論基層檔案數字化建設

黃彩珍

隨著數字化社會、數字化城市時代的來臨，檔案數字化建設也步入了快速通道。管理微機化，庫藏數字化、文檔一體化，信息共享化，已成為當今檔案工作發展的趨勢。在新形勢下，基層檔案如何順應時代發展的新要求，緊跟數字化建設的步伐，充分發揮基層檔案的應有作用，是值得我們認真研究和思考的問題。

一、基層檔案數字化是檔案數字化的基礎。

基層檔案是我國檔案的“基石”，基層檔案數字化是檔案數字化的“大廈之基”。如何突破傳統的管理模式，既保護紙質原件，又能提供快速查檔的服務，并實現資源利用的最大化，是我們基層檔案工作者當前面臨的最大機遇與挑戰。在傳統的檔案管理模式下，檔案信息資源的經濟價值和社會價值很難充分體現，更難適應當代數字化生存的形勢。數字檔案作為信息化時代一種全新的技術管理手段，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。傳統檔案室必須向數字檔案室轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。目前，基層檔案數字化還處于探索嘗試階段，但檔案工作者已清醒地認識到：存量數字化和增量電子化是當前檔案數字化的主要途徑和工作內容。

二、存量數字化

（一）存量數字化的含義

存量數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把傳統載體的館（室）藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

存量數字化是檔案數字化建設的重要組成內容，是對館（室）藏傳統載體的檔案目錄信息、檔案全文信息及檔案專題信息進行數字化，逐步建立檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫的過程。

（二）存量數字化的主要作用

1、它將大量節省檔案室的日常工作，把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來。在接收檔案排架、利用檔案開展編研工作及檔案統計等日常管理工作中，應用計算機管理，避免了一些重復性勞動，降低了工作強度，提高了工作效率和準確率。

2、應用檔案管理軟件調用數據庫信息開展查閱利用工作，極大地提高了檢索速度，為人民群眾更好地提供便捷服務。應用計算機查找檔案，實現“一站式”服務，大量節約了查閱者的寶貴時間。

3、以數字化檔案代替傳統載體檔案原件提供利用，有效地保護了傳統載體檔案原件。傳統載體檔案在數字化后，之后的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數，從而保障檔案的安全。

4、以數字化形式存儲檔案，大大節約了檔案的存放空間。傳統載體檔案在數字化后，存儲單位由“卷”、“件”、“張”等轉變為“MB”、“GB”、“TB”等，原來全部室存檔案只需要幾張光盤就可全部存儲，存儲空間的轉變具有革命性意義。

5、檔案數字化能夠實現資源利用的最大化。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。開放檔案可通過網絡供利用者查閱，擴大了檔案的利用空間和利用時間，最大限度地實現資源共享。

（三）存量數字化建設實施

1、建立檔案數字化工作所需的軟硬件環境，做好著錄人員崗前培訓，建立健全各項規章制度，以保障檔案網絡環境安全，檔案信息真實、完整、可靠。

2、實現室藏檔案信息數字化，將室藏傳統載體的檔案通過數字化手段轉變成數字室藏，完成目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫三大數據庫建設。

3、構建高效順暢的數字檔案管理利用平臺，實現檔案的統一管理和資源共享。

三、增量電子化

（一）增量電子化的含義

增量電子化是指將前端辦公自動化和電子政務中新形成的電子文件歸檔保存，及時提供利用，實現資源共享。增量電子檔案實行歸檔雙軌制，即紙質文件與電子文件均需進行歸檔。

目前，“文檔一體化”管理是實現增量電子化的一種有效的管理模式。“文檔一體化”是利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。

（二）增量電子化的主要作用

1、隨著辦公自動化的日益普及，許多檔案形成單位在辦公過程中形成了大量的電子文件，及時完成電子文件的收集、整理、歸檔，可以充分利用辦公自動化過程中形成的數據信息，不用再搞數字化，避免檔案部門的重復勞動。

2、避免新形成的電子文件散失無存。隨著大數據時代的到來，每天產生大量的數字信息，增量電子化能夠及時保存需歸檔電子文件，降低檔案流失的危險性。

3、增量電子化使檔案各生命周期集合于一個平臺，大大縮短了檔案各環節時間，實現了實時歸檔。

4、以數字化形式存儲檔案，大大節約了檔案的存放空間。

（三）增量電子化建設實施

1、建立電子文件管理系統，實現電子文件與電子檔案一體化管理，確保增量檔案的電子化、規范化。

2、按照電子文件管理的標準和規范，研究確定各類電子文件歸檔范圍和保管期限，明確電子文件歸檔要求，保證歸檔電子文件收集齊全、整理有序、命名科學、格式規范、元數據合理有效。

3、通過先進的技術手段，規范整合和有效鏈接增量電子檔案的數據信息，實現各類檔案信息資源的共享和安全保管。

四、基層檔案數字化進程中存在的問題及其對策。

基層檔案的數字化之路剛剛起步，有的單位甚至還沒有真正啟動，要實現新的跨越，遇到的問題卻是多方面的。如何正確處理好前進道路上的困難和問題，少走彎路或者不走彎路，對數字化建設的進程至關重要。endprint

