論加強(qiáng)縣級檔案工作的必要性

崔彩英

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案工作的重要性日益突顯，特別是最近幾年，檔案工作出現(xiàn)了許多新的領(lǐng)域、新的課題，比如新農(nóng)村檔案、民生檔案、重點建設(shè)項目檔案、民營企業(yè)檔案、家庭檔案等等。與此同時，檔案信息化建設(shè)、檔案館功能建設(shè)、檔案法治建設(shè)、檔案隊伍建設(shè)等事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展全局的重大問題也成了檔案工作的重中之重。在新的形勢下，如何發(fā)揮好檔案工作的職能作用，為縣委、縣政府工作重心和發(fā)展目標(biāo)搞好服務(wù)，擺在了所有檔案工作者面前，這是新形勢下的新任務(wù)，也是檔案工作發(fā)展的新機(jī)遇。這就要求檔案工作者提高工作質(zhì)量和效率，不僅需要其具有頑強(qiáng)的工作精神和端正的工作態(tài)度，更需要其有較高的個人素質(zhì)和能力，特別是干實事、搞創(chuàng)新、促發(fā)展的能力。

一、檔案工作的重要性

據(jù)史料記載：秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關(guān)中起到非常重要的作用。檔案工作的重要性就在于它的特殊功能，而這個功能就是檔案在人們社會活動中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用，即檔案的憑證作用和參考作用。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。

從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據(jù)。檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。因為檔案不僅真實地記錄和反映了人類社會實踐活動的深度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認(rèn)識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗。檔案被稱為“未摻水的史料”。“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。

（一）機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)

檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一個政府、任何一個機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載。《現(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案“是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強(qiáng)調(diào)辦事要實事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實各項政策和制訂規(guī)則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

（二）生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)。檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂經(jīng)濟(jì)計劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。

比如，有的地方為了切實規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點、揚(yáng)長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防止經(jīng)驗，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動、返工浪費、甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。

（三）科學(xué)研究的可靠資料。無論是自然科學(xué)，還是社會科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關(guān)于知識分子問題的報告》中指出：“為了實現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件。”我國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性的理論概括和闡述。所以人們常常比喻說，它是從事科學(xué)研究不可缺少的“食糧”。

（四）檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當(dāng)利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最能有力地說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機(jī)關(guān)單位和個人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。

二、當(dāng)前檔案工作存在的主要問題

（一）存在問題：1、庫房問題。有的單位檔案庫房簡陋、潮濕，致使檔案材料因長期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊，或是檔案遭受蟲蛀、鼠咬；2、人員問題。有的單位檔案無人管理，或是只派些老、弱、病、殘應(yīng)付，這些單位不注意留存檔案，也不想利用檔案，“只要機(jī)器轉(zhuǎn)，什么檔案不檔案”；3、管理問題。有的單位由于管理不科學(xué)，致使魚龍混雜，玉石不分，用時查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，躺在卷柜“睡大覺”；4、認(rèn)識問題。不少人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

（二）原因分析：

1、對檔案工作總體認(rèn)識不是很高。相對于經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門。對考察黨政主要領(lǐng)導(dǎo)工作政績的指標(biāo)來說，檔案工作是軟指標(biāo)，無關(guān)輕重，不象計生工作，社會穩(wěn)定工作一票否定，領(lǐng)導(dǎo)不敢不重視。對檔案工作認(rèn)識不高主要表現(xiàn)在：（1）、檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)心中地位不高；（2）、對檔案工作人、財、物投入不夠；（3）、從事檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。檔案工作往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。

