淺議高校收費內部控制制度

康璐

摘要：高校收費已經成為高校經費的主要來源之一，是高校發展的重要保障。本文根據高校收費的業務流程，對高校收費內部控制進行了系統的分析，確定出高校收費內控的“風險點”。在此基礎上，分別從高校財務處外部和內部兩方面提出建議，完善高校收費內部控制制度。

關鍵詞：高等學校 收費 內部控制

著高等教育體制改革的不斷深入和高等教育事業的發展，高等學校招生規模逐漸擴大，各項經費開支也逐日驟升，所以提供足夠的資金保障對于高校的運轉就顯得尤為重要。在高校的各項資金收入中，高校收費收入已成為僅次于財政撥款的一項重要、穩定的經費來源。因此，完善高校收費內部控制制度刻不容緩，保證各項應收費用的及時、準確和足額入賬是一項非常重要的工作。

一、高校收費內部控制

高校收費內部控制是指高校為了規范收費行為，保證收費資金安全，促進收費工作及時、順利開展，利用學校內部分工而產生相互制約、相互聯系的關系，形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規范化、系統化，使之成為一個嚴密、完整的體系。

二、高校收費流程及其內部控制的“風險點”

高校收費要經過收費設置、收費收繳、收費核對三個業務環節才能完成，高校收費的內部控制就是要在對高校收費這一業務流程分析的基礎上，確定出高校收費內部控制可能存在的“風險點”，針對這些“風險點”，制定一系列規范、制度，從而保障收費工作順利展開。在收費過程中，可能會遇到以下風險：

（一）收費設置環節。（1）由于學生的基礎信息來自招生就業處、教務處、學生處以及后勤集團公寓公司，所以一旦信息不能完全共享，或者哪個部門工作失誤，都會導致財務處不能從外部獲取充分的信息，造成應收款設置錯誤、學住費的多收、少收或者漏收。（2）財務工作人員配備不足，很多高校往往在收費上僅安排一至二人負責學校的所有收費工作，起不到崗位之間相互牽制的作用，在應收款設置上容易出現錯誤或者舞弊現象。

（二）收費收繳環節。（1）收費人員不能完全按照收費許可證上所列項目以及標準收費，收費存在隨意性。收費收入不及時入賬，形成“小金庫”、“賬外賬”。（2）對于收費票據，該作廢的不作廢，存根不及時裝訂，造成存根丟失等問題。

（三）收費核對環節。（1）由于一般高校的收費系統和會計系統是兩個獨立的系統，所以不能實現收費系統和會計系統的實時對賬。（2）不能及時統計欠費率及欠費學生名單，并實時通知學院和學生本人，滋生了學生的惡意欠費行為。

三、完善高校收費內部控制策略

按照內部控制體系的要求，結合高等學校的特點，根據高校收費的業務流程以及相應的風險點，本文以高校財務處為一個獨立的單元集，從財務處的外部和內部，分別提出以下內部控制策略。

（一）財務處與外部各部門

從整個學校來看，如果高校收費僅僅依靠財務處是不合理的。財務處設置應收款的基礎信息主要來自招生就業處、教務處、學生處、后勤集團公寓公司。現階段高校各職能部門為方便工作，都有相應獨立的學生管理系統，部門之間的信息傳遞只能人為傳遞后手工修改，不能由系統自動更新，并且各職能部門都認為學雜費收入就是財務部門的事情，收費多少與自己利益無關，所以在學生信息整理傳遞和核對監督上馬虎了事，從而導致各部門的相關數據不能匹配，財務處生成的學生應收款不準確，不利于收費工作的開展。同時，在財務處和各學院之間，學生的繳費信息也不能及時的共享，財務處的收費信息，各個學院以及學生不能在終端系統上同步查詢，造成各學院負責人對本院的學生繳費情況不了解，不便于督促學生及時繳費，可能會出現較高的欠費率。

