論企業檔案的網絡服務

薛惠芳

隨著時代的發展網絡管理很自然地進入了企業檔案操作的范疇，因此，新形勢信息化網絡管理檔案服務的最重要的特點即是網絡平臺網絡化服務建設，這也是時代發展的自然趨勢。當前檔案人員的重要職責就是開發和共享檔案網絡服務數據，不斷刷新檔案服務職能，主動積極地為社會建設主戰場服務，為全面達成小康社會盡職盡責。要通過全球互聯網絡為企業平臺服務，并提高各項網絡服務管理，努力使檔案操作服務化。

一、創新服務職能

（一）、建立檔案平臺網頁，開展網絡平臺服務

隨著檔案平臺局域網的內部建立，檔案管理將充分使用企事業單位的網絡平臺制作自己的自主平臺，積極組織上網平臺數據，使檔案平臺服務系統聯合企事業單位自主網站，實現網絡平臺數據的網上平臺檢索，為用戶提供優質的服務。

目前，國內許多單位檔案平臺使用互聯網開展的網上服務，已成為為企業提供檔案信息服務的一種主要形式。檔案操作者要以網絡平臺為基礎，進一步加快檔案平臺信息信息庫建設，尤其是電子文檔全文信息庫建設，在網絡平臺上實現電子文檔的及時管理與使用，實現檔案平臺信息網絡化、信息庫化，網絡平臺數據服務使用自動化，檔案操作網絡化，網絡平臺數據管理規范化。如：輸入目錄管理信息庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢搜索；檔案棺（室）與宣傳部門緊密配合，可以將本單位重大操作中形成的新聞錄像檔案網絡化并及時歸檔，建立網絡化視頻網絡平臺信息庫，以便于宣傳和使用。

（二）、建立“電子文檔（檔案）信息管理中心”

檔案平臺與企事業單位數據管理部門可加強緊密配合，建立“電子文檔（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案平臺，是企事業單位平臺信息庫的重要組成部分。電子文檔（檔案）數據管理中心集中管理網絡平臺內各單位的歸檔電子文檔，并在網絡平臺上提供有限制性或非保密電子文檔查詢、使用服務，實現電子文檔平臺數據共享。其優勢是覆蓋面廣，資源豐富，使用率高。

（三）、電子文檔的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文檔的收集操作，已成為檔案操作部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文檔的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統操作模式，在網頁上建立電子文檔自動上傳的操作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案平臺的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級平臺或平臺管理部門、互聯網上用戶通過網絡平臺傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案平臺自行開發了“電子文檔全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以使用身邊聯入網絡平臺的計算機，足不出戶就可將電子文檔全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案平臺，也不必交任何光盤或軟盤。

（四）、開展在線操作

傳統的檔案使用方式，如到檔案部門使用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門使用檔案原件的方式，在網絡化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面網絡化改變了人們操作、學習和生活的環境，使人們更注重數據的時效性，希望通過數據系統、數據網絡及時準確地獲得多種數據。因此，被動的、手工式的檔案提供使用方式必然逐步被敢于的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供信息庫查詢、電子信箱等服務方式，讓使用者與檔案平臺使用電子郵件在網上進行快速通訊，進行數據交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

（五）、開展現行文檔查閱服務

隨著改革開放的不斷深入，到檔案平臺查閱黨政機關及有關部門制定的文檔的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策數據。為適應新形勢發展要求，進一步轉變操作職能，提高操作效率，緊密黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案平臺全部建立現行文檔服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案平臺送交現行文檔資料，并要求各級檔案平臺做好現行文檔資料的接收操作，搞好現行文檔資料的查閱服務。

二、拓展服務范疇

（一）、數據服務的社會化、多主體

由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案操作者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會操作中使用或可能使用網絡平臺數據的組織和個人，又要針對性地為特殊使用者提供特定服務。網絡化社會中，人們對各類數據的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理操作變得越加復雜，越離不開數據服務。對網絡平臺數據的單一需求必然將被對檔案、文檔、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）、興辦服務實體，發展檔案產業

處于網絡化社會的今天，從平臺數據開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是網絡平臺數據財富的擁有者和提供者；檔案平臺也不再是單純的收藏機構，還是網絡平臺數據的聚集中心、交流中心和數據技術的用戶。知識經濟時代檔案平臺的改革創新方向就是走網絡化道路，在為社會提供網絡平臺數據服務的基礎上，創建網絡平臺數據服務產業，建立以網絡平臺數據搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要數據的責任實體。

對于網絡平臺數據的開放和開發，檔案操作者應當樹立服務觀念和產業觀念，面向經濟建設主戰場敢于出擊。如在匯編專題數據方面：開發科技數據，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟數據，為企業結構調整服務；開發市場數據，為企業提供營銷機會；開發法律數據，為企業維護合法權益服務；開發房地產數據，為城市改造和建設服務等。

（三）、加強橫向聯合，實現平臺數據共享

隨著數據時代的發展，人類的知識和數據總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和數據全部加以收集、整理、加工、保存和使用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會數據系統，實行整體化管理，充分發揮一體化優勢。而建立聯合目錄，實行數據共享，正是建立社會數據系統的前提條件和核心數據之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案平臺、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現數據共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的數據，使使用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、數據、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現數據共享，使各文獻部門充分挖掘數據潛力，實現文獻數據互補，提高館（室）藏數據使用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案平臺、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

（四）、注重“反饋”，深層次開發網絡平臺數據

反饋方法在檔案平臺數據開發使用中起著重要的作用。通過反饋平臺數據開發使用所產生的結果，進行分析研究，可以提高平臺數據開發使用的科學性、合理性、系統性。

三、開創企業檔案創新服務

（一）、實現網絡平臺數據一體化

網絡平臺網絡化指檔案操作模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的網絡化數據這種主要形式向企業提供服務為重心的轉變過程。要實現企業網絡平臺數據接收、傳遞、存儲和提供使用的一體化；要實現網絡平臺數據高度共享檔案，而這必將引發企業檔案操作及服務模式的變革，這是一個長期的發展過程。在這樣的轉變過程中要實現網絡平臺數據的網絡化和網絡化；不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題，企業檔案服務的網絡化管理，需要在實踐中不斷摸索。

（二）、適應社會發展開發網絡數據現代化

當今新形勢網絡網絡化發展是歷史發展的必然趨勢，作為企業網絡化前沿的檔案部門要變被動為敢于，網絡化網絡建設操作已經成為檔案部門不得不考慮的問題.隨著時代的進步，檔案操作者已經越來越深刻地認識到，使用新的知識、新的技術、新的辦法來管理企業檔案的重要性，探索一條企業檔案操作，而最大限度地開發與運用計算機技術已經成為企業檔案操作現代化的最重要的數據，通過檔案操作網絡化創新，更好使用開發檔案網絡數據。

（作者單位：太鋼能源動力總廠）endprint