提高公文質(zhì)量 服務(wù)學(xué)校發(fā)展

楊嵩松+張萌萌+王文革+王丹

摘要：高校公文質(zhì)量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)于實(shí)際工作中常出現(xiàn)的發(fā)文處理程序不規(guī)范、公文文種使用不規(guī)范、公文行文不規(guī)范等問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)如何規(guī)范學(xué)校發(fā)文工作，提高公文質(zhì)量，服務(wù)學(xué)校發(fā)展給出合理化建議。

關(guān)鍵詞：公文；處理；規(guī)范

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是實(shí)現(xiàn)高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工具，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，部署學(xué)校工作，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要載體。公文作為高校的窗口，其質(zhì)量如何，將直接影響高校的形象，公文質(zhì)量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。自《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》以及《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》等制度文件頒布后，高校的公文處理逐步走向規(guī)范化。但是，在公文處理的細(xì)節(jié)上，仍然存在一些失誤，概括起來(lái)，主要有以下三個(gè)方面：

一、發(fā)文處理程序不規(guī)范

公文制發(fā)是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅的工作，應(yīng)有嚴(yán)格的工作流程。但在工作中由于審核不嚴(yán)，常常出現(xiàn)不按規(guī)程制發(fā)的現(xiàn)象。例如，有的職能部門擬稿后不經(jīng)過(guò)學(xué)校辦公室初審，直接請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，但在發(fā)文過(guò)程中，學(xué)校辦公室文秘人員發(fā)現(xiàn)文件有文字紕漏，需要大改，等修改后將請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)再次簽發(fā)。這就喪失了簽發(fā)稿件的嚴(yán)肅性，打亂了公文制發(fā)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，極易出現(xiàn)工作差錯(cuò)。

二、公文文種使用不規(guī)范

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)文件）規(guī)定，公文共有十五個(gè)文種，他們各自有不同的特征和使用范圍。有些職能部門在擬稿時(shí)容易忽視文種的準(zhǔn)確性，常常按照以往經(jīng)驗(yàn)或口頭表達(dá)方式擬制文稿，以致出現(xiàn)文種誤用、混用等現(xiàn)象。例如出現(xiàn)決定、通知誤用，請(qǐng)示、報(bào)告不分或并用等問(wèn)題。

三、公文行文不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：一文出現(xiàn)兩個(gè)主送機(jī)關(guān)；抄送機(jī)關(guān)混亂，不管什么公文都抄送或抄送給下級(jí)單位；向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，沒(méi)有提出傾向性意見而是原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)；沒(méi)有遵循一文一事，在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

高校公文制發(fā)的“輸出口”一般都在學(xué)校辦公室，校辦肩負(fù)著對(duì)公文內(nèi)容、行文規(guī)范、公文格式進(jìn)行最終把關(guān)的使命。因此，規(guī)范辦公室的發(fā)文工作流程、提高辦公室文秘業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)化公文校核方法對(duì)提升高校公文質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。

一、制定規(guī)章制度，強(qiáng)化約束機(jī)制

“不以規(guī)矩，不能成方圓”，要使高校公文制發(fā)程序嚴(yán)肅、嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)，就必須有章可循。因此，在提高思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，首先要制定嚴(yán)格的公文處理程序，健全公文處理制度，從制度上約束發(fā)文的每個(gè)環(huán)節(jié)，避免越級(jí)發(fā)文或發(fā)文順序“倒流”的現(xiàn)象。筆者列出了一個(gè)較為成熟的校級(jí)公文行文工作流程（見圖1）。從該圖可以看出，行文流程應(yīng)自下而上，不得越級(jí)。另外，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，校辦文秘人員需對(duì)稿件進(jìn)行嚴(yán)格的審核，并反復(fù)與擬稿單位溝通，直到文件無(wú)文字、內(nèi)容差錯(cuò)之后再請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。同時(shí)，可以看到校辦打字室在打印文件時(shí)，還需要再次請(qǐng)擬稿人核對(duì)，這樣的做法能保證稿件愿意的真實(shí)性，特別是一些專業(yè)性較強(qiáng)的文件，如果涉及到特殊符號(hào)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)請(qǐng)擬稿人再次校核可以避免校辦文秘人員在不了解專業(yè)知識(shí)的情況下出現(xiàn)理解偏差而改換了文件原意，也能避免排版錯(cuò)誤。同時(shí)，請(qǐng)擬稿人知曉修改內(nèi)容，也間接提高了擬稿人員的寫作水平。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘素質(zhì)

