淺談如何加強“新時期工程建設基建檔案”管理工作

張靜+王鋼

基建檔案是工程建設期間形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲音、電子文件等重要資料。隨著信息化時代飛速發展的今天，加強工程建設基建檔案管理工作，被賦予新的內涵，在新形勢下，轉變檔案管理模式，提升服務水平，與時俱進，充分發揮基建檔案的價值和作用尤為重要。

一、 增強檔案意識，加強重視程度。

基建檔案的整理是一個系統、全面的工作，具有成套性特點，它包涵了建設項目前期工程報建、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收、結算、審計、決算等各單位的檔案資料。在工程建設中，檔案意識淡薄，存在不重視、不規范的現象極為普遍，例如：中標單位分包時，只顧施工設計圖紙的變更，竣工驗收報告不蓋章等問題；分包施工單位竣工后馬上撤離，不移交基建檔案資料問題；大工程項目，施工單位檔案管理人員不積極、不熱情，收集資料不完整、不及時、不系統，導致歸檔緩慢，檔案利用率不高問題等。在信息時代，檔案的有效開發和利用會取得巨大的社會、經濟效益，因而必須增強檔案意識，提高重視程度。一要通過學習等多種方式，轉變思想觀念形成和諧濃厚的檔案工作氛圍，使檔案意識深入心中；二要領導足夠重視，施行分管領導負責制，將檔案管理納入議事日程、工作綜合目標管理考核，制定獎懲辦法，同時還應加大檔案管理設施、設備投入，確保工作實現科學化、規范化、標準化。

二、 強化培訓力度，提升檔案管理人員素質。

檔案管理人員的綜合素質是檔案事業發展的關鍵，據了解，目前基建檔案管理人員通常是一人兼數職，一邊收集、整理、歸檔各類資料建立基建檔案，一邊又要完成其它工作任務，其本身人員素質參差不齊，存在建設項目多，基建檔案沒有專人管理、知識陳舊、無創新等現象，建立一支素質高、水平高的基建檔案管理隊伍事在必行。一要檔案管理人員充分認識工作的重要性，應具有強烈的事業心、責任感，有愛崗敬業、無私奉獻精神，同時還要加強政治學習，有正確的政治方向，堅持真理，實事求是，認真工作，不玩忽職守；二要勤奮學習業務知識，積極參加檔案管理部門舉辦的各類培訓、經驗交流活動，提升業務水平，加強電子檔案管理學習和技能，熟練掌握操作流程，如：電子檔案的分類、檢索、查找等，提升現代化管理水平，確保高質量、高效率完成基建檔案工作。

三、 服務實踐需求，不斷實現基建檔案工作創新。

墨守成規，無創新意識，導致檔案管理工作停滯不前，沒有發展。要發展就要在固守基本原則的同時，了解最新的檔案管理方式，并在此基礎上進行創新。

1、 推行“三個統一”工作思路，規范檔案基礎工作。

“三個統一”即統一質量標準，統一驗收迎檢，統一保障措施。在統一質量標準方面，要做到委托建設項目檔案管理單位統一實施項目檔案業務管理，負責建設項目檔案業務培訓、檢查、整體質量控制與把關，形成同一標準。在堅持貫徹項目檔案成套性、系統性時，嚴格要求建設項目檔案管理單位統一匯集、自查自檢整理后統一驗收迎檢。為了統一保障措施，確保各項管理落到實處，建議實行經濟手段，即在經濟方面明確一定數額檔案保證金寫入工程合同條款，實行建設項目檔案歸檔掛鉤工程尾款的支付，以提高企業歸檔的積極性、及時、準確、有效地完成歸檔工作。

2、 集中保管、高效利用。

首先，工程建設從立項到竣工期間收集資料很關鍵，在計算機上應用相關軟件形成電子文檔，如：設計圖、施工圖、合同、招標文件、會議記錄等，這些資料的收集特別要注意做到及時備份，防止數據丟失造成不必要的損失。在收集過程中必須強調與工程建設同步進行，確保文件的準確性、完整性；其次，重大建設項目檔案應由建設項目檔案管理單位負責匯總整理形成一套完整項目檔案，在歸檔建設項目文件材料時始終堅持檔案的原始憑證要求，特殊情況可歸集復制件，但需要明確注明原件保管檔號，對于重大建設項目檔案必須通過驗收并移交城建檔案管集中保管；再次，在整理保管全套項目檔案的基礎上，要充分合理考慮，維修等單位對檔案的需求情況，適當增加相應檔案份數以備需用單位使用；四是，在檔案形成過程中，突出信息化管理，使用統一的項目檔案管理信息系統，做到檔案數據格式一致，規范一致，建立電子文件一體化管控系統，利用信息化，實現項目檔案信息數據的共享與高效利用。

（張靜：承德市避暑山莊博物館；王鋼：中國聯合網絡通信有限公司承德市分公司）endprint