在整個收費過程中，還需要學校內部審計部門的實時監控。而目前大部分高校雖設有內部審計部門，但是人員編制過少，不能起到內審部門本應有的作用，對于高校收費，內審部門很少介入，在收費過程中造成審計缺位。筆者認為，高校內審部門要定期或不定期的對校內收費進行專項檢查，評價高校收費內控制度的有效性，提出完善收費內部控制及糾偏防弊的意見，促進收費內部控制機制的完整合理。校領導要高度重視高校的收費工作，建立高校收費小組，統一協調指揮，由高校領導專人負責，組織財務處、招就處、教務處、學生處、后勤集團、各學院以及審計部門共同協作完成，實現各職能部門的學生信息網絡化，使資源達到共享。財務處通過教務管理系統、學生管理系統、宿舍管理系統隨時調閱學生增減、學費減免情況和住宿變動情況，并據此實時刷新數據庫數據，財務處的學生應收款要與其他部門的學生信息相匹配對應。這樣一來，可以對學生應收款進行實時監控，避免了人為錯誤或者舞弊。各學院以及學生可以通過終端隨時查閱學生交費、欠費情況，并作出相應處理。審計部門也可進入學生收費系統，對財務處的收費工作進行實時跟蹤審計。

高校的收費不僅僅要受到學校內部審計部門的監督審計，還要接受政府部門的監督管理。高校收費的依據是按照發改委批準的收費項目及標準進行，收費許可證上沒有的項目堅決不予收取，嚴格按照收費標準進行收費。同時高校還要接受財政廳、審計廳的監督檢查，收費票據的領用、保管、核銷都要報送財政廳并接受其不定期的檢查。以財務處為單元集，財務處與外部各部門的關系。

（二）財務處內部

對于財務處內部這個單元集來說，高校收費的內部控制主要應注意以下幾點：收費崗位職能的分離與制約、票據管理制度、收費的財務核算。

1.明確各收費崗位的職能，使不相容崗位既相互分離又相互制約。在普遍使用計算機系統收費的情況下，應設置如下崗位：數據管理員、收費員、收費審核員、票據管理員。

數據管理員主要負責高校收費軟件的維護、學生應收費用的初始設置、變動調整。該崗位要及時與招生就業處、教務處、后勤集團公寓公司以及學生處等部門進行溝通，保證每個學生的應收費用及時準確的生成，所有數據的初始設置、變動調整、審核有據可依。

收費員從票據管理員處領取行政事業性收費基金專用票據，根據審核無誤的應收費用開具正式的機打收費票據，以便出納人員收款，每日終了編制收費日報表，匯總當日各項收費金額和票據使用情況，以便出納對賬、記賬人員審核記賬、票據管理員定期繳銷票據。

收費審核員負責審核應收款的確定、增減變動是否真實、完整，負責審核票據領用時的使用內容是否合規合法、是否嚴格按照收費許可證上的項目及標準執行，負責審核收費系統與銀行劃扣、財務系統的相關數據的對賬工作，并定期統計學生的收費和欠費情況，負責欠費催繳。

票據管理員負責票據的購買、保管、領用、繳銷工作，核對票面收費金額與收費系統匯總金額是否一致，與財務系統入賬金額是否一致。

上述崗位之間要相互分離，使收費工作相互牽制與制約，這樣才能及時發現錯誤，防止人為舞弊。

2.完善票據管理制度。高校要制定嚴格的票據管理制度，在票據管理上設置專人負責，從票據的領購、使用、核對、核銷都要嚴格管控。高校收取服務性收費時需要使用從稅務部門領購的與之相對應的稅務發票，收取行政事業性收費時應使用財政部門印制的財政票據。具體做法如下：設置票據領用明細分類臺賬，從財政部門領購相應票據時，應按照領購日期、票據編號登記入賬，并按照一定的規則，延續上次領購票據所排編號，對新領購的票據進行序號編碼，記錄結存數量，并由領購人簽字確認。票據領用時，票據管理員要登記票據的領用日期、起止編碼、領用數量，按照票據編碼采用先入先出法發放票據，并由領用人簽名確認。票據交回時，票據管理員要核對交回票據的開票項目及金額是否嚴格按照收費許可證規定的范圍和標準執行，屬于系統收費打票的票據金額是否與收費系統匯總金額一致，票據金額是否與財務系統的入賬金額一致等，票據管理員還要登記交回票據的起止編碼，交回日期，并由領用人和票據管理員共同簽字確認。票據核銷前，票據管理員應及時將票據裝訂成冊，每冊標明票據的起止編碼、總金額、有效票據數量、作廢票據數量，等待財政部門的檢查核銷。

