試述我國古代的檔案和檔案工作

于小軍　劉靜

檔案是隨著人類社會的發展而逐漸產生和發展起來的，文字的產生，社會分工的日益復雜以及社會管理活動的出現，都為檔案的產生創造了基本條件。有學者認為，上古時代的結繩和刻契兩種記錄方式就是原始的文書檔案。理由是這也是人類記錄歷史、傳遞信息的一種方式。但更多的觀點則認為，結繩和刻契雖起到記錄信息的作用，但主要是一種輔助記憶的方式，打成的繩、刻出的符號本身并不具有明確固定的含義。我國現在公認出現最早的檔案是3500多年以前殷商時期的甲骨檔案。在河南海陽小棗村出土的甲骨殘片中，包含著大量商朝的文書檔案資料。之所以認定甲骨殘片屬于檔案的范疇，是因為以下三合理由。第一，甲骨檔案直接真實地記錄了歷史。從甲骨檔案的內容來看，其中記錄了從武丁到商紂共計273年的社會歷史活動，包括殷王的田獵、祭祀、天時、征伐、王事等方面，數量眾多，內容豐富。第二，甲骨檔案的文字可以辨認。甲骨文已經是相當成熟的文字，在10余萬片的甲骨檔案上有4500多字，其中可辨認的有2000多字。第三，甲骨檔案經過了人們有意識地收集、保存，有專門的人員和場所對其進行管理。殷商時期的甲骨文書多由卜官制作，制作程序公文結構都有嚴格的規定，處理完畢的文書都按一定的規律集中起來，整理分類后存放在“天府”之內，由專人管理。《尚書.多士》中記載：“準殷先人，有典有冊”。這里的典、冊都是指文書檔案材料?？脊艑W家陳夢家在《殷墟子辭綜述》一書中也有記載，認為這些千辭“屬于王室的文書記錄，是殷代的王家檔案”。

到了春秋戰國時代，我國的檔案工作得到了進一步發展，檔案的載體有了很大的變化，出現了青銅、簡牘、縑帛等形式。文書的種類也逐漸增多，格式、用語和使用范圍也逐步成形。當時以周五室到各諸侯國都沒有專門起草文書、保管檔案的官員。據史料記載，著名哲學家老子曾做過周王室的“柱下史”，專門負責保管王室檔案。著名思想家、教育家孔子根據收集到的上古文書，編纂了我國第一部檔案文件匯編《尚書》，其中收錄了從傳說中的堯、舜、禹到春秋時期的各類公文59篇，包括典、謨、誓、誥、訓、命等文種。盡管這些公文不乏后人偽托的，但它還是保留了我國最早的公文史料，上研究我國公文起源，公文形式、公文作用的重要憑證，也是我國檔案編研工作最經典的范例。

秦漢時期是我國封建社會檔案工作發展的初期。從秦朝開始，我國公文的文種使用范圍第一次由最高統治者明文規定。《史記.秦始皇本紀》中提到秦代公文種類包括“制”、“詔”、“奏”等。秦統一中國后，設丞相府專門負責接收天下公文、發詔令。丞相府內設曹、主簿等官職主管文書、檔案工作，這些都為后世檔案工作的規范化奠定了基礎。到了漢代，檔案又有了新的發展，出現了大量新文種，如“策署”、“戒書”、“章”、“表”、“駁議”等。在制度上，漢朝基本承襲了秦朝的舊制，在中央設有尚書臺，總管全國章奏的接收、折閱、審批以及詔書的起草，封印等工作。尚書臺設尚書令和尚書仆射主管文書工作，下設各曹負責各類公文的起草、辦理。在地方各郡設有主簿和記室令史，縣設有縣丞、主簿，負責各政府機構的文書、檔案工作，漢代還建有“蘭臺”、“東觀”、“石渠閣”等專門機構，作為保存檔案的庫房，這些機構是我國國家檔案館的雛形。

經過動蕩不安的南北朝，我國進入了封建社會的巔峰—唐宋時期。這一時期我國的檔案工作有了進一步的發展。隋唐實行了“三省制”，三省共秋褲公文，即中書出令，門下審議，尚書執行。到唐中期以后，中央起草詔令的部分任務由翰林學士代替。這一時期檔案工作更加規范，而且更加被統治者所重視。例如對記載封建統治言行的記注材料—起居注和進政記的記錄和保管都有了更加嚴格的規定。此外，戶籍檔案、輿圖檔案、甲歷檔案（官員銓選、任用過程中形成的檔案）的內容完整性和豐富性都大大超過前代。在唐代的封建法典《唐六典》和《唐律疏議》中還從法律的角度對文書、檔案工作進行了規定，把檔案管理提到一個新的高度。宋朝承襲唐代制度，同時加強了中央集權統治，建立起嚴密的封建專制度。國家雖然設有三省六部，但已徒具虛名。曙有凌駕于三省之上的政事堂，同時為了避免一個機構權力過大，還設有統領全國軍政的樞密院以及掌握全國財政的最高機關三司。國家機構的膨脹使得檔案也大大增多。中央設有通進司專門管理全國的文書檔案工作。三省中還分別設有收貯皇帝詔令、制書和其他公文檔案的制敕庫房，也稱為“架閣庫”。此外還設有專門貯藏檔案的機構—金耀門文書庫，三司六部的檔案在本部門保存一定時期后，要交給金耀門文書庫保存。后來宋朝還在各地普遍設置收貯文書檔案的架閣庫，負責管理全國各地的文書檔案。

明朝建立之初就收集了大量的元代各級政府檔案，這對維護政權、鞏固統治、穩定社會起了重要作用。明朝的文書處理機構更加完善，各級機構也有了明確的分工，中書科掌握書寫詔、教、制、誥；誥敕房掌握書辦方官誥敕、揭貼、翻譯外國文書；制敕房掌握書辦制、敕、詔、誥命、冊、表等機密文書。通政司專門負責收文，掌握接收內外章奏及敕奏封駁之事。各部、都督府、都察院、大理寺都設有架閣庫和照磨所，負責各類檔案材料的管理，另外還建立了收貯全國黃冊的檔案庫房—后湖黃冊庫。明嘉靖十三年（公元1534年），明世宗開始修建專門用做保存皇族檔案的庫房—皇史宬?；适穼k以我國古代“石室金匱”的檔案保管理念設計，全部以磚建成，至今保存完好，堪稱我國古代檔案建筑的典范。但從明朝開始，文牘主義盛行，文書的種類繁多，行文制度復雜，加上明朝后期政治腐敗，吏治廢地，故嚴重影響了檔案工作的開展。

清代檔案工作基本上承襲了明朝，但也有一定的發展。清政府在中央設有兩個并列的收文機構—奏事處和通政司，負責收發奏折文書和各種題本。內閣中設典籍所等十二所，分別掌握各類文書檔案工作。中央六部各設司務廳，掌收外省衙門公文。雍正七年成立了“軍機處”，負責擬定皇帝的諭旨，辦理皇帝的各種“朱批”。清代的檔案制度十分嚴格，在文書的格式、辦理程、避諱、保密以及檔案的收藏、保存、利用等方面都詳細的規定。

歷史的經驗告訴我們，只要我們遵循檔案工作的規律，隨著社會的發展、科學的進步，我國的檔案工作就必將得到更充分的發展，為我國各項事業做出更大貢獻。

（工作單位：內蒙古自治區測繪地理信息局、助理館員）