高職院校檔案安全管理的現狀及對策

【摘 要】分析目前高職院校檔案安全管理的現狀及存在問題，提出高職院校檔案管理工作應提高安全防范意識，加強突發事件應急預演；進行風險評估，采取必要的安全保障防護措施；給予基本保障支撐，創造安全管理環境等建議。

【關鍵詞】高職院校 檔案 安全管理 對策

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）07C-0021-02

檔案的安全管理關系著檔案工作的發展與建設，關系著各單位歷史資源的傳承與延續，因此，做好檔案的安全管理應從庫房選址、防水防火設計、設施配備、規范化管理及應對突發事件等方面著手。然而，目前大部分高職院校在檔案的安全管理方面較欠缺，表現在檔案基礎設施薄弱、庫房選址不科學、防范設備簡陋，抵御不了自然災害或人為因素帶來的風險。因此，高職院校在檔案的安全管理工作中無論是基礎設施建設還是規范化管理方面都存在諸多亟待解決的問題。

一、高職院校檔案安全管理的現狀

目前，大部分的高職院校都優化了內部建設，可持續性得到了發展，而檔案建設也隨著高職院校的發展不斷完善，但在實際管理中還存在一定問題。據調查，目前大部分高職院校的檔案管理工作在基礎設施建設、人員配備等方面都較薄弱。一是大多數高職院校檔案庫房的使用還是上世紀的建筑，其承重、防火、防盜、防震抗災方面缺乏整體防御能力，缺乏安全的管理環境；二是庫容量的嚴重不足，據不完全統計，有的院校庫房用房只有幾十平方米，而各高職院校綜合檔案室的庫存檔案涵蓋了文書檔案、科技檔案、專門檔案等歷史資源，承載的是不間斷的歷史，庫容量的不足，制約了檔案建設的發展；三是防范自然災害方面，防范風險能力不足，缺乏先進的防范技術和手段；四是人員的配備不足，有的院校沒有配備專職的檔案管理員。因此，缺乏良好的安全環境和規范管理制度，是目前部分高職院校檔案安全管理工作中普遍存在的現象。

二、高職院校檔案安全管理存在的隱患

檔案是各個歷史時期的記憶，記錄著歷史的發展軌跡，在記錄過去的同時，為未來提供參考憑證。正因為檔案史料的彌足珍貴，我們應加以保護，但大部分高職院校的檔案安全管理還存在一些安全隱患，具體表現在：

（一）安全防范意識不足

檔案安全管理的內涵既有人為因素也有物質條件因素，兩者相互關聯，相得益彰。目前，大部分高職院校綜合檔案室在庫房選址上沒有規范的標準，缺乏對自然災害安全防范體系的論證，在沒有考慮是否有防范風險能力的情況下選擇庫址，無疑是增加了風險因素。例如一些高職院校的庫房選址在承重、防火、防盜、抗拒自然災害等方面缺乏先期的預見和防范意識，雖然采取了一些安全防范措施，但是防范手段和技術較落后。以廣西為例，大部分高職院校在防火方面使用的還是傳統的干粉滅火器，此類防火設施使用起來極不方便，效果也不是很理想；防盜方面，只是進行日常性的防護，安裝鐵門、鐵窗，未配備必要的監控設施。這些措施對于一般性的防范能起到一定的作用，但相對于不可預知的突發災害是無法抗拒的。據估算，新中國成立以來發生的近百起火災中，燒毀的檔案約300萬卷，這對檔案的保存造成了不可估量的損失。

（二）風險預警機制不完善

高職院校檔案管理工作的滯后性，已成為部分高職院校檔案管理工作的瓶頸，其表現為庫房建設、技術防范、制度建設等方面跟不上形勢發展的需要。由于高職院校自身的條件，在檔案管理工作方面缺乏成熟的管理經驗和管理手段，相應的制度不完善，沒有建立規范的日常管理守則，科學化、規范化管理程度不高。按照《檔案法》的規定，應配置與本單位檔案數量相適應的、適宜保管檔案的專門庫房，使庫房達到防塵、防火、防盜、防潮、防光、防蛀、防腐、防高溫的要求，并及時掌握檔案實體的保管現狀以及加強人員出入庫房的管理。而部分高職院校因主客觀原因未能遵照檔案保管制度的準則，制定相應的管理措施和規章制度，建立必要的風險預警機制，一旦發生不可抗力的自然災害，無法在有效的時間內進行防范和轉移，從而使庫房及實體檔案受到巨大的破壞。實體檔案一旦受到損害，就會造成檔案信息不可讀，影響檔案的安全性。

