ERP環境下如何改進會計基礎工作規范

喬春鳳　張兆江　王培珍

摘 要：信息技術的飛速發展促進了傳統的管理系統的改進，ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身。會計信息系統是該系統的重要組成部分，會計信息系統簡化了會計工作，實現了會計無紙化操作，但是現在的會計工作規范有些部分難以適應ERP的要求，導致ERP的靈活性大大降低。本文將就現在會計基礎規范中的一些不足進行分析，并提出改進的意見。

關鍵詞：ERP環境；會計基礎規范；一體化

一、引言

ERP系統是指建立在信息技術基礎上，通過系統化的管理思想，為企業高級管理層及員工提供決策運行手段的管理平臺。但是ERP并不是軟件，只不過它所包含的管理思想需要通過計算機系統來運行。ERP系統包括多個模塊，會計信息系統是其重要組成部分，會計信息系統由應收、應付模塊、現金管理模塊、固定資產核算模塊、工資核算模塊、成本模塊、總賬模塊等構成。ERP為會計工作提供極大的便利，很多手工操作由計算機所替代，簡化了會計工作，提高了會計工作的效率。ERP環境下會計信息系統具有整體優化性、實時動態性、集成協同性等特點。隨著會計信息系統的不斷改進，會計工作將更加高效，但是目前我國會計基礎工作規范有些條款難以適應現在的會計無紙化操作，嚴重制約了會計信息系統的發揮，甚至影響ERP系統的運行效果。

針對這一情況。本文從ERP系統的內在要求入手，通過對會計信息化過程中會計基礎規范存在一些問題，如規范的機械性、滯后性等進行分析。提出有針對性的改進意見，提高會計信息系統的運行效率。

二、ERP環境下會計基礎工作規范存在的問題

目前運用于會計信息系統的會計基礎工作規范之所以存在很多問題，和其工作規范的滯后性有很大關系，現在使用的主要條例是在1996年由財政部頒布并實施的《會計基礎工作規范》。當時的會計工作基本以手工操作為主，該規范是針對手工會計工作制定的，適用于傳統的手工操作環境下，但是運用在ERP環境下卻暴露出很多問題。

1.崗位設置與分工不合理

ERP環境下的會計崗位設置和員工分工與傳統的手工會計環境下的要求有些區別，在1996年頒布的《會計基礎工作規范》中，要求企業設置會計機構負責人、出納、財產核算、成本核算、資金核算、工資核算、財務成果核算、總賬報表、稽核和檔案管理等崗位。傳統的崗位設置是基于工作的性質，從人工會計工作的便利、崗位的監督角度出發設置的。但是在ERP環境，會計工作思路是先通過業務流程固化，然后進行完整的執行。在ERP環境下，會計數據的確認、采集等到進行不同科目的統計歸集與輸出，這是一個數據流程的整體行動，因而不能將整個系統進行割裂，然后由不同的員工各自管理一段，這不符合會計ERP的規則，如果進行這樣的分工，會計信息系統無法進行高效的工作。另一方面，會計數據的無紙化，雖然方便了數據的儲存于傳輸，但是安全隱患也高于傳統的手工會計，如數據易被非法復制、篡改等，為了保證會計數據的完整、安全，需要允許企業根據自身具體情況設置《規范》之外的崗位，來對無紙化環境下的會計數據的安全性、可靠性進行管理。

2.會計分期無法滿足企業需要

我國的會計期間劃分是從公歷1月1日開始至12月31日截止，按月劃分為12個期間，但是在ERP環境下，企業出于調整信息和組織的考慮，有些情況下需要把會計期間設置多于12個期間，如企業為了審計調整等而預留4個會計期間，這時就是16個會計期間。目前市場中份額較大的財務軟件如用友、金蝶軟件都允許用戶設置超過12個會計期間，用友軟件最多可以設置20個會計期間。可見會計期間的要求已經難以適應會計信息系統的要求。

3.記賬憑證分類難以適應ERP環境

通常情況下，會計記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，這適用于過去的手工會計，主要是為了方便會計的分類、匯總、查詢。但企業ERP系統的集成化很高，會計系統和企業其他系統已經緊密聯系在一起，會計憑證的源頭甚至延伸到業務的發生時刻，實現了財務與業務的一體化。記賬憑證的作用更加廣泛，不再是只限于會計工作，還需要為企業的管理工作服務，會計信息需要轉換為不同的格式，用于不同的管理部門。在此情況下，記賬憑證不再只是過去的三種形式，有時多大十余種。

