網絡信息化是檔案管理發展的必然趨勢

王志剛

內容摘要：本文從計算機、互聯網全面普及覆蓋，網絡電子郵件高速發展的時代新形勢，分析了當今實體檔案館檔案管理模式在建館投資大、成本高、規模不足、貯藏量有限、管理安全因素、缺乏系統的檔案信息開發、資源共享程度低等方面提出了遠不適應時代發展需要和社會進步需求，急待改革創新的觀點和理念。同時又從充分運用計算機網絡、電子郵件，建設網上檔案館在投資小、成本低、儲存量大、方便查閱、有利于信息系統開發和資源共享最大化等方面闡述了其作為檔案管理發展的方向、優勢和作用的發揮。

關鍵詞：網絡信息化 實體檔案館 網上建館 信息開發

以史為鏡可以知興替、鑒得失、觀成敗、昭未來。歷史是過去的現實，現實是未來的歷史。檔案則是承載歷史，記錄現實，昭示未來的寶庫和熔爐。古往今來，檔案以其豐富的信息資源為人類社會的發展發揮著承上啟下，繼往開來，博古論今，古為今用的作用。但是通過長期的實踐與探索，縱觀當今檔案的管理模式和作用的發揮，放眼計算機、互聯網全面普及覆蓋，網絡電子郵件高速發展的今天，傳統的實體檔案館模式已遠不適應時代發展需要和社會進步需求。著眼檔案建設的投入低成本、使用高效率、資源共享最大化，網絡信息化應是檔案管理發展的必然趨勢。

一、當今檔案管理模式遠不適應時代發展需要和社會進步需求，急待改革創新

1、實體檔案館建館投入的高昂費用制約檔案管理的發展。檔案館樓堂館所式建館書屋藏書，涉及建筑投資昂貴，建的少了不夠用，建的多了建不起，有時選址審批都困難。有限的設施設備，有限的空間，有限的人員使得檔案館在檔案卷宗的貯藏上也是相應十分有限的。由于建設費用巨大制約著檔案館總體規模的發展，影響檔案的種類和數量，很難做到全面詳盡，人們查閱檔案還要親自到檔案館，費時間又不方便，從而直接影響了檔案的規模和服務面。這種貯藏式檔案館已很難滿足社會各行各業對檔案信息資源的需求。

2、實體檔案館現行管理模式在管理和服務方面存在諸多制約因素。檔案館內貯藏的卷宗和實物檔案大多是易燃易霉變的纖維類材質，在日常的貯藏管理中隊檔案館的設施設備條件（如防火、防水、防盜、防潮燈）都有嚴格的標準和要求，對管理的各個環節也是非常嚴密的。一旦設施設備不到位，管理存在疏忽大意極易引發霉變、火災隨著網絡化和信息化的快速發展，電子計算機和網絡技術在檔案工作中的應用與日俱增，形成了越來越多的電子文件，也研發出了各種各樣的軟件，辦公自動化、網絡化越發顯現出氣獨特的優勢和發展趨勢。諸多電子文件的出現標志著人類開發信息、記錄信息、利用信息的方式發生了深刻的變革，使檔案管理產生了質的飛躍，原來的檔案管理模式已遠不適應經濟全球化，世界網絡化發展的需要，必將為電子檔案和網絡檔案館這一新型的檔案管理模式所逐步替代，必將發揮其更大的優勢和檔案資源共享效用。

3、實體檔案館在檔案信息化開發和資源共享方面存在較大的局限性。目前，實體檔案館的管理模式，大多僅限于檔案資料的貯存和實地查閱，大多檔案館均未對檔案資料進行系統的梳理、歸類、整理和信息挖掘，建立電子檔案的更是少兒又少，以致在檔案的信息開發和資源共享方面相對十分滯后，直接影響著檔案事業的發展。

二、致力于檔案信息開發和資源共享，網絡信息化將是發展的趨勢所在

電子文件作為新生事物，是時代發展的必然產物，人們對其意義和作用，尚未充分認識，沒有引起足夠的重視。檔案辦公自動化網絡系統雖然開始使用，但基本上是用計算機進行辦公和事務性管理，處于辦公自動化的起步階段，對電子文件的收集、整理、歸檔還未形成統一的管理模式，還是單機運行。及時有些檔案網站開通使用，由于思想保守，考慮檔案保密的因素過多，很多有價值的檔案不能公布利用，不能有效地界定開放檔案和保密檔案，不能得到最大化的資源共享，信息得不到充分的利用，檔案網站發揮作用微弱。

如何才能推進檔案辦公自動化網絡系統真正網絡化，實現網絡建設檔案館，提升檔案館對檔案信息的整理挖掘，讓人們能方便快捷、高效廉價獲取有用的信息，將是我們努力探索的路徑和方向。

一是強化人才培養，加強隊伍建設。檔案事業的發展關鍵在人，要樹立人才資源是第一資源的思想，在新形勢下要搞好檔案信息化建設，首先要組建一支掌握計算機技術的檔案隊伍，按照檔案工作發展的要求進行檔案人才結構的合理配置，把具有現代化科技人才引進來，同時對現有人員進行業務知識強化培訓，這樣一支政治素質高、業務水平強、工作作風硬、思想進步、敢于創新、團結進取的檔案干部隊伍真正實現專業化，讓這支隊伍在運用運用科技網絡建檔網絡建館中發揮積極作用，并且發揮示范引領和傳幫帶作用，促進檔案管理網絡化信息化的持續穩步發展。

二是立足實際實施，持續穩步推進。檔案網絡化信息化是電子政務建設的重要組成部分，也是當前和今后一個時期的一項重要任務，各級各部門、個行業都應充分應用網絡，針對性地認真研究制定檔案信息數據庫、檔案網站和管理系統平臺建設的規劃建設，制定切實可行的檔案信息建設實施方案，并分步付諸實施，加大配置現代化管理設備的力度，對接收進館的電子文件進行規范管理，確保電子檔案的完整與安全，逐步解決檔案管理系統不兼容問題，解決不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔的問題，逐步形成統一可以互聯或互換的信息網絡，這是信息資源共享的重要保障和關鍵環節。

三是整合檔案信息資源，創新檔案服務機制。檔案信息資源建設是檔案工作的基礎，服務則是檔案工作永恒的主題，是檔案工作的生命線。檔案部門要充分發揮職能作用，為檔案信息網絡化建設和發展提供積極有效的指導和服務。在搞好服務的同時，加強涉及民生的檔案工作、企業檔案合理化歸檔工作、重點建設項目的檔案管理，積極拓展檔案工作新領域，開展農業農村建檔工作，深入挖掘檔案信息資源，努力提高檔案部門對社會的服務能力，提高檔案保管和利用的科技含量，提升檔案的歷史價值和利用效果。積極推進檔案館（室）上檔升級，擴大電子檔案信息的著錄工作。

四是加強指導服務，規范文件管理。現行文件管理是檔案部門的一項基礎工作。為了對這項工作規范管理，在現行文件管理中心設立電子文檔管理室和電子閱覽室，配置專用計算機實行機讀閱檔，對各單位紙質文件和電子文件同時收集，以減少信息錄人的工作量，避免重復勞動，降低數據處理成本，并與有關單位聯網，使相關單位在各自部門隨時查閱檔案信息，以滿足社會各方面的需求，努力提升檔案信息化水平。

（作者單位： 孝義市驛馬鄉安全生產監督管理中心）

參考文獻：

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[2] 盧杰.關于檔案信息資源開發與利用的若干認識（J）.蘭臺內外，2002（3）.endprint