深化檔案工作改革、促進企業發展

陳麗萍　曹婷婷

前言

對于企業來說，檔案工作是一項重要的基礎性工作，它是企業各項業務活動的有機組成部分，它不僅記錄了企業發展的歷史，也為企業積累了大量的信息資源，它是企業各項工作開展的紐帶。企業檔案管理的規范程度體現了企業的整體管理水平。做好檔案管理工作一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略和制定經營決策提供準確依據；另一方面有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

一、檔案管理中心簡介

石家莊供水有限責任公司檔案管理中心的前身是石家莊市供水總公司綜合檔案室，成立于1989年1月，原為總公司機關處室，2002年根據改制需要，變更為總公司機關直屬單位，并與同年被國家檔案局評為“企業檔案工作目標管理國家一級”資質。目前，檔案管理中心為石家莊供水有限責任公司下屬正處級基層單位，主要職責范圍是負責公司下屬各單位、機關各部室檔案的管理和利用服務工作，其職能包括：檔案法及各類檔案規章的貫徹、執行；檔案人員的培訓、指導與考核；工程項目的驗收及各類檔案和科技圖書資料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用、編研工作等。

檔案管理中心總占地面積1050平方米，建筑面積近800平方米，其中檔案庫區450平方米，功能及辦公用房230平方米，目前在用檔案庫房14間，功能用房3間，辦公室9間。中心現有在崗職工17人，下設三個職能科室：綜合科、業務指導科、聲像科。

檔案管理中心負責原供水集團各部門形成的檔案資料的保管工作，主要檔案類別包括：文書檔案、科技檔案（水廠檔案、土建檔案、管線檔案、用戶檔案、設備檔案、底圖檔案）、會計檔案、實物檔案、科技圖書、去年又新增了聲像檔案。目前，檔案管理中心紙質庫藏檔案總量5萬余（卷/冊/件）；聲像實物檔案總量7448（件/張/盤）、科技圖書6212（本）。

二、跟隨企業發展、創新管理模式

在社會飛速發展的今天，企業的管理體制、運行機制為了適應社會發展需求不斷發生著變化。企業經歷了改制集團化的轉變，企業的管理模式也從傳統到現代進行過渡。企業檔案工作作為支撐企業發展的基礎，隨著企業的不斷變革與發展，如此大型的企業如何在一次次變革中使檔案做到不流失，光靠幾個人是不能完成的。

企業的檔案工作是應該是一個全員參與的綜合性管理工作，所有檔案制度制定之后需要各部門分別貫徹實施。在此過程中，我們需要發揮每個部門、每個人的力量，才能將檔案制度及工作方法深入到每個日常工作中去，細化到文件形成及利用的每一個環節，這樣才能把檔案工作從基礎做實、做好。

（一）領導體系建設

為了規范公司檔案管理，我們專門建立了自己的檔案管理工作體系。首先是領導體系，我們建立了檔案工作三層次的領導：一是公司級設立分管領導。二是檔案部門負責人。三是各部門和基層單位分管領導。領導對檔案工作的重視與決策，對檔案工作的開展起著決定性的作用，因此領導體系的建設為企業檔案工作的開展提供了有力保障。

（二）檔案機構設置

其次是專門檔案管理機構的設置。我們公司專門成立檔案管理中心作為檔案管理體系的核心部門，負責指導各部門檔案文件的歸檔，并對企業檔案工作的開展起到服務、監督作用。無論企業怎樣變革，檔案部門始終作為一個正處級獨立下屬單位得以保留，這充分體現了公司領導對檔案工作的重視，也為我們日常檔案工作的開展提供了很多便利。

（三）檔案人員配備

由于企業檔案工作涉及到日常工作的方方面面，因此檔案工作的開展還需要各部門及基層單位兼職檔案人員的配合。為此我們建立了兼職檔案人員體系。目前我公司共有兼職檔案人員80人，每個單位根據工作內容設立文書、科技、會計三名兼職檔案人員，負責日常本單位或部門檔案的收集、整理、移交工作。兼職檔案人員體系的建立為保證了文件的形成至檔案管理各環節工作落實到位，為企業檔案工作的開展提供了人員保障。

（四）工作體系建設

有了完善的組織體系，還需要有系統嚴密的工作體系，企業的檔案工作是一項系統工程，目前我公司實行的是統一領導分級管理的檔案管理模式。檔案管理中心負責公司主要核心檔案的保管與利用工作，對于基層單位我們實行二級管理。檔案管理中心作為業務管理部門，定期對基層單位檔案管理工作進行指導與考核。

