中職學校會計檔案管理的重要性與策略分析

郭清華

摘 要： 會計檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要資料，加強中職學校會計檔案管理能夠有效提高學校財務的管理質量和水平。本文概述了中職學校會計檔案管理的重要意義，針對管理中所存在的一些問題提出相應解決對策，為以后相關研究提供參考依據。

關鍵詞： 中職學校 檔案管理 對策

所謂會計檔案，就是在會計核算中的所形成的會計憑證、會計報表和會計賬薄及其他相關的會計資料。現代中職學校的會計檔案工作一項重要內容，記錄著學校一切經濟業務和活動的真實情況，是對學校業務活動進行分析、計劃、決策、監督及學校績效評定和核算教育成本的一項重要依據。隨著現代飛速的經濟發展和信息技術的普遍應用，如何做好學校會計檔案管理，確保完整有效的會計檔案在教育事業中發揮應有的作用，是中職學校在會計檔案管理中所面臨的一項新挑戰。

一、中職學校會計管理的重要意義

在學校會計檔案管理中，雖然不能以此判斷學校質量，卻可以作為學校規范檔案管理、進行財務規劃、財務制定和促進學校發展的重要手段，以此作為重要的參考基礎，對學校的發展有著直接影響。為了順應現代社會發展的形式和需求，確保在日益激烈的競爭中能夠更好地生存。獲得更好的發展機遇，中職學校會計檔案管理工作需要結合學校自身的情況，突破傳統，尋找更高層次的會計檔案管理方法，保證學校更好的發展。會計檔案管理作為中職學校檔案管理的一項重要內容，反映學校短期、長期經濟的真實情況，不僅對學校某一時期的經濟狀況和財務活動的掌握準確無誤，還是進行學校政策制定、重要問題研究和開展學校經濟活動信息來源的重要參考依據。因此，加強中職學校會計檔案管理，對學校本身乃至整個社會都具有重要意義。

二、中職學校會計管理中存在的問題

1.會計檔案管理制度不健全

在會計檔案管理中，不健全的管理制度是眾多中職學校所面臨的共同問題，會計檔案管理僅僅只參考《會計檔案管理辦法》對會計憑證、報表、賬薄等進行了簡單的收集和整理。目前，我國中職學校已經實現了會計電算化，會計電算化所包含的數據資料、程序文件等電子會計檔案資料都是會計檔案管理的重要組成部分。管理制度不健全，勢必出現電子會計檔案歸檔不及時、信息缺失等情況。

（1）會計檔案管理人員缺乏經驗

由于部分學校對會計檔案管理不夠重視，進行檔案管理崗位人員安排時，通常是部門調整后的閑置人員或因某種關系而安排進來的人員。導致這些從事檔案管理人員文化水平不高、知識能力參差不齊、專業知識和整體素質更是嚴重缺乏，影響了會計檔案管理工作的有效實施。

（2）電子管理和文本管理不一致

隨著時代的不斷進步，學校的會計檔案文本管理受到整理耗時、檢索緩慢等影響，使得會計檔案從文本形式逐步被電子管理代替。但一些中職學校在進行會計檔案電子管理時，由于不注重防塵、防磁、防潮等相關環節，導致電子檔案很容易損失，出現數據不全、電子和文本管理內容不一致，使會計檔案管理工作難以順利進行。

（3）會計檔案銷毀工作落實不到位

目前，中職學校的會計檔案多半已經超過了法定保管期限，但學校對這類檔案的銷毀工作并沒有做到位。一方面表現在學校上級主管部門及財務缺乏監督，對學校未能履行指導和監督職責，使過期檔案沒有做到及時的銷毀，另一方面，一些學校領導和財務人員對檔案銷毀工作不重視，新任領導抱著“新官不理舊賬”的態度，對前期的檔案銷毀工作不理不睬，再加上檔案銷毀前要進行賬務的整理、核對，費時費力，導致久拖不辦的現象存在。

2.解決對策

（1）建立健全的檔案管理制度

中職學校應根據《會計檔案管理辦法》有關規定，做好會計檔案管理工作，做好檔案立卷、歸檔、借閱、保管及銷毀等工作，確保學校會計檔案能夠有序存放、妥善保管、查閱方便，防止損壞、泄密和丟失。學校應根據有關會計檔案管理的法規要求，結合學校發展的實際情況，建立一套嚴格、完整的會計檔案管理規章制度，保證學校會計檔案工作能夠規范、科學地發展。

（2）加強檔案管理人員專業知識培訓

進行會計檔案管理中的檔案收集、檔案整理及立卷歸檔的重要責任人就是會計人員，他們從事會計檔案工作的熟練程度和是否規范化管理，決定檔案卷宗質量的好壞。加強學校會計人員對檔案管理專業知識和計算機操作能力的培訓非常重要。學校應安排會計檔案管理者多參加一些專業知識的培訓班，不斷提高檔案管理人員的管理技能和修養，把會計檔案管理工作從根本上落實到位。

（3）加強立卷的規范化管理

加強會計檔案立卷的規范化管理主要包括：對會計憑證在整理、裝訂及保管方面要有專用的裝訂封皮和封皮裝訂線，在封口部位要蓋上會計人員的印章。封皮面要按要求填寫日期、憑證起止號和張數、保管期限、經辦人及相關備注等，再按時間先后將裝訂好的檔案放置在檔案盒內，檔案盒上標注完整的內容即可；活頁賬薄需要按順序將頁碼排好后加裝封面裝訂成冊，按照會計科目的正確順序，依此填好卷內目錄和會計必考表；會計報表要按照月份順序，經電腦打印裝訂成冊。

（4）及時銷毀過期的會計檔案

對學校的那些保管期限已滿的會計檔案要及時銷毀，可由檔案存儲室提出銷毀意見，經學校財務部門共同審核、鑒定之后，編輯詳細的會計檔案銷毀手冊之后進行銷毀即可。如遇到那些不了解的債權事項，作為原始憑證的數據資料要單獨立卷，并交由檔案室專人保管，直到債權結清為止。

加強中職學校的會計檔案管理工作，不僅能夠提高校內財務管理質量和水平，而且學校的發展能夠適應現代社會主義建設的經濟體制創新改革的新需求。隨著時代的不斷進步，會計檔案管理無論對學校還是對社會的影響作用都不可忽視，因此，中職學校要重視建立制度，提高管理水平，不斷推動會計檔案管理的建設。

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