治標(biāo)需治本，提高文秘人員的素質(zhì)是確保公文質(zhì)量的根本性工作。如何提高文秘人員素質(zhì)，除了組織學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、定期培訓(xùn)等常規(guī)手段外，常看“審改稿”能起到事半功倍的作用。“審改稿”是擬稿人員提供的原始稿件，經(jīng)各級(jí)人員修改過(guò)后的文字稿。“審改稿”一般建議以紙質(zhì)文件形式保存。因?yàn)椋娮游母咫m然也有修訂功能，但很難區(qū)分改稿人身份，紙質(zhì)文件可以從筆跡上進(jìn)行區(qū)別，能讓文秘人員分別領(lǐng)會(huì)改稿人的意圖。“審改稿”是文秘人員不可多得的“經(jīng)典教材”，小到對(duì)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)的修改，大到對(duì)整篇文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整都能從“審改稿”中最直觀的體現(xiàn)，可以讓文秘人員更好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更快捷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免在下一次修改中出現(xiàn)類似的問(wèn)題。另外，好稿子是改出來(lái)的。文件擬稿完畢，必須進(jìn)行認(rèn)真修改。高校公文是應(yīng)用文的一種，具有直接性、真實(shí)性、規(guī)范性的特征。高校公文語(yǔ)言文字表述如何，直接關(guān)系到文件的貫徹執(zhí)行情況。因此，文秘人員在改稿時(shí)應(yīng)重點(diǎn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)條理是否清晰，文章層次是否分明作重點(diǎn)修改。但是，公文的審改、校核不單是糾錯(cuò)字、修錯(cuò)句，還需要從主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言五個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真推敲，確保文件精神符合國(guó)家的法律、法規(guī)，符合高校教育發(fā)展要求和工作大局的需要，符合發(fā)文意圖。校辦文秘人員既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主動(dòng)把關(guān)。

三、優(yōu)化校核方法，提倡集體決策

公文的修改一般來(lái)講都是由學(xué)校辦公室的文秘人員獨(dú)立完成的，當(dāng)然這就如前面所述，對(duì)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有很高的要求。但是，文秘人員因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果當(dāng)一篇公文涉及到的業(yè)務(wù)性、專業(yè)性強(qiáng)或具體的政策規(guī)定時(shí)，校辦文秘人員往往會(huì)表現(xiàn)出力不從心。要解決這樣的難題，首先是文秘人員必須多學(xué)習(xí)，對(duì)照公文查找上級(jí)文件，在認(rèn)真解讀、領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件精神后再做審改。其次便是尋求相關(guān)主責(zé)部門的幫助，以此確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性。最后，對(duì)于內(nèi)容涉及面廣或全校性的重要報(bào)告，應(yīng)通過(guò)“會(huì)商”的形式審稿，避免倉(cāng)促成文。例如，通過(guò)黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)集體決策、共同審議；或者邀請(qǐng)報(bào)告內(nèi)容所涉及部門的主要領(lǐng)導(dǎo)與校辦文秘人員同時(shí)審稿，借鑒電腦、投影設(shè)備等電子工具，做到同時(shí)閱稿，有問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)修改。通過(guò)集體決策的形式校核文件，不僅避免了文件傳閱時(shí)滯帶來(lái)的負(fù)面影響，大大縮短了校核周期，同時(shí)也能更全面、更真實(shí)地反映文件精神，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧永錄.高校公文質(zhì)量問(wèn)題分析及對(duì)策探討[J].新西部（下旬.理論版），2011，（07）.

[2]肖克偉.把好六關(guān)切實(shí)提高公文處理質(zhì)量[J].南陽(yáng)市人民政府公報(bào)，2010，（08）.

