淺議工程招投標(biāo)檔案的規(guī)范化管理

許佳

【摘 要】以預(yù)防腐敗和管理規(guī)范化為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合自身實(shí)踐，總結(jié)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題，提出建立健全招投標(biāo)檔案工作的相應(yīng)建議，確保檔案工作的公正、嚴(yán)肅、科學(xué)。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；招投標(biāo)；檔案；管理

Discussion on the standardization of project bidding file management

Xu Jia

(Xi'an Chang'an District Construction Bureau Xi'an Shaanxi 710000)

【Abstract】Corruption Prevention and management of standardization as a starting point, with my own practice, summed up the work of construction project bidding archives easily problems, proposed the establishment of a sound corresponding bidding archives recommendations to ensure that the archives work just, serious, scientific.

【Key words】Construction project;Bidding;Archives;Management

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案類屬科技檔案中的工程檔案，伴隨建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)產(chǎn)生，其最明顯的特點(diǎn)就是有成套性，在招投標(biāo)檔案的整理時(shí)，要確保一項(xiàng)建設(shè)工程所涵蓋全部檔案之間的聯(lián)系，保證卷宗內(nèi)各類檔案內(nèi)容的齊全性。

1. 建立健全工程招投標(biāo)檔案的必要性

為了規(guī)范建筑市場(chǎng)秩序，創(chuàng)造公開(kāi)、公平、公正的環(huán)境，推動(dòng)反腐敗的深入開(kāi)展，必須將建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)規(guī)范化，它是建立健全招投標(biāo)檔案的源頭，也是一項(xiàng)十分必要的基礎(chǔ)性工作。

1.1 健全招投標(biāo)檔案，有利于強(qiáng)化工程質(zhì)量管理，也是預(yù)防和遏制腐敗的重要手段。近幾年頻發(fā)的重大工程質(zhì)量事故和建設(shè)領(lǐng)域重大腐敗案件大多與招投標(biāo)過(guò)程中不規(guī)范操作有關(guān)。要從源頭上遏制此類犯罪和違規(guī)行為的發(fā)生，必須忠實(shí)地執(zhí)行工程項(xiàng)目招投標(biāo)的規(guī)定、建立健全招投標(biāo)檔案，使建設(shè)工程招投標(biāo)的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟都有原始記錄，可以準(zhǔn)確的查到是誰(shuí)招的標(biāo)、誰(shuí)投的標(biāo)、用的什么鋼材、用的什么水泥等等，這樣才能使建設(shè)工程項(xiàng)目達(dá)到百年大計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)得起審計(jì)，經(jīng)得起責(zé)任倒查。

1.2 建立健全招投標(biāo)檔案，有利于提高招投標(biāo)活動(dòng)透明度，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，招投標(biāo)檔案是招投標(biāo)活動(dòng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼鎸?shí)記錄。建立健全招投標(biāo)檔案，有利于嚴(yán)格法定程序的審批。要強(qiáng)化公開(kāi)措施，最大程度地減少不透明、暗箱操作而引起的腐敗； 要對(duì)資格預(yù)審、中標(biāo)結(jié)果采取公示的方式，增加工作的透明度； 強(qiáng)化資格預(yù)審文件、招投標(biāo)文件的管理，防止資格預(yù)審過(guò)程和招標(biāo)文件存在違規(guī)操作和非法排斥潛在投標(biāo)人的內(nèi)容。

1.3 建立和健全招投標(biāo)檔案，有利于規(guī)范合同管理，有利于企業(yè)建設(shè)信用機(jī)制、合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。合同是建設(shè)工程的核心要約，是雙方當(dāng)事人的合法承諾，是雙方的信用基礎(chǔ)。合同履約是動(dòng)態(tài)的，貫穿項(xiàng)目管理過(guò)的始終，過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，如各種函件、通知、報(bào)價(jià)單、簽證等，是企業(yè)的信用管理、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造效益的根本依據(jù)。

2. 工程招投標(biāo)檔案管理工作易出現(xiàn)的問(wèn)題

《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》于2000年1月實(shí)施，自頒布以來(lái)招投標(biāo)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，各類政策和細(xì)則逐漸完善，相關(guān)檔案也初具規(guī)模。但是仍然存在著不規(guī)范現(xiàn)象，影響建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的正常發(fā)展。

2.1 程序合法，文件資料殘缺不全。 實(shí)際表現(xiàn)為：業(yè)主虛假招標(biāo)、部分投標(biāo)人串通投標(biāo)，以陪標(biāo)和其他不法手段騙取中標(biāo)； 中標(biāo)人在中標(biāo)后擅自轉(zhuǎn)包、違法分包；招投標(biāo)活動(dòng)中的行賄受賄，貪污腐敗屢禁不止。在招投標(biāo)文件中使用法律、法規(guī)、等依據(jù)文件不當(dāng)，使交易條件有失公平； 有的文件的缺乏各環(huán)節(jié)、程序間的有機(jī)聯(lián)系； 有的招投標(biāo)文件殘缺不全、有頭無(wú)尾、首尾說(shuō)法不一致，項(xiàng)目檔案資料真實(shí)性令人擔(dān)憂。

