關(guān)于做好機(jī)關(guān)檔案信息化工作的思考

蘭嵐

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)的使用迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平逐漸深化，機(jī)關(guān)檔案管理工作也迎來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)檔案工作者面對(duì)這一挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)緊緊抓住機(jī)遇，加快機(jī)關(guān)檔案工作信息化程度的步伐。推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于做好機(jī)關(guān)檔案工作，服務(wù)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作，適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新提出的客觀要求，以及更好地服務(wù)于全面小康社會(huì)的宏偉事業(yè)，都具有積極的意義。

一、機(jī)關(guān)檔案工作信息化的必要性

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理信息化、電子化成為一個(gè)必然的選擇。機(jī)關(guān)政務(wù)信息化、辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展，使機(jī)關(guān)檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、編號(hào)、歸檔等流轉(zhuǎn)過(guò)程要在計(jì)算機(jī)和辦公內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行，這樣形成的檔案前身是機(jī)讀文件，那么檔案也自然是機(jī)讀形式，這些檔案的存儲(chǔ)及利用方式與以紙質(zhì)載體形式存在的檔案有很大差異。因此，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化是機(jī)關(guān)檔案管理及利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。機(jī)關(guān)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)是改善檔案管理工作的需要，是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的需要，是檔案載體更新?lián)Q代的需要，是深化檔案利用的需要。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化能夠使檔案查詢利用方式更加便捷，方便檔案信息資源共享，從而提升機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范性，有效提高機(jī)關(guān)工作效率，節(jié)約各項(xiàng)資源。

二、做好機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)遵循的原則

（一）規(guī)范性原則

要建立健全機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)章制度，制定相應(yīng)的機(jī)關(guān)電子文件歸檔、保管、利用工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案數(shù)字化是檔案信息化的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，才能確保數(shù)字化檔案信息資源在機(jī)關(guān)內(nèi)部的互聯(lián)互通和共享共用。檔案歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查。在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實(shí)可靠，在載體上檢查是否有利于長(zhǎng)期保存，能夠長(zhǎng)期提供利用，在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔的電子文件載體的物理狀態(tài)，有無(wú)病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。在電子文件歸檔、傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案的保管傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）安全性原則

確保數(shù)字檔案的原始憑證作用和網(wǎng)絡(luò)的安全是檔案信息化建設(shè)的重要保障。隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的普及和不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的不安全性及威脅也日益顯現(xiàn)。機(jī)關(guān)的文件材料涉及到國(guó)家的大政方針、內(nèi)政外交，涉及的機(jī)關(guān)的各種行政事務(wù)，因此機(jī)關(guān)的政務(wù)信息工作、檔案工作必須做好保密工作，重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采取有效的安全策略，充分保證機(jī)關(guān)檔案信息的安全性。

（三）文檔一體化原則

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此這一原則是機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求機(jī)關(guān)檔案工作人員把信息化納入到辦公自動(dòng)化的總體格局之中。檔案工作人員要積極參與到此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求，有利于電子文件順利歸檔，保證電子文件收集的齊全完整。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息的管理

有效管理數(shù)字化后的檔案信息，才能保證日后對(duì)檔案信息的有效利用。隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其有效管理。第一，加強(qiáng)對(duì)檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立和應(yīng)用管理。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說(shuō)是機(jī)關(guān)檔案信息化的最初模式。由于檔案保管部門保管檔案數(shù)量巨大，檔案利用頻繁，為了提高查閱效率，檔案部門利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案木紋和文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的。第二，加強(qiáng)“文檔一體化”管理。國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，目前許多機(jī)關(guān)檔案部門嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成到文件辦結(jié)歸檔階段及檔案管理階段稱為一條流水線的操作過(guò)程。“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理，能夠避免應(yīng)歸檔文件材料的認(rèn)為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文書立卷的效率。第三，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)的管理。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作等多方面的系統(tǒng)工程，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理

（二）創(chuàng)新管理模式，提高機(jī)關(guān)檔案信息化水平

運(yùn)用信息化的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。機(jī)關(guān)檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過(guò)信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過(guò)程的正確性和信息的時(shí)效性。

（三）確保機(jī)關(guān)電子文件信息的安全

第一要在信息化的過(guò)程中做好保密工作。機(jī)關(guān)檔案包含著各種機(jī)關(guān)制定的法律和決定，管理國(guó)家內(nèi)政、外交、軍事等方面的行政事務(wù)文件等，具有很大的重要性，所以保密工作一定要做好。第二要解決好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件記錄在電子載體上的信息被密封保存，不會(huì)直接受到外界空氣中水、灰塵及有害氣體的侵害。電子文件中原始信息的長(zhǎng)期安全保存問(wèn)題是檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。第三，實(shí)行機(jī)關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案“雙套制”保存。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案盒電子檔案一并保存。歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存儲(chǔ)裝具。

（四）提高機(jī)關(guān)檔案工作人員素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)既是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的工作。又是一門技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)要求高的工作。一方面，新招錄的機(jī)關(guān)檔案工作人員應(yīng)優(yōu)先從具有本專業(yè)背景的考錄者中錄取。另一方面，從目前機(jī)關(guān)檔案管理部門實(shí)際來(lái)看，現(xiàn)有在崗的機(jī)關(guān)檔案工作人員大多不具有檔案專業(yè)背景，甚至有相當(dāng)一部分工作人員文化水平較低，因而應(yīng)經(jīng)常對(duì)這一部分機(jī)關(guān)檔案工作者進(jìn)行繼續(xù)教育和知識(shí)更新。機(jī)關(guān)檔案工作者應(yīng)不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和手段，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案工作水平，做好機(jī)關(guān)檔案信息化工作。endprint