基金項(xiàng)目：本文為北方工業(yè)大學(xué)2013年度教育教學(xué)改革和課程建設(shè)課題成果，課題組成員：楊嵩松、張萌萌、王文革、王丹。endprint

摘要：高校公文質(zhì)量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)于實(shí)際工作中常出現(xiàn)的發(fā)文處理程序不規(guī)范、公文文種使用不規(guī)范、公文行文不規(guī)范等問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)如何規(guī)范學(xué)校發(fā)文工作，提高公文質(zhì)量，服務(wù)學(xué)校發(fā)展給出合理化建議。

關(guān)鍵詞：公文；處理；規(guī)范

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是實(shí)現(xiàn)高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工具，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，部署學(xué)校工作，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要載體。公文作為高校的窗口，其質(zhì)量如何，將直接影響高校的形象，公文質(zhì)量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。自《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》以及《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》等制度文件頒布后，高校的公文處理逐步走向規(guī)范化。但是，在公文處理的細(xì)節(jié)上，仍然存在一些失誤，概括起來(lái)，主要有以下三個(gè)方面：

一、發(fā)文處理程序不規(guī)范

公文制發(fā)是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅的工作，應(yīng)有嚴(yán)格的工作流程。但在工作中由于審核不嚴(yán)，常常出現(xiàn)不按規(guī)程制發(fā)的現(xiàn)象。例如，有的職能部門擬稿后不經(jīng)過(guò)學(xué)校辦公室初審，直接請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，但在發(fā)文過(guò)程中，學(xué)校辦公室文秘人員發(fā)現(xiàn)文件有文字紕漏，需要大改，等修改后將請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)再次簽發(fā)。這就喪失了簽發(fā)稿件的嚴(yán)肅性，打亂了公文制發(fā)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，極易出現(xiàn)工作差錯(cuò)。

二、公文文種使用不規(guī)范

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)文件）規(guī)定，公文共有十五個(gè)文種，他們各自有不同的特征和使用范圍。有些職能部門在擬稿時(shí)容易忽視文種的準(zhǔn)確性，常常按照以往經(jīng)驗(yàn)或口頭表達(dá)方式擬制文稿，以致出現(xiàn)文種誤用、混用等現(xiàn)象。例如出現(xiàn)決定、通知誤用，請(qǐng)示、報(bào)告不分或并用等問(wèn)題。

三、公文行文不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：一文出現(xiàn)兩個(gè)主送機(jī)關(guān)；抄送機(jī)關(guān)混亂，不管什么公文都抄送或抄送給下級(jí)單位；向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，沒(méi)有提出傾向性意見而是原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)；沒(méi)有遵循一文一事，在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

高校公文制發(fā)的“輸出口”一般都在學(xué)校辦公室，校辦肩負(fù)著對(duì)公文內(nèi)容、行文規(guī)范、公文格式進(jìn)行最終把關(guān)的使命。因此，規(guī)范辦公室的發(fā)文工作流程、提高辦公室文秘業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)化公文校核方法對(duì)提升高校公文質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。

一、制定規(guī)章制度，強(qiáng)化約束機(jī)制

“不以規(guī)矩，不能成方圓”，要使高校公文制發(fā)程序嚴(yán)肅、嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)，就必須有章可循。因此，在提高思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，首先要制定嚴(yán)格的公文處理程序，健全公文處理制度，從制度上約束發(fā)文的每個(gè)環(huán)節(jié)，避免越級(jí)發(fā)文或發(fā)文順序“倒流”的現(xiàn)象。筆者列出了一個(gè)較為成熟的校級(jí)公文行文工作流程（見圖1）。從該圖可以看出，行文流程應(yīng)自下而上，不得越級(jí)。另外，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，校辦文秘人員需對(duì)稿件進(jìn)行嚴(yán)格的審核，并反復(fù)與擬稿單位溝通，直到文件無(wú)文字、內(nèi)容差錯(cuò)之后再請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。同時(shí)，可以看到校辦打字室在打印文件時(shí)，還需要再次請(qǐng)擬稿人核對(duì)，這樣的做法能保證稿件愿意的真實(shí)性，特別是一些專業(yè)性較強(qiáng)的文件，如果涉及到特殊符號(hào)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)請(qǐng)擬稿人再次校核可以避免校辦文秘人員在不了解專業(yè)知識(shí)的情況下出現(xiàn)理解偏差而改換了文件原意，也能避免排版錯(cuò)誤。同時(shí)，請(qǐng)擬稿人知曉修改內(nèi)容，也間接提高了擬稿人員的寫作水平。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘素質(zhì)

