對強化縣域民營企業檔案工作的探討

張建婷

內容摘要：本文從縣域民營企業檔案管理現狀的視角，提出了當前民營企業檔案工作中存在的共性問題和依法監管、搞好民企檔案工作的法律依據，并根據民營企業檔案資產私有性的特點，闡述了檔案行政主管部門在對民營企業檔案工作的監督管理上，應堅持遵循“自主管理、高效運用、因企制宜”的原則和著力服務、促進、引導民營企業做好檔案工作的措施，全面提高民企檔案工作的管理水平。

關鍵詞：縣域 民營企業 檔案工作

隨著我國社會主義市場經濟體制的建立，民營企業已成為國民經濟中最富有生機和活力的一個增長點，成為縣域經濟的主體。伴隨著它的發展歷程，民營企業的檔案資源與日俱增，檔案價值日漸顯現，檔案工作已不僅是民營企業自身管理的一項基礎性工作，也成為促進社會發展的重要資源之一。所以，對民營企業檔案工作是否進行監管，怎樣監管，監管什么，都已成為檔案行政主管部門亟需研究和解決的重要課題，筆者試從縣域民營企業檔案工作的視角對此加以探討。

一、民營企業檔案管理現狀

建立和強化檔案工作是民營企業綜合素質發展到一定水平的必然要求，是企業生產經營規模、企業管理、文明程度和經營者個人素質的集中體現。但從縣域民營企業檔案工作情況來看，除極少數經營規模較大的民營企業對檔案資料進行了管理外（亦不規范），大部分民營企業的檔案資料還處于分散、隨意存放的狀態，其存在的共性問題是：

（一）、民營企業經營者檔案意識淡薄

民營企業經營者的檔案意識是民營企業建立和發展檔案工作的前提，但大多數民營企業經營者對檔案的價值和作用了解甚少，他們把主要精力和資金都放在生產、經營管理和產品銷售上，再加上不少民營企業始于家庭作坊，歷經市場經濟洗禮才不斷發展壯大，對資金運作、人情公關等方面比較重視，對檔案管理的重要性卻認識不足，沒有意識到檔案工作對于提升企業整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險，保持企業健康發展都具有重要意義，因而表現在行動上就是無暇顧及。

（二）、檔案管理人員素質不高

民營企業是以盈利為目的的經濟實體，他追求的是最少的投入最大的利潤，凡是高成本、低效能的部門和人員都不會被重視。所以，檔案工作效益滯后性的特點，使得相當一部分民營企業不設檔案管理機構和專職檔案人員，即使設有兼職檔案人員，也沒有把主要精力放在檔案工作上，檔案人員沒有精力也沒有條件參加檔案業務知識和專業技能的學習和培訓，從而導致了檔案人員的業務能力低下，專業素質不高，檔案工作基本處于無序的“想當然”管理階段。

（三）、檔案管理狀況較差

除了少數規模較大的民營科技企業外，大多數中小規模的民營企業都存在著無檔案庫房，無管理制度，檔案裝具不規范，各門類檔案分散保管的現象。一些涉及生產工藝流程、產品制作秘方等核心檔案資料，大多由經營者個人或其親近的人員保管；而一般文件材料卻處于原始的無序保存狀態，有些資料甚至“自生自滅”，檔案的齊全完整和安全保管根本無從談起。

（四）、民營企業與檔案行政主管部門缺少聯系

民營企業檔案工作部門與檔案行政主管部門之間的松散性業務關系，使其相對于國家檔案工作體系而言處于邊緣化狀態。所以，在日常工作中，也程度不同的忽視和放松了對民營企業檔案工作的調查研究和監督指導，對于檔案業務培訓等活動的開展，民營企業不參加，檔案行政主管部門也不愿強求。這種情況極不利于民營企業檔案工作的開展。

二、依法管理民營企業檔案工作的依據

民營企業檔案雖然是民營企業改革與發展的真實記錄，是民營企業的重要資產和信息資源，屬于私人資產，但它同樣應受到國家有關檔案法規的約束。其主要依據條款為：

（一）《中華人民共和國檔案法》第十六條規定：“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認定可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收征或者征購”。

（二）《中華人民共和國檔案法實施辦法》第五條規定：“機關團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作的依法開展”。

（三）《山西省檔案管理條例》第七條、第八條規定：“機關、團體，企業事業單位和其他社會組織應當依法設置檔案工作機構或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件，履行各門類文件材料的收集，整理，保管職責”。

（四）《中華人民共和國私營企業暫行條例》規定：“私營企業的資產屬于私人所有，其檔案作為特殊資產，也應該屬于私人所有”。

從上述條款中可以看出，國家在檔案法律法規中，已原則規定了民營企業在檔案事務中的權利和義務。所以，民營企業檔案同樣需要依法管理，同樣要受到國家有關檔案法律法規的約束，并應在實踐中提高自身的檔案管理水平。檔案行政主管部門也應按照屬地管理的原則，依法搞好宏觀監控，并積極引導、促進民營企業建立和加強檔案工作并依法自主的管好、用好檔案。

