精細管理 持續創新實現企業檔案工作跨越發展

孫娟娟

摘 要：企業檔案是企業重要的信息資源，是企業干部職工的智慧結晶，作為檔案部門，如何科學、規范的管理好檔案，最大限度的挖掘、開發利用檔案資源，充分發揮檔案的價值，為企業各項生產經營服務，是每個檔案人員肩負的職責與使命。本文作者結合多年的檔案工作經驗以及本企業檔案工作的實際，對企業檔案工作如何創新機制，加快發展，提出了自己的見解。

關鍵詞：企業 檔案工作 發展

企業檔案記錄了企業創建、發展的歷程，承載了企業的智力成果，是企業的價值和文化的積累，對企業的歷史、現實、未來發展有著不可替代的作用和價值。尤其是科技檔案，能夠直接轉化為科技生產力，應用于企業各項技術創新工作中。在知識經濟和信息化迅猛發展的今天，檔案作為信息資源與知識載體的作用在企業加強軟實力建設中，發揮著越來越的重要作用。所有這些，促使企業的檔案工作必須完善體制，創新機制，加快發展，跟上企業管理創新發展的步伐，為企業發展發揮支撐作用。

一、首秦公司檔案室介紹

首秦公司是首鋼落實科學發展觀、主動進行戰略性結構調整的重點項目，于2003年5月3日開工建設，到2006年10月20日，以具有國際一流水平的4300mm寬厚板生產線竣工投產為標志，實現了鐵、鋼、坯、材工藝流程的全線貫通。生產能力為生鐵255萬噸/年，鋼坯260萬噸/年，寬厚鋼板180萬噸/年。產品有造船與海工鋼、管線鋼、橋梁板、容器板等12大系列、300多個品種，廣泛應用于裝備制造業、建筑業、石油化工業、交通運輸業、水利電力業等領域。首秦公司以建設“專精深強”寬厚板服務商為目標，實施高端精品和沿海發展戰略，實現企業的全面協調可持續發展。在企業管理上，首秦公司堅持繼承與創新相結合，大膽吸收、借鑒國內外優秀企業的先進管理理念，結合實際，創造了具有自身特色的“四化”管理模式，即：工程、生產一體化，組織架構扁平化，內部管理標準化，輔助系統社會化。

首秦公司綜合檔案室成立于2007年11月，隸屬辦公室。承擔首秦公司科技、文書、會計、人事、音像、實物和電子等檔案的接收、整理和提供利用工作，并接受上級主管機關及地方檔案部門的業務指導和監督。截止目前，綜合檔案室館藏檔案70820卷、21737件；實物檔案214件，照片檔案177641張。

首秦公司檔案工作在成立之前一直處于分散管理，經歷過分散管理面臨的制度體系不健全，業務流程不理順、收集不全等一系列問題，因此，在綜合檔案室建立之初，就明確目標，圍繞企業生產經營建設核心，緊跟企業發展步伐，將現代企業管理理念融入到檔案工作中，夯實基礎管理，持續創新，在體制建設、制度建設、檔案開發等方面精細管理，推動檔案工作日益科學化、標準化、現代化發展。

二、構建自上而下的有效的管理體制

（一）分級建立檔案管理網絡體系

綜合檔案室統一負責各門類檔案資料的收集、保管、利用，下屬各作業部不再設立檔案機構，既節約又充分利用了各類資源；成立以公司黨委書記為組長，各單位部長為組員的領導小組，領導公司檔案工作；各部門設立兼職檔案管理人員和檔案管理網絡，重點開展對歷年來各單位形成的檔案資料的收集整理歸檔工作.現在各部門兼職檔案人員已達72人，有效的配合了檔案室日常檔案收集、宣傳等各項工作的開展。

（二）領導重視，為檔案工作持續發展創造良好的企業氛圍。

首秦公司領導對檔案工作一直非常重視，無論對人員配備、設備購置，還是資金投入上都給予大力支持，為綜合檔案室配備了0#曬圖機、0#復印機、0#掃描儀、防磁柜、除濕機、消毒柜等各種專業的檔案設施、裝具。為進一步加快公司檔案工作發展步伐，2009年公司投入365萬元資金建設綜合檔案室新館和購置密集柜、辦公設備和檔案現代化、自動化以及數字化的設施等。2010年2月綜合檔案室新館落成，4月，整體搬遷工作順利完成。在此期間，公司領導多次親臨現場檢查指導工作，并對檔案工作提出具體要求。尤其是在首鋼總公司將首秦公司列為數字檔案室建設示范基地之一，公司領導更是給予高度關注，并且在新館建設過程中將建設數字檔案室列入新館建設方案，通過新館建設推動數字檔案室建設。同時在數字檔案室建設過程中公司領導抽出時間多次到檔案室實地檢查工作，認真聽取數字檔案室建設的情況匯報，解決數字檔案室建設中遇到的具體問題。

三、法制護航，促進檔案基礎工作科學化、標準化

做好企業檔案工作，首先要從強化管理制度上入手，樹立法制意識，形成依法治檔的思想。檔案室結合公司實際，制定完善首秦公司檔案管理制度，從根本上解決過去分散管理模式下檔案管理各自為政、管理制度不健全的問題，確保公司檔案資料管理的統一和完整，先后編制了公司檔案管理方面的制度21項，制定各種臺帳22種，規范各單位文件材料的收集歸檔范圍，形成了《首秦公司檔案工作制度匯編》。業務流程上，規范檔案資料查閱、借閱制度，理順檔案資料打印、復印流程，使管理和工程技術人員能充分利用檔案資源，為經營生產和設備檢修服務。

