醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應用分析

許霞

摘 要：要建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng)，這就需要充分認識醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性以及現(xiàn)狀，進而對醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應用進行分析，找到一些行之有效的方法來不斷完善醫(yī)院檔案管理工作。本文在行文中理論聯(lián)系實際，結合本人所在醫(yī)院的工作情況以及醫(yī)院在使用信息管理系統(tǒng)的情況，闡述醫(yī)院信息系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義，并對醫(yī)院應用信息化系統(tǒng)給醫(yī)院人事檔案管理帶來的一些問題進行探討分析，希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

關鍵詞：醫(yī)院人事；檔案管理；信息系統(tǒng)；應用

隨著十八大三中全會的重要部署，當前，我國的社會主義建設進入一個全新的發(fā)展時期，各行各業(yè)取得的成績進一步夯實。尤其，在科教興國戰(zhàn)略的推進下，我國進入到一個信息化高速增長的時代。看病難、看病貴等醫(yī)療衛(wèi)生問題依然是醫(yī)院的一大難題，而醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)要取得長足的發(fā)展，有賴于醫(yī)院管理的進一步完善。這種完善的有效途徑之一就是通過實現(xiàn)醫(yī)院管理的“電子化”、“網(wǎng)絡化”、“信息化”，以建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng)來提升醫(yī)院人事檔案管理工作水平，最終促使醫(yī)院實現(xiàn)全面、協(xié)調、可持續(xù)的發(fā)展。因此，要建立健全醫(yī)院信息系統(tǒng)，就必須充分認識醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性以及現(xiàn)狀，進而對醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應用進行分析，找到一些行之有效的方法來不斷完善醫(yī)院檔案管理工作。本文在行文中理論聯(lián)系實際，結合本人所在醫(yī)院的工作情況以及醫(yī)院在使用信息管理系統(tǒng)的情況，闡述醫(yī)院信息系統(tǒng)對醫(yī)院人事檔案管理工作的重要意義，并對醫(yī)院應用信息化系統(tǒng)給醫(yī)院人事檔案管理帶來的一些問題進行探討分析，希望能提供一下具有參考價值的意見和建議。

1 醫(yī)院信息系統(tǒng)的涵義

1.1 “醫(yī)院信息系統(tǒng)”的含義

“醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System）”簡稱為“HIS”，囊括了醫(yī)院管理的方方面面，包含住院系統(tǒng)、門診系統(tǒng)等方面，這些系統(tǒng)既可以獨立運轉又彼此間有緊密的聯(lián)系，構成了醫(yī)院管理的不同的功能模塊，是凝聚了醫(yī)院先進管理方法與理念的醫(yī)院信息系統(tǒng)的一種軟件，能夠促使醫(yī)院效益得到不斷提高的一種有效的信息管理平臺。正是醫(yī)院信息系統(tǒng)本身具備的這些強大的信息管理功能，使得醫(yī)院管理者能夠及時了解醫(yī)院醫(yī)療工作的動態(tài)，及時掌握院務的進展情況以及各個科室工作的進度等，為醫(yī)院領導層的決策、決定提供強有力的支持和依據(jù)。

1.2 醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用

本人工作所在的醫(yī)院是一所集中西醫(yī)臨床醫(yī)療、科研、教學、預防、保健、康復于一體的綜合性三級中醫(yī)醫(yī)院，醫(yī)院擁有良好功能的醫(yī)院內部局域網(wǎng)，并已建成集診療、辦公為一體的現(xiàn)代化管理體系。伴隨醫(yī)院網(wǎng)絡系統(tǒng)的不斷深化改造與完善，醫(yī)院信息化系統(tǒng)的水平得到不斷提升，不但有利于提高醫(yī)院在醫(yī)療方面的科研能力，還有利于減少醫(yī)院的經(jīng)營管理開支，為醫(yī)院創(chuàng)造了較好的社會效益與經(jīng)濟效益。

現(xiàn)今，人事檔案已經(jīng)成為各黨政及企事業(yè)單位用來管理職員的一種專門化的集中式信息檔案管理模式，已經(jīng)成為全面、科學、準確地真實記載與客觀反映個人信息的一種有效方法，也是組織各種人事工作和關系中十分重要的參考依據(jù)。為此，醫(yī)院需要進一步加強醫(yī)院的人事檔案管理，借此來充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案所掌握的有效資源，為醫(yī)院對人才的有效選拔及使用提供更多更加真實、科學、客觀的第一首材料。而且，當前的計算機多媒體技術突飛猛進，采用信息管理的方式去開展日常事務已經(jīng)成為一定潮流、趨勢。

