煙草商業企業貨幣資金內部控制現狀調查與對策研究

姚貽豐 姚文敏

摘要：文章根據企業內部控制原理，通過實地調查湖南煙草4家地市級煙草公司，以資金運行軌跡為主線，理論與實踐相結合，分析了現實的和潛在的風險點，對湖南煙草商業企業資金內部控制的設計提出了建議，確保貨幣資金安全和完整，對地市級煙草公司資金內部控制的設計與風險控制有一定的積極意義。

關鍵詞：煙草企業；貨幣資金；內部控制

中圖分類號：F275?；?；?；?；文獻標識碼：A?；?；?；?；文章編號：1009-2374（2014）18-0158-04

貨幣資金是指公司所擁有或控制的現金、銀行存款和有價證券。煙草行業是資金密集行業，資金安全顯得尤為重要。國家煙草專賣局為加強行業資金管理，規范各類列支渠道和開支范圍，相繼出臺了一系列的管理辦法和實施措施，如《水源建設項目補貼資金管理辦法》、《煙葉生產投入補貼預算專項規程》、《煙草打假經費開支管理辦法》。各省級公司根據自身情況，結合行業自身工作實際，完善資金管理制度，并能將制度融入到經營管理當中去。

有效的內部控制不僅能使單位的資源合理配置，提高勞動生產率，而且更能防范和發現單位內外部的欺詐行為。多年來，湖南一直高度重視資金運行安全，隨著改革的深入，地市級煙草公司已經成為生產經營主體，業務涉及卷煙經營、煙葉生產、專賣市場管理及煙葉收購、調撥，基礎設施建設補貼等各個方面，每年有上萬億的資金在煙草工業、商業企業之間循環周轉。由于貨幣資金流動性強，極易被別有用心者挪用、盜竊或發生其他舞弊行為，為確保貨幣資金的安全和完整，建立一套覆蓋的全方位、操作方便有效的內控制度，防范資金風險，顯得尤為重要。

1湖南地市級煙草公司資金運行現狀

當前公司資金管理的主要內容有銀行存款、貨款回籠資金及采購資金。下面從三個方面分析資金管理現狀：

1.1?；銀行存款

2006年取消縣級局法人資格后，縣級銀行賬戶逐步減少，形成了以市級公司為主體的銀行存款集中管理模式，縣級公司銀行賬戶中基本上只保留支付日常費用必要的資金，縣級公司銀行賬戶資金通過市局公司下撥，因此，銀行存款余額管理的重點在市級公司，同時，由于縣級公司涉及銷售貨款歸集及費用支出，對縣級公司貨幣資金管理仍然是貨幣資金管理的重要環節。

1.2?；貨款回籠資金

主要包括卷煙貨款、煙葉貨款及煙用物資款。自公司1992年應用營銷系統以來，卷煙營銷方式實現了從零售戶自購到送貨上門的轉變，卷煙貨款結算也隨之變化，主要是以電子結算為主，收少量現金相結合的方式。城市及集鎮客戶采用電子結算方式，在訪銷時通過銀行將貨款劃進煙草公司賬戶；只有交通不便、網絡不通的鄉村客戶才采取送貨到戶后，先收取現金的方式，再由送貨員將現金存入煙草公司銀行賬戶，之后送貨員將現金存款單和電子扣款單合并與銷售日報表核對一致后交財務核對。可見卷煙貨款的監管也由傳統的收現監管模式轉變為網上銀行監管及收現金監管相結合的模式。煙葉銷貨款由煙草工業企業直接匯款到公司賬戶中，風險相對較小。相對于煙葉貨款來說，煙用物資銷售款的管理較為復雜：先由各煙站根據銷售情況收取貨款，再存入銀行。由于銷售不定期，財務人員難以及時了解貨款回籠情況，因此，煙用物資銷售款管理才是管理的難點和重點。

1.3?；采購資金

主要有“兩煙”購貨款、煙用物資購貨款及資本性支出等購貨款。相對來說，卷煙購貨款，屬同行業單位之間資金流動，金額大，但風險較小；煙用物資及資本性支出資金規模相對較小，支付次數不多，主要在有一定規模企業間流動，風險也不大。煙葉收購資金目前應用新的“在線支付”模式，由于涉及電子商務，風險控制要在動態中把握，相關控制措施要隨電子商務的發展不斷完善與跟進。

