二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用

杜志宏

在實際工作中，大部分人員特別是一線設(shè)備操作和維檢修員工由于不清楚檔案室的資料可以為工作提供更多的便利，節(jié)省更多的時間，寧愿在現(xiàn)場耗費時間琢磨機器設(shè)備構(gòu)造，也很少去資料室查閱相關(guān)資料。隨著二維碼技術(shù)的迅猛發(fā)展，如果能把這項技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)科技檔案管理，讓科技檔案管理變被動查閱為主動出擊，將會提高科技檔案的利用，讓企業(yè)檔案管理工作的重要性滲透到企業(yè)生產(chǎn)工作中的方方面面。

一、二維碼技術(shù)簡介

（一）二維碼的定義

二維碼又叫做二維條形碼，是利用黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息的，在代碼編制上巧妙地利用構(gòu)成計算機內(nèi)部邏輯基礎(chǔ)的“0”、“1”比特流的概念，使用若干個與二進制相對應(yīng)的幾何形體來表示文字數(shù)值信息，通過圖象輸入設(shè)備或光電掃描設(shè)備自動識讀以實現(xiàn)信息的自動處理。

（二）二維碼的起源

二維碼技術(shù)是在一維碼無法滿足實際應(yīng)用需求的前提下產(chǎn)生的。由于受信息容量的限制，一維碼的作用通常僅是對物品的標(biāo)識，而不是對物品的描述。所謂對物品的標(biāo)識，就是給某個物品分配一個代碼，代碼以條碼的形式標(biāo)識在物品上，用來標(biāo)識該物品，以便自動掃描設(shè)備的識讀，代碼或一維碼本身不能表示該產(chǎn)品的描述與真?zhèn)涡畔ⅰｋS著現(xiàn)代高新技術(shù)的發(fā)展，迫切需要用條形碼在有限的幾何空間內(nèi)表示更多的信息，以滿足千變?nèi)f化的信息表示的需要。因此二維碼技術(shù)應(yīng)運而生。

（三）二維碼的特點與優(yōu)勢

一是高密度編碼，信息容量大：可容納多達1850個大寫字母或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字，比普通條碼信息容量約高幾十倍。二是編碼范圍廣：該條碼可以把圖片、聲音、文字、簽字、指紋等可以數(shù)字化的信息進行編碼，用條碼表示出來；可以表示多種語言文字；可表示圖像數(shù)據(jù)。三是容錯能力強，具有糾錯功能：這使得二維條碼因穿孔、污損等引起局部損壞時，照樣可以正確得到識讀，損毀面積達50%仍可恢復(fù)信息。四是譯碼可靠性高：它比普通條碼譯碼錯誤率百萬分之二要低得多，誤碼率不超過千萬分之一。五是可引入加密措施：保密性、防偽性好。六是成本低，易制作，持久耐用。七是條碼符號形狀、尺寸大小比例可變。八是二維條碼可以使用激光或CCD閱讀器識讀。

（四）二維碼的應(yīng)用

二維碼最早應(yīng)用于商業(yè)領(lǐng)域，由于它具有編碼容量大、信息密度高、糾錯能力強、制作成本低、使用便利等優(yōu)點，在短時間內(nèi)得到廣泛普及。如今，二維碼已經(jīng)滲透到我們生活的方方面面，從網(wǎng)絡(luò)到手機，從電視到報紙，從廣告到書籍，從火車票到名片，都隨處可見二維碼的身影， “掃一掃”已經(jīng)逐漸成為了時下人們的一種習(xí)慣。

二、二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用設(shè)想

（一）科技檔案二維碼的制作前提工作

從現(xiàn)有技術(shù)條件和需求出發(fā)，二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用，主要是檢索和借閱兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，首先要進一步加強企業(yè)科技檔案文件的管理。遵循科技檔案文件的形成規(guī)律，合理組卷，編制卷內(nèi)目錄。以太鋼為例，科技檔案文件都是按照要求整理、組卷、編號后入庫管理的。此項工作環(huán)節(jié)為二維碼技術(shù)在科技檔案管理中應(yīng)用的前提，關(guān)系到二維碼所包含內(nèi)容的準(zhǔn)確性，必須扎扎實實做好。其次是確定科技檔案二維碼所要包含的內(nèi)容，二維碼基礎(chǔ)信息必須包含每卷科技檔案的檔號、詳細目錄以及放置的柜號等內(nèi)容。

（二）科技檔案二維碼的制作

如何制作二維碼，必須擁有一定的技術(shù)力量，是一個系統(tǒng)的工程，需要公司檔案部門組織專業(yè)技術(shù)力量研發(fā)相關(guān)軟件，在此基礎(chǔ)上組織檔案員進行專門培訓(xùn)。檔案員必須積極參與學(xué)習(xí)，達到能夠利用軟件熟練編碼和解碼的水平。