3.收費的財務核算。高校會計核算實行收付實現制的核算方法，財務系統中的記錄數據也只反映已收費用，不能反映應收費用以及繳費個人明細。而收費系統中不僅包含已收費用，還顯示應收費用、學住費減免等信息以及各個學生的費用明細。由于財務系統和收費系統核算的依據不同，兩系統又未實現有效連接，所以增大了兩個系統的對賬難度，容易出現錯誤及舞弊等現象。

對此，筆者建議，在高校會計核算中要適當引入權責發生制，學年伊始，不僅要在收費系統中進行收費設置，還應當在財務系統中根據應收費用總額確定應收款金額，可在資產類“應收及暫存款”科目下，增設“應收學宿費”子科目，借方表示應收學生費用，貸方表示實收學生費用，借方余額表示學生欠費，財務核算為借記“應收及暫存款——應收學費（應收住宿費）”科目，貸記“事業收入”科目。在實際工作中，我們要做到收費系統中數據的每一項變化都在財務系統中反映出來，通過記賬憑證來體現，如新生未報到、轉學、退學或者貧困生學費減免等情況，相應的在收費系統中刪除未報到新生、轉學、退學的學生應收款及學生信息，調減貧困生的應收款金額，在財務系統中也要根據學校相關部門簽發的文件，相應的減少應收學住費的金額，財務核算為：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“事業收入（紅字）”科目。如果退學或者休學的學生費用已交清，要在收費系統中做相應的退費錄入，應收款也隨之減少，財務系統中做如下會計處理：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“銀行存款（或現金）”科目。在收取學費時，可采用銀行批量收取、POS機刷卡、現金等多種收款方式，當費用到賬時，首先應在收費系統中，對每個繳費學生確認收入并開具行政事業性收費基金專用票據，同時財務系統核算如下：借記“銀行存款（或現金）”科目，貸記“應收及暫存款——應收學費”科目。學校要將收到的學住費上繳財政專戶，學校上繳的非稅收入到時會返還給學校，所以我們可將上繳的財政資金作為應收款項，上繳財政時，賬務處理為：借記“應收及暫存款——財政應返還款”科目，貸記“銀行存款”科目；收到財政返還時：借記“銀行存款”科目，貸記“應收及暫存款——財政應返還款”科目。

參考文獻：

1.葉青松.關于高校收費管理內部控制問題及對策探討[J].經濟師，2012，（1）.

2.鄭濤，陳凌.高校收費內控制度研究[J].教育財會研究，2011，（2）.

收費員從票據管理員處領取行政事業性收費基金專用票據，根據審核無誤的應收費用開具正式的機打收費票據，以便出納人員收款，每日終了編制收費日報表，匯總當日各項收費金額和票據使用情況，以便出納對賬、記賬人員審核記賬、票據管理員定期繳銷票據。

收費審核員負責審核應收款的確定、增減變動是否真實、完整，負責審核票據領用時的使用內容是否合規合法、是否嚴格按照收費許可證上的項目及標準執行，負責審核收費系統與銀行劃扣、財務系統的相關數據的對賬工作，并定期統計學生的收費和欠費情況，負責欠費催繳。