2湖南地市級煙草公司資金運營面臨的新風險

業務模式轉變對資金風險管理提出的新要求。隨著網絡和電子商務等新技術逐步應用到煙草經營業務，原本的資金管理模式和方法已發生變化，企業資金可能存在著新的風險：

首先，網上銀行的開通應用，在緩解支現的壓力，提高財務報賬效率的同時，資金內控不再是全靠傳統的印鑒分開保管，而是要依靠審批環節的密碼來實現。密碼和印鑒的保護方式大不相同，不依據變化了的情況相應調整內控的話，勢必會存在風險。其次，煙葉在線支付也逐步成煙葉收購資金支付的主要模式，傳統的支付方式已弱化。隨著這種方式的出現，要求煙草企業要從內控角度上思考怎樣在新的模式中確保資金的安全。

公司治理變化帶來的資金管理新風險。近年來，隨著湖南煙草行業結構調整，人力資源改革的不斷深入，在縣、市資金管理的環節發生了很大的變化。取消縣級法人資格后，地市級煙草公司成為生產經營主體，財務管理重心也相應轉移到市級公司，縣級公司財務管理逐步弱化，甚至有的縣級公司財務機構取消，只設一個兼出納的報賬員。實際上市本級到縣公司之間存在著時間和空間的距離，內控監管難以及時到位。縣公司知道經濟事項而不知市局報賬審批情況，市局知道報賬審批情況但不知縣局經濟事項的真實情況，存在信息不對

稱性。

缺乏風險持續評估機制面臨的資金管理風險。公司自成立以來，歷經多年的發展，資金收支管理也逐步形成了一套行這有效的內控模式，多年的資金安全管理，容易導致管理人員、操作人員在主觀上放松、思想麻痹，認為天天都這樣運行不會存在問題。但往往這種情況最容易被有心人利用，甚至造成不可估量的損失。主要的原因就在于資金管理缺乏風險持續評估，財務人員沒有清楚地意識到面臨的風險。

3湖南地市級煙草公司貨幣資金內部控制基本內容與原則

貨幣資金的內部控制，一般來說就是單位內部為了保證貨幣資金收付的合法、真實，保護其貨幣資金的有效運用和安全完整，在會計崗位分工時建立起來的相互制約、相互監督的管理體系。主要包括：（1）職務分離控制；（2）貨幣資金的授權批準控制；（3）貨幣資金定期盤點與核對控制；（4）憑證稽核控制；（5）收支分管、錢賬分管制度等等。

據此，湖南地市級煙草公司貨幣資金內部控制基本要求要做到如下：（1）貨幣資金收支與記賬的崗位分離；（2）貨幣資金收支的經辦人員與貨幣資金收支的審核人員分離；（3）支票（現金支票和轉賬支票）的保管與支取貨幣資金的財務專用章和負責人名章的保管分離。

由于電子商務的逐步深入，湖南煙草除了上述基本原理所述內容外，應該特別注意以下幾點：一是要在建立崗位職責時，要根據業務模式的轉變和電子商務的運用，加入不同用戶的權限分離，防止共用戶名方式，還要加強密碼管理，不能共用密碼或通用密碼。二是嚴控管理授權。不能把高級權限用戶工作委托給低權限用戶，即使同級權限也要注意不相容權限不能交同一人使用。出現臨時代班時，除審核委托崗位和受托崗位是否存在不相容外，還要及時更換用戶密碼。三是在貨幣資金盤點時，要特別注意網上銀行賬戶，不能只注重形式上的賬實相符，要注意真正意義上的賬實真實性。

建立和實施財務內控規范遵循的基本原則是：

（1）合法性原則。煙草公司是國有大中型企業，內部控制應當符合相關法律、法規的規定和有關政府監管部門的監管要求，不能過多強調自身的特性。

（2）全面性原則。公司上下全員都參與到內部控制建設中來，為了避免內部控制出現空白和漏洞，內部控制在層次上應當涵蓋公司領導班子和全體員工，在流程上應當滲透到決策、執行、監督、反饋等各個環節，在對象上應當覆蓋公司管理活動和各項業務。

（3）適應性原則。內部控制應當隨著公司經營業務的調整、外部環境的變化和上級管理要求的提高等不斷改進和完善，合理體現公司業務范圍、經營規模、風險狀況、業務特點以及所處具體環境等方面的要求。

（4）有效性原則。煙草公司全體員工應當有效執行和自覺維護內部控制。內部控制實施過程中存在的問題應當得到及時處理，并得到及時糾正。確保內部控制能夠為煙草企業內部控制目標的實現提供合理保證。

（5）成本效益原則。效益是企業永恒的主題，追求利益最大化是企業的目標。內部控制應當合理權衡成本與效益的關系，要力爭以合理的成本實現更為有效的控制，保證內部控制的可持續性。

（6）重要性原則。由于煙草物質的多樣性，兩煙區煙草公司涉及的業務比較廣泛，內部控制應當在兼顧全面的基礎上突出重點，根據業務與事項、高風險領域與環節進行分類，運用不同的控制措施，確保不存在重大缺陷。