（一）吐舊納新，更新觀念。

傳統的檔案管理模式，在絕大多數檔案人心中已經形成了根深蒂固的一種習慣。尤其在基層檔案部門，面對相對有限的檔案庫藏、相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然管用、好用，日常工作也熟門熟路，似乎沒有必要棄熟從生自找不適，從而在思想觀念上對數字化的推行既不熱心也不熱情。尤其對于一些老的檔案工作者來講，要把看得見、摸得著的檔案資料變成無形的數字信息儲存，在習慣上一時還難以適應、在心理上感到不踏實。他們往往把數字檔案建設看成是一項費時費力、缺乏實際意義的“趕時髦”，超脫現實的“大躍進”，本能地產生抵觸情緒“。因而導致創建積極性不高，行動遲緩。要消除這種情緒，最好的辦法就是讓他們親眼看到數字化成果在實際應用中的優越表現，從心底里認識這個新事物，認可這種新作法。

（二）爭取經費，從“小”到“大”。

相對于單位的各項職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經費分配上，基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向，導致檔案數字化建設硬件投入的資金不足，致使基層檔案數字化工作起步艱難。基層檔案數字化要積極爭取經費，把錢用到“刀刃”上，從小規模到大規模，優先開展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進行，循序漸進，一年接著一年干，一茬領導接著一茬領導干，不要中斷，持續進行。

（三）內生外引，合力共建。

人才是檔案數字化建設的根本，網絡設計和硬件配置需要專業的人才，設備維護和軟件開發需要專業的人才，數據庫的建立和數字檔案的管理同樣需要專業的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門非常缺乏，沒有這樣的人才作為基礎，數字化建設就無法從規劃變為現實。我們應充分運用本單位人員和外請人員兩種力量，解決專業人才缺乏的問題。其次，應加強檔案工作者知識結構更新。鼓勵檔案行業從業人員加強學習，不僅要精通檔案業務知識，而且要熟悉計算機、數據庫、網絡通訊等知識，努力培養能夠勝任新時期檔案工作的復合型人才。第三，要充分運用各種有效的激勵手段來調動人員積極性，提高數字化速度和工作效率。

（四）把握重點，民生優先。

在推進室藏檔案數字化的過程中，將紙質室藏轉變成數字室藏是一項耗時費力的艱巨工程，很多單位重視數字化設施的建設而輕視數字檔案內容的建設，以致空有數字化系統而無數字檔案內容。數字檔案室建設必須“內容為王”，著重數字內容的積累，著重傳統載體檔案數字化。

基層檔案數字化要從過去以技術為主導向以服務為主導轉變，從注重應用信息技術向注重檔案內容信息轉變，建設以服務為主導的檔案信息化體系。我們應本著“利用為重、民生優先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優先數字化，把社會急需、群眾急需的檔案優先數字化，努力在較短時間實現數字化工作的高價值、高利用率。在基層檔案室中，婚姻登記檔案、知青檔案、房產檔案、公證檔案、社保檔案最為普遍，在數字化建設時也以這五類檔案為主體。此外，還有林權檔案、土地承包檔案、房屋拆遷檔案、移民檔案等，雖然所占比例不大，但在服務民生、保護農民合法權益方面具有重要意義，也應作為重點優先數字化。

（五）遵循規范，標準同行。

檔案數字化建設的最終目標是建立數字檔案館，數字檔案館是在眾多數字檔案室的基礎上形成的。沒有基層檔案的數字化，就沒有構建數字檔案館的基礎信息；不在標準化的規范體系框架下構建基層檔案數字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯的高質量的數字檔案館。截止目前，我國相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后，檔案信息化標準體系、數字檔案館（室）建設標準體系不夠健全。基層檔案部門在當前的情況下，首先應當緊密跟蹤標準化建設的進程和動態，建立健全自身的檔案數字化建設方案，努力使自身的數字化建設與標準化建設的進程相合拍，使數字化建設與標準化建設的發展同步；其次是加強與同行的橫向交流與溝通，主動與本區域數字網絡相接軌。

（六）“三個體系”，安全第一。

由于電子檔案具有可復制性、存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性等特有屬性，因此，數字檔案室必須把數據安全放在第一位，從各個環節確保數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改與獲取。

首先要規范數字化加工以及利用業務流程，建立起權（限）責清晰、可行性強的管理制度，保護涉密信息。

其次要提升數字檔案室的抗風險能力，制定相關技術措施、完善應急預案、建立起災難恢復機制，提高應急處置能力。

基層檔案數字化要緊緊圍繞“三個體系”建設要求，整體規劃、整合力量、加大投入，持續開展檔案數字化工作，通過“存量數字化”和“增量電子化”途徑，不斷豐富室藏數字檔案資源，拓寬檔案信息資源利用渠道，提升檔案部門服務中心、服務大局、服務民生的效果和影響力，確保檔案信息資源和信息系統的絕對安全。大力實施“數字化帶動”戰略，以數字化為龍頭，帶動檔案信息化與檔案服務體系深度融合，與檔案資源體系、安全體系良性互動，從整體上推進檔案事業發展。

（作者單位：烏海市檔案史志局）endprint