票據管理員負責票據的購買、保管、領用、繳銷工作，核對票面收費金額與收費系統匯總金額是否一致，與財務系統入賬金額是否一致。

上述崗位之間要相互分離，使收費工作相互牽制與制約，這樣才能及時發現錯誤，防止人為舞弊。

2.完善票據管理制度。高校要制定嚴格的票據管理制度，在票據管理上設置專人負責，從票據的領購、使用、核對、核銷都要嚴格管控。高校收取服務性收費時需要使用從稅務部門領購的與之相對應的稅務發票，收取行政事業性收費時應使用財政部門印制的財政票據。具體做法如下：設置票據領用明細分類臺賬，從財政部門領購相應票據時，應按照領購日期、票據編號登記入賬，并按照一定的規則，延續上次領購票據所排編號，對新領購的票據進行序號編碼，記錄結存數量，并由領購人簽字確認。票據領用時，票據管理員要登記票據的領用日期、起止編碼、領用數量，按照票據編碼采用先入先出法發放票據，并由領用人簽名確認。票據交回時，票據管理員要核對交回票據的開票項目及金額是否嚴格按照收費許可證規定的范圍和標準執行，屬于系統收費打票的票據金額是否與收費系統匯總金額一致，票據金額是否與財務系統的入賬金額一致等，票據管理員還要登記交回票據的起止編碼，交回日期，并由領用人和票據管理員共同簽字確認。票據核銷前，票據管理員應及時將票據裝訂成冊，每冊標明票據的起止編碼、總金額、有效票據數量、作廢票據數量，等待財政部門的檢查核銷。

3.收費的財務核算。高校會計核算實行收付實現制的核算方法，財務系統中的記錄數據也只反映已收費用，不能反映應收費用以及繳費個人明細。而收費系統中不僅包含已收費用，還顯示應收費用、學住費減免等信息以及各個學生的費用明細。由于財務系統和收費系統核算的依據不同，兩系統又未實現有效連接，所以增大了兩個系統的對賬難度，容易出現錯誤及舞弊等現象。

對此，筆者建議，在高校會計核算中要適當引入權責發生制，學年伊始，不僅要在收費系統中進行收費設置，還應當在財務系統中根據應收費用總額確定應收款金額，可在資產類“應收及暫存款”科目下，增設“應收學宿費”子科目，借方表示應收學生費用，貸方表示實收學生費用，借方余額表示學生欠費，財務核算為借記“應收及暫存款——應收學費（應收住宿費）”科目，貸記“事業收入”科目。在實際工作中，我們要做到收費系統中數據的每一項變化都在財務系統中反映出來，通過記賬憑證來體現，如新生未報到、轉學、退學或者貧困生學費減免等情況，相應的在收費系統中刪除未報到新生、轉學、退學的學生應收款及學生信息，調減貧困生的應收款金額，在財務系統中也要根據學校相關部門簽發的文件，相應的減少應收學住費的金額，財務核算為：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“事業收入（紅字）”科目。如果退學或者休學的學生費用已交清，要在收費系統中做相應的退費錄入，應收款也隨之減少，財務系統中做如下會計處理：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“銀行存款（或現金）”科目。在收取學費時，可采用銀行批量收取、POS機刷卡、現金等多種收款方式，當費用到賬時，首先應在收費系統中，對每個繳費學生確認收入并開具行政事業性收費基金專用票據，同時財務系統核算如下：借記“銀行存款（或現金）”科目，貸記“應收及暫存款——應收學費”科目。學校要將收到的學住費上繳財政專戶，學校上繳的非稅收入到時會返還給學校，所以我們可將上繳的財政資金作為應收款項，上繳財政時，賬務處理為：借記“應收及暫存款——財政應返還款”科目，貸記“銀行存款”科目；收到財政返還時：借記“銀行存款”科目，貸記“應收及暫存款——財政應返還款”科目。

參考文獻：

1.葉青松.關于高校收費管理內部控制問題及對策探討[J].經濟師，2012，（1）.

2.鄭濤，陳凌.高校收費內控制度研究[J].教育財會研究，2011，（2）.

收費員從票據管理員處領取行政事業性收費基金專用票據，根據審核無誤的應收費用開具正式的機打收費票據，以便出納人員收款，每日終了編制收費日報表，匯總當日各項收費金額和票據使用情況，以便出納對賬、記賬人員審核記賬、票據管理員定期繳銷票據。

收費審核員負責審核應收款的確定、增減變動是否真實、完整，負責審核票據領用時的使用內容是否合規合法、是否嚴格按照收費許可證上的項目及標準執行，負責審核收費系統與銀行劃扣、財務系統的相關數據的對賬工作，并定期統計學生的收費和欠費情況，負責欠費催繳。