（7）制衡性原則。地市級煙草公司要根據內部控制的基本要求設置機構、崗位和分配權責，確保不同崗位之間、不同部門之間權責分明，并相互制約、相互監督。同時紀檢、內部審計作為內部控制監督部門，應當具有良好的獨立性。

4湖南煙草地市級公司貨幣資金內部控制設計

為保證貨幣資金的安全，降低資金使用成本，提高貨幣資金的使用效益，根據國家有關法律法規和《企業內部控制基本規范》，對湖南煙草地市公司的內部控制提出如下建議。

4.1?；職責分工與授權批準

財務部要做到收支有預算，支付有監管，加強對貨幣資金的日常調度管理。嚴格按照崗位職責分工，確保辦理貨幣資金業務的制約和監督，不相容崗位相互分離，確保做到：錢賬分管；收付款申請人、批準人、會計記錄、出納、稽核崗位分離；出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。

嚴格設立出納崗位，在銀行賬戶的規范使用下，大大加強了各個縣級公司的銀行賬戶使用情況，但個別縣級公司采用設立多名出納以掛往來賬的方式“減輕”財務支付負擔，這樣“銀行賬戶管理”既沒起到規范資金使用，還大大增加了現金的安全管理難度，變相地出現了“賬外賬”、“套現”等情況。因此，應嚴格實施會計崗位制度，取消多出納支付方式。

貨幣資金使用按金額大小、業務性質及責任大小實行分級授權審批制度。財務部對支出的真實性、合法性、合理性、合規性進行確認審批，業務部門的負責人及分管領導負責對經濟事項發生的真實性、合法性、合理性進行確認審批。財務部應嚴格執行公司的預算、支付標準和分級授權審批制度。

對貨幣資金業務有批準權的審批人，不得超越審批權限。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務，經辦人員及財務部均有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門或上級授權人報告。

辦理貨幣資金業務必須經過支付申請、支付審批、支付審核、辦理支付四個環節，具體規定如下：

（1）支付申請。公司有關部門或個人用款時，由經辦部門的經辦人填寫資金支付申請憑證，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，并附：相關交易或事項發生的原始單據。

（2）支付審批。申請審批至少應履行程序為：經辦人→經辦人所在部門負責人審核→財務部負責人審

核→分管副總經理審批→經理審批，屬重要事項還要集體審批。

（3）支付審核。分管財務副經理為支付審核人，應當對經部門負責人審核后的貨幣資金支付申請進行審核。首先應對發票的真偽進行審核，凡增值稅發票都要經稅務部門認證中心認證，然后審核貨幣資金支付申請是否為預算內的支出，其批準范圍、權限、程序是否正確，手續及相關單證是否齊備、合法合規，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當等。

（4）辦理支付。出納人員對付款憑證進行復核，包括付款憑證的所有手續是否齊備（包括審批手續）、付款憑證金額與附件金額是否相符、收款單位是否與發票一致等，復核無誤后按規定辦理貨幣資金支付手續，付款后在付款憑證及附件上蓋上“付訖”章，及時登記現金和銀行存款日記賬。

4.2?；現金管理

現金的使用范圍：職工工資、各種工資性津貼、各項獎金、各種勞保福利費用、出差人員隨身攜帶的差旅費、個人勞務報酬、公司零星采購及其他經營性零星用現。

在辦理有關現金收付業務時，必須遵守以下規定：

所有現金收入款項都應于當日如數存入銀行，當日送存確有困難時，應報告財務經理，采取防范措施，妥善保管，第二天早晨及時存入銀行。

支付現金，可以從庫存現金限額中支付或者從開戶銀行提取，不得從公司的現金收入中直接支付（即不準坐支現金）。

從開戶銀行提取現金，應當寫明用途，提取金額在人民幣伍萬元以下（包括人民幣伍萬元）由財務經理審批簽字；提取金額在人民幣伍萬元以上由財務總監審批簽字。

公司應根據實際情況確定庫存現金限額，不得超限額保存現金，超限額部分應于當日存入開戶銀行。現金出納必須嚴格遵守有關業務手續制度，即收支現金必須有憑有據，符合財經紀律和財務制度規定；收支現金后，必須在現金收支憑證上加蓋有日期的“現金收訖”或“現金付訖”戳記和出納人員、當事人的簽字或蓋章，以防重復收付。每日終了，應結出庫存現金余額，進行賬實核對不準以白條抵庫，發現現金余缺應及時列賬，并向上級領導逐級報告，查明原因處理。

