論傳統檔案館與數字檔案館的比較

何亞靜

計算機技術和網絡技術飛速發展，每天都有大量的信息不斷產生，人們面對大量真假難辨的信息感到無所適從，難以應付，數字檔案館應運而生并迅速地成為我國檔案界關注的熱點。人們對新事物的認識總是一個逐步深入的過程，在這個過程中難免會出現認識上的誤區，比如很多人認為數字檔案館必將取代傳統檔案館等。因此本文通過對傳統檔案館與數字檔案館的比較，論證兩者的共生性，從而使人們認識到傳統檔案館與數字檔案館都是黨和國家的科學文化事業機構，為國家和社會保存歷史記憶，兩者的并存發展是我國檔案館發展的主要方向。

一、傳統檔案館與數字檔案館檔案載體形式的比較

傳統檔案館，作為社會信息資源的儲存庫，絕大部分都是紙質檔案。傳統檔案館也主要是對這些紙質檔案進行保管并開展統計和編研工作，為利用者提供編研成果，滿足社會需要，而形成的編研成果的載體和傳遞媒介主要也是紙張。紙質檔案保存時間可長達幾百甚至幾千年是光磁介質無法比擬的，但是紙質檔案的大量增長給傳統檔案館的館藏空間帶來了巨大的壓力。

數字檔案館以磁介質和光介質等為主要載體，這些介質存儲密度大，存儲信息集文字、數字、聲像和影像于一體，產生的效果直觀、形象、生動。它具有“豐富的信息資源，海量的存儲空間、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及”。

這些新型的載體不僅能夠大大的節省檔案的存儲空間，更因為其不受時間、空間和人數的限制，因此加速了檔案信息的利用和傳遞。但它也存在信息的長期存取和安全問題等諸多的弊端，而這些弊端恰好是傳統檔案館的優勢——可靠的憑證價值、安全性、標準化程度高。

通過以上的分析我們可以看到，傳統的紙質載體和新型的光磁介質各有利弊。盡管現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生給傳統的紙質檔案帶來了巨大的沖擊，但是我們也不能否認傳統的紙質檔案在工作、學習和生活中仍發揮著不可替代的作用。我們也應該繼續探索和研究，最大限度地利用和發揮兩者的優勢，共同為國家檔案事業的發展而奮斗。

二、傳統檔案館與數字檔案館工作模式的比較

2.1檔案歸檔方式的比較

傳統檔案館主要通過歸檔制度無償接收應歸檔文件。傳統檔案館的館藏大部分是按照有關接收和歸檔制度無償的接收應歸檔的文件材料，也有一部分是通過向集體和個人征集、購買而來，也有一些檔案館接受委托，將委托管理的檔案暫時保存，而不擁有其所有權。傳統檔案館的收集不僅是對檔案信息的收集，同時也將實體檔案接收進館。這樣也帶來一個問題——檔案館藏空間壓力越來越大。

數字檔案館主要是傳統檔案館館藏資源的數字化和對電子檔案的接收。另外，也可以不必把檔案信息接收進館，而是“通過網絡與立檔單位或文件中心的信息數據相連，并通過目錄與索引建立多途徑的檢索體系”[5]對檔案信息實行分散保管和集中控制。

相比較而言，數字檔案館的歸檔方式更加靈活，它不用接收實體檔案，所以存儲空間緊張的問題也就無從談起，甚至檔案信息也可以不進館，而是采取分散保管和集中控制的組織方法。但是數字檔案館的館藏獲取始終是離不開傳統檔案館。傳統檔案館的館藏資源為數字檔案館進行信息資源建設提供了基礎，而數字檔案館則為傳統檔案館解決了存儲空間、資源共享和珍貴典籍的利用與保護等問題。兩者相互依賴、相互促進，只有兩者結合才能實現更大范圍的檔案信息服務。

2.2檔案整理工作的比較

傳統的檔案整理工作通常是對檔案實體和檔案內容的整理，是檔案管理工作的重要組成部分。檔案館考證檔案內容的客觀性和真實性，并將相關的有價值的檔案信息進行編纂和出版等的活動可以看作是對檔案內容的整理。而檔案工作人員將分散的、無序化的檔案通過分類、組合、排列、編目使之系統化和有序化的過程是對檔案實體的整理。檔案工作的各項環節中，檔案的整理通常就是指對檔案實體的整理。檔案的整理工作主要依靠手工進行整理，因此這是檔案館各項業務工作中最耗費時間和人力的一個環節，嚴重降低了檔案館的工作效率。