（三）基本保障較薄弱

檔案的管理和建設需要經費投入作支撐，庫房建設、技術保護、人員配備都需要相應的經費作基礎，才能開展檔案的安全保障工作。據了解，廣西大部分高職院校在檔案管理經費投入方面較少，相應的基礎設施未能得到改善，客觀上制約了檔案安全管理質量的提升。由于基本保障較薄弱，有的高職院校檔案庫房因逐年累積的檔案資料使庫房的承載能力不堪重負，整理好的檔案資料只能在有限的資源條件下通過倉儲式密集排架解決。有的高職院校至今還未配備具有保護作用的防磁柜、室內防盜功能裝置及較先進的防災減災設施，僅使用普通的防火設備，其防范功能不足以抵御人為因素或自然災害帶來的風險。相較于高職院校的全面內涵建設，檔案的建設及安全管理處于不平衡的狀況。

三、高職院校檔案安全管理問題的對策

檔案管理是高職院校內涵建設不可或缺的部分，作為第一手參考材料直接、原始地記錄了過去的經驗，為教學的可持續發展提供查考依據。要使檔案管理工作規范有序，更好地服務于教學，在完成必要工作的基礎上做好檔案的安全管理，使檔案資源在安全的環境下發揮其職能作用。如何做好檔案的安全管理，營造良好的安全管理環境，筆者從以下幾個方面加以探討：

（一）提高安全防范意識，加強突發事件應急預演

近年來，檔案保護工作伴隨著社會的發展，由單一因素管理向多元化、綜合性并舉的模式轉變。首先，做好高職院校的檔案安全管理，應順應發展趨勢，提高安全防范意識，在檔案管理和安全防護層面上強化意識、創新理念，對涉及安全措施的環節進行統籌安排、綜合考慮，實現檔案安全管理的良性循環。在現有的檔案實體上加以保護，防止蟲、光、水、霉的侵蝕，做到無“病”先防，從內部環境上做好安全管理的基礎工作。其次，提高外部環境的風險防范能力，檔案部門應與保衛部門協調合作，對突發事件和不可抗力的自然災害制定應急預案，采取防范措施，進行應急預演，建立安全管理聯動機制，從思想認識和具體行動上提高安全防范意識。endprint

（二）進行風險評估，采取必要的安全保障防護措施

大部分的高職院校檔案安全管理無論是庫房設施還是規范管理都存在不足之處，原因是檔案基礎設施落后，管理手段滯后，跟不上形勢發展，使檔案的管理工作存在安全風險。為降低風險，檔案管理部門應采取安全保障措施，制定防護方案，由相關職能部門成立風險評估小組，對現有庫房的承重、屋頂防水、外墻及窗戶隔熱設計、防水防潮、損毀檔案修復、庫房的防火設計及防盜功能及不可預知的自然災害因素進行綜合風險評估，提出整改建議，進而采取必要的防護措施。由此，應對不符合要求的庫房設施進行整修，加裝火災自動報警設備和感應滅火裝置，增加防盜設備，并借鑒化學、物理、機械等多學科領域知識，有針對性地采取措施，將風險降至最小。

（三）給予基本保障支撐，創造安全管理環境

做好檔案的安全管理不僅需要人員和物質基礎作支撐，更需要經費投入改善安全管理環境。但大部分高職院校在全面提高內涵建設的情況下，對檔案建設的人員配備及經費投入方面卻相對薄弱。而檔案部門僅有的經費支出除增加必要的檔案柜、檔案盒等一般性開支外，幾乎沒有額外的經費投入。由于缺乏經費投入，導致檔案基礎設施落后，無法與不確定的風險相抗衡；又因人員配備不足，使檔案的安全建設程度難以達到預期，從而使檔案管理工作處于進退兩難境地。要想改變目前的現狀，對檔案實行有效管理，提高檔案保管質量，高職院校在全面發展的情況下，應考慮檔案工作對教學發展所起的積極作用和價值所在，從而將檔案工作的建設和發展納入整體發展計劃，擺上議事日程，在庫房設施、技術防護、人員保障方面給予支持，創造良好的檔案安全管理環境，使檔案管理工作走上良性發展軌道。

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【作者簡介】蔣淑瓊（1964- ），女，廣西南寧人，經濟師，廣西經濟管理干部學院綜合檔案室。

（責編 盧 雯）endprint