關于企業數字檔案館建設的思考

鄧紅梅

一、“數字檔案館”的誕生

網絡技術作為計算機技術和通信技術緊密結合的產物，它的成熟和完善，代表了計算機技術的發展方向，并極大地推動了社會信息化建設的進程。20世紀90年代，國家數字圖書館工程的推進，極大地豐富了公共服務網絡的信息含量，進一步推動了我國信息化建設進程，對檔案和檔案工作產生了巨大的影響。

檔案作為人類社會活動客觀的、真實的記錄，其信息本質為檔案工作的發展帶來了新的機遇和挑戰。一方面，作為“信息資源之源”的檔案信息將作為社會基礎信息資源的重要組成而受到重視，檔案的價值不斷得到體現；另一方面，社會信息需求的不斷擴大，對檔案工作的服務質量提出更高的要求，如何充分利用先進技術，適應新的社會環境，是檔案工作面臨的重點問題。

信息技術在檔案工作中的廣泛應用，已經從根本上改變著檔案工作的各個方面。檔案工作由傳統的以檔案實體保管為重點，向以利用檔案實體的數字化信息為主要形式面向社會提供服務的重心轉變，網絡化的管理方式取代了原有的手工管理，檔案工作的內容也從單純地管理檔案信息本身，向實現與信息活動有關資源的綜合管理方向發展，更重要的是檔案的服務利用方式從分散、孤立、局部的被動的信息服務向系統、整體、全局的主動的服務方式轉變。正是在信息技術高速發展的新形勢下，伴隨著檔案工作的轉變，作為檔案信息化建設的發展方向，“數字檔案館”的建設理念應運而生。

二、數字檔案館定義

數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到發布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

數字檔案館是把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以高度有序的企業綜合檔案信息資源為處理核心，為企業生產、管理和決策提供可靠的信息服務的超大規模、分布式數字信息系統。

三、數字檔案館建設內容

企業數字檔案館應依靠企業建設環境，充分利用各種網絡平臺以及各類網絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本部門本單位一定時期內數字檔案管理需要的網絡平臺，開發應用符合功能要求的管理系統，推動館藏檔案資源數字化、增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。

（一）基礎設施建設

應按照主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。包括網絡建設、硬件設施建設和軟件建設。

網絡建設是數字檔案館的通信保障和基礎網絡，要保證檔案館及其下屬單位有順暢高效的網絡環境，保障數據傳遞的及時穩定；硬件設施建設包括檔案館開展信息化建設所必需的網絡設備、數字加工設備、海量存儲設備以及計算機和輸出設備；？軟件建設是數字檔案館運行必需的各類操作系統軟件、管理系統軟件和資源數據庫等。

（二）數字資源建設

數據是數字檔案館的核心，是檔案信息資源的數字反映，所以數字檔案館實際上是一個龐大的數字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質，因此，數字檔案館除了現已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實態檔案進行數字化處理，使其永久的存儲在服務器的磁盤、光盤或其他存儲介質中，并建立各類數字資源數據庫。

1、傳統載體檔案的數字化。將歷史館藏各類檔案進行數字化轉換，通過數字化工作，對館藏檔案進行全面的梳理，重視檔案整理、鑒定、修復等基礎工作，為數字化工作提供高質量的來源。

2、電子文件的接收。應當根據檔案接收范圍，實現紙質檔案和電子文件雙軌并行歸檔制度，收集時，配備必要的技術手段，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用。

3、建立各種數據庫。對信息資源進行整理，根據數字資源分類、利用要求、安全密級等建立目錄數據庫、全文數據庫、元數據庫等。

（三）應用系統建設

數字檔案館應用系統是一個動態的、可擴展的信息網絡系統，在整個數字檔案館體系中起著承上啟下的聯接作用。一方面可以按照相關技術標準與現有各應用系統完整結合，獲取各方面信息，豐富數字信息資源；另一方面，通過良好的人機交互，為用戶提供跨地域、跨部門的信息服務。應用系統的開發應遵循整體性、開放性、穩定性等原則，實現收集、整理、保管、利用等檔案基礎工作的網絡化。