在現(xiàn)有條件下，檔案工作還未全面普及推廣二維碼的應(yīng)用。檔案員可以從網(wǎng)上下載二維碼生成軟件制作，只要按照軟件提示操作，輸入科技檔案設(shè)備儀器的相關(guān)信息，即可直接生成所需的二維碼。也可登錄二維碼制作網(wǎng)頁，在網(wǎng)上在線生成。下圖圖1為免費的二維碼在線制作，只要將信息輸入左側(cè)文本框內(nèi)，點擊右側(cè)提示即可在右側(cè)自動生成二維碼。

圖1

當(dāng)然由于沒有投入資金，檔案員未經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，僅靠免費的二維碼自動生成系統(tǒng)，不僅在二維碼制作時會有字數(shù)的限制，在掃描時也會有解碼的限制，形不成一個完整的二維碼科技檔案管理系統(tǒng)，就不能很好地提供使用。

（三）科技檔案二維碼的運用

1、快速搜索

可以將生成的二維碼打印出來，也可以通過其它方式制作出來，將二維碼標(biāo)識到對應(yīng)的設(shè)備上。人們想了解某臺設(shè)備或是某個基建項目的資料目錄時，只需“掃一掃”即可知道資料室有無自己所需要的資料。如果二維碼顯示有自己需要的資料，還可以根據(jù)二維碼顯示的檔號，快速找到資料，省去翻看檔案目錄的時間。如果在二維碼中再加入資料室和柜號信息，那將更為便利，直奔二維碼顯示的資料室和柜號就可以了，真是既方便又快捷。

2、方便借閱歸檔

二維碼還可以用于科技檔案的借閱管理，人們在借閱資料時，將檔號、文件題名以及放置柜號、借閱者基本情況等一起制成二維碼，將生成二維碼標(biāo)識于所對應(yīng)文件放置的柜門處，檔案借閱情況一目了然。這樣不僅節(jié)約了借閱登記的時間和查找資料去向的時間，更為庫存檔案的管理帶來很大的便利。

二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用遠不及于此，它甚至可以用于科技檔案文件全生命周期的管理。但作為一名最基層的企業(yè)檔案員，由于眼界所限、水平有限，僅能結(jié)合自己的工作實際情況，對二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用闡述一些最微小的應(yīng)用觀點。

三、二維碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)科技檔案管理的意義

（一）提高企業(yè)科技檔案的利用

檔案利用是檔案管理工作的意義所在，對于以效益為先的企業(yè)而言，本身不創(chuàng)造效益的檔案管理工作要想在企業(yè)中提升自己的地位，更迫切需要提高檔案的利用。然而在實際生產(chǎn)工作中，人們對檔案管理工作普遍存在不太了解的現(xiàn)象，認為可有可無。這就需要檔案管理不僅要提高歸檔率，更要提高利用率。借助于二維碼的互動性，實現(xiàn)了檔案服務(wù)走向現(xiàn)場、走近職工。只要檔案管理實實在在方便了人們的工作，自然就提高了檔案的利用。

（二）提高企業(yè)科技檔案信息水平

企業(yè)科技檔案要真正發(fā)揮其在生產(chǎn)工作中的作用，就必須認真思考如何改進現(xiàn)有服務(wù)方式，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營需要開展方方面面的工作，特別是信息化工作。檔案信息化水平過低，宣傳不到位，直接導(dǎo)致檔案收集困難、使用率低。因此，讓檔案尤其是科技檔案走出去無疑是一條很好的出路，讓人們不僅能在檔案室了解科技檔案，在現(xiàn)場也能及時了解科技檔案情況，開拓了檔案的服務(wù)功能，實現(xiàn)了檔案管理與信息化管理的良好結(jié)合。

（三）提高對庫存檔案的監(jiān)督管理

在企業(yè)中尤其是最基層的企業(yè)，檔案員是兼職的，由于忙于自己的主要崗位工作，而且又缺乏有效的監(jiān)督，而忽視了對檔案管理的工作。如果崗位調(diào)整，再經(jīng)歷過幾輪交接，有時會出現(xiàn)檔案無目錄，或是檔案室賬物不符的現(xiàn)象。二維碼走向現(xiàn)場、走近職工，讓一線職工可以根據(jù)二維碼所顯示的信息，清楚地知道設(shè)備的資料目錄，無形中對檔案員的工作是一項監(jiān)督與促進，促使檔案員提高責(zé)任心，對庫存檔案負責(zé)。

（四）提高檔案管理人員工作水平

假設(shè)二維碼能投入使用，對檔案管理員的一個最基本的要求，就是能夠熟練地掌握二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的應(yīng)用。這樣，可使檔案管理員獲得許多新知識，同時增強科學(xué)的管理方法和靈敏快捷的信息系統(tǒng)，以高質(zhì)量的檔案服務(wù)滿足生產(chǎn)的需求，促進科技檔案管理的合理化，為企業(yè)的日常工作節(jié)約時間成本，創(chuàng)造出屬于檔案管理利用的特有效益。

（工作單位：太原鋼鐵（集團）粉煤灰綜合利用公司）endprint