論工程檔案管理中的合同控制

蘇泳雯

摘 要：合同管理是聯系建設單位和參建單位的重要紐帶，它約束簽約雙方的行為，使簽約雙方按合同條款辦事，履行相應的義務，享受合同規定的權利。通過合同控制，能夠促進工程檔案管理的健康發展，保證項目按合約實施。主要介紹了項目管理的相關概念，分析了工程檔案管理中存在的問題，并提出了解決措施。

關鍵詞：檔案；管理；合同；控制；工程

中圖分類號：G275.9；TU723.1 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）11-0108-02

隨著我國市場經濟的不斷發展，合同控制在檔案管理中發揮著越來越重要的作用。合同無論是在工程項目前期核準、調研、繪制施工圖時，還是在工程建造施工時，抑或在竣工驗收時，都起著重要的保障作用，貫穿整個工程。檔案管理工作是一項重要的管理項目，只有加強了檔案管理，工程才能有序健康運行。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重要性認識不夠

我國在工程建設中普遍存在這樣一個問題：把工程建設放在關鍵地位，忽視了檔案管理工作。在工程建設中，相關單位通常都會把重點放在控制工程的投資、提升工程進度和工作質量上，而忽視了對檔案資料的收集、整理、編制工作。

1.2 合同條款混亂，資料整理歸檔不合理

現階段在我國工程建設中，工程合同條款存在缺陷，往往注重工期、安全、質量等一些工程建設問題，對資料的歸檔整理規定較少，這樣極易導致移交檔案時出現相互扯皮、推諉的情況。

1.3 檔案沒有和工程付款、結算聯系到一起

在許多工程建設中，工程建設款項都采用直接支付的方式，并不需要經過檔案管理部門審核，這樣會導致檔案管理資料的缺失和混亂。

1.4 檔案管理質量低下

一些工程受到一定因素的影響和制約，不能及時收集、整理資料。當工程竣工后，靠施工人員回憶相關細節入檔，這種不同步的檔案管理方法使檔案缺乏準確性和完整性。此外，一些檔案管理人員的素質較低，缺少相關檔案管理專業知識，對檔案的編制程序不熟悉，這也是檔案質量較低的一個重要原因。

2 合同控制的作用

合同控制是一種典型的前端控制，它是在公平、誠實信用、等價有償的基礎上簽訂的，以法律為保護傘，當事人要履行合同范圍內的權利義務。首先，合同控制有利于保障重點項目檔案資料的真實可靠、完整有效。重點工程往往都具有結構相對較復雜、周期較長、專業性較強的特點，而工程負責人大多對檔案管理缺乏控制，因此，檔案質量較差。在大工程建設中，應該加強對檔案管理工作的合同控制，規范檔案管理工作的格式、材料順序歸類等。其次，進行合同控制可以極大地提高檔案的內在質量和文件材料的有效性、真實性，但分類是否科學會影響檔案的質量。通過合同控制，使檔案的規整管理工作更具科學性、規范性。最后，合同控制有利于優化工作人員工作的相關流程，提高工作質量。合同控制在一定程度上等同于前期指導，通過合同的形式來提高檔案質量，使檔案工作人員及時將相關材料入檔。在市場經濟條件下，通過合同關系建立起來不同市場主體之間的關系，來保障當事人雙方按照合同辦事，對市場經濟的健康發展是十分有意義的。

3 實現檔案控制的途徑

3.1 嚴格合同簽署程序

在制訂合同時，當事人要把檔案管理作為一項重要內容列入合同條款中，并對檔案管理中雙方的職責、檔案標準等一系列有關事項做出明確規定，必要時可采用經濟制裁的方法來規范檔案管理。采用定期和不定期檢查的方式了解檔案管理的執行情況，可根據實際中合同執行的具體問題采取有效措施解決。首先，合同中必須有檔案的明確要求。當事人簽訂有關項目設計、施工和管理合同時，一定要根據項目的具體情況簽訂檔案管理編訂要求，明確雙方責任條款，對當事人提交資料的時間和類型做出具體規定，以免當事人誤交、少交或遲交檔案資料。其次，要預留檔案保證金，預留款項數額要根據項目的具體情況而定，在現階段我國建設項目的檔案保證金大約為合同款項的10%.通過預留檔案保證金，將檔案管理和工程建設聯系起來，對當事人雙方形成一種約束力。最后，合同的簽署要召開相關會議，并嚴格相關程序。

3.2 重視合同重要性，維護合同完整有效

合同既是事前控制，也是事中控制，訂立一份合同對工程檔案的管理是十分有效的。合同要清晰完整，合同中要有人員控制，建立檔案管理人員，并將工作任務具體到人，合理分配檔案管理工作的相關問題。首先，提高檔案管理人員的素質和專業水平，有利于檔案更加完整清晰。其次，通過建立合同，對檔案管理工作進行環節控制。在施工前，可以先制訂檔案工作驗收計劃表，并分階段對檔案管理的工作成效進行檢查。對相關檔案管理工作要進行具體定額，合理分配檔案工作事項。最后，合同中要明確規定檔案移交環節的相關內容，以免發生誤交和延交現象。合同控制是最有效的一種控制方法，控制項目活動的方法、過程，才能保證對整個項目的有效控制。通過活動控制，能夠以最少的投入獲得最大的收益，對合同訂立雙方都是極具意義的。

3.3 合同執行過程要強化檔案管理

工程資料的有效性和真實性是工程檔案完整無誤的重要保障，因此要嚴格管理檔案資料的收集、整理和編制工作。檔案部門應重視對合同執行的管理，對檔案的編制進行指導，并對相關人員進行培訓，促進有關單位及時完成檔案編制工作。

3.3.1 對檔案編制人員進行培訓

人事檔案編制的關鍵是充分發揮相關工作人員的主觀能動性，檔案編制人員的素質對檔案編制質量有著決定性作用。檔案編制的相關部門要分別在工程開工前和工程執行中，對檔案工作管理人員和編制人員進行培訓，在合同中明確各方面檔案編制工作的責任，合理分配檔案工作任務。

3.3.2 開展定期和不定期的檢查和指導工作

檔案管理部門應該及時了解各單位檔案情況，并進行指導、檢查和督導。檔案管理部門通過到工程一線實地考察收集相關資料，對各單位的檔案編制工作中遇到的新問題、新情況進行研究，并提出具有針對性的解決方案和整改措施，促進檔案編制工作的合理運行。endprint