信息化背景下煤炭企業(yè)檔案收集工作探究

張亞平

摘 要：進入新時期后，企業(yè)檔案管理工作進入了信息化發(fā)展的新階段。檔案收集則是檔案管理的基礎(chǔ)。所以，我們有必要對信息化背景下的煤炭企業(yè)檔案收集工作進行研究。本文首先闡釋了利用信息資源收集煤炭企業(yè)檔案的重要性，繼而分析信息化視域下煤炭企業(yè)檔案收集存在的問題，并針對問題提出自己的看法，以期對今后煤炭企業(yè)檔案收集工作提供理論借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案收集；煤炭企業(yè)；信息化

檔案指的是機關(guān)或個人在社會活動中構(gòu)建的可以保留的文字、音頻和圖像。由于檔案真實記錄了社會活動的方式和具體過程，所以檔案是一個企業(yè)生長的歷史載體，也是企業(yè)光榮和成敗的見證者。現(xiàn)階段，計算機信息化的迅猛發(fā)展使企業(yè)進入了知識經(jīng)濟時代，也使檔案管理工作進入了信息化發(fā)展階段。檔案管理工作包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計以及檔案利用等步驟，其中檔案收集是檔案管理的第一步，也是檔案管理最基礎(chǔ)的步驟，收集來的檔案完整與否直接影響著后期檔案的鑒定、整理和利用。因此，信息化納入檔案管理系統(tǒng)之后，也使檔案收集的工作變得多樣化和復(fù)雜化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，筆者認(rèn)為有責(zé)任對信息化背景下煤炭企業(yè)的檔案收集工作進行分析，從而引導(dǎo)煤炭企業(yè)檔案收集工作的實踐整合。

一、利用信息資源收集煤炭企業(yè)檔案的重要性

煤炭企業(yè)收集檔案的信息化主要是指利用互聯(lián)網(wǎng)對相關(guān)的檔案進行采集、開發(fā)。在這個信息化社會中，互聯(lián)網(wǎng)計算機已經(jīng)成為大多數(shù)公民生活和工作必不可少的組成部分，所以現(xiàn)代煤炭企業(yè)在收集檔案時要充分利用這一優(yōu)勢，把檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息化，并利用網(wǎng)絡(luò)對檔案傳輸和共享。可以說，利用信息資源對煤炭企業(yè)檔案收集具有重大的作用，這種重要性主要表現(xiàn)在下列幾個方面：

（一）煤炭企業(yè)利用信息資源搜集檔案是時代發(fā)展的需要。

企業(yè)收集檔案主要是收集與企業(yè)生產(chǎn)活動有關(guān)的“組織記憶”[1]，這種“組織記憶”包括企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷售的相關(guān)記錄，通過檔案可以勾連企業(yè)生存發(fā)展的諸多結(jié)點，為企業(yè)的未來發(fā)展提供一定的歷史積淀。而且，企業(yè)在發(fā)展過程中由于本身的生產(chǎn)性和服務(wù)性，很容易發(fā)生企業(yè)性質(zhì)變更、人員流動、設(shè)備更換等現(xiàn)象，針對這種現(xiàn)象企業(yè)就會利用手機的檔案存留和傳承企業(yè)的發(fā)展歷史，從而保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代信息化社會中，煤炭企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷售時經(jīng)常會使用網(wǎng)絡(luò)，即煤炭企業(yè)不管是在技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品經(jīng)營、業(yè)務(wù)處理或者市場推廣方面都會產(chǎn)生大量的數(shù)字化信息，而這些大量的數(shù)字化信息很明顯是新型的煤炭企業(yè)檔案，所以檔案管理者對這些數(shù)字化信息應(yīng)該采取足夠的重視，并對在社會活動中形成的諸多數(shù)字化檔案進行合理取舍和保留，完善企業(yè)的組織記憶。

（二）煤炭企業(yè)利用信息資源搜集檔案具有一定的便捷性。

企業(yè)的檔案包含的種類很多，除了企業(yè)在社會活動中生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)計、銷售和管理等方面產(chǎn)生的檔案之外，還包括企業(yè)文化宣傳、集體活動、口述史料或者紀(jì)念物等檔案類型，這些檔案由于具有很高的真實性和關(guān)聯(lián)性，成為企業(yè)不可泯滅的歷史證據(jù)。而且，企業(yè)在轉(zhuǎn)換管理理念或者發(fā)展戰(zhàn)略時，也會從收集來的檔案中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，把握未來的發(fā)展方向。但是，由于企業(yè)檔案包含的類別實在太多，而且時間跨度較大，這無形中會加劇企業(yè)檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)代社會中，計算機數(shù)據(jù)處理軟件的廣泛應(yīng)用可以解決這一難題，通過excel、authware等數(shù)據(jù)處理工具，可以合理、有效、快捷的收集企業(yè)在社會活動中積淀的大量數(shù)字化信息[2]。而且，借助企業(yè)建構(gòu)的信息數(shù)據(jù)庫和信息共享平臺，還可以為企業(yè)收集而來的檔案分門別類，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，從而增強了企業(yè)檔案收集的廣泛性和存儲性。就煤炭企業(yè)檔案收集來說也同樣如此，不管是領(lǐng)導(dǎo)決策、產(chǎn)品的設(shè)計規(guī)劃、設(shè)備的引入、工藝的改造或者是市場分析等數(shù)據(jù)都可以通過數(shù)據(jù)庫進行整合，并通過數(shù)字函數(shù)運算等可以快速了解企業(yè)的投入、產(chǎn)出和效益等。