2、基礎(chǔ)設(shè)施差。首先，館庫面積偏小，條件較差。由于館庫面積小，館庫容量已超飽和，相當(dāng)一部分館庫不符合《檔案建筑設(shè)計規(guī)范》，有些館庫甚至已為危房。其次，檔案館的功能單一，除保管與借用，再無其他功能，根本談不上多功能，如進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，科學(xué)報告，教育基地，文化休閑，現(xiàn)行文件利用等五位一體。第三是館庫設(shè)施設(shè)備簡陋。一般縣區(qū)檔案館僅配備了簡易的去濕機(jī)、排風(fēng)扇、溫濕度計、消防筒等。部分檔案館有空調(diào)、電腦。裝具以木柜、鐵柜和戰(zhàn)備柜為主。密集柜的安裝是近幾年才出現(xiàn)的，且數(shù)量有限。現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備配備明顯落后于沿海及發(fā)達(dá)省市的檔案館庫，遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3、人才缺乏，隊伍不穩(wěn)定。一是專業(yè)技術(shù)人才偏少，據(jù)統(tǒng)計，縣區(qū)級專職檔案員有專業(yè)技術(shù)職稱的只占20%左右。二是檔案專業(yè)人才貧乏，縣區(qū)級專職檔案員中畢業(yè)于檔案專業(yè)的只占3%左右。特別是熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏。

4、館藏結(jié)構(gòu)不合理。縣區(qū)級綜合檔案館作為一個保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵，然而由于種種原因，館藏在質(zhì)量方面仍存在較多的問題：一是門類單一，文書檔案所占比重過大，一般超過65%；二是載體單一，紙質(zhì)檔案所占比重過大，一般超過99%；三是內(nèi)容單一，主要是黨政公務(wù)活動的檔案；四是玉石混雜，存在重份文件歸檔立卷問題，保存期限過長問題，重復(fù)進(jìn)館問題；五是信息陳舊，清理不及時。

5、檔案開發(fā)利用工作沒有很好的開展起來。一般縣區(qū)級檔案館只起到保管、查閱的作用，對檔案信息的研究開發(fā)工作，服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會工作還沒有很好開展起來，或者效果還不很明顯。

三、新時期如何做好檔案工作

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的進(jìn)一步深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)、實施現(xiàn)代化管理、推進(jìn)檔案工作的法制化進(jìn)程已經(jīng)成為今后工作發(fā)展的必然趨勢。

（一）、確保館庫容量，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，完善館庫功能。館庫容量是決定收集檔案數(shù)量的重要因素，確保適當(dāng)?shù)酿^庫容量至關(guān)重要，縣（區(qū)）要根據(jù)該地區(qū)人口、經(jīng)濟(jì)、社會狀況核定足夠的館庫面積。基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的根本，如何保護(hù)好檔案，讓檔案信息的利用價值充分發(fā)揮出來，設(shè)施設(shè)備的配置就成了關(guān)鍵因素。它包括一類技術(shù)設(shè)備系統(tǒng)，另一類檔案裝具系統(tǒng)。目前，縣（區(qū)）級檔案館庫建設(shè)在技術(shù)設(shè)備的配置上起碼要注重三個方面：1、要注意消防系統(tǒng)設(shè)備的配置；2、要注意溫濕度設(shè)備的配置；3、要注重空調(diào)設(shè)備的配置。檔案裝具也是檔案保護(hù)的基本設(shè)備，它包括柜、架、箱和包裝材料。目前，檔案架有三種，固定的檔案架、活動式密集架、積層架等。檔案包裝材料都必須用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的無酸紙質(zhì)的檔案盒、備考表、卷皮、封面、封底等。此外，圖紙柜、防磁柜、計算機(jī)及其配套軟、硬件也是館庫必備實施。

（二）、盡可能擴(kuò)大檔案征集范圍的同時，嚴(yán)把檔案收集關(guān)。檔案館庫應(yīng)把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。在接收檔案前，政府部門要下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴(kuò)大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可采取代存、寄存、征購等辦法進(jìn)行監(jiān)管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可采取復(fù)制和建立目錄及編制簡介等形式，達(dá)到豐富館藏，為利用者最大限度服務(wù)的目的。

（三）、加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，它主要包括：1、是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；2、是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，即檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。為檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，以便更好的實現(xiàn)檔案管理資政惠民的目的。

（作者單位：保德縣檔案局 館員）