三、強化民營企業檔案工作的對策

民營企業檔案管理是國家檔案事業的重要組成部分，也是檔案工作中面臨的一個新課題，所以，檔案行政主管部門應采取相應措施，以促進民營企業盡快實現檔案管理的規范化、科學化和法制化管理。

（一）堅持宣傳教育，轉變思想觀念

觀念是行動的先導，沒有觀念的更新，就沒有行動上的變化。所以，要推進民營企業檔案工作的發展，就必須轉變民營企業特別是企業經營者對檔案工作的認識和態度。對此，檔案行政主管部門可采取多種形式和方法，對其進行宣傳教育。如通過宣傳國家有關檔案的法律法規和檔案工作正反兩方面的典型事例等，使他們認識到依法自主管理檔案的權利、責任和義務，認識到檔案工作在民營企業持續發展中的重要作用；也是民企自身發展的內在需要，從而打破那些“檔案無用”、“向檔案工作投資不值”等舊觀念的桎梏，以增強他們管理和強化檔案工作的自覺性和主動性，真正把檔案工作當做關于企業生存和發展的大事來做。只要宣傳得力，引導到位，民營企業是愿意并能夠自主管理好檔案工作的。

（二）堅持自主管理，優化工作機制

民營企業所有制形式的特殊性，決定了民營企業是做好檔案工作的主體，他們對建立和發展檔案工作享有最終的決策權。所以，檔案行政主管部門應鼓勵和支持民營企業對檔案工作進行自主管理，不予干涉和強求。但對于民營企業自身來講，自主管理不是放任自流，當然，民企檔案工作勿需照搬國企的做法，它可以按照“靈活、高效”的管理理念，選擇和構筑適合本企業需要的檔案管理模式和工作運行機制。具體來講，一是需要建立動力機制，配備與企業規模相適應的檔案工作機構與人員，建立規范化的檔案管理制度，并通過將檔案工作納入企業發展總體規劃、納入企業質量認證活動、納入企業信息化進程、納入企業信用制度建設，促使檔案工作與企業同步發展。二是需從制度約束、成本核算約束、檔案質量控制約束等方面著手，建立成本與質量控制機制，使企業檔案工作達到高效、簡便的要求。

（三）堅持因企制宜，進行分類指導

鑒于民營企業自身的特點，檔案行政主管部門可確立“因勢利導，突出重點，統一籌劃，分類指導”的檔案行政管理理念，采取積極主動服務、分類指導的方法，逐步規范民營企業檔案工作。在具體操作時，可堅持民營企業自愿的原則，堅持以技術咨詢服務為主的原則，如對一些檔案管理基礎較好的民企，要以增強檔案工作的有效性、充分發揮檔案的作用為目標，強調檔案的科學化、規范化管理，引導它們進一步鞏固提高檔案管理水平；對于一些檔案工作基礎薄弱的民企，要以建章立制，業務指導服務為重點，引導企業搞好建黨特別要指導其收集、整理、保管好事關民企生存發展大計的經營、科研、財務、基建、信用等方面的檔案，在推動民營企業檔案工作整體水平的提高的同時，維護民企的利益，促進民企的發展。

（四）堅持依法監管，提供優質服務

民營企業對其所屬的檔案資源雖有充分的自主管理權，但并不是說，就可以放任不管。對于檔案行政主管部門來講，在不干涉民企自主權的前提下，仍應依法負起宏觀監管的職責，并努力做到監管工作不越位，服務工作要到位。在監管方面，主要是統籌協調，宏觀監控，并把工作重點放到那些關系國計民生、公共安全的特殊的民營企業，如煤氣、電力等公共類型民營企業；在服務方面，要著力為民企檔案工作的發展，創造一個良好的外部環境。一是規范標準服務，使民營企業能方便地從某一公共平臺上獲取檔案工作規范、標準和發布的檔案管理信息。二是業務咨詢服務，有效解決民企在檔案工作各個業務環節中所遇到的疑難問題。三是培訓檔案人員，幫助民企檔案人員掌握檔案業務知識和工作技能。四是重點培養和扶持一些先進典型，為民企檔案工作的開展樹立樣板，以帶動面上工作的開展。

（工作單位：山西省稷山縣檔案局 館員）

參考文獻：

1.《中華人民共和國檔案法》和《實施辦法》

2.《中華人民共和國私營企業暫行條例》

3.《山西省檔案管理條例》

4.毛福民《在全國民營企業檔案工作座談會上的講話》（二〇〇五年四月十九日）