企業檔案數字化建設的幾點思考

劉亞潔

在我國紙質檔案使用近兩千年，對人類社會，特別是我們具有悠久歷史文化傳統的文明古國影響更加久遠、根深蒂固，既有實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感。這種存儲形式直觀明了，深得人們喜愛。紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。由于其直觀性的特點，紙質檔案更真實、更可靠，檔案的鑒定也比較簡單，這一點是數字化檔案無法替代的。但是紙質檔案在保存中對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環境及保護技術有著極密切的關系，檔案信息的利用率也會低于數字化檔案。

一、企業檔案數字化建設的必要性及現狀

由于計算機網絡的發展及廣泛運用，使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。檔案數字化是利用智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。憑借網絡互聯技術，建立計算機網絡平臺，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網絡中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。企業檔案數字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于生產部門和施工部門的需求。例如：我公司檔案中心專職檔案人員可利用已數字化的基建水廠檔案信息，進一步開發檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作，也可以為生產一線的基層單位提供生產工藝，設備技術資料的保障。

二、檔案數字化建設面臨的問題及思考

隨著現代信息技術的迅猛發展，檔案數字化建設成為我企業檔案工作者關注的熱點。數字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優點，是傳統紙質檔案望塵莫及的。但是由于數字檔案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，我們只有清醒地認識到這些問題，才能理解檔案數字化建設還有諸多難題亟待我們深入研究解決，否則將給未來的檔案事業留下很多缺憾。筆者以為主要的問題及應對的思考有以下幾方面：

（一）檔案數字化的安全性問題。

數字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數字化檔案依賴于數字化設備而存在，因此，數字化檔案具有不穩定性。主要表現在數字化文件所依賴的技術和設備更新換代異常迅猛，加上數字化檔案的易更改、易復制等特點，給數字化檔案的有效利用造成一定影響。那么怎么解決呢？首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。雙套制正好融合了紙質檔案和數字化檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。因此，雙套制應有其存在的必要性和合理性，而雙套制的存在，意味著今后我檔案中心電子檔案與紙質檔案將長期共存，這將成為未來檔案結構的一大特點。其次，我們還可以采用“異地備份”的存儲方式。數字檔案是脆弱的，許多人為與自然因素都有可能損壞數據。我們檔案工作的核心是保護檔案和提供利用。一個企業所有檔案都保存于一個地方，方便管理和利用，但是安全性不夠。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態顯得十分重要，如遇到大地震等自然災害，檔案館就有可能遭受重創，一些受損嚴重的檔案是無法修復的。因此國家檔案局要求：各級國家檔案館應建立異地備份庫，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，即“雙套制”。針對我公司的實際情況，“異地備份”和檔案的集中統一管理是不矛盾的。例如，我公司的基建水產檔案，在各個水廠建設過程中，所形成的一系列水廠生產工藝、構筑物等科技檔案可以有水廠備份，而檔案原件一定要及時移交檔案管理中心進行統一保管。

（二）檔案數字建設中常見的業務問題。

紙質檔案在進行數字化操作的過程中，會遇到一系列的業務問題。一般來說，在原檔案進行數字化之前要進行鑒定工作，以確定數字化的范圍、操作順序等等。例如，在界定數字化掃描范圍時，將正本、定稿、草稿等不同版本的檔案定為：先掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。又如：檔案數字化過程中的拆卷（件）與裝訂問題，國家檔案局曾于2001年1月1日開始實施立卷改革，推行文件級整理，免去立卷、裝訂案卷等復雜環節，但2001年以前立檔的文件大都是案卷，這些檔案在數字化掃描時必然涉及到拆卷、裝卷問題，這已是當前紙質檔案數字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在數字化掃描進行前還要不要拆件？掃描完成后，拆件還要不要裝訂？成為大家爭議的熱點。我認為：檔案案卷（件）的拆裝應視情況而定，基本原則是能不拆的不拆，能不裝訂的不裝訂。裝訂費時費力，既然檔案已經變成電子數據，以后檢索閱覽在計算機上進行即可，檔案案卷及原件無需裝訂，只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可；另外，采取整卷（件）裝訂，不利于檔案的保護，如果案卷中有一份或一頁檔案出現字跡退化或紙張老化破損或仿真復制等其他問題需要利用原件，只要取出一份檔案即可，來回拆裝有損檔案壽命；再者，整卷提取也不便于保密。

（三）檔案數字化的憑證價值問題。

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。雖然數字化檔案具有參考價值這一點是沒有疑義，然而由于認識上、技術上、管理制度上等諸多問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數字檔案的作用大打折扣。檔案數字化的生命線在于其能夠保持檔案原貌。然而首先，檔案數字化必須依賴特定的計算機設備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。其次，數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題；它具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。第三，就目前的工作水平還難以保質保量地完成所有庫藏檔案數字化的任務，檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如：在掃描基建水廠檔案時打印順序出錯，或存儲出錯，或建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真；在進行數字檔案的遷移或提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。因此，要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正接受數字化檔案，確認其憑證價值，可能還需付出更多的努力。

（四）檔案數字化建設的諸多技術問題。

檔案數字化建設是檔案信息、電子設備和計算機網絡技術聯合支撐起來的，離開了高新技術的支撐，就沒有檔案數字化建設。檔案數字化建設技術密集，諸多技術問題成為制約的難點。例如：技術過時問題，雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出，“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息；刻錄檔案數據載體的選擇問題，為保證數據的安全，光盤等載體是作為備份的載體之一，載體質量的好壞直接影響到檔案數據能否長期保存和使用；運行條件問題，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求一直是較難協調的矛盾體；檔案數字化建設的標準化問題，檔案數字化建設的目的是建成數字檔案館，要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國檔案數字化建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題，另外，數字檔案建設中還有經濟問題如：企業檔案信息數字化建設存在著投入與產出不協調的問題；人才問題，企業的發展，人才是關鍵，要培養一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才隊伍，才能真正推動檔案信息化建設。

（作者單位：石家莊供水有限責任公司檔案管理中心）

注釋：

李和平 《企業檔案工作規范》 中國檔案出版社

姜之茂 《檔案人員上崗必讀》 中國檔案出版社endprint