4.3?；銀行存款管理

公司收入的一切款項，除國家另有規定以外，都必須當日送存銀行；公司的一切支出，除規定可以用現金支付以外，都必須通過銀行辦理轉賬結算。

財務部應當嚴格按照《支付結算辦法》、《銀行賬戶管理辦法》等國家有關規定，加強對銀行賬戶的管理，嚴格按照規定開立賬戶，辦理存款、取款和結算。銀行賬戶的開立應當符合公司經營管理實際需要，不得隨意開立多個賬戶，禁止未經省局批準自行開立銀行賬戶，對不需用、未使用的銀行賬戶要及時做好清理、撤消工作。嚴格遵守銀行結算紀律，不準出租出借銀行賬戶。

出納員負責公司銀行存款的使用和管理。財務部應當指定專人定期核對銀行賬戶，每月至少核對一次，編制銀行存款余額調節表，并指派對賬人員以外的其他人員進行審核，確定銀行存款賬面余額與銀行對賬單余額是否調節相符。如調節不符，應當查明原因，及時

處理。

采購貨款支付由采購部或設備供應部計劃員按合同提出付款申請，經部門審核，分管副總經理簽字后，交財務部付款。出納員付款時必須復核支付申請是否經各級有權簽字的人簽字批準，原始憑證原件是否真實、完整，并應提前做好資金準備。

銀行結算業務完成后應序時逐筆登記銀行存款日記賬，不準多筆匯總登記，也不準以收支差額記賬。對于銀行賬戶實行網上交易、電子支付等方式辦理貨幣資金支付業務的，公司應當與承辦銀行簽訂網上銀行操作協議，明確雙方在資金安全方面的責任與義務、交易范圍等。操作人員應當根據操作授權和密碼進行規范操作。使用網上交易、電子支付方式辦理貨幣資金支付業務，不應因支付方式的改變而隨意簡化、變更支付貨幣資金所必需的授權批準程序。公司應嚴格實行網上交易、電子支付操作人員不相容崗位相互分離控制。

4.4?；票據和印章管理

票據系指公司使用的增值稅專用發票、普通發票、收據、各種支票等。各種票據由財務部統一保管。票據由財務部統一向稅務部門和有關銀行購買。財務部要按票據種類設置登記簿。登記簿的封面內容為：票據名稱、每本票據份數、總本數、起訖號。票據存根屬于公司的原始憑證，應保存15年。財務部對各種支票和付款憑證，必須認真保管，使用時按編號順序登記。支票如有遺失，必須及時向開戶行辦理掛失手續，報法院登報聲明，并對責任人視情節及損失額度給予相應處罰。

涵蓋印鑒范圍為：公司在開戶銀行預留的印鑒樣式對應的所有實物（包括網上銀行所使用的專用U盤或密碼器）。印鑒平時必須妥善保管，保證安全，不得由一個人保管支付款項所需的全部印章，原則上由出納和財務經理分開保管。印鑒保管人外出必須做好交接授權工作，由財務副經理指定人員臨時保管。保管人必須親自在銀行結算憑證等單據、文件上面加蓋預留銀行印鑒，不允許由其他人代替。

一般情況下，不準攜帶銀行印鑒外出，如確實需要，應事先取得公司財務副經理的批準，印鑒保管人方可親自攜帶各自的印鑒外出使用。印鑒保管人應建立財務印鑒使用登記簿，記錄臨時代管和外出使用的情況。

4.5?；監督與檢查

公司財務副經理負責對公司及子公司的貨幣資金內部控制情況進行檢查監督。貨幣資金監督檢查的內容主要包括：

貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在貨幣資金不相容職務混崗的現象。

貨幣資金支付授權批準制度的執行情況。重點檢查貨幣資金制度的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。

支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業務的全部印章交由一人保管的現象。

票據的保管情況。重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全，票據保管是否存在漏洞。

隨機檢查庫存現金的賬實相符情況。

貨幣資金收入、支出是否取得合理、合法的憑據。

銀行存款余額對賬單編制情況。

監督檢查過程中發現的貨幣資金內部控制中的薄弱環節，應要求糾正和完善，發現重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。

5結語

貨幣資金管理只是企業內部控制的一部分，要確保湖南煙草企業持續、健康、穩定發展，避免或降低各種風險，還需要單位治理層、管理層乃至員工共同制定和實施一系列控制方法、措施和程序，綜合管理。健全有效的內部控制，能夠為公司各項業務活動的健康運行及國家有關法律、法規和公司內部規章制度的貫徹執行提供保證，能夠保護公司資產的安全、完整，促進整個單位勞動效率的提高，實現企業的戰略目標。

參考文獻

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作者簡介：姚貽豐（1985—），女，湖南岳陽人，廈門大學學生，研究方向：企業會計與財務風險管理；姚文敏，岳陽市煙草公司信息系統項目管理師、經濟師，高級會計師，研究方向：企業財務管理。