當(dāng)前我市人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和建議

葉文燕

【摘 要】人事代理相關(guān)服務(wù)是基于人事檔案的管理實現(xiàn)的。人事檔案的作用是知人用人的重要依據(jù)，是人才開發(fā)的重要信息源。一份人事檔案可以提供一個人成長的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)全面的信息。人事檔案管理過程中存在很多不規(guī)范的操作，容易造成檔案更新不及時、材料缺失等問題，給人事檔案管理工作帶來困難。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理

人事檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、工作實績、政治思想等內(nèi)容。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的管理和利用水平。

一、我市人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）人事檔案利用目的轉(zhuǎn)移，利用率的下降。一是檔案功能的弱化。以往檔案作為記錄個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、考核獎懲、思想政治狀況等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，幫助確定干部身份、代繳養(yǎng)老保險、保留連續(xù)工齡、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)整檔案工資等。而隨著社會制度的改革，情況出現(xiàn)了一些新變化。如溫州市已打破干部身份這一說法，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險可以代繳，企業(yè)工資實行靈活制，不再完全依據(jù)檔案情況等。二是以個人代理為主導(dǎo)致的檔案動態(tài)更新慢，代理少。數(shù)據(jù)庫顯示，2013年溫州市生源的畢業(yè)生為41600人，但是全市畢業(yè)生到檔數(shù)為27156個，前來辦理有單位代理的有15760人，個人未就業(yè)代理的為1319人。主要是有的學(xué)生的檔案滯留在畢業(yè)院校，有的轉(zhuǎn)到省高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，有的轉(zhuǎn)給用人單位。三是檔案保管收費機制引發(fā)的棄檔。現(xiàn)在溫州市本級的檔案保管還是有償機制，對于需辦理人事代理手續(xù)和檔案更新要按有關(guān)規(guī)定收取一定的檔案保管費。因此，人才服務(wù)機構(gòu)出現(xiàn)了人檔分離的現(xiàn)象，給人事檔案管理帶來日益劇增的壓力。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理制度執(zhí)行差。一是在人事檔案的管理中，很多人才服務(wù)機構(gòu)或者單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，檔案管理人員很多是臨時聘用的，有些是行政或人事部門人員兼職，并且沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，以致檔案管理人員專業(yè)程度不夠。二是人事檔案長期得不到整理，最常見的是一個人的材料一個文件袋，有歸檔材料時往里一裝，根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。有的單位組織不相關(guān)人員對檔案進行整理，有的甚至整理自己或親屬的檔案，嚴(yán)重存在零亂無序、檔案泄密和材料丟失等問題。

（三）管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被普遍采用，但在我市一些先進技術(shù)手段還沒有充分體現(xiàn)和發(fā)揮。人才服務(wù)機構(gòu)和一些有人事檔案保管權(quán)限的單位僅收集整理材料，只立足于管理，對現(xiàn)代化、信息化很少涉及。對需要政審的人事檔案，用人單位還需到人才服務(wù)機構(gòu)進行手工調(diào)閱，基本沒有實現(xiàn)無紙化、網(wǎng)絡(luò)化閱檔。

（四）硬件設(shè)施差。對于檔案室管理必備的條件落實差，個別單位沒有專門的檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕、設(shè)備不配套等現(xiàn)象，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔，以及檔案的完整性。

二、對我市人事檔案管理的建議

（一）在人事檔案信息的開發(fā)利用上，應(yīng)從形式上由完全被動變成部分主動服務(wù)，從內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面。一是不僅人事組織部門、人事檔案管理人員應(yīng)掌握和貫徹黨和國家有關(guān)人事檔案管理方針、政策、法規(guī)，而且還要引起各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并自覺遵守人事檔案管理的規(guī)章制度。二是要提高檔案工作效率和利用效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，通過網(wǎng)絡(luò)查閱不屬于保密范圍的檔案信息，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。三是我省將在2016年1月1日起對人事檔案實行無償保管，有關(guān)經(jīng)費納入財政經(jīng)費管理，以此推進流動人員檔案規(guī)范管理。

（二）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。人事代理工作政策性、專業(yè)性和技術(shù)性強，對檔案人員素質(zhì)和能力要求較高，檔案人員素質(zhì)和能力也直接關(guān)系到人事檔案管理工作效率和服務(wù)水平。尤其是人才服務(wù)機構(gòu)，作為人事檔案管理集中地，更應(yīng)注重人事檔案管理人員素質(zhì)和能力的培養(yǎng)和培訓(xùn)。一方面要提高對政策法規(guī)、信息管理，代理業(yè)務(wù)操作技能等方面的知識培訓(xùn)，做到檔案管理專業(yè)化。另一方面要提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

（三）改革陳舊的管理方式和管理手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。要加速領(lǐng)導(dǎo)觀念的轉(zhuǎn)變、配備合格的檔案管理人員、增添必備的管理設(shè)備、并運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)的、科學(xué)的管理，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。2013年底我省已經(jīng)提出對全省流動人員人事檔案信息實行“軟件統(tǒng)一、分級存儲、安全誠信、共享使用”，由省里統(tǒng)一組織開發(fā)“浙江省流動人員人事檔案管理信息系統(tǒng)”，逐步建立紙質(zhì)檔案、電子檔案和影像信息并存的信息管理系統(tǒng)。各市縣統(tǒng)籌規(guī)劃、分步推進，逐步實現(xiàn)省、市、縣三級互聯(lián)互通、建立規(guī)范化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的流動人員人事檔案管理體系，逐步完善人事檔案管理。

（四）加強檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，改善檔案管理環(huán)境。加強對檔案室的資金投入，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)的檔案柜；經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防駐、防盜、防光、 防高溫等設(shè)施和安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管辦法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

總之，人事制度改革的過程中，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了創(chuàng)新和前進的機遇。我們應(yīng)該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照我市發(fā)展趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，才能走出我市目前人事檔案所存在的困境。endprint