1、信息收集：能接收立檔單位產生的電子文件及其元數據、對傳統載體檔案進行數字化和采集重要數字信息資源等功能，能對電子文件格式識別功能，能進行在線審批功能，保證數據的完整、真實、可靠性。

2、信息整理：實現電子文件的在線管理操作，包括在線、離線錄入，數據上傳、批量導出，檔案鑒定，條目裝盒、排序、生成檔號等功能，實現檔案基礎工作網絡化。

3、檔案信息利用服務系統：包括綜合智能搜索引擎、信息發布、專題制作、資料匯編、統計分析等功能，能滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求。

4、文檔一體化系統數據接口：能和其他應用系統對接，實現對其他系統產生的電子文件的接收與管理，實現快速歸檔，減少重復工作，提高工作效率。

5、運行維護跟蹤管理系統：包括對網絡信息流量、用戶授權進行及時跟蹤調整，記錄日志等功能。

（四）檔案信息傳遞和利用網絡化

網絡化是信息社會的重要特征。要實現信息利用的社會化，首先必須實現網絡化，這是個重要的基礎。同樣，由于數字檔案館是在網上運行的，目前，支持數字檔案館的網絡技術主要有：局域網技術，Internet技術和Intranet技術。檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級的限制和訪問權限的約束以及系統的安全性，因此，企業一般使用使用局域網技術。endprint

信息傳遞網絡化需實現檔案收集中檔案審批網絡化、這將有助于推動檔案的利用效率和安全性，從而將檔案由靜態管理轉向動態管理。

信息傳遞網絡化需實現檔案系統和其他數據系統對接，可實時動態查詢應歸檔、未歸檔、已歸檔案，變收集工作被動為主動。

利用服務網絡化需實現全文檢索管理，提供高級瀏覽器的檢索模式，對各種格式的電子檔案內容進行檢索。

利用服務網絡化需建立自行維護的檔案館網站，發布檔案館相關法規、制度、編研成果、業務指導、開放檔案信息等功能，全面展示檔案建設成果，直觀、快速提供利用。

（五）數字檔案的資源安全

為了保障檔案信息的原始性、保密性及網絡的安全，要采取相應的技術措施。加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛；分級閱讀下載技術能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，加強檔案資源安全管理。

要高度重視檔案基礎工作環節中的保密工作，提高人員保密意識，簽署保密協議，制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

（六）檔案人員素質的復合化

建設數字化檔案館的同時，必須注重提高現有檔案工作人員的能力與素質，包括專業知識、技術知識、管理能力等。因此就要進行跨學科，跨領域的人才培訓。目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現代信息技術的復合型人才。這樣才能符合信息時代的要求。其基本途徑，一是進行現代人才繼續教育的培訓，從現代化知識培訓、管理科學培訓、電腦技能培訓和外語培訓入手，對各類專業人才和管理層人員進行查漏補缺式培訓。同時，也要提高職工自主學習的意識，是“我要學”不是“要我學”。二是運用動態的方式，組織各學術界與檔案界之間的學術研討和交流。一方面，促進學術界彼此的溝通，互相學習、借鑒，達到互動的效果。另一方面，達到勇于“走出去”的目的，努力跟上時代發展的步伐。

數字檔案館的建設使檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理人員發生巨大轉變，并最大程度實現企業檔案資源的開發利用，提高檔案人員技術水平，使檔案人員關門保管檔案轉變為開門利用檔案，從而最大程度的發揮檔案作用，深度挖掘檔案信息資源價值，實現檔案事業的跨越式發展，改變檔案館封閉、半封閉狀態，進一步提升檔案信息資源在企業中的價值作用，為企業的生產經營活動提供強有力的信息支持。數字檔案館的建設和發展將促使計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，并且數字檔案館將隨著這些高新技術的發展而日新月異，將成為由檔案資源為基礎，信息技術為支撐的超大規模的、便于使用的、沒有空間限制的信息知識中心。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）endprint