4.記賬憑證附加原始憑證要求不適用

我國《會計基礎工作規范》的第51條規定除了結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他的記賬憑證必須附帶原始憑證。但是這一規定難以在大型企業的ERP系統中適用，大型企業的業務范圍通常很廣泛，地域跨度也很大，有很多海外業務，但是在ERP系統中，所有的核算可能需要歸集到總部進行。這給企業會計工作帶來了很大的不便，主要原因是原始憑證很難歸集到一個地方，即使能夠把不同地區的原始憑證集中到總部，花費的成本也很大，還有原始憑證傳送途中遺失的風險。

例如，中石化在2003年便引入了ERP系統，是我國引入該系統比較早的公司，在2004年全面運行，已經運行了10年，是我國ERP技術比較成熟的企業。中石化的業務分部在全球，范圍特別廣，如果要求把每個分公司的原始憑證匯總在總部，這在短期幾乎是不可能的。目前和中石化類似的公司還很大，可見在ERP環境下，原先的《規范》中關于原始憑證的要求難以適用。

三、ERP環境下會計基礎規范改進建議

1.重新設置會計崗位

對于信息化程度較高企業，允許這類公司的會計部門按照會計信息資源管理的流程設置崗位和職責，新增系統安全運行崗、流程設計維護崗、數據采集崗、數據輸出崗、操作日志管理崗、會計信息分析崗、系統內部審計崗等新的崗位，并適當的取消一些原先手工會計流程下設置的崗位。崗位的權限也隨著新增加的崗位而變動，根據權責分離和內部牽制的原則重新來設置每一個崗位的權限，使得系統模塊與崗位職責協調一致。

2.靈活進行會計期間劃分endprint

在不和稅法等法律法規沖突的情況下，給予企業會計期間的劃分一定的靈活性，允許企業根據自身的業務特點設置會計期間。但是并不意味著企業可以隨意設置會計期間，如果企業隨意在ERP系統中設置會計期間，可能會偷逃一些稅款，因此，相關部門應該根據不同的企業類型制定相應的指引，引導企業合理的進行會計期間劃分。

3.企業自主設置會計憑證

傳統的“收付轉”三大類會計憑證無法適應ERP環境下的會計工作，允許企業靈活的設置會計憑證可以提高企業的效率。目前ERP系統下的會計檔案管理將會計憑證分為單項會計憑證、集成會計憑證和系統調整憑證三大類。（1）單項會計憑證分為19種類型，分別由總分類賬、應收賬款、應付賬款、固定資產、電子銀行和項目管理等模塊錄入生成，憑證類型主要有總賬、沖銷、清賬、資產、折舊、項目等。（2）集成會計憑證主要是指由銷售和物料模塊自動集成的會計憑證，目前ERP系統中主要包括銷售、發票檢驗、移庫、入庫、成本等5種類型。（3）系統會計憑證是指ERP系統自動生成的管理信息憑證。ERP環境下的這三大類會計憑證和傳統的會計憑證存在明顯的區別，允許企業自主設置會計憑證，給企業一定的靈活性是《規范》需要修改的重要部分。

4.建立會計憑證快速溯源機制

在ERP環境下對于會計憑證附屬原始憑證不應做強制的要求，對于一些業務范圍廣的大型跨國企業，引導其建立會計憑證快速溯源機制，在這一機制下，可以對會計原始憑證進行快速的查找，效果等同于附屬原始憑證。這一機制在ERP環境下的實施，將減少企業因《指引》對會計原始憑證的要求而帶來的不便，更加有效的運行會計信息系統。

四、結束語

通過以上的分析探究，目前實行的《規范》中雖然在表面上發揮著控制作用，但是存在著多方制約ERP環境下會計工作的規范條款，隨著ERP系統的不斷成熟，如果這些規定不隨之做出修改，將嚴重影響會計信息系統的運行效率，阻礙會計信息化的發展。希望財政部早日對《會計基礎工作規范》進行調研修改，制定出更加適應ERP環境下會計工作的規范，促進我國會計信息化的發展。

參考文獻：

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