高職院校的教學秘書角色定位及應具備的素質能力探討

鄭兒

摘要：教學秘書一般由責任心強且熟悉教學管理的人員擔任，對教學管理起到非常重要的作用。作為學校要對教學秘書的作用清楚認識，培養有潛力的人員擔任這一重要角色。文章從三個方面進行了高職院校教學秘書的角色定位，同時對教學秘書應該具備的素質能力做了簡單分析。

關鍵詞：教學秘書；高職院校；角色定位；素質

中圖分類號：G715 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）17-0023-02

目前高職院校的發展引起了國家教育部門的高度重視，高職院校的順利發展離不開教學管理。在各個院系教學管理中，教務秘書是一個重要的角色，教學秘書一般由責任心強且熟悉教學管理的人員擔任，對教學管理有起到非常重要的作用。重視對教學秘書的定位，培養其素質能力是目前高職院系領導班子急需重視的問題。

一、教學秘書角色定位

1.教學管理者。教學管理是按照教學計劃對教學活動進行的管理，教學管理包括教學過程的組織管理和教學行政管理。作為教學秘書，在整個教學運行中從事以下三方面的管理工作。第一，在學期開始階段，教學秘書要協助各院系的領導以本院系的人才培養方案為基礎，安排開課計劃，對每位教師的上課時間、科室、教材征訂等進行安排。在學習結束時安排教師出題、試卷的分發以及成績的登錄。另外，教學秘書要處理教學中出現的意外狀況，例如協調教學計劃變動、教學評估以及上課教師變動等情況。第二，保管教學文件材料。教學中涉及的各種文獻資料均需要教學秘書收集和保管，例如本院系各專業的發展規劃、教學大綱、教學計劃等，教學秘書按照這些資料的屬性將它們分類保管，保證材料的完整性和可靠性。第三，教學質量監管。教學秘書在日常工作中要積極收集來自師生的信息，評價教師的教學質量，對教師教學環節進行檢查，實施全過程的監控，促使教學質量不斷提高。

2.師生服務者。教學秘書是整個教學活動的管理者，他們的工作性決定他們具有服務性，同時服務于教師和學生。第一，服務教師。教師是學校教育活動的主要力量，要保證教師教學活動的順利進行，教學秘書的配合必不可少。在學期開始初期，教學秘書就要準備好相關的教學材料，例如課表、教材、聽課記錄表、教學日志、開新課申請等，便于教師開展教學。學期中期，教學秘書協助教學主任進行教學檢查，對教師抽樣檢查，在師生座談會上做好記錄，了解師生對教材的評估，為教材調整打好基礎。學期末，教學秘書要組織教師出試題，安排考試時間、場地，發放考卷。另外在期末教學秘書還要征訂下學期教材，考慮教師的訴求，在自己能力范圍內滿足教師的訴求。第二，服務學生。學生是教學的對象，教學的日常工作離不開學生，因此必須做好服務學生的工作。在開學初期要配合輔導員發放教材、課程表、班級日志，新學年還需要完成新生的報到注冊。同時教學秘書要及時向學生傳達各種教學信息，例如英語等級考試報名、科目重修、選修課選報等。另外，教學秘書還需要嚴格執行學校的各種規范，積極促進學生規范行為的養成。

3.部門聯絡員。在高職院校中部門數量較多，作為教學秘書不僅工作量大，而且工作煩瑣，與各部門之間均有非常密切的聯系。第一，教學秘書要與學院領導部門加強聯系，積極了解院系工作安排，傳達院系領導指示。第二，教學秘書要與教務處加強聯系，實際工作中不可避免地接觸教學運行科、實踐教學科以及考試辦公室等。第三，教學秘書要與學院辦公室、學生處等建立關系，協助教學工作的順利開展。第四，教學秘書加強與教師和學生的接觸，了解教師和學生需要，解決他們的需求。總之，作為教學秘書一方面要“上令下達”、“下情上奏”，及時傳遞和反饋各部門和學生的信息。例如教學秘書要將教務處的教學計劃、課件要求等傳達給教師，院系對教學管理的相關意見也要由教學秘書及時反饋。另外一方面，教學秘書要充當協調員的角色，協調師生和各部門之間的關系，充當學院各部門、學生、教師之間的紐帶。例如，教師因故不能上課，教學秘書需要安排學生自學或者是尋找代課教師，而學生對教師在教學上的一些意見，也可以通過教學秘書與教師溝通。所以教學秘書要做好自己的本職工作，不斷提高執行力。

二、教學秘書應具備的素質能力

1.人性化的管理手段。教學秘書的管理工作是以學生為主體、教師為主導、師生共同配合的組織管理，其重點是為學生和教師服務，即教學秘書的工作對象是人，因此教學秘書必須堅持人性化管理，建立和諧的教學管理氛圍，注意兼顧各方利益，以師生為本，對教師和學生的正當訴求全面考慮，選擇合適的工作方式，從而保證教學活動的順利進行。

2.認真的工作態度。教學秘書是院系教學中重要的角色，其工作量大、工作內容復雜，任何細小的錯誤都有可能導致非常嚴重的教學事故，影響教學活動的順利進行。因此教學秘書必須要認真履行職責，在工作中保持認真的態度，謹慎小心，以學校、師生利益為重，避免工作差錯的出現。

3.較強的應變能力。目前我國教育中要求實施個性化教育，學生的個性特點更加明顯，因此增加了教學過程中各種突發事件的發生率，面對這些突發事件，教師秘書必須具備較強的應變能力才能正確處理，降低突發事件的不良影響，保證教學管理有序進行。

4.熟練的計算機應用及網絡應用。隨著信息時代的迅猛發展，教學管理工作從以往單一的紙上辦公方式轉為更為快捷的計算機處理方式，教學秘書必須適應信息時代的高速發展，不斷提高自己的計算機操作能力。利用計算機完成教學管理的各個環節，許多日常工作，例如：教學計劃修訂、課表編排、成績管理、檔案管理、文件管理、學位評定、教學管理過程中的各類表格、圖標等統計工作等，以及網絡的使用，通過電子郵件完成資料的傳送發放等，這些都要求教學秘書必須掌握和運用以計算機網絡技術為代表的現代化辦公技術，用這些現代化技術武裝自己，提高計算機管理操作的水平，以便更好地為教學服務。

5.健康的心理心態。從事教學秘書工作的同志必須具備良好的心理素質，特別是默默奉獻、任勞任怨的心理品質素質。教學秘書要以虛心、熱心、細心、耐心的態度完成自己的工作。面對工作中的諸多困難與壓力，只有具備良好的心理素質，把個人的理想抱負與人生價值的實現融入平凡、默默無聞的工作，踏實工作、不圖名利才能做好教學秘書的工作。工作中經常會遇到各種困難，有時還要蒙受委屈，沒有任勞任怨的心理素質，一天到晚情緒低落是干不好這一工作的。這就要求教學秘書加強自身修養，要有公而忘私、全心全意為教學服務、為群眾服務的精神，以良好的心態全身心投入本職工作。

綜上所述，高職院校的教學秘書在教學運行中主要擔任教學管理者、師生服務者、部門聯絡員的角色，作為教學秘書必須要具備認真的工作態度、人性化的管理手段、較強的應變能力和較高的綜合素質，只有這樣才能科學處理教學運行中出現的各種問題。作為學校要對教學秘書的作用清楚認識，培養有潛力的人員擔任這一重要角色。

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