治標(biāo)需治本，提高文秘人員的素質(zhì)是確保公文質(zhì)量的根本性工作。如何提高文秘人員素質(zhì)，除了組織學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、定期培訓(xùn)等常規(guī)手段外，常看“審改稿”能起到事半功倍的作用。“審改稿”是擬稿人員提供的原始稿件，經(jīng)各級(jí)人員修改過(guò)后的文字稿。“審改稿”一般建議以紙質(zhì)文件形式保存。因?yàn)椋娮游母咫m然也有修訂功能，但很難區(qū)分改稿人身份，紙質(zhì)文件可以從筆跡上進(jìn)行區(qū)別，能讓文秘人員分別領(lǐng)會(huì)改稿人的意圖。“審改稿”是文秘人員不可多得的“經(jīng)典教材”，小到對(duì)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)的修改，大到對(duì)整篇文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整都能從“審改稿”中最直觀的體現(xiàn)，可以讓文秘人員更好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更快捷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免在下一次修改中出現(xiàn)類似的問(wèn)題。另外，好稿子是改出來(lái)的。文件擬稿完畢，必須進(jìn)行認(rèn)真修改。高校公文是應(yīng)用文的一種，具有直接性、真實(shí)性、規(guī)范性的特征。高校公文語(yǔ)言文字表述如何，直接關(guān)系到文件的貫徹執(zhí)行情況。因此，文秘人員在改稿時(shí)應(yīng)重點(diǎn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)條理是否清晰，文章層次是否分明作重點(diǎn)修改。但是，公文的審改、校核不單是糾錯(cuò)字、修錯(cuò)句，還需要從主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言五個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真推敲，確保文件精神符合國(guó)家的法律、法規(guī)，符合高校教育發(fā)展要求和工作大局的需要，符合發(fā)文意圖。校辦文秘人員既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主動(dòng)把關(guān)。

三、優(yōu)化校核方法，提倡集體決策

公文的修改一般來(lái)講都是由學(xué)校辦公室的文秘人員獨(dú)立完成的，當(dāng)然這就如前面所述，對(duì)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有很高的要求。但是，文秘人員因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果當(dāng)一篇公文涉及到的業(yè)務(wù)性、專業(yè)性強(qiáng)或具體的政策規(guī)定時(shí)，校辦文秘人員往往會(huì)表現(xiàn)出力不從心。要解決這樣的難題，首先是文秘人員必須多學(xué)習(xí)，對(duì)照公文查找上級(jí)文件，在認(rèn)真解讀、領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件精神后再做審改。其次便是尋求相關(guān)主責(zé)部門的幫助，以此確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性。最后，對(duì)于內(nèi)容涉及面廣或全校性的重要報(bào)告，應(yīng)通過(guò)“會(huì)商”的形式審稿，避免倉(cāng)促成文。例如，通過(guò)黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)集體決策、共同審議；或者邀請(qǐng)報(bào)告內(nèi)容所涉及部門的主要領(lǐng)導(dǎo)與校辦文秘人員同時(shí)審稿，借鑒電腦、投影設(shè)備等電子工具，做到同時(shí)閱稿，有問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)修改。通過(guò)集體決策的形式校核文件，不僅避免了文件傳閱時(shí)滯帶來(lái)的負(fù)面影響，大大縮短了校核周期，同時(shí)也能更全面、更真實(shí)地反映文件精神，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧永錄.高校公文質(zhì)量問(wèn)題分析及對(duì)策探討[J].新西部（下旬.理論版），2011，（07）.

[2]肖克偉.把好六關(guān)切實(shí)提高公文處理質(zhì)量[J].南陽(yáng)市人民政府公報(bào)，2010，（08）.

