關于做好機關檔案信息化工作的思考

蘭嵐

隨著社會的發展和科技的進步，電子計算機等技術的使用迅猛發展，辦公自動化水平逐漸深化，機關檔案管理工作也迎來了新的機遇和挑戰。機關檔案工作者面對這一挑戰，應當緊緊抓住機遇，加快機關檔案工作信息化程度的步伐。推動機關檔案信息化建設，對于做好機關檔案工作，服務機關各項工作，適應時代和社會發展對機關檔案工作創新提出的客觀要求，以及更好地服務于全面小康社會的宏偉事業，都具有積極的意義。

一、機關檔案工作信息化的必要性

隨著電子政務的發展，機關檔案管理信息化、電子化成為一個必然的選擇。機關政務信息化、辦公自動化、無紙化的發展，使機關檔案的生成方式發生了很大的變化。諸如文件的起草、簽發、編號、歸檔等流轉過程要在計算機和辦公內網中進行，這樣形成的檔案前身是機讀文件，那么檔案也自然是機讀形式，這些檔案的存儲及利用方式與以紙質載體形式存在的檔案有很大差異。因此，實現機關檔案信息化是機關檔案管理及利用工作發展的必然趨勢。機關檔案信息化的實現是改善檔案管理工作的需要，是實現辦公自動化的需要，是檔案載體更新換代的需要，是深化檔案利用的需要。實現機關檔案信息化能夠使檔案查詢利用方式更加便捷，方便檔案信息資源共享，從而提升機關檔案管理的規范性，有效提高機關工作效率，節約各項資源。

二、做好機關檔案信息化工作應遵循的原則

（一）規范性原則

要建立健全機關檔案數字化規章制度，制定相應的機關電子文件歸檔、保管、利用工作的標準和規范。檔案數字化是檔案信息化的一項基礎性工作，必須遵循統一的標準、規范，才能確保數字化檔案信息資源在機關內部的互聯互通和共享共用。檔案歸檔時應對電子檔案進行全面、認真的檢查。在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實可靠，在載體上檢查是否有利于長期保存，能夠長期提供利用，在技術方面應檢查歸檔的電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。在電子文件歸檔、傳統介質檔案數字化、數字檔案的保管傳遞、利用等工作實現有序化、標準化、規范化。

（二）安全性原則

確保數字檔案的原始憑證作用和網絡的安全是檔案信息化建設的重要保障。隨著信息化、數字化、網絡化的普及和不斷深入，網絡的不安全性及威脅也日益顯現。機關的文件材料涉及到國家的大政方針、內政外交，涉及的機關的各種行政事務，因此機關的政務信息工作、檔案工作必須做好保密工作，重視網絡安全技術，采取有效的安全策略，充分保證機關檔案信息的安全性。

（三）文檔一體化原則

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此這一原則是機關檔案信息化建設的前提。這就要求機關檔案工作人員把信息化納入到辦公自動化的總體格局之中。檔案工作人員要積極參與到此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求，有利于電子文件順利歸檔，保證電子文件收集的齊全完整。

三、加強機關檔案信息化管理工作的措施

（一）加強對數字化檔案信息的管理

有效管理數字化后的檔案信息，才能保證日后對檔案信息的有效利用。隨著計算機、信息網絡技術的發展，檔案管理信息化的技術和水平也隨之不斷發展，應加強對其有效管理。第一，加強對檔案文件目錄信息檢索系統的建立和應用管理。檔案文件目錄信息檢索系統的應用，應該說是機關檔案信息化的最初模式。由于檔案保管部門保管檔案數量巨大，檔案利用頻繁，為了提高查閱效率，檔案部門利用計算機進行檔案木紋和文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的。第二，加強“文檔一體化”管理。國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，目前許多機關檔案部門嘗試利用計算機技術實現文件與檔案的一體化管理，從文件形成到文件辦結歸檔階段及檔案管理階段稱為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”計算機管理，能夠避免應歸檔文件材料的認為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文書立卷的效率。第三，加強對機關檔案管理應用系統的建設的管理。檔案管理應用系統應當涵蓋檔案行政管理和業務管理、檔案信息開發利用工作等多方面的系統工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理

（二）創新管理模式，提高機關檔案信息化水平

運用信息化的成果，創新檔案數字化管理手段，提高機關檔案管理信息化水平，是實現機關檔案管理工作可持續發展的必由之路，也是提高服務質量和效率的重要途徑。機關檔案管理信息化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。機關檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而通過信息化技術能很好地解決這些重復、大批量且有規律的數據與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。

（三）確保機關電子文件信息的安全

第一要在信息化的過程中做好保密工作。機關檔案包含著各種機關制定的法律和決定，管理國家內政、外交、軍事等方面的行政事務文件等，具有很大的重要性，所以保密工作一定要做好。第二要解決好電子文件的保存問題。電子文件記錄在電子載體上的信息被密封保存，不會直接受到外界空氣中水、灰塵及有害氣體的侵害。電子文件中原始信息的長期安全保存問題是檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。第三，實行機關電子檔案與紙質檔案“雙套制”保存。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質檔案盒電子檔案一并保存。歸檔時使用不同的編目方法和存儲裝具。

（四）提高機關檔案工作人員素質

機關檔案信息化建設既是一項長期的、艱巨的工作。又是一門技術性強、專業要求高的工作。一方面，新招錄的機關檔案工作人員應優先從具有本專業背景的考錄者中錄取。另一方面，從目前機關檔案管理部門實際來看，現有在崗的機關檔案工作人員大多不具有檔案專業背景，甚至有相當一部分工作人員文化水平較低，因而應經常對這一部分機關檔案工作者進行繼續教育和知識更新。機關檔案工作者應不斷更新學習理念和學習方法，掌握現代化檔案管理方法和手段，做到與時俱進，不斷提高檔案工作水平，做好機關檔案信息化工作。endprint