(fā)政務(wù)網(wǎng)檔案信息資源的前提條件

（一）主動(dòng)服務(wù)，樹(shù)立積極參與的動(dòng)態(tài)思維

開(kāi)發(fā)檔案信息資源主要是通過(guò)檔案信息服務(wù)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。由于網(wǎng)絡(luò)檔案利用面廣，涉及部門(mén)多，因此，要努力開(kāi)發(fā)檔案信息，把“死”檔變成“活”檔，不斷提高檔案的服務(wù)水平，不斷探索開(kāi)發(fā)利用檔案信息的新途徑，在改變被動(dòng)靜態(tài)管理為主動(dòng)動(dòng)態(tài)服務(wù)上下功夫，使檔案信息在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中充分發(fā)揮作用。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，克服守、等、靠思想

政務(wù)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的技術(shù)管理工作，它通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)工作的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)其對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理。充分利用現(xiàn)有庫(kù)藏檔案，挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，更好地為網(wǎng)絡(luò)建設(shè)服務(wù)，是檔案工作的主要任務(wù)。因此，政務(wù)網(wǎng)檔案工作應(yīng)當(dāng)走在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的前面，轉(zhuǎn)變觀念，改善作風(fēng)，克服守、等、靠思想，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求。

（三）搞好調(diào)查預(yù)測(cè)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

調(diào)查預(yù)測(cè)，是通過(guò)對(duì)用戶(hù)需求的研究，了解他們利用檔案要解決些什么問(wèn)題和要利用哪些類(lèi)型的檔案信息。根據(jù)調(diào)查情況，分析預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目在各個(gè)階段所需的檔案住處可以有針對(duì)性地將檔案中有參考利用價(jià)值的信息進(jìn)行分析、研究、匯集、編撰，為信息的使用分行便利條件，以便按照需求特點(diǎn)，有針對(duì)性地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、開(kāi)發(fā)政務(wù)檔案信息資源是發(fā)展政務(wù)網(wǎng)的需要

政務(wù)網(wǎng)要振興發(fā)展，不僅要從國(guó)內(nèi)外同行業(yè)動(dòng)態(tài)信息中獲取各類(lèi)信息資源，而且更重要的是從本專(zhuān)業(yè)內(nèi)部獲取有價(jià)值的信息資源。因?yàn)檎?wù)網(wǎng)振興發(fā)展是連續(xù)性的，檔案信息資源作為潛在的有價(jià)值的信息，開(kāi)發(fā)及時(shí)、應(yīng)用得法，就會(huì)很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝，進(jìn)而也可以最大限度地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，開(kāi)發(fā)利用政務(wù)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源是發(fā)展政務(wù)網(wǎng)的需要。endprint

在政務(wù)網(wǎng)建設(shè)中形成和各界的檔案，是寶貴的信息資源。這種信息資源具有原始的記錄屬性，它不隨外部條件變化而變化，是事物的客觀存在形式。作為一種重要的信息資源，政務(wù)網(wǎng)檔案以它的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和可靠性，顯示出了強(qiáng)大的生命力，為政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)提供了科學(xué)的依據(jù)。

三、開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的途徑和方法

（一）建立檔案信息資源中心

要改革舊的管理體制，使檔案由單一分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一管理，走檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料一體化管理的道路。信息資源中心的建立，有利于使分散的信息資源集中起來(lái)，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一的存貯保管、整理分類(lèi)、編研開(kāi)發(fā)，最大限度地為用戶(hù)提供信息。

（二）應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案

計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案進(jìn)行前處理，即著錄標(biāo)引。檔案信息輸入計(jì)算機(jī)能快速完成檢索、統(tǒng)計(jì)、持印，不僅可以提高工作效率，而且打印輸出的各類(lèi)目錄比手工抄寫(xiě)的目錄整齊、規(guī)范。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，可使利用者在各自的工作崗位上就能了解到所需的檔案信息

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理人員首先應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)，同時(shí)也要有較高的檔案管理知識(shí)，并要懂得檔案管理方法，又要熟悉館（室）藏情況；既要熟悉手工檢索工具的運(yùn)用，為利用者及時(shí)快速地提供檔案，又要掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。只有具備較全面的檔案業(yè)務(wù)能力和相關(guān)的專(zhuān)業(yè)水平，才能適應(yīng)水利檔案的開(kāi)發(fā)利用需求。

就目前來(lái)看，檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，“復(fù)合型”人才少，在很大程度上影響了檔案的開(kāi)發(fā)利用。要解決這個(gè)問(wèn)題可從以下三個(gè)方面著手進(jìn)行。一是主管單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，分批組織檔案管理人員參加有關(guān)檔案管理方面的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案著錄標(biāo)引、分類(lèi)等，有條件的還可以進(jìn)行專(zhuān)業(yè)互補(bǔ)進(jìn)修。二是積極開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理技術(shù)交流活動(dòng)，使檔案管理人員在實(shí)踐中得到提高。三是為進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息資源，要努力學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握現(xiàn)代管理手段。

（四）開(kāi)展檔案編研工作

編研是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段之一，也是提供檔案服務(wù)的一種重要方式。檔案編研是在檔案實(shí)體整理加工的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)利用者的研究，為滿(mǎn)足用戶(hù)需求所進(jìn)行的高層次、高水平且具有一定深度的工作研究。

檔案編研工作主要有四種形式。一是二次文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)，即通過(guò)匯編檔案文獻(xiàn)，編寫(xiě)檔案參與資料，為利用者提供比較系統(tǒng)的信息。二是三次文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)。建立健全檔案目錄檢索系統(tǒng)，編制各種目錄，為利用者提供手工檢索手段，如全引目錄、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄等。其次是開(kāi)展情報(bào)資料編研和文獻(xiàn)編纂，如《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《大事記》等。三是為領(lǐng)導(dǎo)和決策部門(mén)提供專(zhuān)題參考，為科學(xué)化決策提供依據(jù)。四是撰寫(xiě)與檔案內(nèi)容有關(guān)的文章，直接為社會(huì)提供系統(tǒng)知識(shí)。

（作者單位：山西省經(jīng)濟(jì)信息中心）endprint