基金項(xiàng)目：本文為北方工業(yè)大學(xué)2013年度教育教學(xué)改革和課程建設(shè)課題成果，課題組成員：楊嵩松、張萌萌、王文革、王丹。endprint

摘要：高校公文質(zhì)量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)于實(shí)際工作中常出現(xiàn)的發(fā)文處理程序不規(guī)范、公文文種使用不規(guī)范、公文行文不規(guī)范等問(wèn)題進(jìn)行探討，對(duì)如何規(guī)范學(xué)校發(fā)文工作，提高公文質(zhì)量，服務(wù)學(xué)校發(fā)展給出合理化建議。

關(guān)鍵詞：公文；處理；規(guī)范

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是實(shí)現(xiàn)高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工具，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，部署學(xué)校工作，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要載體。公文作為高校的窗口，其質(zhì)量如何，將直接影響高校的形象，公文質(zhì)量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。自《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》以及《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》等制度文件頒布后，高校的公文處理逐步走向規(guī)范化。但是，在公文處理的細(xì)節(jié)上，仍然存在一些失誤，概括起來(lái)，主要有以下三個(gè)方面：

一、發(fā)文處理程序不規(guī)范

公文制發(fā)是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅的工作，應(yīng)有嚴(yán)格的工作流程。但在工作中由于審核不嚴(yán)，常常出現(xiàn)不按規(guī)程制發(fā)的現(xiàn)象。例如，有的職能部門擬稿后不經(jīng)過(guò)學(xué)校辦公室初審，直接請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，但在發(fā)文過(guò)程中，學(xué)校辦公室文秘人員發(fā)現(xiàn)文件有文字紕漏，需要大改，等修改后將請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)再次簽發(fā)。這就喪失了簽發(fā)稿件的嚴(yán)肅性，打亂了公文制發(fā)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，極易出現(xiàn)工作差錯(cuò)。

二、公文文種使用不規(guī)范

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)文件）規(guī)定，公文共有十五個(gè)文種，他們各自有不同的特征和使用范圍。有些職能部門在擬稿時(shí)容易忽視文種的準(zhǔn)確性，常常按照以往經(jīng)驗(yàn)或口頭表達(dá)方式擬制文稿，以致出現(xiàn)文種誤用、混用等現(xiàn)象。例如出現(xiàn)決定、通知誤用，請(qǐng)示、報(bào)告不分或并用等問(wèn)題。

三、公文行文不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：一文出現(xiàn)兩個(gè)主送機(jī)關(guān)；抄送機(jī)關(guān)混亂，不管什么公文都抄送或抄送給下級(jí)單位；向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，沒(méi)有提出傾向性意見而是原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)；沒(méi)有遵循一文一事，在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

高校公文制發(fā)的“輸出口”一般都在學(xué)校辦公室，校辦肩負(fù)著對(duì)公文內(nèi)容、行文規(guī)范、公文格式進(jìn)行最終把關(guān)的使命。因此，規(guī)范辦公室的發(fā)文工作流程、提高辦公室文秘業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)化公文校核方法對(duì)提升高校公文質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。

一、制定規(guī)章制度，強(qiáng)化約束機(jī)制

“不以規(guī)矩，不能成方圓”，要使高校公文制發(fā)程序嚴(yán)肅、嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)，就必須有章可循。因此，在提高思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，首先要制定嚴(yán)格的公文處理程序，健全公文處理制度，從制度上約束發(fā)文的每個(gè)環(huán)節(jié)，避免越級(jí)發(fā)文或發(fā)文順序“倒流”的現(xiàn)象。筆者列出了一個(gè)較為成熟的校級(jí)公文行文工作流程（見圖1）。從該圖可以看出，行文流程應(yīng)自下而上，不得越級(jí)。另外，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，校辦文秘人員需對(duì)稿件進(jìn)行嚴(yán)格的審核，并反復(fù)與擬稿單位溝通，直到文件無(wú)文字、內(nèi)容差錯(cuò)之后再請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。同時(shí)，可以看到校辦打字室在打印文件時(shí)，還需要再次請(qǐng)擬稿人核對(duì)，這樣的做法能保證稿件愿意的真實(shí)性，特別是一些專業(yè)性較強(qiáng)的文件，如果涉及到特殊符號(hào)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)請(qǐng)擬稿人再次校核可以避免校辦文秘人員在不了解專業(yè)知識(shí)的情況下出現(xiàn)理解偏差而改換了文件原意，也能避免排版錯(cuò)誤。同時(shí)，請(qǐng)擬稿人知曉修改內(nèi)容，也間接提高了擬稿人員的寫作水平。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘素質(zhì)