2.2 重合同、輕招投標(biāo)文件。工程招投標(biāo)是合同管理的重要部分，它是約束參建各方強(qiáng)有力的法律依據(jù)和紐帶。但普遍存在的是重合同、輕招投標(biāo)文件現(xiàn)象，認(rèn)為最終結(jié)果就是施工合同，只要管好合同就好，這會(huì)將檔案歸檔的范圍模糊化。如部分單位不把未中標(biāo)單位的投標(biāo)書列入歸檔范圍，就無(wú)法用文件材料來(lái)證明中標(biāo)單位合理、合法的中標(biāo)過(guò)程、就會(huì)給某些發(fā)包人操作招標(biāo)的機(jī)會(huì)。

2.3 行政監(jiān)管工作不力。主要表現(xiàn)是監(jiān)督的內(nèi)容、監(jiān)督方法、監(jiān)督信息的及時(shí)反饋缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理，致使招投標(biāo)檔案資料原件遺失，編制的文件不規(guī)范、簽字簽章手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)，不能體現(xiàn)檔案資料的原始性。

3. 建立健全招投標(biāo)檔案的措施

3.1 嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)程序運(yùn)作，打好檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)工程招投標(biāo)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)、資料繁多的系統(tǒng)工作，因此，在招投標(biāo)活動(dòng)中必須堅(jiān)持公平、公正、公開(kāi)的指導(dǎo)方針，以達(dá)到合法擇優(yōu)的目的，只有嚴(yán)格按照法定的辦事流程，才能做到公正、合理。一般的招標(biāo)分為以下三個(gè)階段：

（1）準(zhǔn)備階段，包括招標(biāo)申請(qǐng)、確定招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)、做好招標(biāo)文件。

（2）招標(biāo)階段，包括發(fā)布招標(biāo)公告或邀請(qǐng)投標(biāo)函，投標(biāo)單位的資格預(yù)審，確定合格承包人，組織發(fā)標(biāo)會(huì)和現(xiàn)場(chǎng)勘察會(huì)，答疑。

（3）評(píng)標(biāo)簽約階段，包括開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、發(fā)中標(biāo)通知書、公示并簽訂合同。以上程序是是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，必須將每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料從源頭抓，把每一個(gè)工作環(huán)節(jié)真實(shí)有效性擴(kuò)展到招投標(biāo)過(guò)程的全程控制，與各個(gè)階段要點(diǎn)同步，才能使相關(guān)的文件材料首尾相連，互為因果。這是做好招投標(biāo)檔案管理工作最重要的基礎(chǔ)。

3.2 確定歸檔范圍，做好檔案管理系統(tǒng)。能否科學(xué)規(guī)范地確定定招投標(biāo)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)、程序形成的文件資料料的歸檔范圍，會(huì)影響著招投標(biāo)的公開(kāi)公平的競(jìng)爭(zhēng)原則的實(shí)現(xiàn)，關(guān)系到整個(gè)建設(shè)工程的系統(tǒng)性和完整性。建設(shè)工程招投標(biāo)歸檔文件，主要內(nèi)容包括: 招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、企業(yè)資格資質(zhì)的文件、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)文件。歸檔文件均應(yīng)采用合同文本的做法，這樣既能規(guī)范合理的平衡各方利益和要求，又可以公平分配風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。同時(shí)可將建設(shè)工程招投標(biāo)的程序、招標(biāo)文件、合同文件等作為一個(gè)整體，納入一個(gè)全方位、科學(xué)的招標(biāo)系統(tǒng)。

3.3 強(qiáng)化監(jiān)督管理手段，促使招投標(biāo)檔案工作健康有序發(fā)展。為了全面貫徹《國(guó)家招投標(biāo)法》和《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)活動(dòng)的若干意見(jiàn)》(國(guó)辦發(fā)［2004］56號(hào)) 相關(guān)精神，建設(shè)行政管理

部門和建設(shè)單位檔案部門，要抓好重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案工作，建立健全招投標(biāo)檔案的工作機(jī)制，主動(dòng)聯(lián)系、溝通信息、明確責(zé)任、落實(shí)措施、并形成制度，確保項(xiàng)目招投標(biāo)建檔工作的發(fā)展。

（1）推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新。對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)中出現(xiàn)的新情況，新問(wèn)題，必須不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，要針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，加大力度，將規(guī)范檔案工作貫穿整個(gè)招投標(biāo)活動(dòng)始終。強(qiáng)化行政執(zhí)法職能，建立完善鼓勵(lì)守法的激勵(lì)機(jī)制，公正的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)禁違法的約束機(jī)制，特別是應(yīng)該建立起嚴(yán)格的預(yù)警機(jī)制以防止檔案材料缺失事件發(fā)生，有效補(bǔ)充檔案管理機(jī)制的不足，使檔案工作適應(yīng)反腐倡廉的新要求。

（2）加大檔案工作的監(jiān)管力度。要在招投標(biāo)的全過(guò)程實(shí)施動(dòng)態(tài)跟蹤； 嚴(yán)格檢查招投標(biāo)文件的歸檔流程，確定檔案信息的記錄、采集、管理手段的有效性和可操作性，以保證檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和權(quán)威性。

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