由于數字檔案館采用分散管理和集中控制的管理模式，檔案館不需要再對檔案進行實體整理整理，而是將檔案實體分散在各個立檔單位，而檔案信息存放的物理位置自然也就體現了檔案的全宗關系。檔案信息的形成者或是立檔單位負責具體的數據充實和數據的維護。而檔案館要做的就是建立集中索引、分散管理式的數據庫和數據庫的檢索目錄，并及時地予以維護和更新，為用戶和立檔單位或是檔案信息搭造起一座橋梁。

這樣的整理方法大大的減少了檔案館的工作量，提高了檔案館的工作效率，同時也為后期的檔案檢索和服務提供了高效、快捷、靈活的方法。然而，在紙質檔案還在大量的產生以及數字檔案館在解決了檔案信息的憑證價值、檔案信息的安全和長期存取等等一系列問題后，這樣的理想化的檔案整理工作才會廣泛地為社會所用。

2.3檔案鑒定方法的比較

傳統的鑒定工作主要圍繞收集的紙質檔案進行進館前的鑒定和館內鑒定。進館前的鑒定是根據檔案的內容、來源、形式和其它狀況以及國家和社會對其的需求的變化來確定檔案的保存價值，有保存價值的確定其保管期限，沒有保存價值的則予以銷毀。館內鑒定則是對保管期限已滿的檔案進行鑒定、決定其存毀。因此檔案的鑒定工作是一個十分關鍵的環節。

電子時代，傳統的以分析檔案內容為基礎的直接鑒定已經不再適應社會發展潮流，檔案館應該深入了解機關和企事業單位的主要職能活動、管理方式，對其形成的檔案進行職能鑒定。而且把鑒定提前到電子文件生命周期的最初階段，因為這與電子文件將以職能鑒定為主密切相關，設計階段階段是鑒定電子文件最適合的階段。

2.4檔案保護技術的比較

傳統的檔案保護工作主要采取“預防為主，防治結合”的方針，對紙張和字跡的耐久性進行保護，最大限度的延長檔案的壽命。隨著縮微復制技術的迅速發展，光、磁介質在檔案工作中被廣泛的應用，然而，這很大程度上是為了減少檔案原件的利用次數，從而達到保護檔案原件的目的。endprint

電子文件的保護主要是對產生文件的環境進行維護以及保護電子數據的安全。具體來說有兩點：一是在保存電子文件的時候，與其相適應的軟硬件環境也必須一并保存，這主要是為了解決檔案長期存取的問題；二是要保護檔案信息的安全，防止數據遭受計算機病毒感染、黑客的攻擊以及間諜等的復制和擴散。

傳統的檔案保護工作能較好的保護檔案信息的安全，但是目前電子文件的產生日益增多，緊緊依靠傳統的“八防”措施已經不能滿足檔案工作的需要。而電子文件的保護在防止數據被刪改、損毀以及外界攻擊等一些問題上還面臨著一系列的技術難題。因此，檔案的保護工作可以兩者相結合，保密的電子數據同時保存紙質版，并通過傳統的保護工作技術將其妥善保管，而為了減少館藏空間的緊張，降低檔案工作的成本，非密的電子數據可以不進行“雙套制”保存，但是要維護好其軟硬件環境，確保數據的長期存取。我們也相信，隨著信息技術的迅速發展，將來一切難題都會迎刃而解。

2.5檔案檢索手段的比較

傳統檔案館的檢索，主要通過檔案工作者預先的編目工作，編制成一些手工檢索工具比如檔案全引目錄、案卷目錄等等，盡量為用戶提供不同的檢索途徑。編制這種檢索工具費時費力，形成的檢索工具也依賴于個體的工作人員，無法做到完全的規范化。用戶利用檔案必須到檔案館中去，不易滿足用戶遠程利用的需求。盡管有些系統通過計算機著錄，采用計算機輔助檢索，但是仍然無法達到我們滿意的程度。

數字檔案館通過其建立的集中索引、分散管理式的數據庫和數據庫的檢索目錄，為用戶提供高效、靈活的智能化的全文檢索，用戶可以通過題名、責任者、關鍵詞、時間等多種途徑進行檢索，快速、準確、全方位的利用相關開放范圍內的檔案信息。這種檢索方式大大提高了檢索工作的效率，用戶可以不受時間、空間的限制自由的檢索、復制、網絡上的信息。但是數字檔案館所提供的這種檢索方式要求檔案工作者和用戶掌握一定的計算機技術，從而一定程度限制了一些用戶的對檔案信息的利用。