二、檔案收集過程中出現(xiàn)的問題

近些年煤炭企業(yè)的突飛猛進發(fā)展帶動了產(chǎn)品升級、改造過程中大批量檔案的產(chǎn)生，但是在有關(guān)檔案收集過程中尤其是信息資源采集過程中還存在諸多的問題。這些問題主要表現(xiàn)在下列幾點：

（一）數(shù)字化檔案收集不夠重視

數(shù)碼技術(shù)以及視頻技術(shù)的普及導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)生的檔案并非是過去單一的紙張文字或者圖表印章，通過數(shù)碼技術(shù)產(chǎn)生了越來越多的圖像檔案和音頻檔案。可以說，這些圖像檔案和音頻檔案給企業(yè)的檔案管理帶來了更多的活力和歷史憑證。尤其是數(shù)字相機的廣泛應(yīng)用使越來越多的拍攝照片成為可能，很多企業(yè)在檔案收集時會特意把某些具有紀(jì)念性的照片（包括實驗產(chǎn)品的設(shè)計、某次活動的現(xiàn)場）等保留下來成為檔案；同時，音頻檔案的保留也使得企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計、研發(fā)等歷史活動更具有借鑒性和考證性。但是，在煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案收集中也出現(xiàn)了很多問題，一是由于圖像檔案和音頻檔案不像紙張那樣是實體的，所以收集起來比較麻煩，而且其價值大小也很難判定，所以很多檔案管理人員對這些數(shù)字化檔案的收集不夠重視；二是數(shù)字化檔案整合不夠，很多收集的圖像背后沒有文字說明，很難判斷其背景和價值，檔案管理人員對這些檔案更加不可能保存。

（二）價值高的檔案收集困難重重

檔案從價值角度來看也可以分為有價值和無價值兩種，在收集檔案時有價值的檔案肯定更值得收集，這些有價值的檔案包括彌足珍貴的機械設(shè)計圖紙、產(chǎn)品改良工藝流程圖等。當(dāng)然，這些有價值的檔案肯定蘊含著個人或者某個部門的指揮和汗水，也正因為如此，某些個人或部門不愿意交出這些價值高的檔案[3]。此外，一些價值高的檔案由于使用率高或者體積龐大，打印不方便，也不方便檔案部門的收集。在煤炭企業(yè)檔案收集過程中也會出現(xiàn)這種情況，很多價值高的機械設(shè)計圖紙盡管已經(jīng)被整理為數(shù)字信息資源，但是由于企業(yè)科研部門或者其它小團體的阻撓，都會使這部分檔案收集困難，從而影響了檔案收集工作的進行，更不利于數(shù)字化檔案資源的共享。endprint

（三）人才缺失導(dǎo)致檔案收集和整理雜亂無章

在信息化發(fā)展的大背景下，檔案部門的人員并非簡單的懂檔案方面的業(yè)務(wù)就可以，還必須要精通現(xiàn)代信息技術(shù)的處理。但是在現(xiàn)在很多煤炭企業(yè)檔案部門工作的人員，往往只會簡單的紙質(zhì)檔案管理，根本不會把計算機處理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。這樣無形中就會阻礙了企業(yè)檔案收集信息化的工作進程。同時，由于檔案的收集工作涉及到企業(yè)各個部門，而某些部門的員工對工作中的檔案并不知道整理和提交，這樣非常容易造成檔案的積壓或丟失。而且，這些員工一旦離職或流動到別的崗位上，也會使這些檔案無處可尋。可以看到，企業(yè)對檔案無組織、無制度的管理也會使檔案收集和整理顯得混亂。

三、煤炭企業(yè)檔案收集工作的建議

進入21世紀(jì)，煤炭企業(yè)的檔案管理逐漸信息化、數(shù)字化。可以說，煤炭企業(yè)利用信息資源進行檔案收集已經(jīng)勢在必行，所以必須要處理煤炭企業(yè)在檔案收集過程中出現(xiàn)的各種問題，從而使煤炭企業(yè)的檔案收集工作可以順利、便捷的進行。

