組織內部信息資源一體化管理研究

常鋒劍++黃永勤++郭艷君

［摘要］針對組織內部圖書、情報、檔案等諸多類型的信息分管而給信息資源開發利用帶來諸多不便的問題，提出了在組織內部實行信息資源一體化管理并設立集諸類信息資源管理為一體的信息中心這一對策，介紹了一體化管理對組織的意義并重點論述了信息中心的決策支持功能，最后對信息資源一體化管理的實施條件進行了闡述說明。

［關鍵詞］信息資源一體化管理；決策支持功能；組織內部

1信息資源一體化管理概述

1.1 信息資源一體化管理研究與實踐概況

理論研究上，學界雖然對信息資源一體化管理的具體模式存在爭議，但是與面向社會的公共信息相比，學界普遍認同應該優先實現組織內部的信息資源一體化管理［1］。國際上信息資源一體化管理的理論研究和實踐起源于上世紀60年代中期，我國相同領域的初步研究起始于上世紀80年代中期，而國內的研究熱潮從本世紀初開始一直持續至今，研究視角從初期的圖書、情報或圖書、檔案一體化管理逐步走向圖書、情報、檔案乃至更大范圍內信息資源的一體化管理。綜觀國內核心期刊上發表的相關研究文獻，筆者發現已有研究幾乎全部集中在信息資源一體化基礎理論上，研究也多是對一般意義上的信息資源一體化進行探討。專注于在組織內部推行信息資源一體化管理并研究其對組織影響的研究文獻還比較欠缺。

實踐層面上，我國組織內部信息資源一體化管理還處于起始階段，實行內部信息資源一體化的組織不多，并且已經實現了的一體化管理的層次也不高，沒能充分發揮信息資源一體化管理的積極作用。因此，本文著眼于信息資源一體化管理在組織中的應用的積極意義和操作要求。本文所指代的組織主要包括政府機構、企事業單位、非營利機構等。而考慮到具體實踐情況，主要是指大型組織。

1.2 信息資源一體化管理的含義

信息資源一體化管理即在尊重圖書、檔案等各類信息各自特點的前提下，建立一個集各類信息資源開發、利用為一體的信息資源服務體系，使各類資源能夠有效兼容、優勢互補，并使其規模化、網絡化、系統化，為用戶提供一站式、集成化的信息服務。換言之，信息資源一體化管理要求：一不否認各類信息的特點，不混為一談；二盡可能找出它們的契合點，加以整合、方便利用［2］。

組織為實現內部信息資源一體化管理的有效措施是設立信息中心，信息中心對各類信息進行既分散又集中的管理。

（1）“分散”管理，一是指各類信息資源管理時尊重自身的管理原則。例如，圖書仍然按照《中國圖書館分類法》分類，有序存放在書庫的書架上并進行開架式管理；檔案依然按照全宗原則分類并實現閉架式管理。二是指各類型實體資源的存放要實現物理隔離，避免資源類型混淆給其他工作帶來不便。如圖書室有構建館藏的需要，而檔案室的檔案保存一定期限后需要移交相應的檔案館，圖書、檔案等實體資源的混淆保存的方式既不利于圖書室館藏的構建，也不利于檔案室日后的檔案移交工作。可以說，此處的“分散”主要指的是信息資源載體的分散管理。

（2）“集中”管理是指各類資源被認定為一個統一的整體，不因外在類型差別而割裂信息之間的聯系。為達到統一管理的目的，各類信息在建設各自的數據庫時，數據要能互相兼容，并建立一個涵蓋各庫每條信息的目錄數據庫以方便檢索。系統允許用戶既可分庫檢索信息，又可統一檢索，一次查找所有資源庫里的相關資源，并能按用戶需求的特定的排序方式輸出。而此處的“集中”主要是指信息資源內容的集中管理。

2組織內部信息資源一體化管理的意義

2.1 有利于組織整合信息資源，改善信息服務質量

在圖書、檔案等不同類型的信息資源完全分開管理的情況下，信息管理員只對自己負責的一類信息展開組織、檢索、整理工作。圍繞某個主題的信息檢索僅從一類資源中找到的信息往往是不完善的，而為了較高的查全率，需求者必須到各個分管部門查找可供利用的所有信息類型。如圖1所示，用戶的信息需求必須按照其載體類型分解為圖書信息需求、檔案信息需求、網絡信息需求等，接著分別檢索各類信息庫，得出相應結果，并把這些零散的信息進行匯總得到“相關信息集合A”。而在一體化管理中，用戶只需要通過統一檢索，便可得到一站式的信息服務。如圖2所示，用戶只需要對集成信息庫檢索一次就可以得到“相關信息集合B”，集合A和集合B相比較，A是由用戶自己匯總各類信息檢索結果手工完成的，而B是由系統自動完成的。前者提供的信息服務是零散的，需要用戶匯總；而后者提供的信息服務相對比較集成，在必要的情況下用戶還可以求助信息中心工作人員對檢索到的信息進行進一步的加工整理。一體化管理后，組織內部的各種信息資源得到了有效整合，且提供的信息服務質量也有所提高。圖1各類信息資源分開管理時滿足用戶信息需求的過程

