企事業科技檔案初級數字現代化管理探討

王玉媛　王鋒

企事業檔案記載著單位的發展歷程，是企事業單位重要的無形資產。隨著社會信息化進程的加快，在信息化時代，計算機和網絡技術的迅猛發展，傳統的檔案管理方式已越來越不適應新形式的發展需求，新時期檔案管理數字化的趨勢已經不可逆轉，同時隨著檔案信息化的快速發展，我國大中型企事業單位的內部網站已從大規模的建設階段發展到持續改進和廣泛應用階段。各省會檔案管理主管部門的檔案管理工作基本達到網上辦公、審批、查閱、展覽、咨詢等工作，逐步成為各企事業單位檔案管理工作的服務平臺。利用者足不出戶，輕移鼠標，就能夠查閱檔案數字資源，實現檔案數字信息的社會共享，為數字檔案信息化資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的契機。

科技數字檔案信息化建設，就是以網絡、計算機、數字技術為手段，以檔案資源對象，按照國家行政部門的要求，通過采取技術處理，將已歸檔的數字電子文件或準備歸檔的數字電子文件做成數字信息。它突破傳統管理的束縛，以其快速、高效的便捷手段，獲得了眾人的贊許。在2007年末遼寧檔案信息網開設了“網上課堂”欄目，發布檔案業務知識、數字檔案信息化方面的專業知識等，力求營造良好的軟環境，促進學習、交流和共享知識的組織文化環境，為檔案人員提供知識學習的平臺，以此不斷提高檔案人員的業務水平，對檔案管理者具有較大推進意義。

一、科技數字檔案信息建設急需解決的問題

（一）建立一套科學、合理、嚴格、務實的管理制度

科技檔案是直接反映和記述科技活動的歸檔保存的科技文件資料。它產生于自然科學研究，生產技術，基本建設等科技活動中，是一種科技信息和載體的統一體。企事業科技檔案可分為科研檔案，生產技術檔案，基本建設檔案和設備檔案，檔案的現代化管理已經是一個老生常談了，但是鑒于目前，身處信息時代，如何適應這個快速變遷、技術革新的年代，最合適、最有效的辦法就是建立定期培訓機制和長效管理機制及即領導系統化、隊伍專業化、管理規范化、使用便捷化、運行安全化。

（二）數字檔案信息保存中存在的風險

數字檔案信息包括兩方面含義，它既可以是數字形式的檔案信息，也可以是館藏的紙質檔案經過數字化加工而形成的視頻、音頻、圖像等數字信息。在數字檔案信息保存中存在許多不確定的因素，這些不確定因數可以轉化為具體的風險，具體表寫在以下幾方面：

首先，數字檔案信息保存中的技術風險。技術風險主要是指載體介質材料和信息技術不穩定性。另外，任何數字檔案信息都面臨著承載數字檔案信息的退化而帶來的數字檔案信息丟失的危險以及因數字檔案信息格式的多樣化與讀取、利用這些數字檔案信息所使用的軟硬件設備更新換代頻繁而造成管理與使用上的不便。其次，數字檔案信息保存中存在的突發事件風險。突發事件風險是指由于自然災害、人為破壞、戰爭、系統災難性故障等原因，造成數字檔案信息無法可持續使用。比如“5.12汶川地震；日本3.11地震、福島核電站；美國9.11事件以及水災等數不甚數，檔案資料損失慘重，關鍵數據永遠消失、關閉。第三，數字檔案信息保存中的知識產權風險。保存數字檔案信息，主要是數字檔案信息的知識產權問題，數字檔案信息保存過程中所涉及知識產權問題主要表現在：按許可協議：“購買”的數字檔案信息，無法被納入檔案文化遺產永久保存；對目前存在著大量的不同類型的數字檔案信息格式，以及頻繁的軟件升級換代情況，購買是否能夠（或有權）及時對原先收藏的數字檔案信息的格式進行格式轉換，以便于在新的軟、硬件環境下使原有的檔案信息得以利用，這些有關的知識產權問題解決不好，將會在很大程度上影響或帶來數字檔案的長期保存工作。最后，數字檔案信息保存缺乏持續性。數字檔案信息的安全保護所要求的持續性是指數字檔案信息由產生直至滅亡的整個過程和周期都要對其保護。目前，大多數的數字檔案信息系統除了日常進行殺毒，軟件升級和數據備份外，基本沒有進行其他的保護措施調整，造成安全保護不能長久持續。

（三）數字檔案信息保存現狀

筆者在近幾年的學習調研過程中，目前，大多數企事業單位數字檔案信息保存的現狀主要表現在以下幾方面：首先，強調技術而忽視管理。70%以上的檔案管理人員都認為數字檔案信息保存的關鍵是技術問題。人們對數字檔案信息的安全則重于技術。但事實上僅僅依靠技術和產品來保障數字檔案信息可持續利用的愿望很難實現。許多復雜多變的安全威脅和隱患單靠技術和產品是無法消除的。大家公認的“三分技術，七分管理”這個在其他領域總結出來的實踐經驗和原則，數字檔案信息現代化管理領域中也同樣適用。

二、數字檔案信息風險評估與組織管理建設

國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在2010年5月12日召開的“全國檔案安全系統建設工作會議”上提出要“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。檔案安全保障體系涉及檔案將會遭受的安全威脅、安全防范技術、管理方法、人員素質等多方面的問題，是一項復雜的系統工程。

（一）數字檔案信息必須建立，科學組織，控制流程。數字檔案信息系統風險評估的角色一般有檔案主管機關、數字檔案信息系統擁有者、數字檔案信息承建者、數字檔案信息系統安全評估機構、數字檔案信息系統的關聯者。對數字檔案信息進行風險評估。各參與角色需要對風險評估的流程、質量實施有效的組織、監控和管理，這樣可以“防患于未然”。

（二）規范標準，控制質量。數字檔案信息宏觀上應納入到國家檔案管理戰略中，否則，各地、各系統信息孤島增加，最終可能導致整個信息社會的“失憶”。要保證數字檔案信息風險評估的質量和效果，就要制定嚴格的規范標準，對每個環節進行有效控制，做到明確責任、明確分工并承擔相應的責任和義務。

（作者單位：呼和浩特市城發供熱有限責任公司；

內蒙古自治區水利水電勘測設計院檔案室）

注釋：

1.楊公之《檔案信息建設導論》

2.中國檔案學會編《回顧與展望》

3.蘭惠 王順《信息化與電子政務材料匯編》

4.中國檔案2012第五期endprint