（一）整合煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案收集工作

首先，重視圖像檔案、音頻檔案等數(shù)字化檔案的收集工作。對于企業(yè)的檔案收集人員來說，“寧可濫收，不可少收”[4]，要把收集工作深入到企業(yè)社會活動的方方面面，對于各種圖像檔案、音頻檔案都要盡可能的收集。此外，針對圖像檔案、音頻檔案背景不明的情況，工作人員應(yīng)該按照國家檔案局規(guī)定的檔案采集標(biāo)準(zhǔn)，對這些圖像檔案分門別類，一方面按照文本類、圖像類、音頻類對檔案進行整合；另一方面要注意標(biāo)明各種檔案的檔號、負(fù)責(zé)人、主題詞、形成時間、文件提要，并把這些檔案構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，進行檔案的后期整合。

其次，必須建立相關(guān)的數(shù)字化檔案收集制度。煤炭企業(yè)管理部門可以指定企業(yè)各個部門有專門的檔案管理人員對檔案進行管理；制定數(shù)字化檔案的安全管理措施。具體到煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案的收集工作，管理人員首先要對不同類別的檔案進行收集，這些檔案類別可以分成：反映煤炭企業(yè)歷史脈絡(luò)的檔案；礦井發(fā)展中克服的技術(shù)問題檔案；科研項目記錄檔案；產(chǎn)品市場營銷策略檔案等。并把收集來的與當(dāng)前礦井活動相關(guān)的生產(chǎn)檔案、決策檔案等率先數(shù)字化，這樣方便企業(yè)員工利用這些檔案。

（二）制定檔案歸檔制度

我國《檔案法實施辦法》中早已標(biāo)明：“將公務(wù)活動中構(gòu)成的本該歸檔的資料私自占有，拒絕交給檔案機構(gòu)或相關(guān)人員的行為要進行處罰。”[5]在現(xiàn)代信息化數(shù)字時代，煤炭企業(yè)的檔案管理部門有權(quán)力保證歸檔的完整性，可以實施紙質(zhì)檔案歸檔和數(shù)字檔案歸檔雙向規(guī)定，對于那些不按照規(guī)定交檔的人員要給予出發(fā)措施，對于較好的提交檔案的人員應(yīng)該采取獎勵措施。同時，煤炭企業(yè)的檔案管理部門也應(yīng)該細(xì)化檔案歸檔制度，比如可以規(guī)定：凡是采集購買礦井設(shè)備的工作人員必須要上交設(shè)備說明書、使用圖紙等。只有徹底貫徹檔案歸檔制度，才可以使檔案的收集更加完整。

（三）提高檔案收集管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代社會的發(fā)展促使企業(yè)檔案的收集工作逐漸數(shù)字化，這就使企業(yè)的檔案收集管理人員必須要提高自身綜合素質(zhì)，滿足新時期檔案收集工作的需求。

首先，檔案收集人員必須要了解企業(yè)的社會活動常識。就煤炭企業(yè)來看，其檔案大多和社會化安全生產(chǎn)相關(guān)，這就使檔案收集人員必須要了解煤炭安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理相關(guān)的常識，尤其要了解煤炭企業(yè)檔案管理最前沿的知識，這樣可以使檔案收集人員在面對紛雜的檔案時擇取重點，準(zhǔn)確收集有價值的檔案。

其次，檔案收集人員必須要提高自身信息收集能力和信息處理能力。煤炭企業(yè)日新月異的變化導(dǎo)致了各種檔案的頻出，檔案收集人員應(yīng)該學(xué)會利用計算機信息處理技術(shù)收集和處理檔案，煤炭企業(yè)的相關(guān)部門可以組織檔案收集人員定期培訓(xùn)、邀請學(xué)者前來講座，進而提升檔案收集人員的信息收集能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化煤炭企業(yè)檔案收集工作的新變化。

結(jié)論

檔案收集是檔案管理的起點，也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。在現(xiàn)代知識經(jīng)濟社會中，以信息為特征的檔案收集已經(jīng)充斥在企業(yè)周圍。煤炭企業(yè)檔案的收集也必須要滿足社會發(fā)展的需求，在進行檔案收集時要注意信息化收集和整合。當(dāng)然，企業(yè)的檔案收集并非僅僅依靠信息化技術(shù)，還要依靠檔案工作人員自身素質(zhì)的提升以及企業(yè)相關(guān)部門的配合。所以，我們要充分認(rèn)知企業(yè)檔案收集的重要性，找出信息化視域下企業(yè)檔案收集的問題以及解決措施，這樣才可以使煤炭企業(yè)的檔案收集順利進行，才能保證后期檔案資源的開發(fā)使用，從而促進企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（作者單位：山西焦煤霍州煤電集團公司檔案處）

注釋：

[1] 于麗萍.試論檔案信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案，2011（6）.

[2] 呂曉燕.試論檔案信息化管理模式下收集工作的難點與重點[J].科技信息，2011（33）.

[3] 關(guān)智英.新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理的工作思路[J].煤炭技術(shù)，2011（16）.

[4] 趙伯亞.新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理的幾個問題[J].檔案時空，2007（11）.

[5] 陸淑霞. 煤炭企業(yè)檔案收集工作存在的問題及對策[J].山東煤炭科技，2013（4）.endprint