2.2 有利于組織減少重復勞動，提高信息服務效益

各類型信息資源分管時，經過多次檢索，才能滿足用戶所需的信息需求。而一體化運營中，一次檢索即能滿足需要。比較圖1和圖2，可以發現一體化后的信息服務過程比分管時少了“需求分解”和“結果匯集”這兩個步驟。且“檢索過程B”“結果輸出B”與“檢索結果A”“結果輸出A”相比都有原來的多次變為1次。這些精簡的過程多屬于低層次、重復性勞動，能節約大量的人財物成本。圖2信息資源一體化管理后滿足用戶信息需求的過程

2.3 有利于推動組織內部信息資源的共建共享

信息具有社會屬性，理應成為組織的公共財富，為組織成員所共享［3］。一體化管理是信息資源共建共享的基礎，而信息資源共建共享則是一體化管理的目的和歸宿［4］。信息中心通過集中管理并進行有效的整合各部門收集到信息，通過內部網絡平臺發布公示，當某部門需要其他部門的信息時，可自行在信息中心的發布資源庫中獲取。由此可見，信息資源一體化建設對于消除組織內部信息資源重復建設和資源封鎖現象，強化各部門之間協同有著明顯的積極作用［5］。

2.4 有利于增強組織的決策的科學性與合理性

組織內部信息資源一體化管理最大的意義并不是上述3方面，而是其決策支持功能。長期以來，組織在決策過程中獲取信息有兩種傾向：一是依賴組織內部的信息，對外部信息的收集比較欠缺；二是直接外包給社會上的信息咨詢公司，但咨詢公司對組織內部情況難以全面把握，提供的信息難免不盡其用。而信息中心卻能在保證信息收集全面的同時，有對信息進行深度加工，較好地滿足了組織決策支持的需要。鑒于決策支持功能在本文中的重要地位，筆者將此部分單獨列出，詳細內容參見第4部分。

3信息資源一體化管理的決策支持功能

3.1 決策支持服務概述

在科技、市場、需求信息快速變化的今天，組織在決策時需要考慮的因素更復雜，做出科學合理的決策也更困難。決策支持就是一項致力于為決策提供最大程度的全面、及時、科學參考信息的活動。確切地講，決策支持信息服務是指在組織中提供相關信息以幫助決策者就某個特定問題或需求形成某種決定，從而提高決策的科學性和規范性的活動［6］。

決策支持服務可根據其提供的信息分為兩層次，一是廣泛收集、未經加工處理的低層次服務，二是憑借先進技術和智力勞動對廣泛收集到的信息進行篩選、分析、集成后形成針對某個特定問題的綜合參考咨詢服務。通常所指的決策支持服務是第二種高層次的服務［6］［7］］。

3.2 一體化管理能增強決策支持功能的原因探析

提供決策支持服務有兩個前提條件：一是占據大量與決策相關的信息，二是有高質量的參考咨詢人員對信息進行整合。決策支持提供服務的過程就是把與決策問題相關的各種類型信息進行由少到多的全面聚積和由多到少的深入加工的過程。首先，從占據信息資源方面講，信息中心對信息資源的占據時多維度的、全面的，掌握著組織內部各類型信息、各部門產生的信息和對組織有用的外部信息。其次，從集成服務方面講，信息中心有高質量的參考咨詢人員，在占據大量信息有用的基礎上，進一步對信息進行篩選、加工、集成，能夠提供高質量的決策支持服務。

3.3 決策支持信息服務流程

如圖3所示，在組織領導層進行決策時，首先把決策的問題與信息需求告知信息中心。信息中心以該問題為中心，檢索信息資源庫（主要包括圖書、檔案、已收集到的相關情報、購置的數據庫、網絡公開信息等），找出對決策制定有參考作用的內外部信息。然后對檢索到的信息進行篩選、分析、組織，最終形成一份針對該問題的高質量參考咨詢報告。報告由信息中心交由組織決策層，為其做出更科學合理的決策提供支持。需要指出的是，在瞬息萬變的外部環境下，決策支持過程所用時間越少，決策建議越能及時有效。在決策的執行過程中，有時難免因社會環境的變化而需重新修訂決策方案，這時必須重復決策支持的流程，這也是決策支持信息服務持久性的表現。圖3決策服務流程圖

