淺談檔案信息數字化

付瑜

檔案是從古至今歷史的見證。現代社會科技的發展日新月異，檔案的存儲和管理也悄然發生了變化。以前人們收集檔案信息，往往只能大海撈針。今天，尤其是在一些經濟發達和網絡發達地區，人們可以通過去檔案館、甚至足不出戶網上查詢的方式查閱到自己所需要的開放性檔案文件。這看似微小的進步背后，是檔案管理制度的日趨完善和檔案信息數字化新技術的迅速發展的結果。

有資料顯示，近年來，全世界每天發表的論文達13000～14000篇，每年登記的新專利達70萬項，每年出版的圖書達50多萬種。新理論、新材料、新工藝、新方法的不斷出現，使知識老化的速度加快。全球印刷信息的生產量每5年翻一番，尤其是近30年來，人類生產的信息已超過過去5000年信息生產的總和。“信息大爆炸”時代的到來無疑對我們曾經歷過幾十年起落動蕩的檔案管理工作提出了更高的要求。

檔案的數量逐年增加，對檔案信息的管理要求越來越嚴格，傳統以紙張為載體的文件存儲和應用已不再適應現代社會的需求。人們不僅要求檔案能夠便于保存和管理，還要具備方便檢索查找、運用快捷簡便的特點，這使得高科技產品越來越廣泛地運用與檔案信息管理工作，以達到帶動工作效能的目的，檔案管理工作也開始面臨著巨大變革。

檔案信息數字化是這一變革的新趨勢。現在，許多文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲等高科技產品設備及技術，能夠將傳統載體檔案，通過高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索和閱讀。這種新的檔案管理模式無疑具有以下幾大優勢：

首先，檔案信息數字化有利于提高工作效率。通過檔案數字化信息建設，檔案以數字化形式存儲利用，以網絡化形式相互連接，以計算機系統進行綜合管理，三者形成一個動態的、具有多功能立體構架的檔案信息庫，數字化效能轉接實現多部門聯動、資源共享，為人們提供詳實、即時的數據信息，有利于提高管理效率水平和檔案部門的服務水平。

其次，檔案信息數字化有利于降低檔案的管理成本，有利于經濟效益的提高和檔案文件的保護。將傳統的紙質載體檔案信息對象轉化為機讀檔案，無疑能夠節約保管費用、節省存儲空間、延長檔案的收藏保管使用年限，使檔案查閱起來極為方便迅速，從而減少了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，避免對保管文件材料在利用過程中的損壞。

最后，檔案信息數字化有利于珍貴原件的保護。檔案作為一種特殊的信息載體，特別是一些年代較久遠的珍貴史料，具有一定的不可替代性和相當的歷史價值，這樣的檔案文件在使用過程中如果直接調閱原件，對史料的安全無疑造成極大威脅，也大大提高了珍貴檔案的管理維護成本。國家檔案局發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，其中第21條規定：“各級種類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力。” 這就為檔案原件的再生性保護提供了法律依據。利用檔案數字化處理技術，如通過現在通行的縮微技術復制紙質載體文件，更有利于檔案文件的廣泛利用和對原件的保護。

綜上，檔案信息數字化在技術利用上實現了存儲密度大，技術成熟及穩定性高、記錄效果好，壽命長、適用范圍廣、易于還原拷貝和多功能使用、具有法律憑證等作用；在功能上體現了“八能”的特色：能縮小保存空間、能保護原件、能便于長期保存、能便于文獻的收集與交流、能便于提供利用、能便于信息的傳遞、能提高辦公效率、能保護原件。隨著越來越多的聲像檔案資料成了館藏文獻的重要組成部分，我們該如何應對新型的檔案管理工作呢？我認為應該從以下幾個方面著手：

一是嚴格控制歸檔時間。與傳統紙質文件不同，檔案信息數字化在實現資源共享的同時，也使得電子文件經常處于一種開放狀態，發生丟失或損壞的風險大大提高。對此，我們應該將歸檔范圍內的電子文件自形成起即實現及時歸檔，盡可能降低電子文件被丟失或損壞帶來的風險。

二是加強計算機安全技術保護電子檔案文件安全。作為檔案文件在網絡應用中保密性、完整性和可用性的重要保證，計算機安全技術的合理運用可以有效防止電子文件被人為破壞、篡改或刪除。.重要的文件應及時做好加密保護和備份，計算機操作系統、防火墻應做好及時升級，防止病毒感染和傳播造成不必要的損失。

三是要進一步完善相關制度。審批手續方面，內容應該明確歸檔負責人、歸檔時間、有關領導人的簽名痕跡等；歸檔手續辦理方面，不僅要有相應文件的歸檔說明，還應該有該文件相關的移交清單，便于一旦出現問題時問責相關負責人。

最后，要加強各部門間的協調配合。歸檔工作應該制定更為詳細的進度表，根據實際情況定期將有關文件進行預歸檔，最后集中向檔案部門移交，更有利于歸檔工作的連續性。

（作者單位：天津市市政公路巡查管理處）endprint