四、抓“重點”檔案專業建設，促進檔案工作流程化

在鋼鐵企業中，科技檔案的作用不容忽視，一是其所占檔案比例達80%以上；二是科技檔案中的科技成果可以直接轉化為生產力；三是科技檔案中的圖紙、技術資料是現場設備維護，生產穩定的有力保證。

因此，檔案室在日常管理中加強對工程檔案的管理，健全工程檔案管理流程，制定一系列控制措施，理順管理流程，對工程竣工檔案進行全過程管理，開工前由檔案室對《施工合同》進行審核并簽字；工程結束后檔案室在《資金結算單》上簽字。創建“六步驗收法”：⑴制發竣工資料的驗收標準和要求。⑵每年組織1-2次專業培訓。⑶對施工單位移交竣工資料時出現的問題進行面對面的指導并限期修改或重做。⑷就地組卷。⑸要求各個作業部門的技術人員配合對竣工資料驗收簽字。⑹監理單位對資料進行審核簽字認可。最后由檔案人員檢查是否符合檔案規范后進行歸檔。實現工程、技改竣工檔案資料齊全率100%。endprint

五、更新觀念，打造檔案文化精品為企業服務。

企業檔案是企業文化的重要部分，如何利用好企業檔案，充分挖掘、開發、整合檔案信息資源，制作檔案編研精品，將“死檔”變為“活”的信息，直接呈獻給利用者檔案知識成果，是擺在企業檔案管理人員面前的艱巨任務。檔案室在成立后，制定了“邊組卷、邊編研”的工作思路，先后組織編制了大事記、中修匯編等一系列編研材料；2009年為紀念首鋼成立90周年和首秦公司成立5周年，綜合檔案室利用組建后擁有的各門類檔案資源，編纂了《首秦公司創業發展圖文集-投產五周年回顧》，于2009年9月31日出版。該書全方位、多視角的記錄了投產五年來公司管理、工程建設、運行生產、財務管理、節能環保、科技創新、大事記等方面創業和發展的變化。包括37個專題，近7萬字；收錄照片616張；圖表122個。此書榮獲首鋼總公司優秀檔案編研成果獎。2013年公司成立十周年，檔案人員組織公司兼職檔案人員和根據檔案庫藏，編寫了首秦公司十周年-大事記，為回顧企業的的發展提供了可靠的信息資源。

六、推進數字檔案室建設，實現資源共享

信息化時代，檔案數字化已成為檔案發展的不可逆轉的趨勢，檔案數字化工作能夠促進檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，由傳統利用模式向現代利用模式轉變，不但可以便捷全面的提供檔案信息，而且可以有效的保護檔案原件，確保檔案實體安全；不但可以促進檔案在企業內部為管理者和技術人員利用，而且可以促進檔案為職工個人利用，更充分的發揮檔案信息資源的價值。

首秦公司的檔案數字化工作起步較早，2006年公司辦公自動化系統上線后，為保證OA系統中的電子文件及時、準確、完整歸檔，引進了北京東方飛揚公司的檔案管理系統，實現了OA系統產生的電子文件全部及時、準確、完整歸檔，同時實現了公司一期圖紙檔案的網上掛接工作。開展數字檔案室建設后，又組織有關部室對檔案管理系統軟件進行升級改造，進一步健全完善檔案管理系統功能需求，使檔案管理系統軟件功能進一步提升。

2010年初，首鋼總公司在集團內部開展數字檔案室建設，首秦公司作為示范基地，率先開展了檔案數字化建設，成效顯著。截止目前，完成科技檔案數字化條目錄入170964條、693624頁。目前文書檔案全部實現網上利用，科技檔案70%實現網上利用，從軟、硬件建設各方面提高了檔案現代化管理水平。

七、加強檔案人才隊伍建設，檔案工作持續創新的源泉。

首秦公司始終把檔案人才隊伍建設作為檔案事業保持可持續性發展的一項重要任務抓緊、抓實。檔案管理人員全部按要求持證上崗，持證上崗率100%。

首先，樹立檔案人員“主動性”學習觀念。結合對照自身存在的差距，強化檔案室信息化應用水平和信息安全防范意識，加強自身業務基礎知識和計算機相關知識學習。

其次，采取“走出去”和“引進來”方式，提高檔案人員業務素質?！白叱鋈ァ保M織檔案人員到檔案工作先進單位如北京燕山石化公司、礦業公司等單位學習取經，進一步拓寬了視野、增強了業務技能。“引進來”，這兩年，檔案室陸續接待了北京檔案培訓班學習人員100多人、北京建龍重工集團、機電設研院、秦皇島市培訓班人員78家企業、開發區20幾家單位等等檔案專業人員，通過互相學習交流，也使檔案人員看到了自身的不足及努力的方向。

最后，創新檔案管理，攻關克難、將公司積極推行的5S、六西格瑪、項目管理等先進的企業管理理念引入檔案工作，促進檔案工作精細化、標準化發展，同時以“項目帶動人”，促進檔案人才隊伍建設。例如，利用六西格瑪項目組織實施完成的《規范作業部施工圖紙的管理》、《建立首秦公司大事記管理體系》、《提高技改、檢修增項資料歸檔率》、《創建數字檔案室，實現網上利用》等項目，不僅完成既定項目目標，而且先進的管理思路有效提升了檔案管理水平，且在項目評審中成績分別名列前茅。

（作者單位：首鋼秦皇島首秦金屬材料有限公司）endprint