二、完善管理制度、規范工作流程

（一）制度完善的重要性

制度是企業管理的有效手段，規范合理的制度建設對企業維持正常工作秩序，提高辦事效率有著很大的推動作用。檔案制度的完善是實現企業有效管理的必要保障，它是檔案人員的工作指南，隨著企業的改革與發展，檔案制度也應隨之進行相應的調整，以適應現代企業的經營管理模式。

（二）深入調研、科學制定

檔案管理中心一直把制度建設作為一項重要的基礎工作，我們以企業改制為契機，依據《檔案法》及《企業檔案工作規范》實施指南，由組織體系建設入手，梳理業務管理流程及標準，細化日常管理制度，通過梳理完善，將中心制度劃分為三大部分：中心體系及組織建設如：中心簡介、機構設置、崗位職責等，共5部分18項職責；基礎業務管理制度及工作標準如：檔案收集整理等制度、檔案利用制度、及相應的工作標準及操作流程，共15項制度，9項標準。

新制度的建設完全符合國家檔案法律法規的要求，更與企業發展需要相適應。為了確保制度制定的合法合理化，我們前期開展了大量的學習與調研工作，并與省市檔案主管部門進行學習與交流。此外，我們還對檔案業務人員進行意見征詢，最大限度與我們公司的檔案工作實際情況相符合，制度執行起來也就更加高效。

（三）多種舉措并用、確保執行力度

為了保證制度的執行力度，公司領導給予了我們很大的支持，在制度下達之后，并同意將制度執行情況列入每季度績效考核工作中來，為制度的有力執行提供了必要保障。為了達到預期效果，中心在第一時間對基層單位兼職檔案人員進行了培訓，將新制度內容及執行方法進行了細致的講解，在實際工作中，檔案工作人員還通過多種方式對基層單位進行指導，以確保制度在執行過程中的順暢。通過修訂完善相關制度確保檔案工作更加規范，各項工作的展開都做到有制度為依據，統一標準，使企業管理工作向規范化邁進。endprint

三、提升檔案服務，助力社會與企業發展

檔案工作者不僅在為企業內部提供檔案服務，在城市建設中我們也貢獻出自己的一份力量。

在服務方式上，隨著科技的發展，我們在原有利用方式的基礎上利用現代技術使利用服務途徑更加多樣化、更加便捷。我們利用電話、傳真、拍照、郵件網絡等多種手段提供服務。無論服務手段怎么多樣化，我們都是以檔案保密與安全為前提。因此，完善的利用制度與流程就為此項工作的順利開展提供了保障。

供水檔案除了在公司內部日常工作中發揮作用，它的重要性還體現在社會建設的方方面面，中心不斷拓寬自己的服務范圍及服務領域，使檔案在城市建設中發揮它應有的價值。

（一）管線檔案資料在地鐵項目建設過程中發揮作用

石家莊地鐵建設項目是省市人民熱切期盼的民心工程，根據規劃，省會未來計劃修建6條地鐵線路，線網總長244.7km。目前地鐵項目建設正在如火如荼的進行中。此項工程的工期之長，任務之重，投資之大是我省建設項目前所未有的。市政府將自來水地下管改遷項目交予我公司。集團領導為此專門召集有關部門召開調度會，要求各部門之間要做好調度方案與協調工作，在思想上要高度統一、高度重視，對任務要層層分解，確保溝通，按時保質地完成各項工作計劃。檔案部門按照領導要求全力配合，主動與設計部門取得聯系，與設計部門一同深入現場勘查，詳細記錄，認真查找相關管線檔案，為了得到詳實準確的數據，檔案人員多次反復的與設計人員溝通，在近萬卷檔案中仔細查找數據及資料，僅此一項就為公司節約40余萬元。在施工過程中，中心也多次為地鐵建設單位提供管線，確保施工過程中供水管線的安全，保證市民正常用水不受影響。地鐵建設項目投資巨大，它的建成使省會基礎設施建設又上了一個臺階，在此檔案也發揮了不可替代的作用。

（二）做好檔案工作，保障南水北調配套工程水廠建設工作順利進行

南水北調工程是改變中國南澇北旱和北方地區水資源嚴重短缺局面的重大戰略性工程，總投資額5000億元人民幣。按照市南水北調配套工程建設實施方案，集團承建7個地表水廠和相關配套管網的建設項目，概算總投資近50億元，新增供水能力160萬立方米/日。水廠竣工、運行后，可以為市區居民的生產生活提供優質飲用水，且水量、水壓、水質均有保證，將有力的保障市區的建設，促進市區的經濟發展，為居民用水健康和社會安定提供有力保障。

