論信息化背景下檔案管理工作的革新

王洪宇

摘 要：在信息化背景下，傳統的紙質檔案模式封閉僵化、效率低下。為適應整個社會信息化的需要，檔案管理工作必須在各個方面有所革新，才能更好地發揮檔案的價值。

關鍵詞：信息化 檔案工作 革新

隨著信息時代的到來，檔案管理工作也呈現出新的特點，信息量不斷增大，存儲模式也逐漸向著網絡化和電子化轉變，檔案管理工作的服務體制以及管理體制也出現很大變化，這就給檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。為此，檔案管理工作要適應信息化時代的要求，力求革新。

一、樹立信息化檔案意識

隨著信息技術的迅猛發展，信息作為一種重要資源在社會生活中的重要性日益凸顯。而檔案作為一種極其重要的信息資源，在整個信息社會中發揮著至關重要的作用。檔案的信息性或者說是信息功能也得到了人們的普遍關注。在信息化時代，電子文件和電子檔案大量出現，檔案信息的收集、加工、傳遞和利用也更為便捷。這就要求我們檔案人員必須在檔案信息的收集、加工和提供利用方面強化服務意識，樹立信息意識，擴大服務內容，充分發揮檔案的信息功能。另一方面，檔案人員強化信息意識，必須加強對電子文件和電子檔案管理方法、政策、技術以及系統開發等的研究，從中不斷摸索，充分依托社會信息化平臺，加快檔案信息化建設的步伐。

另外，檔案信息化建設是一項系統的工程，不是一朝一夕的事情。在這項工作開展中會遇到人力、物力、財力方面的困難，這就需要我們的領導具有強烈的檔案信息化意識，重視這項工作，下決定解決問題，不斷推進建設進程。

二、檔案材料數字化

檔案材料數字化，一方面是建立統一完整的檔案信息云數據庫，這是實現網絡應用的基礎，同時也是實現信息化建設效益的基本要求。不將全部檔案材料數字化就不可能建設統一完整的信息數據庫，網絡應用就無從實現，信息化建設就是一具空殼。另一方面，檔案材料數字化是檔案管理發展的一個必然趨勢。隨著信息化的深入發展，在安全保障性能不斷提升、工作效率要求不斷提高的形勢下，紙質檔案和電子檔案同時運行的雙軌制將越來越趨向于單軌制，完全實現電子信息管理利用將是檔案管理發展的一個必然趨勢。目前，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的依賴心理，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。雙套制的存在，嚴重地消耗了信息化建設提高效率的成效，造成各種有限資源的巨大浪費。可以想象，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見檔案材料數字化對信息化建設發展的重要意義。

三、檔案工作管理方式自動化

信息化時代，檔案管理工作要充分借助網絡化、數字化平臺，促進管理方式的自動化。所謂管理方式的自動化主要包括以下幾點：一是根據檔案資料產生、收集、整理、保存、利用等管理工作流程和各項管理規定，統一設計開發相應的智能軟件，實現信息數據產生、加工、整理、更新自動化。二是根據現有檔案管理體制設計數據處理、信息管理、網絡管理、信息利用權限認定規則。按照不同層級、不同職能的終端設備和身份電子密鑰，系統自動認證授權，提供權限內相應的數據維護和信息利用，實現信息管理、網絡管理自動化，數據分析、信息利用智能化，系統維護使用登記備案自動化，達到數據自動處理、信息智能管理、運行安全高效的目標。

四、檔案信息利用服務網絡化

檔案價值的實現是通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。

檔案管理工作作為各項工作的信息來源和工作基礎，只有實現了信息管理系統化、信息存儲數字化、管理方式自動化、信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用，提高檔案管理工作效率，有效服務干部隊伍建設。首先，對檔案信息利用服務網絡化應有一個正確而清晰地認識。上級主管部門應成立一個專門小組，運用行政手段，采用宏觀的指導性規劃與具體實施相結合的策略，在全國范圍內做出部署，督促各級各類檔案館（室）參與檔案信息化建設的行列。各級各類檔案館（室）結合自身實際分清主次，按階段、有條理地進行實施。

其次，始終要將高質量的檔案信息數據庫建設作為重點。高質量的數據庫是實現網絡利用的基礎條件。一個數據庫質量的高低，將直接影響為用戶提供的服務質量。那么如何進行高質量數據庫的建設呢？

1.對檔案信息先進行著錄標引，按照著錄規則建好目錄數據庫，切忌急功近利，直接按照全引目錄錄入。對于已錄入數據庫的不規范條目，要依標準進行更正。

2.按現有制定的標準將檔案進行數字化。

3.按現有的國家暫行標準，將無紙辦公部分形成的電子檔案進行歸檔、整理、分類，不斷豐富檔案信息數據庫，為檔案網絡化利用做好階段性的準備。

4.加強各級檔案部門的縱橫向聯系，進行檔案信息數據共享，以拓展數據庫的涵蓋范圍。

五、檔案管理技術手段信息化

信息化建設是一項系統工程，必須有統一的組織領導，編制科學、合理、統一的建設規劃才可能完成。信息化的建設同時也推進著檔案信息化建設的發展步伐，這就要求檔案管理技術手段日趨信息化。

目前，檔案部門應該從長遠著手，制定信息建設的整體規劃，對指導原則與思想予以明確，同時提出切實可行的具體目標和任務，通過制定一個穩定可靠的措施來按部就班的落實好信息化建設的策略。而這些必須要創新我們現有的檔案信息化技術手段，只有這樣才能充分發揮計算機集收集、歸檔、管理一體化的功能，大大提高我們檔案管理工作的效率和質量，使得檔案管理人員從繁重的手工勞動中真正的釋放出來，加快檔案科學化管理工作的開展。因此，我們必須充分利用信息化的優勢來創新我們的檔案管理手段。

首先，必須依托現有的紙質檔案資源，充分利用網絡化、數字化手段，建立檔案信息資源數據庫。數據庫具有強大的存儲和檢索的功能。檔案人員可以最大限度的收集檔案，不受庫房條件的限制，可以建立更為完備的檔案信息資料庫。另外，數據庫的建立使得檔案的檢索、查詢和利用更為便利，可以充分的發揮檔案信息的文化傳播功能。其次，擴大服務范圍，實現檔案信息資源的共享。充分利用網絡平臺，建立館藏檔案信息資源共享機制、保障體系以及安全防范體系，以切實實現信息化環境下檔案信息資源的合理優化整合與開發利用，實現檔案信息資源的共享。最后，建立相關的檔案網站、檔案博客、檔案微博等，提供相應的檔案信息，傳播檔案文化。例如檔案部門可以通過建立檔案網站，提供相應的檔案信息。

總之，檔案信息化建設的實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以數字化、網絡化、自動化的形式高效率地發揮職能作用的過程，是檔案管理工作逐步用新生產力淘汰舊生產力的過程。檔案信息化建設既是公共管理追求低成本、高效率的要求，也是加強和改進檔案管理，適應組織工作需要發展的必然趨勢。

（作者單位：滄州市檔案局）

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