治標(biāo)需治本，提高文秘人員的素質(zhì)是確保公文質(zhì)量的根本性工作。如何提高文秘人員素質(zhì)，除了組織學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、定期培訓(xùn)等常規(guī)手段外，常看“審改稿”能起到事半功倍的作用。“審改稿”是擬稿人員提供的原始稿件，經(jīng)各級(jí)人員修改過(guò)后的文字稿。“審改稿”一般建議以紙質(zhì)文件形式保存。因?yàn)椋娮游母咫m然也有修訂功能，但很難區(qū)分改稿人身份，紙質(zhì)文件可以從筆跡上進(jìn)行區(qū)別，能讓文秘人員分別領(lǐng)會(huì)改稿人的意圖。“審改稿”是文秘人員不可多得的“經(jīng)典教材”，小到對(duì)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)的修改，大到對(duì)整篇文章結(jié)構(gòu)的調(diào)整都能從“審改稿”中最直觀的體現(xiàn)，可以讓文秘人員更好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更快捷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免在下一次修改中出現(xiàn)類似的問(wèn)題。另外，好稿子是改出來(lái)的。文件擬稿完畢，必須進(jìn)行認(rèn)真修改。高校公文是應(yīng)用文的一種，具有直接性、真實(shí)性、規(guī)范性的特征。高校公文語(yǔ)言文字表述如何，直接關(guān)系到文件的貫徹執(zhí)行情況。因此，文秘人員在改稿時(shí)應(yīng)重點(diǎn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)條理是否清晰，文章層次是否分明作重點(diǎn)修改。但是，公文的審改、校核不單是糾錯(cuò)字、修錯(cuò)句，還需要從主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言五個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真推敲，確保文件精神符合國(guó)家的法律、法規(guī)，符合高校教育發(fā)展要求和工作大局的需要，符合發(fā)文意圖。校辦文秘人員既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主動(dòng)把關(guān)。

三、優(yōu)化校核方法，提倡集體決策

公文的修改一般來(lái)講都是由學(xué)校辦公室的文秘人員獨(dú)立完成的，當(dāng)然這就如前面所述，對(duì)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有很高的要求。但是，文秘人員因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果當(dāng)一篇公文涉及到的業(yè)務(wù)性、專業(yè)性強(qiáng)或具體的政策規(guī)定時(shí)，校辦文秘人員往往會(huì)表現(xiàn)出力不從心。要解決這樣的難題，首先是文秘人員必須多學(xué)習(xí)，對(duì)照公文查找上級(jí)文件，在認(rèn)真解讀、領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件精神后再做審改。其次便是尋求相關(guān)主責(zé)部門的幫助，以此確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性。最后，對(duì)于內(nèi)容涉及面廣或全校性的重要報(bào)告，應(yīng)通過(guò)“會(huì)商”的形式審稿，避免倉(cāng)促成文。例如，通過(guò)黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)集體決策、共同審議；或者邀請(qǐng)報(bào)告內(nèi)容所涉及部門的主要領(lǐng)導(dǎo)與校辦文秘人員同時(shí)審稿，借鑒電腦、投影設(shè)備等電子工具，做到同時(shí)閱稿，有問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)修改。通過(guò)集體決策的形式校核文件，不僅避免了文件傳閱時(shí)滯帶來(lái)的負(fù)面影響，大大縮短了校核周期，同時(shí)也能更全面、更真實(shí)地反映文件精神，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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基金項(xiàng)目：本文為北方工業(yè)大學(xué)2013年度教育教學(xué)改革和課程建設(shè)課題成果，課題組成員：楊嵩松、張萌萌、王文革、王丹。endprint