2.6檔案服務方式的比較

傳統的檔案館的服務方式通常包括閱覽服務、檔案咨詢服務、外借服務、陳列和展覽服務、復制服務、編研服務、專題服務、證明服務等等。這些服務大都是圍繞檔案館自身的館藏資源，在館內開展的，是以檔案館為中心開展的陣地式服務，這種服務大多是無償服務。這些服務方式為利用者帶來了諸多的方便，首先，用戶可以去檔案館就自己咨詢的問題進行面對面的交流；其次，傳統檔案館可以最大限度地滿足不同知識水平和不同經濟條件的利用者的需求；再次，檔案館可以直接了解到用戶的需求心理和利用效果，及時地吸取經驗和教訓，以便提供更高層次的服務。

然而，傳統檔案館的這些服務方式也受到諸多因素的制約使檔案信息資源得不到及時的利用和開發。首先是時間的限制，檔案館的開放時間是固定的，用戶必須在檔案館工作期間去查閱檔案；其次是空間的限制，用戶利用檔案必須到檔案館中去，而且檔案館的檔案除非出具單位證明或經主管領導批準，否則是不予外借的；另外，這些服務通常是針對本地區或本單位履行了借閱手續的用戶，其他人很難得到相關服務。

數字檔案館通過互聯網將本館的檔案信息庫和互聯網上相關的信息直接傳遞到千家萬戶。這種數字化的檔案信息不僅可以快速、高效的滿足用戶多途徑檢索的要求，并且在一定的權限下，用戶可以在任何時間、任何地點通過互聯網自由的檢索、復制、網絡上的信息。

數字檔案館的服務方式較傳統檔案館更加靈活，采用的技術也比較先進，但是數字檔案館在進行原始館藏資源數字化時，不可能將所有的檔案信息都放到互聯網上，因此用戶不可能隨心所欲地進行查找，這其中還有用戶權限和保密問題。因此對于另外一部分涉及保密性質的檔案，用戶還是要到檔案館中履行相關手續后方可查用。

由此可知，并不是有了數字檔案館就不再需要傳統檔案館的服務，兩者是缺一不可的。檔案館的服務工作是繼檔案的收集工作之后，檔案館與社會交流的又一次交流，任何一方服務水平的高低都可以影響檔案館在用戶心目中的地位。因此，我們要做的就是充分利用它們各自的優勢，共同為用戶服務，為提高檔案工作在社會上的地位而努力。

三、對檔案工作人員素質要求的比較

傳統檔案館各項業務工作的開展主要是圍繞檔案進行收集、整理、鑒定、保管、編研、統計利用，這對檔案工作人員的理論知識和業務技能要求較高。另外，檔案工作人員還要具備幾項基本的素質。如良好的職業道德和端正的工作態度、開闊的視野、勇于創新的工作精神、和集體協作的意識。傳統檔案館的檔案工作人員只有具備這些基本的要求，并樹立與時俱進和終身學習的理念，才能在現代化社會中立足，才能提高檔案和檔案工作的地位。

而數字檔案館則在此基礎上更注重檔案工作人員的計算機技術、信息檢索能力、分析能力等綜合能力。向檔案工作者的素質提出了更高的要求。首先，要轉變傳統的觀念，積極地迎接時代的挑戰，順利的完成角色地轉變；其次，要精深專業知識，將檔案信息服務向縱深方向開展；第三，要掌握現代信息技術，如計算機技術，同時還要具備相應的檢索能力、信息存儲技術、處理分析技術、通信技術等等。

通過上述幾方面的比較可知，傳統檔案館與數字檔案館不是此消彼漲的關系而是相互依賴、互為補充。它們都是永久保存檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。它們的基本職責都是維護歷史的真實面貌，為社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務。因此兩者之間根本就沒有必要討論孰存孰亡的問題。同時，兩者也各有利弊。不論信息化的水平多高，傳統檔案館所具備的人文和歷史的精神是數字檔案館不可能具備的。同樣，數字檔案館在載體形式、服務手段上的優勢也是傳統檔案館遙不可及的。在可以想象的未來里，數字檔案館只是逐步取代傳統檔案館的主體地位，但并不意味著它可以取代傳統檔案館。這不僅是受經費、技術和人類文化水平的限制，更是因為社會發展的步伐在歷史長河中留下的足跡和原始憑證需要依賴傳統檔案館的妥善保管。因此傳統檔案館與數字檔案館兩者并存發展是今后檔案館的發展方向。我們要極力的發揮二者的優勢，揚長避短，更好的發揮檔案館的文化傳播功能，共同為國家的檔案事業而奮斗。

（作者單位：河北建投新能源）

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