檔案管理中心保存著我公司所有水廠建設的檔案資料，在新水廠建設過程中，這些珍貴的檔案起到了關鍵的作用。為了配合完成此項工作，檔案管理中心積極與各相關部門進行溝通協調，將所需資料進行記錄、整理，提供給各部門進行參考。內容包括地表水廠工程初步可行性研究報告、用地，取水，建筑許可證、地基助理監測報告、環境影響報告書、項目建議書、道路及水廠工程決算書等，為水廠建設的前期準備和設計工作提供了詳實、準確的數據、圖紙，保證了工作的順利進行。

除了提供所需的檔案資料，為了保證水廠建設過程中文件材料收集齊全、整理規范，檔案管理部門前期介入。專門針對水廠建設工程制定相應的檔案工作方案，并與籌建部門召開檔案工作協調會，就業務指導人員安排、檔案收集范圍、整理方法等問題進行了溝通。并在實際工作中定期給予指導，確保了工程建設文件收集工作的順利進行。

（三）利用檔案、推動企業改革發展

2014年元月，我公司所屬水務集團與北京建信股權投資基金合作簽署融資框架協議。此協議的簽訂為加快我們企業現代化步伐，深化改革，提升效益，盡早實現上市融資，壯大企業實力，奠定了堅實的基礎。目前，公司上市工作正處于資料準備階段，此項工作關系到企業未來的發展，中心全體員工都非常重視。由于時間緊任務重，檔案人員經常加班加點，通過各種方法查閱、復印了大量檔案資料。在此過程中，檔案中心提供了大量證明企業資產的檔案資料近6000余卷，為企業融資上市提供了重要的依據。目前此項工作還在進行中，中心將本著服務全局，助力企業發展的目標，繼續做好檔案服務工作。

四、建立健全檔案安全體系

（一）安全工作的重要性

檔案安全是開展一切檔案工作的前提，檔案管理部門作為檔案安全的直接責任人任務重大。檔案安全不僅關系著企業歷史與文化的傳承能否繼續，作為供水這一特殊行業，檔案的安全與保密更加關系到市民的健康與社會安定。因此我們作為檔案工作者更是將檔案安全工作放在重中之重。

（二）樹立安全意識、完善安全措施

檔案安全無小事，檔案安全事關重大，樹立檔案安全觀是確保檔案安全體系建設的關鍵，作為檔案工作者更是基本職責和天大責任，對此，檔案管理中心始終堅持“以防為主，防治結合”的基本原則，建立安全責任體系，完善安全制、加強安全培訓，提高每個人的檔案安全意識和技能，牢固樹立“安全問題人人有責”的思想。因為檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。我們每周召開例會都將安全問題作為一項重要議題進行安排部署。完善安全管理制度，建立《安全日查表》，每天下班前由各科科長對所轄區域進行安全檢查，并簽字。每逢節假日，中心領導帶領安全人員對庫房及辦公區域進行安全檢查，并安排專人24小時值班、領導帶班，真正將安全工作做到實處，杜絕一切安全隱患的發生。

（三）做好庫房“八防”工作、延長檔案壽命

檔案“八防”工作是延長檔案壽命的一項基礎性工作，作為檔案工作人員，這是一項長期性的工作，由于“八防”工作的效果不是一天兩天就能顯現出來，因此也可以說這是一項檔案人員憑良心在干的工作。我們一直在尋找各種科學的方法保證庫房在不同的氣候和環境條件下符合“八防”的要求。并建立了溫濕度登記表，對各種加濕、祛濕效果進行登記并分析、調節，使檔案管理環境達到最佳狀態。

（四）檔案保密工作

檔案作為我們供水企業的重要資料，它與企業的生產與發展息息相關。由于城市管線涉及到民生，因此如何做好檔案保密工作就顯得尤為重要。中心所有檔案工作人員上崗前都經過了嚴格的保密制度培訓，在日常檔案提供利用過程中，中心建立了嚴格的借閱制度及審批流程，并對每次檔案借閱及復印工作進行詳細登記，防止檔案資料及信息外泄或在利用目的之外的范圍使用，在確保檔案信息安全的同時，最大限度的提供好檔案服務工作。

結語

作為企業的檔案管理機構，我們各項工作的開展都需要與企業改革發展的實踐的需要相符合。企業的不斷改革與管理上的創新是我們不斷提升的動力所在。隨著社會技術的不斷發展，作為檔案工作者，我們更加需要解放思想，讓檔案工作適應企業發展轉型的需要，圍繞企業發展的新趨勢，完善管理模式，優化資源配置，嚴格管理制度，為企業發展實現全面升級貢獻出自己的一份力量。

（工作單位：石家莊供水有限責任公司檔案管理中心）

注釋：

1、《企業檔案工作規范》 中國檔案出版社 李和平

2、《檔案人員上崗必讀》 中國檔案出版社 姜之茂endprint