3.4 信息中心在組織中的定位

鑒于信息中心在組織決策支持過程中的重要作用，有必要對信息中心進行重新定位。傳統的圖書室、檔案室等是組織的附屬機構，而由這些附屬機構整合而來的信息中心發揮決策支持作用，毫無疑問應該被視為組織的重要甚至核心部門。

組織高層領導要充分認識并挖掘信息中心在決策、日常運行中信息支持作用，并為其能提供更多更高質量的信息服務提供必要的人財物投入。在組織信息資源一體化管理中，建議設立CIO（信息主管）職位具體負責信息中心管理工作。CIO要由信息素養高、技術強、經驗豐富的復合型信息人才擔任，直接對組織高層負責，以確保信息中心提供更好的信息服務并被最大限度地得到利用。

4組織內部信息資源一體化的實施條件

4.1 充足的信息資源是基礎

信息資源一體化管理的目的是充分發揮各類信息資源的互補作用，而充足的可利用信息資源是基礎。沒有充足信息資源的信息一體化管理是無根之木、無源之水。因此，組織在積累并保存信息資源上要下大工夫，一方面對組織內部產生的文書、檔案、資料等資源進行系統、全面的保存，另一方面要及時從外界補充相關圖書、期刊等，有條件的組織還可以購買與自身密切相關的電子數據庫等，并積極從網絡公開資源等渠道收集對本組織有情報價值的信息。

4.2 領導的重視支持是關鍵

高效益的信息服務需要大量的人財物投入并對各種利益關系進行相應的調整。如一體化信息管理系統的開發，原來檔案室、圖書室工作人員在新機構的職位高低、利益分配等。這些問題單靠部門內部自己協調是難以解決，必須依靠組織高層強有力的推動和充足的資金、技術的支持。此外，組織高層應采取必要措施提升組織成員信息意識和信息素養，使組織成員養成良好的信息行為。

4.3 高素質人才隊伍是核心

各類信息資源一體化管理是一個涉及多領域知識、多學科內容的系統工程，需要多領域人才通力協作方能保證各類資源的最優整合。首先，信息中心要做好相應分工，具體環節的責任人做好自身專業素質建設。其次，信息中心要做好團隊建設，做到協同合作，知識結構的平衡。在一體化管理中，信息中心人員不僅要熟練掌握本領域知識，而且能熟悉一般管理學、控制論、系統論等知識，方便交流協作并能從整體上把握系統特點便于維護，確保整個系統的正常運行。最后，信息中心必須打造一支高質量的參考咨詢人才隊伍，參考咨詢人員是對檢索到的信息進行再整合以提供高質量集成信息服務的復合型人才，應熟悉信息資源管理的各項工作并積極響應用戶需求。

4.4 先進的信息平臺是保障

確保一體化管理的順利實施，信息平臺的建設是必不可少的。硬件上，合理配置計算機設備、系統搭建網絡平臺、完善紙質文件數字化設備等；軟件上，要求對整合平臺的投入和二次開發、原有數據庫的維護與升級、數據倉庫整合、數據挖掘和聯機分析的工具支集支持、常用商業數據和正版軟件的購買與配置等。此外，管理機制上，完善文件備份機制、安全加密機制和人員操作流程也應納入信息平臺建設的范疇中。總之，一個優秀的信息平臺能保證電子資源的廣泛采集、快速存取、高效集成和最優化共享，從而為決策服務提供重要保障。

［參考文獻］

［1］ 馮慧玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2006：111—111.

［2］ 劉旭光，劉蔚.淺談圖書檔案一體化管理［J］.檔案學通訊，2010（6）：26—41.

［3］ 陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學（第三版）［M］.北京：中國人民大學出版社，2008：265—265.

［4］ 陳蘭杰，趙江燕，張薇.圖書情報檔案信息一體化管理與文獻信息資源共建共享［J］.現代情報，2007（9）：117—121.

［5］ 霍國慶，楊英.企業信息資源的集成管理1）［J］.情報學報，2001（1）：2—9.

［6］ 劉婭，王艷.科學圖書館開展決策支持信息服務探討［J］.情報理論與實踐，2006（6）：712—715.

［7］ 邊曉利.圖書館為政府提供決策信息支持的誤區透視與創新對策［J］.情報資料工作，2007（1）：106—108.

［收稿日期］2014-04-22

［作者簡介］常鋒劍（1992—），男，南京政治學院上海校區軍事信息管理系研究生；黃永勤（1991—），男，南京政治學院上海校區軍事信息管理系研究生；郭艷君（1990—），女，四川大學公共管理學院圖書館學專業研究生。