1.3 醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理里的功能

本人結合工作實際，認為醫(yī)院的人事檔案管理中的醫(yī)院信息系統(tǒng)主要包含了下面幾種功能：一是錄入各項信息，如全院職工的基本信息、職稱、工資、干部任免情況、各種培訓信息的情況以及家庭狀況和獎懲狀況信息等的錄入，此外，還可以對以上各項信息的修改。二是及時更新修改調入與調出的信息、離職與退休人員的信息。三是提供各種檔案信息的查詢，例如，能夠依照個人姓名或者部門或者關鍵詞進行搜索查詢。四是能夠進行檔案信息的統(tǒng)計，如統(tǒng)計人數(shù)、年齡分布、政治面貌、技術職務、文化程度等。五是檔案信息的輸出，例如，能夠把單位名冊、人事卡片、全體檔案、黨團員名冊、個人檔案等信息輸出到打印機。六是還可以對數(shù)據(jù)的安全性進行設置，例如，可以設置登陸賬號、登陸密碼以及登陸權限等。

2 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 部分醫(yī)院對人事檔案管理重視不夠，缺乏人事檔案管理的意識

由于醫(yī)院中心工作是醫(yī)療、教學、科研。醫(yī)院管理的重點工作都是如何提高醫(yī)療教學水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質的服務，因此，醫(yī)院管理者往往會忽視對人事檔案管理，使得醫(yī)院人事檔案管理工作存在硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位、檔案管理人員落實不到位等現(xiàn)象。這些導致人事檔案管理工作在移交檔案手續(xù)未能嚴格按程序辦理，對移交檔案中正本與散件數(shù)量的檢查未能做到嚴格清點，部分檔案該清理的不清理，移交中該簽字的漏簽字，以至存在檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清的現(xiàn)象。

2.2 部分檔案材料缺失或不按時歸檔

主要缺失以下幾種材料：《干部履歷表》、學歷學位材料、工資變動材料、評聘職稱、干部任免表、入黨志愿書、黨員登記表等。歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。

2.3 很多醫(yī)院在基礎設施建設方面還不夠健全，嚴重影響并制約了醫(yī)院人事檔案管理的工作開展

如今，很多醫(yī)院都存在一種較為常見的現(xiàn)象就是單單重視醫(yī)院各項業(yè)務的發(fā)展，而未重視醫(yī)院各項基礎設施的建設工作，往往投入不足，嚴重影響并制約著醫(yī)院的整體發(fā)展；很多醫(yī)院在人事檔案管理方面的工作還是采用手工來操作完成，不僅工作步驟繁瑣，而且工作效率不高，嚴重影響了醫(yī)院人事檔案信息的利用率。

2.4 大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作人員的素質普遍不高

很多醫(yī)院還未設立有專職的醫(yī)院人事檔案管理工作人員，大多人員是從其他部門改行或過來兼職工作，往往對醫(yī)院信息系統(tǒng)的檔案管理工作認識不足，業(yè)務操縱不熟練，工作態(tài)度不夠專一，導致醫(yī)院人事檔案管理的質量較低，嚴重影響醫(yī)院的整體工作。

因此，基于醫(yī)院人事檔案管理急需解決的現(xiàn)狀以及醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用、我們有必要推進醫(yī)院信息系統(tǒng)的應用，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理，最終促進醫(yī)院的可持續(xù)的發(fā)展。

3 信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應用

通過長期的實踐，我們知道，“借助現(xiàn)代計算機與現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息技術將人們在人事工作當中產(chǎn)生的各種各樣的信息展開傳輸、檢索、加工與存儲，并及時、高效地為人事工作提供服務”，這是醫(yī)院人事檔案的信息化管理的核心內容。當前，部分醫(yī)院逐步運用的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代計算機將錄入的醫(yī)院人事檔案信息展開輸出、統(tǒng)計、檢索、分析、排序、選優(yōu)、比較、查詢以及對個人的素質情況、人才結構等進行分析，為醫(yī)院遴選人才提供及時有效的數(shù)據(jù)，為有關政策的制定提供有效的依據(jù)，可以有效的克服平時檔案材料的滯后性，提高時效，還可以簡化檔案信息的搜集、整理、分類以及歸檔等工作環(huán)節(jié)，很大程度上減少失誤，讓檔案材料的科學性、完整性、合理性、準確性得到很大提升。根據(jù)醫(yī)院干部年輕化、知識化、專業(yè)化的指導方針以及德才兼?zhèn)湓瓌t，有效地借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息技術來構建醫(yī)院的人事信息數(shù)據(jù)庫，能夠準確、便捷、快速地了解到醫(yī)院醫(yī)務人員的個人情況、技能、特長、素質和在“德、能、勤、績、廉”等方方面面的有關信息，方便工作人員隨時、隨地、快速地查詢道有關人才方方面面的資料，有利于醫(yī)院加深對有關人才的了解，以便又快又好地為領導決策提供有效的依據(jù)，進而達到“知人善用”的目的。

總之，實施醫(yī)院信息系統(tǒng)，不但提高了醫(yī)院檔案工作的效率，擺脫了過去繁重的手工勞動，也提升了醫(yī)院管理者的管理意識，讓醫(yī)院管理工作日趨“簡單化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化、科學化”。醫(yī)院信息管理已經(jīng)成為醫(yī)院實現(xiàn)科學化管理的前提和保障，我們必須在醫(yī)院的人事檔案管理工作當中，重視人員的人事檔案管理觀念的培養(yǎng)，并加強對醫(yī)院的人事檔案管理工作的基礎設施的建設力度，確保檔案管理人員的工作高質量完成。

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