基層單位環境保護科技檔案管理工作要點探討

趙玉萍

【摘 要】隨著社會經濟的發展，對環境的破壞也在逐漸加重。因此我們更要從基層開始就開展環境保護工作。基層單位的環境保護檔案管理工作可以有效的記錄對于環境保護工作實施及產生的效果做出明確的跟蹤與記錄，方便查閱利用。

【關鍵詞】基層單位；環境保護科技檔案；管理

1994年9月27日，國家環境保護局頒布了《環境保護檔案管理辦法》，旨在開發和利用環境保護檔案信息資源。環境保護檔案是指國家及其下屬環保部門對國家和社會具有保存價值的環境保護各項資料的歸檔管理和保存的準確記錄。基層單位的環境保護檔案管理，包括環境保護檔案的載體、內容等方面。健全環境保護檔案管理體系，是保障對環境保護檔案的合理利用，實現環境保護檔案管理現代化的保證。環境保護科技檔案是環境保護檔案管理的一個重要組成部分，是保存備查的直接記述和反映科技、生產活動的科技文件材料，是環境保護檔案管理中的一項十分重要的工作，它涉及到我國地方對環境保護工作所做的努力的見證，是維護社會可持續發展的重要內容之一。

一、基層單位科技檔案歸檔管理

科技檔案歸檔管理就是業務部門“移交歸檔”，檔案部門“接收歸檔”。要做好移交與接收，必須制定科學的、符合本單位科技活動特點和科技文件材料形成規律的歸檔管理制度。有了歸檔管理制度，業務部門和科技活動人員才能有規可循，履行其歸檔職責；才能按章辦事，保證歸檔工作順利進行。

科技文件材料歸檔管理制度，是科技管理和科技檔案管理的基本制度之一，其有關規定是否科學和切實可行，將直接影響歸檔材料的質量和歸檔工作的順利進行和保存以后的有效利用。各業務部門某項工作開始時，應由部門負責人或項目負責人指定專人，在項目完成或告一段落后，按照國家、地方檔案局文件規定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表，對形成的文件材料進行系統整理并歸檔。

歸檔過程中的注意事項：（1）歸檔材料是檔案管理的第一步，也是很關鍵的一步。首先要注意對不同種類的歸檔材料進行仔細、準確的檢查，確認其是否符合正式歸檔的要求；歸檔材料的原件或復印件、定稿以及上級部門對本材料的相關指示或批復都要有明確的在案管理，同一文件的相關材料要同一管理，以免丟失，方便查閱。（2）檔案科（室）對歸檔的環保文件材料要仔細檢查，對殘缺不全、不符合歸檔要求的材料應退回整理合格后再接收。

二、環保科技檔案的分類

環保科技檔案的分類，要符合形成環保檔案的專業和單位的科技活動性質與特點。

環境保護專業和科技活動性質與特點所涉及面很廣。有水、大氣、噪聲、氣象、自然地理、土壤、生態、植物等多方面的專業性質和工程設計、工程治理、環境評價、環境規劃、環境監測、環境咨詢等的科技活動特點。這就要求科技檔案工作者必須熟悉本專業、本單位的工作內容、專業性質和科技活動的特點，進而熟悉科技檔案的具體種類的內容構成，這是做好科技檔案分類工作的必要前提。

廣州市環境保護科學研究院（前身廣州市環境保護科學研究所）是在1996年7月取得的國家二級科技檔案管理達標單位。形成的檔案分類就是根據單位主要從事環境影響評價（報告書、分析報告、報告表）、環境規劃研究、環境工程咨詢、環境工程治理設計以及環境監測（水、大氣、噪聲、土壤、廢棄污染物等）的科技活動性質和特點實現了檔案分類檢索體系的標準化、規范化的檔案電子數據庫管理系統，充分體現了檔案保存和利用的價值。

三、基層單位環保檔案的保管統計管理

基層單位環保科技檔案的管理中，統計管理占很大的一部分內容。環保檔案主要是記錄不同時期內對環境保護所做出的貢獻的各時期各類的資料，因此需要對環保檔案進行統計、整理，并做好保管工作。需要注意以下幾個方面：（1）在集中統一管理原則下，制定一套完整的檔案管理制度。（2）基層單位對于環保檔案的管理要設立專門的辦公場所和存放庫房，根據資料的數量，選擇防潮、防腐，質量好，利于長久保存的檔案專用柜。（3）檔案科（室）需根據各類檔案的具體分類情況，經整理后錄入檔案數據管理系統，進行留檔保存。方便為專業人員提供和利用。（4）科學的統計管理能夠反映出科技檔案的總體數量特征和一個單位以往走過的歷史痕跡和未來趨勢，是一項不容忽視的瑣細管理工作。

四、基層單位環保檔案的利用

基層單位環保檔案管理工作的一個根本目的就是為了實現對環保檔案的利用，可以方便快捷檢索以往環保檔案的原始內容和數據、圖紙等，并通過對原有資料的查閱分析，為以后的環保工作提供信息幫助。

管理環保科技檔案的檔案人員要熟悉自己管理的科技檔案的庫藏，提高咨詢服務能力。這是因為，要做好環保科技檔案資源的開發利用工作，一要知彼，即要清楚科技專業人員而要利用什么環保科技檔案；二要知已，即熟悉自己保管有哪些環保科技檔案，存貯的分類等。

根據我國《環境保護檔案管理辦法》的規定，檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家的各項規章制度，嚴格遵守環境保護檔案管理的辦法，檔案管理人員必須具備很高的檔案學方面的知識，了解檔案的重要性，還要刻苦耐勞，耐得寂寞，不斷提升檔案工作人員自身的業務素質。

五、結語

基層單位環境保護檔案是地方政府對本地區環境保護工作所做的努力的成果。伴隨著經濟的騰飛，粗放的發展讓我們忽略了對環境的保護。目前我們國家加大了環境保護的力度，需要我們從基層單位做起，積累對環境保護工作的經驗。基層單位要用科學的方法對環境保護檔案管理進行科學有效的歸檔、分類、保管、統計和利用，提高我國整體的環境保護檔案管理水平，完善環境保護檔案管理體系。本文從歸檔管理出發，探討了歸檔管理的注意事項、討論在環保檔案的保管和統計中需要注意的問題、以及對基層單位環境保護檔案的有效利用的一些工作體會，旨在與基層各部門的檔案管理人員互相交流，總結推廣經驗，改正不科學的管理方式，為進一步做好檔案管理工作更上一個臺階。

參考文獻

[1] 國家檔案局令第5號.中華人民共和國檔案法實施辦法，1999年6月7日頒布實施.

[2] 國家環境保護局.國家檔案局令第13號，環境保護檔案管理辦法，1994年11月6日頒布實施.endprint