票據管理員負責票據的購買、保管、領用、繳銷工作，核對票面收費金額與收費系統匯總金額是否一致，與財務系統入賬金額是否一致。

上述崗位之間要相互分離，使收費工作相互牽制與制約，這樣才能及時發現錯誤，防止人為舞弊。

2.完善票據管理制度。高校要制定嚴格的票據管理制度，在票據管理上設置專人負責，從票據的領購、使用、核對、核銷都要嚴格管控。高校收取服務性收費時需要使用從稅務部門領購的與之相對應的稅務發票，收取行政事業性收費時應使用財政部門印制的財政票據。具體做法如下：設置票據領用明細分類臺賬，從財政部門領購相應票據時，應按照領購日期、票據編號登記入賬，并按照一定的規則，延續上次領購票據所排編號，對新領購的票據進行序號編碼，記錄結存數量，并由領購人簽字確認。票據領用時，票據管理員要登記票據的領用日期、起止編碼、領用數量，按照票據編碼采用先入先出法發放票據，并由領用人簽名確認。票據交回時，票據管理員要核對交回票據的開票項目及金額是否嚴格按照收費許可證規定的范圍和標準執行，屬于系統收費打票的票據金額是否與收費系統匯總金額一致，票據金額是否與財務系統的入賬金額一致等，票據管理員還要登記交回票據的起止編碼，交回日期，并由領用人和票據管理員共同簽字確認。票據核銷前，票據管理員應及時將票據裝訂成冊，每冊標明票據的起止編碼、總金額、有效票據數量、作廢票據數量，等待財政部門的檢查核銷。

3.收費的財務核算。高校會計核算實行收付實現制的核算方法，財務系統中的記錄數據也只反映已收費用，不能反映應收費用以及繳費個人明細。而收費系統中不僅包含已收費用，還顯示應收費用、學住費減免等信息以及各個學生的費用明細。由于財務系統和收費系統核算的依據不同，兩系統又未實現有效連接，所以增大了兩個系統的對賬難度，容易出現錯誤及舞弊等現象。

對此，筆者建議，在高校會計核算中要適當引入權責發生制，學年伊始，不僅要在收費系統中進行收費設置，還應當在財務系統中根據應收費用總額確定應收款金額，可在資產類“應收及暫存款”科目下，增設“應收學宿費”子科目，借方表示應收學生費用，貸方表示實收學生費用，借方余額表示學生欠費，財務核算為借記“應收及暫存款——應收學費（應收住宿費）”科目，貸記“事業收入”科目。在實際工作中，我們要做到收費系統中數據的每一項變化都在財務系統中反映出來，通過記賬憑證來體現，如新生未報到、轉學、退學或者貧困生學費減免等情況，相應的在收費系統中刪除未報到新生、轉學、退學的學生應收款及學生信息，調減貧困生的應收款金額，在財務系統中也要根據學校相關部門簽發的文件，相應的減少應收學住費的金額，財務核算為：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“事業收入（紅字）”科目。如果退學或者休學的學生費用已交清，要在收費系統中做相應的退費錄入，應收款也隨之減少，財務系統中做如下會計處理：借記“應收及暫存款——應收學費（紅字）”科目，貸記“銀行存款（或現金）”科目。在收取學費時，可采用銀行批量收取、POS機刷卡、現金等多種收款方式，當費用到賬時，首先應在收費系統中，對每個繳費學生確認收入并開具行政事業性收費基金專用票據，同時財務系統核算如下：借記“銀行存款（或現金）”科目，貸記“應收及暫存款——應收學費”科目。學校要將收到的學住費上繳財政專戶，學校上繳的非稅收入到時會返還給學校，所以我們可將上繳的財政資金作為應收款項，上繳財政時，賬務處理為：借記“應收及暫存款——財政應返還款”科目，貸記“銀行存款”科目；收到財政返還時：借記“銀行存款”科目，貸記“應收及暫存款——財政應返還款”科目。

參考文獻：

1.葉青松.關于高校收費管理內部控制問題及對策探討[J].經濟師，2012，（1）.

2.鄭濤，陳凌.高校收費內控制度研究[J].教育財會研究，2011，（2）.